医院档案规范化信息化建设对管理工作的实施影响分析

摘 要：目的：探讨医院档案管理中规范化信息化建设对管理工作的影响。方法：研究对象为医院负责档案管理的20名工作人员，选取时间为2021年3月至2023年3月。2021年3月至2022年3月实施常规管理措施，设为对照组，2022年4月至2023年3月实施规范化档案信息化建设，设为研究组。分析管理措施实施前后工作人员的工作素质、管理质量以及对管理措施的满意度。结果：研究组、对照组工作人员的工作素质各指标差异分析显示，前者评分更高（P＜0.05）；与对照组相比，研究组管理质量评分显著较高（P＜0.05）；研究组对管理措施的满意度明显高于对照组（P＜0.05）。结论：档案信息化建设的实施可提高管理质量，提升工作人员的服务素质与工作满意度，可加以推广。

关键词：医院档案管理，档案信息化建设，服务意识，安全意识，管理质量，满意度

DOI编码：10.3969/j.issn.1002-5944.2024.04.048

随着信息技术的发展，医疗卫生体制逐渐以信息系统为基础架构，进行管理与服务工作的升级[1]。在新理念、新技术的冲击和挑战下，传统的医疗管理服务模式已经无法适应新时期的管理需求，因此，医院需努力完善建设成熟的信息档案管理方法。有效的医院综合管理对促进各级医疗机构的长远发展有积极意义[2]。为了提高医院档案信息管理质量，需在医疗机构的各项活动中充分利用档案信息技术，及时改进综合档案管理模式。而规范化的档案信息化建设可以实现医院档案管理的科学、全面、合理性，对提升管理质量具有积极意义[3-4]。本文对庆阳市人民医院20名医院档案管理工作人员采取档案信息化建设管理前后的对管理工作的影响效果进行分析，以期为后续管理工作提供指导。

1 资料与方法

1.1 一般资料

选取庆阳市人民医院20名医院档案管理工作人员纳入研究，研究时间为2021年3月至2023年3月。2021年3月至2022年3月实施常规管理措施，设为对照组，2022年4月至2023年3月实施规范化档案信息化建设，设为研究组。20名医院档案管理工作人员一般资料显示：男6名、女14名；20～50岁，平均（35.17±1.25）岁；受教育程度：大专6例，本科14例。

1.2 方法

1.2.1 对照组

采取常规管理措施，即根据医院相关规章制度，对病历档案、员工档案、医院信息档案等资料进行归纳、分类及整理，定期进行档案的检查和整理，保证档案未发生损坏、丢失。在档案借阅时按照规定流程登记管理，档案过期时进行合规销毁。

1.2.2 研究组

采取规范化档案信息化建设。（1）文件处理信息化管理：合理安排文件收集时间、流通周期，将所有文件录入计算机，并进行编码。为减轻工作人员的压力，减少文件处理中心的工作量，充分利用网络发放文件，提升工作效率。（2）病案档案数字化管理：在病案档案数字化建设过程中，从档案整理、图像处理、质检、翻拍、编目、数据上传这些方面入手，使医院病案档案管理更加规范、数字化。由病案管理室分管领导做好资料内容的细化、档案管理设备的选用、保密工作，确保医院病案档案有效利用。工作人员进行实时检查和观察，并做好相关研究过程的跟进及记录。通过计算机处理病历内容后，将数据反馈给临床科室，使各科室可通过部门会议讨论，总结经验，发现存在的问题，根据实际状况制定针对性的解决措施，提高医务人员服务质量。（3）建立信息化检索系统：设置多种差别化检索方法，建立有效的检索工具体系，保证检索工具的覆盖率、准确性。然后，充分利用资源共享，将有价值的档案信息妥善存储在局域网上，最大限度地发挥医院档案信息价值，为医院医务人员提供快速检索服务，实现资源共享。并在信息有变动时，通过信息检索工具，及时对电子档案进行重新记录，实现医院档案的数字化，减少中间环节。（4）档案信息化建设的安全性管理：完善档案信息安全保障的相关制度，保障档案管理信息化建設的安全性。建立分级权限，开放性约束档案管理信息系统。在实际管理工作中，只有具有相应权限的人员才能访问档案信息。同时，及时更新和维护档案管理信息系统，并注意建立电子档案保密机制。除此之外，对系统进行全面检查，并要求专业的计算机技术人员对相关漏洞问题进行分析，尽快修复。为防止外部人员窃取医院信息，设置安全系数较高的防火墙，重要的档案内容做好备份。

1.3 观察指标

管理后均使用自制问卷的形式，收集档案管理工作人员的工作素质、管理质量、对管理措施的满意度等指标。

1.3.1 工作素质

包括服务意识、安全意识、防范意识，实施百分制评分，分数与各指标之间存在正向计分关系，即分数越大，各指标状况越好。

1.3.2 管理质量

包括管理效率、管理内容、管理形式、综合管理质量，上述各指标评分最高为10 0 分，最低为0分，分数越高，管理质量越好。

1.3.3 对管理措施的满意度

问卷采用百分制评分，包括不满意、一般满意、满意，根据评分，若显示0～50分，提示不满意、51～80分为一般满意、满意为81～100分。100%-不满意度（%）=满意度。

1.4 统计学分析

采用SPSS 26进行分析处理，计量资料以（x±s）表示，数据符合正态分布，采用t检验；计数资料（%）采用χ2检验。P<0.05，差异具有统计学意义。

2 结 果

2.1 工作素质分析

与对照组相比，研究组工作素质各指标评分均较高，对比有意义（P＜0.05）。具体数据见表1。

两组管理质量各指标差异分析显示研究组评分更高，数据对比有意义（P<0.05）。具体数据见表2。

2.2 满意度分析

研究组、对照组对管理措施的满意度数据对比结果显示前者更高（P<0.05）。具体数据见表3。

3 讨 论

医疗机构综合档案管理的内容非常丰富，规范化信息化建设在综合管理中起着重要的作用。然而，很多医院对档案管理重视程度不佳，在管理过程中存在疏漏，表现为检索困难、管理方式单一等，导致综合档案管理的工作效率较低[5]。有研究者发现，一些医疗机构的信息管理系统存在不足，如权限控制范围差、平台投入和网络技术不足、数据记录错误等一系列管理问题，对医院综合档案产生负面影响，使医院档案数据极易泄露[6]。因此，寻求一种更安全、科学的规范化信息化档案管理方案具有重要意义。

规范化管理更强调用详细的规范来定义要实现的行为过程，并使用定义好的规范来约束管理者和被管理者行为。基于规范化的信息化档案管理可以为医疗机构积累积极的市场竞争价值，有效提高医院的服务水平。本文研究数据显示，研究组管理质量较高。其原因为：档案信息信息化的实施有助于医务人员素质的全面提高，包括信息素质、思想观念等，进而提升工作质量及工作效率。同时，信息管理可以在需要参考时提供快速查阅和验证，实现所有资料长期完整的保存，有利于为医疗机构制定管理方案、制度提供参考依据[7]。此外，与对照组相比，研究组的安全、服务意识较高，其原因为：档案信息化建设的实施有利于医务人员工作的顺利进行，可以通过计算机信息技术实现快速、准确的查询，该方法有效地避免了数据损坏、文件泄露的可能性，从而保证文件信息安全性。同时，该管理措施的实施，可以提升行业竞争力，提高医院的信息服务能力，有利于档案资源的社会共享，对促进医疗机构业务水平的提高以及医院可持续发展具有积极意义[8]。研究组工作人员对档案管理工作的满意度高于对照组，其原因分析为档案信息化的建设有助于提升管理人员工作效率，也能更快捷地帮助医生查阅患者病历和诊疗信息，对疾病诊断及分析有积极意义，缩短了医疗时间，提高治疗效率，降低医疗事故发生率，保证了医疗工作的有序进行，降低医患纠纷，提升了医院档案管理人员工作价值感。

另外，医院风险档案规范化管理也是目前档案规范化管理的重点内容，为使标准化管理在医院风险管理档案中取得良好的应用效果，可从完善档案管理制度，建立风险管理档案管理机构，提高档案管理人员的专业素质，加大资金投入等方面进行改进，从而延长档案保存时间，更好地服务于医院的发展。

综上所述，规范化档案信息化建设具有较高的临床推广应用价值，可以提升管理工作质量，对工作人员防范、安全以及服务意识、管理质量等方面的提升有促进作用，实施价值高。

参考文献

[1]陈锦钜.医院档案管理的现状及档案信息自动化的管理对策分析[J].中國卫生标准管理，2022，13（2）：5-9.

[2]张翼.医院综合管理中应用档案资料信息化建设的效果及满意度分析[J].哈尔滨医药，2023，43（3）：95-97.

[3]李晓艳.新医改背景下医院档案工作信息化管理的改进方法以及有关策略[J].中国卫生产业，2021，18（6）：67-69.

[4]纪函玎.医院健康体检档案的信息化管理效果探讨[J].中国卫生产业，2019，16（7）：50-51.

[5]左海霞.病历无纸化档案管理系统在医院工作中的实践探讨[J].中国卫生产业，2021，18（5）：81-83.

[6]吕裕霞，李帅，乔龙学.医院档案信息化管理平台探索与应用[J].医学信息学杂志，2022，43（8）：81-84，89.

[7]王莉，张鑫.利用网络信息技术实现医院档案信息化管理[J].办公自动化，2022，27（15）：46-48.

[8]杨雨山，张晓娟.新医改形势下医院人事档案管理信息化建设分析[J].卷宗，2021，11（15）：151.

作者简介

杨乐，本科，主管护师，研究方向为医院管理。

（责任编辑：刘宪银）