校舍档案管理工作现状及优化策略探究

摘 要：随着我国教育事业的不断改革与发展，学校数量增加，相关建设基础设施逐步走向完善化、多样化，同时也产生了较多基建、管理、确权等档案信息，对于维护学校权益，查勘维修房屋，合理使用校舍，反映学校建设历史具有重要意义。本文从校舍档案管理工作现状及优化策略出发，详细阐述了校舍档案的重要性及提高管理水平的紧迫性，围绕当前整体工作存在的问题提出可行性較强的优化策略，以实现对各类校舍档案的规范、动态管理，为促进学校档案工作效能及管理水平的全面提升提供决策参考。

关键词：校舍档案；优化策略；动态管理

校舍档案一般分为确权、基建、管理三类，是记录和反映学校校舍各项建造、管理活动的重要信息，其中确权档案包括房屋、土地的确权、证书及证明权属来源的一切报告、批文、协议合同，基建档案包括房屋的建设、维修、查勘、改造的一切文书、财务、技术资料，管理档案包括房屋、场地的使用、维修及权属变更等情况的一切记录，具有较强的法律效力及参考价值。同时，校舍档案的管理是校园文化传承与发扬的重要载体，记载着学校校舍建设的全过程，具有重要的历史价值、文化价值，是较为重要的历史文化遗产，对于营造良好文化氛围，实现学校可持续发展具有较为关键的作用。

1 校舍档案的主要特征及管理工作优化的必要性

1.1 学校校舍档案管理的主要特征

校舍档案是一种综合性档案，涉及多方信息，具有较强的专业性和复杂多变性。例如，校舍建设工程档案，其特有的连续性使得工程管理与各个管理部门有着直接联系，包括项目立项、资金流水、人员变更等多种类信息，涵盖众多学科知识，在宏观层面需要专业领域人才全面管理。校舍档案具有独立成套性，多项档案资料的有机联系及高度整合才形成校舍档案，在校舍建设过程中各项工程信息材料单独归档、独立整理，在后期完工验收过程总才会将各类项目材料进行收集、分类、整理、归档，进而生成连续且完善的一套校舍档案。再就是变更灵活性，校舍的建成不是一劳永逸的，后期需要多次的维修、完善、改造、更新，期间随时会产生大量的档案数据信息，需要管理人员及时维护、充实校舍档案，确保校舍档案可记录全过程建设修缮的动态运动，保证其完整性和真实性[1]。

1.2 校舍档案优化管理的重要作用

1.2.1提高管理效率。将校舍档案管理人员从过去复杂单一的工作模式中彻底解脱出来，利用计算机技术使得档案文件得以在线归档、集中整理、电子化应用，并且能够及时过滤掉垃圾信息和重复数据，推进科学化、精细化管理，也在一定程度上简化了原始纸质文件的管理，在增强干部职工工作积极性的同时也为后期工作流程的进一步创新预留了较多时间与空间。

1.2.2保护原始文件。由于大多校舍档案最初以纸质文件为主要介质保存，受潮湿、虫蛀、风化等自然因素，容易出现纸张被腐蚀、字迹模糊等情况，同时在利用过程中，也会因为管理人员频繁翻阅文件导致出现丢失、撕裂、被泄露等安全问题。校舍档案实现数字化转型后，档案的收集整理、存放利用等全流程完全可实现线上办理，可充分避免上述问题，同时也大大节约了管理成本。校舍档案作为学校历史文化遗产的重要组成部分，也是服务学校各项管理的重要基础，对其管理流程进行全面优化可帮助学校在基建方面制定更加科学合理的发展战略及规划，为学校未来的发展提供重要历史参考和决策依据，同时也可通过开发研究、宣传推广来提高学校的文化软实力及社会影响力，吸引更多人关注支持学校的发展[2]。

2 校舍档案管理工作现存问题及面临挑战

随着我国教育事业的不断完善，学校基础设施建设得以进一步加强，随之产生的信息量越来越大。并且相关工作信息需求也在逐步提升，但是部分学校的校舍档案信息无法得以规范化整理，积压的问题越来越多，压力也在逐步增大，即使应用现代化科学技术，也因思想、制度、组织建设等问题难以发挥其优势。

2.1 档案意识不强，管理体系不完善

一是对于学校而言，大多领导者与老师把工作重点放在如何提升教育水平，优化教学方案上，认为档案工作仅仅是将分布在各个业务科室的资料文件收集起来即可，无需进一步的投入，导致领导层没有对相关工作进行制度、政策、资金、人力资源上的支持与帮助，使得档案工作长期处于较为边缘的位置，对于校舍建设也仅仅停留在当前任务，没有考虑长远发展，对于档案资料的收集整理不充分、不规范，甚至出现丢失、损毁等不可逆损失。二是缺乏相应的制度约束和规范。相当数量的学校将档案工作分配给办公室人员处理，没有设置专门的档案管理内设科室，没有根据上级部门的法律法规生成适合自身发展的制度规范，使得各项业务存在很多漏洞，容易出现存档不规范、管理不科学、利用不安全、存储较分散等问题，不仅影响了校舍档案管理的效率，还使得档案原始文件与电子文件的安全性难以得到保障。

2.2 业务流程混乱，管理效果不明显

一是档案收集不完整。在过去校舍建造过程中，由于受重视程度与管理专业度不够，使得有关档案资料收集不完整，出现大量遗漏和疏漏的情况，甚至部分校舍受历史原因和社会变迁等因素，相关材料已丢失、遗失，无法补齐。同时对于文件的收集没有与政府、历史专家、建筑公司协同开展，在流程上没有达到校舍历史文化和建筑资料的收集、整理和保护标准，以至于对校舍档案的真实性、完整性造成了不可逆的损害。二是管理利用不规范。校舍档案数量庞大，对于库房管理、机房管理、利用管理没有生成行之有效的管理制度，使得相关工作流程仅凭过往经验开展，先进性、创新性、科学性程度不够，极易造成档案管理混乱、利用不安全、存放不合理、开发不全面、监管不到位等现象，为学校带来较多麻烦和损失。三是档案利用率低。由于缺乏科学化的管理制度与标准化的工作开展标准，使得档案信息整理归档、查询检索等方面存在较多问题，加之数字化技术利用不够充分，所需校舍档案信息无法快速精准定位，影响了档案信息的利用率[3]。

2.3 技术应用不足，转型升级不到位

一是在学校没有建立完善的档案管理利用系统平台。尚未配置专项信息化资金去采购专业的服务器、存储器、安全设备、网络设备、计算机终端、扫描仪，使得相关工作仍然在传统纸质档案库房存放、人工手动翻阅查询档案文件的模式下运行，在如今信息化发展的背景下难以实现校舍档案数字化转型，管理效率严重滞后。二是没有充分调研市场。对于互联网时代涌现的大数据、云计算、区块链、人工智能等技术了解与应用不充分，融合不完全，使得即使建立管理系統也仅仅是停留在存储介质与文件形式的转变，没有做到深层次下的开发利用，使得校舍档案管理在新时期没有利用现代科学技术优势，严重制约了未来发展。三是数字档案资源建设不充分。学校对于校舍档案开展的数字化加工工作较少或者大多数由本校非专业人员负责，数字化成果不够标准，校舍档案数据库建设不规范。例如，在数字化加工过程中，纸质文件向电子文件的转换没有引入现代化智慧办公及数字化技术，高速扫描仪及文件格式转换器配置不足，使得转换过程的时效性、安全性和保密性比较差，扫描出来的文件不够清晰，返工问题严重。

2.4 人员结构零散，人才建设不全面

对于学校而言，大多人力资源集中在教师或者行政管理方面。在档案管理方面没有安排专门的业务科室，基本由办公室即将退休的干部或者新上岗人员开展档案管理工作，年龄结构不完整、档案业务不专业、工作流程不熟练，并且没有经历过岗前业务培训便直接上岗，在源头上无法推动相关工作顺利开展。与此同时，学校针对档案管理开展理论学习、专题讲座等日常培训活动，对于校舍档案管理人才的培养长期处于“不管不顾、无人问津”的状态，使得整体干部队伍综合水平停滞不前，加上人员稳定性较差、流动较为频繁、人才引进力度较小，给校舍档案信息化、精细化管理进程的稳步推进造成了一定阻碍。

3 校舍档案管理工作优化策略

在中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中明确提出“档案信息化强基工程”；教育部出台的第27号令《高等学校档案管理办法》对于有效地保护和利用档案，维护学校历史真实面貌也指明了发展方向。因而虽然校舍档案在管理层面上存在较多问题，但是在整体上为校舍档案工作模式的优化提供了良好的政策环境与发展氛围，这就需要学校领导者及一线管理人员要转变思维意识，积极开展行业调研，不断探索解决问题的措施办法，寻求适合自身发展的校舍档案管理路径，进而充分发挥其潜在价值。

3.1 牢固树立档案意识，持续优化管理体系

一是加强对档案工作的重视力度。将校舍档案管理纳入年度重点工作，在思想上彻底根除“档案工作边缘化”的思维，破除传统管理模式的禁锢，全校工作人员要始终牢记“为党管档、为国守史、为民服务”的职责使命，充分发挥校舍档案的社会价值、经济效益、文化内涵。同时要提高对大数据、人工智能、区块链等现代科学技术的使用度，在实际工作中逐步适应数字化转型、信息化管理、自动化应用的档案管理新模式，并在此基础上加以创新，改革优化新模式新手段新路径，进而推动校舍档案工作健康发展。二是成立校舍档案管理领导小组办公室。由档案工作分管校长为主任，各业务科室主要负责人为副主任，进一步明确档案工作职责，细化具体管理措施，整体上形成一级抓一级，层层有人管的管理机制[4]。三是构建完整的管理体系及制度。根据《中华人民共和国档案法》《建设工程文件归档整理规范》《学校档案管理办法》《机关档案管理条例》《电子文件归档与电子档案管理办法》等法律法规和工作规范，结合自身工作需求及未来发展方向和重点，有计划有目的地制定适合本校校舍档案管理的制度标准体系。例如，《校舍档案电子文件归档与管理暂行办法》《校舍档案基建信息利用规范》《档案管理保密制度》等，着力优化业务流程，不断提升归档质量，进而为各项工作流程实现科学化、系统化、规范化提供制度保障。

3.2 深度融合先进技术，推动实现科学管理

随着档案数量的增加与复杂度的提升，利用现代科学技术手段实现校舍档案信息化管理已成为行业的主流趋势，为此，各个学校要高度重视档案数字化转型与信息化工作，进一步优化档案管理的效率和质量。一要采购专业信息化设备。例如，服务器、存储器、计算机终端等系统硬件以及漏洞扫描、安全审计等安全设备，同时做好机房建设，配置精密空调、加湿器、UPS电源、七氟丙烷灭火器等，为后期系统平台搭建提供设备保障。二是应用人工智能、数据挖掘、模式识别、深度学习等技术。大力开发档案信息系统检索平台，充分发挥科技优势，不断完善搜索查询、对外利用功能，真正实现集中归档、电子化传输、安全保存、高效检索的建设目标，为深入挖掘档案价值、提供优质人性化服务打好基础。三是加强协同管理力度。利用大数据共享优势，基于计算机网络，加强校内各部门人员联系，推动档案管理平台与学校财务系统、业务系统、项目系统之间的互联互通，将校舍档案工作与学校日常管理相结合，在学校范围内实现档案信息共建共享，从而为学校未来管理工作提供助力[5]。

3.3 全面构建专业人员队伍，建立健全培养方案

校舍档案管理人员综合水平与专业素质的高低，直接影响档案工作的效率及质量，为此，作为学校一要优化干部队伍结构，积极争取政策扶持，开展人才引进工作。面向社会、人力资源中心、企业院校招聘既懂得现代档案管理技能，又知晓新兴科学技术、责任心强的“复合型”人才，不断为校舍档案管理工作注入新鲜血液的同时，也为今后实现创新性发展提供新思路、新创意。二是成立《档案人员继续教育培养方案》，注重提升一线工作者的职业素养。可通过“引进来”加“走出去”的方式，定期开展理论研讨、教授讲学、实操比赛等校内活动，也可由领导小组带领业务骨干前往先进地区的学校开展校舍档案管理业务交流活动，取长补短、拓宽工作视野、完善业务流程、优化档案服务，使其能够熟练知悉并掌握现代化档案管理手段，真正意义上提高档案管理工作人员的技能水平和工作意识。三是健全评价体系。领导小组要定期开展校舍档案日常工作监督，将档案业务开展效果、能力评价、创新点评价、产生价值评价纳入考核重点，不断激发人才队伍内生动力，推动科学有效的档案人才队伍现代化建设评价体系的形成。

网络技术、信息化技术、数据库技术水平的飞速发展，为学校的校舍档案管理模式的优化提供了良好的平台和空间，也实实在在地推动着档案事业由纸质保管为主的传统模式转变为以电子档案服务为中心的信息化模式。档案载体的多元化、管理的科学化、利用的安全化，为彰显校舍档案的文化价值、参考价值、法律价值提供了强大动力。为此，学校领导及档案工作者要牢牢把握时代红利，充分运用信息社会数据管理的方法和手段，加快校舍档案的储存、整理、归类、分析、查询、服务的数据化、网络化，提高校舍档案利用率，进而为学校未来高质量发展贡献“档案力量”。

参考文献

[1]孙学代.中小学校舍档案的管理及运用[J].教学与管理，2006（31）：8-9.

[2]运用信息技术全面提高中小学校舍档案管理水平[J].行政事业资产与财务，2016（22）：86-87+92.

[3]孙晴.校舍基建档案管理工作的现状及对策分析[J].智库时代，2018（26）：60-61.

[4]祁尊民.加强校舍档案管理工作[J].兰台内外，2012（01）：37.

[5]王红艳.学校校舍档案管理存在的问题与解决措施[J].牡丹江教育学院学报，2023（04）：116-118.

作者简介：都洁（1981—），大学学历，青岛市市南区教育保障中心馆员。研究方向：校舍档案管理，档案信息化。