事业单位档案信息化建设的对策研究

刘娟

摘 要：随着社会经济市场的不断发展，在各项信息技术进步之下获得广泛应用，事业单位内部工作人员流动以及岗位调换等情况变得更多。档案可以记录单位内部各项事件，具有一定参考依据，特别是原始材料，能够为单位决策提供帮助。所以，有效做好事业单位档案管理工作是比较关键的工作内容。在信息技术的帮助下，事业单位实施档案信息化建设存在相应问题，需要有效给予相应解决措施。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；问题

档案是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在事业发展和各种活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。事业单位档案真实记录单位的组织沿革、事业发展，为单位事业发展决策提供重要的资政和参考依据。随着信息技术的进一步发展与应用，事业单位档案信息化工作必须依据国家档案局13号令的“第五章信息化建设”及有关规定规范，针对现实中存在的问题，切实、有效地开展档案信息化建设，为本单位事业发展提供科学可靠的信息资源支撑。

1 事业单位档案管理信息化建设的主要内涵

1.1 档案信息标准化

档案信息标准化必须依靠《数字档案室建设指南》《电子文件归档与电子档案管理规范》等工作规范及技术标准，结合本单位工作需要进行科学统一制定以及实施。档案信息标准化实际包含档案信息的采集标准化、档案信息储存标准化以及档案信息管理软件标准化等多个方面内容[1]。

1.2 电子档案的基本特性

电子档案的主要特征是信息的非人工识读性；信息存储的高密度性；信息与载体之间的可分离性；多种信息媒体的继承性；系统依赖性。电子档案实现档案信息资源共享，在一定程度上满足当前社会各个部门对档案信息资源应用的基本要求。

1.3 档案管理信息网络化

需要应用互联网技术、局域网技术等，联合计算机技术，创建档案管理信息的网站，为公众提供档案信息资源查询的网络平台，这样可以将档案信息资源放在开放性位置，可以实现信息资源交互，提升社会对档案信息资源整体利用程度。档案信息网络化可以发挥出更多优势，能够逐渐将档案信息资源变为社会之中的共享性资源以及财富，真正帮助多个地点的多个用户一起获益，在最大程度上加强档案信息化服务整体功能以及应用效益。

2 事业单位档案管理信息化建设的主要问题

2.1 档案管理专业人员不足

事业单位档案管理专业人员不足是当下最大的问题。现有人员普遍存在专业能力不足、专业知识储备量较少等。在科技迅猛发展的时代背景下，有效做好档案管理工作，与专业化工作人员之间具有紧密关联，档案管理工作人员自身的专业工作素养将直接对档案管理工作水准带来影响。随着办公自动化和信息化技术的提升，和网络的应用程度逐渐提高，事业单位大部分档案管理人员缺乏专业管理知识和信息化相关知识的问题越来越明显。当前，事业单位缺少专业化工作人才，当前从事档案管理工作的人员年龄都比较大，缺少正规与专业的档案管理工作经验，基于信息技术的应用，整体管理水准不能真正满足档案管理具体工作需求。一些工作人员工作态度不够端正，导致档案信息无法在短时间之内完成更新，档案信息出现不完善现象，导致档案管理工作出现不规范现象，进而很难为单位工作带来参考依据。

2.2 档案管理信息化建设投入不够

事业单位通常都不是将赢利作为主要目的的机构，无法做到灵活配置档案管理信息化建设工作的资源。会产生建设资源落实不到位的情况，使得档案管理信息化建设工作出现滞后现象，信息管理工作方面的软硬件也会呈现出落后现象，使得档案管理信息化建设工作在具体落实方面有一定困难。档案管理信息化相应资源不足，降低单位整体档案管理的能力，面对大量冗余的档案信息，导致单位档案管理工作变得力不从心。缺少信息技术的支持，导致档案管理信息化建设工作无法真正做到与时俱进，使得档案管理整体工作效率很难在短时间内得到提升。例如，档案信息化建设主要包含基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设以及人才队伍建设几个方面的基本内容。涉及的方面比较广泛。因此，若档案信息化建设工作没有实现与时俱进，对档案管理工作会产生不良影响。

2.3 档案信息化建设模式滞后

目前，事业单位档案管理工作普遍存在未形成科学的管理模式，导致档案信息化建设水平落后。虽然档案工作的信息化发展看似只需要在一台计算机上进行信息数据的存档。但是每个档案人员在计算机的网络安全维护管理方面、资料安全维护管理方面以及针对电脑病毒的预防等方面，都有可能会出现一些错漏。由于档案工作人员针对内部档案展开收集、整理以及归档等相应工作，整体管理仍缺乏科学性，促使档案信息化建设水平落后。例如，档案归档应该选出更为适宜的介质与设备，保证档案信息整体的安全性。依照具体归档流程对档案实施存储和备案，设定档案存放的位置、存储期限，并设定档案借阅手续。如果上述工作不够完善，在很大程度上会促使档案管理工作出现档案信息缺失和信息漏洞等问题，这会导致档案管理问题变得十分严峻。

2.4 档案信息化管理制度不够完善

在事业单位档案管理工作中，若缺少完善的管理制度，就会导致档案管理工作整体具有随意性。尤其是在实施档案管理信息化建设过程中，档案管理工作缺少完善和科学的措施以及方案，导致实际管理中比较容易出现混乱现象，很多档案以及资源资料出现不明现象，在档案归档和分类这一方面将会面对很多问题，使得实际管理之中出现档案的缺失以及遗漏，工作人员工作量变大，但最终的效果却不是十分明显。工作人员在进行档案管理的过程中，没有计划出明确管理方向，那么工作之中就不会产生行之有效的实施方案，实际管理模式不具有先进性，如此下去就会导致档案管理工作出现滞后情况，导致工作质量无法得到提高。

2.5 檔案管理信息化程度不高

随着档案管理信息化建设工作的不断发展与推广，事业单位需要更为积极地建设档案信息化管理机制，但是在各项管理系统之内还有较多不足。以单位人事档案管理系统为例，在人事档案管理系统之内只是包含简单的目录和工作人员一些基础性资料信息，详细的资料信息一般都是通过纸质版档案实施保存，如果纸质档案受到损坏或丢失，那么在系统之内的电子档案也不能顺利查询到相关信息。例如，当纸质档案丢失之后，工作人员无法将档案信息进行电子化并上传。因此，这部分档案在系统中也属于缺失状态。同时，有效完善的电子系统管理的单位，对其整体应用效率也比较低，在单位实施聘用以及调任等方面的人员信息档案建设不够及时，导致事业单位人力资源管理工作在一定程度上受到限制[2]。若想提升事业单位档案信息化管理转型，需进一步完善传统档案管理方式与信息化档案管理方式相融合，提高档案的利用率，增强档案管理人员的责任感，建立科学、合理的档案管理工作监管体系。

3 事业单位档案信息化建设的主要对策

3.1 强化档案管理人员信息化管理意识

加强事业单位档案管理人员的整体水平是档案管理工作十分关键的内容，可以针对数字化技术人才进行招聘和录用，并且在档案管理模式、管理设备以及信息技术等方面进行科学优化，针对当前档案管理人员的管理技术和能力进行提高，依照档案管理基本需求，针对档案管理人员展开阶段性和层次性的培训，进而加强档案管理人员针对数字化技术整体运用能力。在大数据模式下，档案管理人员的意识方面针对其行为具有导向作用。在档案管理工作中，领导关注和重视档案管理工作，才可以使得管理工作顺利开展，是十分关键的导向因素。所以，要想有效促进档案管理工作获得优化处理，就要从档案管理工作人员的管理意识和思想方面着手，进一步加强档案管理整体意识的科学培养，提高管理人员对信息化档案管理工作整体关注和重视程度，使得档案管理工作的责任制度可以在实际管理之中被充分落实，做到权责分明、责任到人，迫使工作人员对工作负责，本着认真工作、为单位负责的基本理念来展开档案信息化管理。另外，还要有效加强档案管理人员自身的数字管理技术，展开专业化训练，在加强其管理意识基础之上，还要促进其信息化技术的提升，为档案管理工作信息化管理框架的构建增添助力。

3.2 科学整合档案信息资源

數据自身其实并不是大数据的主要价值，主要是针对数据实施科学应用，进而可以有效发挥出数据的整体价值。因为大数据整体数量十分庞大，数据结构较为复杂，事业单位实施档案信息化建设的过程之中，其信息资源也具有复杂性特点，主要包含在数量方面呈现出更为显著的增长趋势[3]。信息数据资源是档案尤为关键的资源，使得成本出现增加，针对最终决策具有很大影响，甚至会对档案发展带来更多不利因素。对于档案信息化建设来说，大数据技术在整合与利用信息资源的建设来说尤为关键。档案可以在大数据技术的加成下，在数量较多、复杂性高的数据中筛选出最具价值的数据信息资源，科学整合并且分析出具有价值的信息资源，从而把握档案管理工作的实际发展趋势，进而能够最大程度上加强档案资源的实际利用效率。

3.3 统筹规划与分布管理相结合

在展开事业单位档案信息化、数字化管理工作实施过程中，工作人员需要坚持将统筹规划与分布管理相结合的基本原则。在财力支持方面比较有限的基础上，要依照经济发展水平以及档案管理部门可获取到的财力资源，创建出长短结合的硬件设施管理和建设工作方案，需要添置一些先行管理设备，通过逐年分布添加的主要形式开展工作。在计算机硬件配置方面，要依照工作业务的基本需求以及工作人员计算机操作水准，根据高中低三个档次进行配置。在硬件设施配置过程中，需要坚持应用高配置的服务器、低配置的基本形式，在进行硬件替换的时候，将高配置的新机当作服务器，将低配置的旧机当作终端[4]。

3.4 加强对档案的硬件管理

针对硬件环境展开建设是档案管理工作的基本内容，在信息化背景下，为了可以有效实现档案管理工作的科学优化，就要有效加强档案管理硬件环境的整体建设，进而加强档案内部的硬件管理。要求相应单位要建立档案专门管理部门，比如档案管理室等，并且在硬件方面加强档案管理室的防尘、防磁以及防潮等相应功能，创建出更为有效的档案批准授权相关管理制度，避免针对档案数据做出归档以及查询。对于计算机病毒以及防火墙等有效防御功能，展开更为深入研究和运用，对计算机内部的档案数据进行全面、科学的保护，避免档案信息和数据出现被泄露现象。有效加强计算机系统整体监管工作，系统管理人员需要针对计算机软件展开统一安装，可以在根源上杜绝病毒的侵入。同时生成电子档案。针对信息资源实施收集、整理以及鉴定和归档，未来对档案展开利用的时候也可以更为方便。

3.5 坚持长期和短期目标相结合

在制定以及执行工作目标方面，需要坚持做到将长期目标以及短期目标相结合。依照整体管理工作要求，本着科学、实用以及适用的基本工作原则，保证长期工作目标以及短期的工作目标之间达到相契合。长期工作目标需要站在管理制高点，全盘分析，达到工作高效和统一，为技术发展预留出兼容以及扩充的基本余地，避免管理工作走弯路，同时也可以有效避免出现资源浪费。近期工作目标主要关注实用以及可行。基础工作业务的实际建设需要依照标准化基本要求，实施档案资源管理以及电子计算机著录，做好档案信息的标引工作。在档案资源管理工作细节之处，需要做到精益求精，不能敷衍了事。工作人员需要落实近期工作目标，确认和修订长期管理目标，做好档案管理的改善工作，实现资源的深入管理。针对事业单位内原始档案以及新归档案内部数据信息处理，工作人员需要做好信息区分。针对新旧档案实施数据信息处理，主要依照先新、后旧的工作原则，针对新归档的档案资源，需要通过新手段实施数据信息化处理，旧档案的管理工作需要放在第二步进行处理。针对馆藏档案，需要依照先重点后一般的基本工作原则，针对当前馆藏档案实施分析，其中具有重要价值的档案资源实施数字化、信息化处理。同时，对馆藏档案实施清理，针对已经失去保留价值的档案资源依照相关规章制度进行销毁，这样可以有效减少重复性劳动[5]。

结束语

综上所述，事业单位实施档案管理信息化建设工作是有效实现知识服务的主要手段，要创建科学规划制度，关注办公自动化系统与业务系统之间展开科学协调。在实施档案管理信息化建设的主要工作之时，能够有效促进档案信息之间的衔接，获取到更为丰富的档案信息资源，对档案信息资源展开科学收集与整合，为事业单位各方面工作而服务，充分实现事业单位档案信息化建设工作的实际效益。

参考文献

[1]徐敏.机关事业单位财务档案信息化管理的问题及策略[J].冶金管理，2023（07）：104-106.

[2]成博.提升事业单位档案信息化建设的方法策略[J].黑龙江档案，2023（01）：95-97.

[3]王爱珍.论事业单位档案信息化建设的问题与对策[J].档案天地，2022（12）：52-53.

[4]耿颖.机关事业单位财务档案信息化管理问题及策略探讨[J].商业观察，2022（34）：57-60.

[5]付冰.谈事业单位档案信息化建设中的问题及有效对策[J].黑龙江档案2022，（04）：124-126.

（作者单位：白山市体育工作队）