“互联网+”背景下工程档案高质量管理路径分析

摘 要：本文从“互联网+”背景下工程档案管理的特征和趋势出发，认为在新形势下，工程档案管理存在着数据孤岛、技术赋能发挥不充分、安全隐患较为突出、复合型档案人才缺乏等问题。解决好这些困境，需要创新工程档案管理体制、推动档案资源融合利用、优化信息安全保障体系、提升档案服务水平、释放工程档案价值方面加强。

关键词：互联网+；工程档案；高质量管理

工程档案作为工程项目的真实记录，对于工程设备维护、更新改造具有重要参考价值。要根据《建筑工程资料管理规程》JGJ/T 185-2009等规范，应用好、利用好互聯网时代的新技术，创新管理模式和服务方式，推动工程档案高质量管理。

1 “互联网+”背景下工程档案管理的特征和趋势

在新社会经济形态下，工程档案管理呈现出新的特征和趋势，为高质量管理指明方向。

1.1“互联网+”背景下工程档案管理的特征

一是长期性。工程档案从前期设计、勘探、施工、竣工、验收，大多需要1-2年时间，有的工程时间会更长。档案需要涵盖建设、监理、施工等各环节，决定了档案收集周期具有长期性。二是多样性。档案来源多样，既有政府管理部门的环保、审批、发改等，也有建设单位、供应企业、监理部门的档案资料；档案载体种类多样，有纸质文件、图纸图表、电子文件、声像材料等，有的项目档案能够达到几百卷，甚至上千卷。三是专业性。这是工程档案最显著的特征，工程档案类别划分为城市勘测类、城市规划类、城市建设管理类、市政工程类、公用设施类、交通运输工程类、工业建筑类等18类，档案整理标准规范不一，需要对各类档案进行全周期管理。四是成套性。工程档案构成一个有机整体，比如设计文件、施工图纸、材料清单、合同文本、质量检验报告、竣工验收报告，只有收集齐全、整理规范才能便于项目的更新和维护。

1.2“互联网+”背景下工程档案管理的趋势

一是信息化平台建设加速推进。工程档案实现统一的数据采集、存储、加工、分析、利用和更新，通过信息平台的建设和应用，逐步形成“纵向到底、横向到边”的档案信息化体系，为工程建设提供及时有效的数据支撑。二是科技融入力度加大。随着信息技术的不断发展和应用，智慧档案正越来越广泛地应用于各个领域，为档案工作带来改变。新的技术成为推动工程档案转型的主要因素，档案管理工具的科技含量逐步提升，档案管理走向智慧化、科学化，技术赋能作用更加凸显，实现工程档案信息的全面记录和自动化管理，大大提高了档案管理的效率和准确性。三是数据分析更加精准。新技术数通过海量数据的挖掘和分析，发现档案信息中的关联性和价值，为工程建设的研究和决策提供重要的支持。同时，档案信息可以更加方便地进行传播和共享，不再受时间和空间的限制，提高了档案管理的工作效率，为档案利用提供更多的可能性。四是信息安全更有保障。传统的纸质档案容易遭受灾害、丢失、盗窃和损坏的风险，档案的安全性和保密性存在潜在的威胁。在新技术环境下，借助区块链等技术手段，档案的安全性和完整性得到加强，防止档案被篡改或丢失，档案安全防护能力显著提升。利用溯源技术可以追溯档案的来源和流转情况，增强档案的可信度和可审计性，避免工程档案数据造价带来的建设风险。

2 “互联网+”背景下工程档案高质量管理存在的问题

2.1“数据孤岛”依然存在

在工程档案信息化过程中，工程档案各组成部门信息互联互通的难题尚未解决。一是工程档案管理存在碎片化、隔离化的倾向。基建文件包含着立项、建设用地、招投标、勘察设计、备案等资料，在施工过程中，需要与勘察设计环节相符合，但是档案系统平台建设未能实现全覆盖，导致信息流转不畅通。二是技术设备基础不平衡。工程档案各管理部门水平参差不齐，数据应用通道不顺畅，为快捷、高效地开展档案利用带来了困难。三是传统的档案信息管理模式。大多数部门还习惯于传统模式，档案管理机构混乱、存储方式各异，档案数据跨部门、跨领域流通的藩篱依然未破除。

2.2 技术赋能发挥不充分

工程档案管理尚未发挥新一代信息技术的优势，数据分析与挖掘、信息系统管理、主动推送服务等潜力尚未彰显，造成档案赋能工程档案管理的广度和深度不够。一是重视和支持力度不够。信息化提升工作缺乏必要的政策和资金支持，创新性的工作无法有效开展，“互联网+”、人工智能技术与工程档案管理未能有机融合。二是技术人员紧缺。现有人员信息化技术水平不高，未能充分认识新技术的优势和潜能。信息化平台利用率不高，信息资源浪费现象突出。三是创新意识不足。工程档案管理者思维较为固化，缺乏改革创新精神，无法与数据时代同步，对前沿管理方式和新技术了解不深入，工作中遇到的困难未及时想办法解决，档案工作效能整体较为落后。

2.3 安全隐患较为突出

一是安全性重视不够。在工程档案管理系统建设中，过于注重实用性，对防护墙、漏洞扫描、防水墙等安全设备配置不到位，未能及时更新病毒库，系统抵御安全风险的能力较弱，在一定程度上影响了信息资源效能的发挥。二是安全监管不到位。工程档案查询人员数量多、业务分散，管理系统没有设置审核机制，分层管理不到位，导致查询系统开放性过强，为不法分子入侵系统埋下隐患。同时，数据丢失、泄露和损坏的风险日益加大，权力滥用风险提高。三是安全升级不及时。大多数工程管理系统是由外包公司负责，验收合格后系统的维护和安全问题没有及时跟进，系统安全防护防线滞后于科技发展，使管理系统没有足够的能力进行抵抗，容易造成数据丢失等严重问题。

2.4 复合型档案人才缺乏

以互联网为主导的档案管理方式不同于传统模式，云存储、智慧管理为核心的技术深度融入档案管理，这对档案人员信息技术能力提出更高要求。当前，工程档案人员素质参差不齐，出现结构性矛盾。主要表现在：一是人才结构失衡。工程单位对档案管理重视程度不够，人才培养滞后，人才流失严重，档案规范化建设不够。二是复合型专业人才较为缺乏。具备工程管理、档案理论和信息技术等多学科背景的人员少，缺乏针对性的培训，大多数档案人员依靠自学和上级培训，知识储备不足。

3 “互联网+”背景下工程档案高质量管理创新策略

要对标网络时代档案管理要求，加强体制机制改革创新，提升技术应用水平，推动工程档案管理走深走实。

3.1 倡树互联网思维，创新工程档案管理体制

要及时转变思维方式，将互联网意识融入档案管理中，推动工程档案管理实现网络化、数字化。一是强化制度建设。要将互联网融入档案管理制度，纳入部门责任考核制；工程建设单位与承建方签订合同时，要将档案管理的标准、责任、移交要求纳入条款，并加以约束。二是优化工作流程。在工程档案的收集、整理、验收、移交过程中进行优化，提高档案管理的标准化程度。依托网络技术可进行档案数据在线接收，开发利用数据接收平台，包括档案的上传、整理、组卷、审核、归档等功能，实现竣工后档案即可立即上传移交，综合部门或档案部门可进行在线指导和服务，全过程、全流程跟踪档案，既能实现规范化管理，也能提升档案的安全性。三是加强业务模式创新。着力建设互联网型态的工程档案管理模式，从“线下监管”向“线上监管”转移，从“分头监管”向“协同监管”转变，形成一种线下线上相结合的协同监管方式。深化工程档案线上监管，厚植同步监管、远程监管、主动监管和协同监管的土壤，通过信息化技术手段构建起档案形成单位与监管单位的广泛联系，进而推进监管立体化，达到线上线下协同监管的目的。

3.2 倡树共享理念，推动档案资源融合利用

“共享共建”的发展理念是“互联网+”背景下各行各业发展的重要思路。一是加强共享平台建设力度。应根据工程档案特点和实际需求，研究制定以共享利用为依托，与工程管理平台相衔接的建设规划，努力做到共享利用与培训机制相结合、重点突破与全面推进相结合。要加快共享利用节点设置，满足更多利用者对档案资源的服务需求。二是加强跨部门技术合作。主动与高校、研究机构和技术公司开展合作，打造技术与资源融合体，实现档案管理的共享利用转型。三是提升建设针对性。共享平台建设要有一定的选择性，突出针对性。应优先在已有一定规模的数据管理平台上搭建，切忌普遍开花、全面推进。四是加强资金保障。充分利用国家、省扶持信息化建设发展的有关政策措施，积极争取国家、省级平台项目补助资金。利用“数字中国”战略政策优势引导社会资金积极参与和共建平台，解决投资不足的问题，形成投资主体多元化格局。

3.3 倡树安全理念，优化信息安全保障体系

互联网时代，档案管理机遇与挑战并存，既能为档案管理和开发利用提供便利，也隐含着巨大风险。工程档案的数据备份和机密档案面临着病毒入侵、磁场干扰等问题。要在设备配置、日常监管、制度建设等方面强化举措，提升应对网络风险的能力。一是强化身份识别。档案管理网和外网进行隔离，可配备两套网络安全设备，在政务外网端方面，通过对网页、邮件等外发信息内容的深度识别及过滤，确保涉密文件无法外传，同时阻断用户访问非法网站，避免数据被泄露。通过智能流量管理技术，有效限制其他应用的带宽，杜绝来自互联网的直接攻击，避免因馆内用户不安全行为引入的风险和病毒。二是加强防护网建设。在内部网络端，建设智慧防火墙，对用户行为进行智能判别，防范未知攻擊；要加强主机辨认，对工程档案利用的主机实行分类管理，防范外部网络非法利用IP进行入侵。三是加强数据备份管理。重要工程档案可在城建档案馆或者工程档案服务中心等进行备份并定期更新，同时开展多介质自主备份。要配置应急响应机制，杜绝网络安全事件的发生，确保各项措施落实到位。四是开展应急演练。定期开展应急演练，模拟各种网络和信息安全突发情况。强化库房安全管理，对智能库房定期维护，防止网络入侵，安排专人定期巡检机房和设备，发现故障和问题及时解决。

3.4 倡树服务思维，提升档案服务水平

一是加强人工智能技术应用。该技术能够整合传统档案资源和数字档案资源，借助智能信息分析，提供智能匹配、智能拓展等智能化档案信息检索技术，为工程档案利用提供自动筛选、自动分析、自动推理等服务。人工智能技术还可依据查档人的个人信息和具体查阅记录，开展个性化分析，向查询者推送感兴趣的档案资料，帮助用户更加准确、快速地查找到他们需要的信息资料。二是深化大数据技术应用。大数据具有数据总量大、数据种类多、价值密度低、处理速度快等特征，给人类社会带来了巨大的变革。在工程数据收集的基础上，利用大数据对档案数据进行选择、转换、提取，重新构建专题数据库，如监理数据库、勘察设计库、基建数据库等，并对各数据库的内在结构进行优化。各数据库要确保信息来源真实，数据可在档案共享平台利用，也可利用云计算技术建立智慧档案管理系统，构建“档案云”，把数字档案和纸质档案的服务安排在“云端”，档案利用者和管理者可以根据自己的需求，到系统中检索资源，提供“一站式”档案服务。

3.5 倡树开发思维，释放工程档案价值

工程档案管理关系到国计民生，是项目竣工的依据、工程质量的凭证以及科学研究和基础设施等方面的可靠资料，具有重复利用、提供借鉴以及促进创新的重要价值。在互联网时代，加强档案开发工作具有重要意义。一是开展自助编研利用。档案管理系统可嵌入编研功能，系统可自主进行档案开发。根据工程进度，编制工程大事件；依据监理材料，对工程物料、技术、施工等监管工作进行梳理成册，便于查考利用。这些资料都可通过数据管理系统提供给查询者，突破了时空局限，实现利用最大化。二是开展定向服务。通过对查询利用的分析，可精准把握工程建筑企业的所思所盼，档案管理部门能够定向开展数据分析，为企业决策和施工服务。利用大数据对工程竣工验收档案进行汇总整理，管理人员可总结相关竣工经验，通过系统传输等方式呈报上级部门，使工程档案更好地为项目建设服务，发挥档案潜在效能。

工程档案专业复杂、涵盖面广，极具代表性。积极推进档案管理现代化既是行业的内生需求，又是因外部必须采取的重大举措，要按照国家战略要求和档案事业发展规律，积极适应新业态，打造符合互联网时代要求的管理体制，推动工程档案高质量管理。

参考文献：

[1]王长伟，黄文峰.“互联网+”背景下城建档案管理的建设路径研究[J].《太原城市职业技术学院学报》，2021（11）：27-28.

[2]向立文，李培杰.“互联网+”时代档案利用创新的几点思考[J].《档案学通讯》，2017（09）：16-17.

[3]徐玲.“互联网+”思维下智慧档案建设途径[J].《郑州铁路职业技术学院学报》，2018（06）：20-23.

[4]徐玲.“互联网+”思维下智慧档案建设途径[J].《郑州铁路职业技术学院学报》，2018（06）：20-23.

作者简介：王利霞（1987—），大学学历，陕西省榆林市府谷县建设工程质量安全监督站馆员。主要从事档案管理与研究。