探索信息化时代下自然资源档案数字化建设路径

文/福建省晋江市自然资源局 柯燕萍

自然资源档案是指自然资源管理部门在履行职责的过程中形成的、对社会或者本单位有利用以及保存价值的档案材料。自然资源档案是国家档案资源体系的重要构成部分[1]，是权属管理、资源开发利用、行政执法、权属纠纷调解等工作的重要依据，其支撑着国土空间规划、不动产登记、耕地保护等工作的顺利开展。近年来，传统的档案管理向数字化档案管理转化，可以有效降低不必要的档案管理支出，使用信息技术手段来代替人工完成简单的管理工作，提高档案管理的有效性和准确性。

一、 自然资源档案管理工作的内容和特点

（一）自然资源档案管理工作的内容。在自然资源局档案和信息中心所承担的工作中，对自然资源档案进行管理是一项重要的内容，工作人员需要对自然资源信息数据进行加工、处理与集成，构建起多尺度和多类型的数据库；收集、整理、保管和分发县级模拟和数据测绘成果数据，管理、更新、维护基础自然资源数据成果；协助做好全市国土资源、不动产登记等有关档案资料的收集、整理、保管和开发利用[2]。

信息化时代背景下，自然资源档案数字化建设工作任务繁重。除了完成日常的档案工作外，工作人员还要对自然资源政务信息网站、办公业务系统以及全市各类自然资源信息数据库等信息平台及传输网络进行数字化建设和维护。不仅如此，工作人员还要做好数据交换和信息安全管理的工作，整合多元自然资源信息数据，提供各类与自然资源有关的社会经济信息服务。

（二）自然资源档案管理工作的特点。1.长期性。自然资源档案管理是一项长期性的工作，该工程兼具系统性和专业性的特征。在对档案信息进行整合的过程中，工作人员需要耗费大量的精力和时间。农村地区土地资源的管理和分配关系到广大农民的利益，在这个过程中，工作人员要对相关资料进行审核，同时要开展土地测量的工作，运用科学的手段和方法来进行计算，然后将资源信息进行整合并存档。我国幅员辽阔，土地资源丰富，这项工作需要较长的时间才能完成，因此工作人员面临的压力较大[3]。2.易变性。在自然资源档案管理的过程中，工作人员需要通过动态化管理的方式，对档案信息进行有效处理。比如，地籍档案信息具有易变性特征，在自然资源局的档案中，国土资源档案所占的比重较大，同时这部分档案所涉及的内容较为复杂。国土资源信息关系到人们的生产活动，但在土地权利主体、用途、使用条件、价格等信息发生变动的情况下，地籍信息也会发生变更。为了确保地籍信息档案的准确性和时效性，工作人员就要及时做好相关的调查，并对信息进行及时的更新，这样才能为后期信息的核对和决策的实施提供坚实的保障。3.重复性。自然资源部门职能复杂，档案中所涉及的内容较为多样，导致档案和信息中心的工作内容繁多。同时，部门各个分支之间还存在一定程度的联系和重合，这将导致自然资源档案管理表现出一定的重复性特征。以土地资源为例，相关单位在对土地进行审批时，要先对其所涉及的档案信息进行系统化搜索和针对性查询。在这个环节通常还会涉及其他方面的档案信息。因此，档案内容具有复杂性特征、涉及范围具有广泛性特征，这就要求多个档案管理部门对相关信息进行核对、对相关资源进行审批。

二、 自然资源档案数字化建设的意义

（一）实现自然资源档案信息的共享。信息化时代背景下，传统的自然资源档案管理模式已经不再适用。自然资源档案数字化建设工作中，管理者将关注点从实体资源转移到档案内容，档案信息的保存方式也由纸质保存方式转变为电子信息保存方式[4]。在自然资源档案数字化建设的过程中，自然资源局还可以根据实际需要，构建互联网检索平台，有使用需求的单位或者工作人员可以登录平台，获取档案信息资源，实现档案信息的共享与高效利用。

（二）提高自然资源档案资源的利用效率。据统计，当前我国自然资源档案资源的利用率不足10%。这是因为传统纸质档案信息的传播范围受到限制，流转难度比较大，在流转的过程中还可能会出现信息丢失、档案磨损等问题。通过数字化建设，这一问题可以有效解决。自然资源档案数字化建设过程中，传统档案管理的载体与形态发生了变化，自然资源档案资料可以从时空的限制中得到解脱，在各个领域更好地发挥作用，实现利用效率的提高。

（三）更好地对自然资源档案资料进行保护。传统自然资源档案资料一般以纸质的形式保存，这些档案资料对储存环境的温度、湿度、通风条件等有着较高的要求。工作人员在查询资料或者复印资料时，都会对自然资源档案产生一定的影响。通过自然资源档案数字化建设，可以避免这种不良影响，更好地对自然资源档案资料进行保护。无论是查询资料还是复印资料，都可以直接在系统中将信息调出，然后进行相应的操作，确保了信息的安全性和资料的完整性。除此之外，管理人员以数字化的形式存储和管理自然资源档案，更有利于实现自动化办公的目标。

三、自然资源档案数字化建设的路径

（一）完善自然资源档案的标准、构建规范化体系。为了更好地建设和管理自然资源档案数字化的各项工作，相关部门需要根据实际情况，形成相应的标准，构建规范化的管理体系。首先，各级自然资源局要根据国家现行的档案管理标准和管理规范对自然资源档案进行数字化建设，关注数字化档案建设与传统档案建设模式之间的差异，在这个基础上对原有的标准和规范进行完善，制定技术标准、明确管理标准，并在各个部门和机构实现管理标准和管理规范的统一[5]。在这个过程中，自然资源局要规范自然资源档案信息系统的功能设定、数据接口以及系统实施细则等内容，并实现该规范的统一应用。在构建自然资源数据库时，相关部门需要完善技术标准和技术规范。比如，工作人员可以规范自然资源档案的命名格式，制定明确的数据库安全管理要求以及元数据管理标准。在电子文件管理的整个过程中，工作人员需要设定元数据，并根据自然资源档案的类别确定元数据的种类。其次，工作人员要对自然资源档案进行数字化加工，针对图片文件、视频文件以及文档等不同类型的文件，设定与之相配套的技术规范和管理流程。工作人员须重视档案的出库与入库、档案文件的整理和图像处理、档案信息的整理加工与考核等环节，并在各个管理环节进行明确细致的规定，这样才能使自然资源档案数字化建设向着标准化和规范化的方向发展。最后，工作人员要对自然资源档案的共享环节进行规范，构建统一的档案数据标准，形成档案信息共享平台，并确保该平台覆盖所有的管理区域，在实现信息共享的基础上提高信息交互的质量，确保档案信息被更好地利用。

（二）构建自然资源档案一体化管理模式。信息化时代下，自然资源局在自然资源档案数字化建设过程中，需要构建一体化的管理模式，实现一体化管理的目标。从档案的信息收集，到档案信息利用和共享的整个环节中，都要实现一体化管理和全面化控制，及时发现档案管理当中存在的问题，及时弥补管理工作中的不足。自然资源局还可以通过模块化开发的形式，将自然资源档案管理划分为收集、整理、加工、保存以及利用等模块，并根据各个模块的特点和需要构建一体化的管理体系。

首先，自然资源局要构建档案信息的收集中心，面向多个收集对象开放相应的数据端口，实现实时化的信息收集。在完成收集之后还要对档案信息进行预归档处理。其次，自然资源局要构建档案信息的管理中心，该中心的主要工作是对档案进行分类，并根据档案的具体类型对其进行归档，实现条理化管理和规范化管理，为后期档案信息的查阅和使用提供便利。通过这种方式，可以对多种类型的自然资源档案进行同步管理，并在系统中自动化地生成档案号和档案目录。再次，自然资源局要构建档案信息的保存中心，在其中对档案信息进行保存，在自动生成档案号的基础上实现自动归档，减少人工的干预。最后，自然资源局还要构建起档案信息的利用中心，该中心的功能主要包括信息的检索和查阅等。用户可以根据自身的需求查找和使用档案信息，同时可以灵活地选择多样化的检索方式，在短时间内快速得到自己所需的档案资料。

（三）形成多元化的档案信息检索方式。自然资源档案的数量大、类型多。为了更加便捷地使用这些档案信息，搭建多元化的检索方式，能够使用户根据实际情况来获取需要的信息。比如，建设用地档案信息主要会在征地和划拨工作中发挥作用。这些信息将各区域土地在过去一段时间的使用情况、当前的使用现状等完整、真实地记录了下来，使后期管理工作可以更好地开展起来[6]。由此可见，针对不同类型的档案信息，各级自然资源局要构建多元化的检索方式，更好地发挥档案资源的作用。为了实现这一目标，自然资源局可以形成单个关键词检索或者多个关键词检索的功能；除了全文检索之外，也要支持模糊查询和关键词查询，形成更加高级的检索模式，提高检索的准确性，为用户提供更好的检索体验。为了保证自然资源档案信息的安全性，在设置检索方式时还要设置档案使用权限，在不同权限下设置相应的检索方式，满足不同用户获取和使用自然资源档案信息的需要。

（四）加强数字档案室的建设。首先，自然资源局要从硬件配套设施角度出发，对数字档案室进行建设。自然资源局要增加资金投入，引进相关的硬件设施，促进配套技术的创新，这样才能加快自然资源档案信息化建设的进程。其次，自然资源局要提升软件性能，保障档案信息的正常运转。自然资源局可以与软件开发企业进行合作，在明确自身需求的基础上，委托企业开发适用的管理软件。软件使用的过程中如果出现问题，要与软件开发商进行沟通，做好修复和更新工作，增强软件实用性，为自然资源档案数字化建设工作的高质量开展提供保障。再次，自然资源局要不断完善自然资源档案资源。面对多样化的档案信息，工作人员要分批、分类管理业务类和文书类的档案资料，在此基础上，通过数字化扫描的方式，将资料进行录入和存储。工作人员还要对不同类型的档案文件构建目录条目，形成完善的数据库系统。为了避免档案数据丢失，档案管理人员要选择重要的档案资料进行备份、归档和存储。最后，自然资源局还要构建起自然资源档案综合管理系统，基于集中式框架对系统功能进行开发，对数字资源库进行有效建设，实现档案资料的一体化管理。

四、结语

总的来说，自然资源档案包含了丰富的内容，其应用价值较高。由于自然资源档案具有长期性、易变性、重复性的特征，对其展开数字化建设是非常有必要的，有利于实现资源共享、资源高效利用和资源保护。因此，在信息化时代，自然资源局要运用数字化技术对自然资源档案进行建设和管理，并通过加强规范化管理、打造一体化管理模式、采用多元化的信息检索方式、构建数字档案室等路径，提高自然资源档案数字化建设质量。