浅谈公文写作中的保密原则

2024-03-19国家石油天然气管网集团有限公司山东省分公司德州作业区宋蒙

办公室业务 2024年1期

文/国家石油天然气管网集团有限公司山东省分公司德州作业区宋蒙

一般来说，公文在传达信息的同时，也容易暴露一些敏感信息，因此，对于公文写作者而言，保密工作尤为重要，必须遵照相关法律法规及政策规定，从各个角度来考虑和处理保密问题。

一、公文写作中保密工作的重要性

公文中包含着国家机密、商业机密、个人隐私等各类机密信息，保密工作事关国家、社会和个人的整体利益，其重要性不言而喻。从法律层面来讲，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定，要对国家事务、经济建设、国防建设、科学技术和外交活动等方面的涉密信息进行合理分类并设置加密措施，防止泄密。若出现涉密信息泄露的情况，必须依法处置。从信息安全层面来讲，保密工作是保障信息安全的重要手段。公文内容可能涉及企业、组织的机密信息，以及个人的隐私信息等。若企业等组织的机密信息被泄露，会导致其市场竞争力下降，甚至可能会导致企业破产[1]；而个人隐私信息被泄露，则可能会对个体的人身安全、财产安全等造成不利影响。从历史文化层面来讲，公文不仅包含了当今社会的经济文化等相关信息，也记录了历史上的一些关键事件，是重要的历史文化遗产，具有极高的应用和传承价值，必须加以保护。从重要信息的管理层面来讲，公文记录了大量行政、治理、决策层面的信息，对于组织的重要信息管理而言非常重要，其不仅有助于组织对重要信息进行查找、处理、利用和保护，也可以为组织的长远规划及发展提供有效的管理和制约措施，更好地发挥组织的决策和治理效能。

二、公文写作中存在的泄密原因

（一）保密范围不够明确。在公文写作中，保密范围不够明确会导致泄密问题的发生。具体表现为以下几个方面：第一，未明确文件的保密等级，不能确定文件的保密性质和保密措施；第二，在文件中未明确列举涉及保密范围的内容；第三，在文件中对保密措施表述不清楚或不准确，没有说明具体的保密操作步骤，或未在具体场景下考虑保密措施的执行情况；第四，在文件中未对遗漏保密等级标注的情况采取紧急补救措施，如在紧急情况下通过内部渠道及时通知相关部门、人员等[2]。造成上述问题的原因主要集中在保密意识、信息来源、保密管理策略等方面。其一，公文起草人员对保密工作缺乏重视，对相关法律法规不了解，对保密范围的把握不够准确，容易在公文中表述不清楚或者遗漏保密信息；其二，若获取的信息来源较为复杂，涉及多个部门，也会导致保密范围不够准确，难以正确表述；其三，单位在保密管理上的规定不够清晰，没有很好地将保密责任落实到相关人员，管理监督工作没有做到位，也会导致工作人员保密意识弱；其四，在某些紧急情况下，起草人员可能需要快速起草公文，由于时间紧迫，往往会导致其在公文写作过程中忽略保密措施，出现遗漏或错误表述。

（二）线上载体不够安全。在公文写作中，线上载体的安全性较低也是导致泄密问题发生的一个重要原因。1.线上载体本身便存在安全漏洞。互联网是一个开放的网络环境，其安全性无法得到保证，黑客攻击、病毒感染和网络窃密等风险随处可见，无法确保公文信息的保密性。2.线上工具的安全问题容易被忽视。在线上协同工作中，常常会使用各种协同分享式文档编辑工具，还会使用云存储空间进行文件存储和备份，人们很容易忽视这些工具的安全问题，警惕性较低，在公文写作和传输时容易发生泄密问题。3.公文写作者的保密意识不够强。在公文线上协同工作中，需要加强人员的信息安全意识，定期更换密码，采取多重身份验证、IP访问控制等安全措施。

三、公文写作中保密工作的具体实践途径

（一）多级审核公文传达范围。公文写作是政府机关、企事业单位的一项基础工作，依据不同的机密级别，公文的保密要求也存在一定差异，必须经过多级审核，限定公文的传达范围。首先，必须制定保密制度并加强保密宣传。在制度文件中，要明确保密责任，确定保密人员的职责和权限，确保保密人员能够承担起保密工作中的各项职责[3]。例如，绝密级保密公文仅限于部分高级领导层查看；机密级保密公文仅限于内部部门或特定人员查看；秘密级保密文件不得向任何未取得授权的人员泄露等。其次，为了确保公文的准确性和合法性，减少操作失误的情况，还需要认真落实对各阶段的审核。从公文起草环节开始，应要求公文起草人撰写清晰、准确、规范的公文，同时，要求起草人对涉密内容逐一标注，以便后续的审核人员能够注意到这些内容，并采取相应的保密措施。在公文审核环节中，应该尽可能设置多层级的审核程序，并在不同审核层级中分别设置不同的审核标准和审核人员。例如，可以设置初审人员、负责人、专家审核人员等，每个审核层级都负责审核不同的内容或审查重点，都应该仔细、全面地审核重点负责的内容，并及时记录审核意见、问题和建议。这样可以帮助公文起草人正确理解审核人员的要求和意见，并及时作出相应修改。在公文最后的审核环节，应该由专门的保密审核人员进行审核，确保公文的机密内容得到充分保护。同时，还应指定专门的保密责任人进行保密监督，对涉密信息传递和处理的合规性进行监督和管理。保密责任人员应当定期对文件管理情况进行全面检查，及时发现问题并采取相应的防范措施。

以《关于企业商业计划的决策意见》文件为例，该文件一般都会涉及企业的内部商业规划，文件内容对企业的未来发展有着重要影响，必须加以保护。因此，按照其重要性，需要以“机密”文件的级别进行处理。同时，在商业计划中包含了公司商业机密、核心技术和财务数据等信息，这些都属于涉密内容，需对其范围进行划定。在写作时，必须规范写作文风，注意机密信息的表述和措辞，尽可能采用精简的词语来形容；写作完成后，需要由上级主管部门进行审核，以确保文件符合公司保密制度和规定，还需要限定传阅人范围，可以由办公室设定传阅范围，并通知上级主管部门、人力资源部、财务部等相关部门，设定阅读权限和记录查看情况，正确记录阅读者的查看时间、查看内容等信息。针对阅读者的信息泄露行为，需要建立相应的追责机制。

（二）模糊写作语言。在公文写作中，模糊写作语言是保密工作的一种重要手段，它可以用来暗示保密内容，让接收方无法推断出明确的涉密信息，提高公文写作中的保密工作效率，避免涉密信息的泄露。第一，用代称来取代真实名称，以避免真实名称的暴露。例如，给人物起化名或代号，可以将某位领导官员称为“XXX”或“XX先生/女士”，这样可以更好地保护其隐私，避免直接暴露其真实身份；可以使用职称或职务代替姓名，如“某公司总经理”“某厅级干部”等，这样即使在文章中提到了这些人物，读者也不能轻易推断出其真实身份；可以使用“该单位”“该部门”等代替具体的机构名称，避免过多涉及具体的机构名称。第二，使用间接描述来替代直接表述。例如，“经过多方的努力，我们终于‘破冰’成功，打通了铁路建设最后一公里”，这里的“破冰”就隐喻了在铁路建设中遇到的主要困难和关键技术；可以使用模糊的词汇，如“有一些问题还需要进一步细化和处理”，暗示某些问题比较敏感或需要特别注意；可以使用借代的表达，如“报告中提到的某些人士”“某项计划”等，避免具体的姓名或计划名称被直接曝光；也可以使用抽象的表述方式，如“本次活动是为了提高干部群众的思想觉悟和文化素质”，避免直接提到某些敏感的活动内容。同时，需要注意不能太过含糊或玄乎，要保持表述的准确性和清晰性。

虽然采用模糊的语言描述可以保证不暴露敏感信息，但是在公文写作中过度使用这种方法会影响公文的真实性和准确性，不利于读者的理解。因此，公文写作者需要在语言表述上找到一个平衡点，既要体现公文写作的保密性，又不至于影响到公文的可阅读性和真实性[4]。

（三）加强网络安全保密手段。首先，在数字化时代，保证网络安全是做好公文写作保密工作的必备条件，而树立网络安全保密意识是其前提和基础。因此，要加强对公文写作者安全知识的培训，确保其明确知晓如何识别各种网络安全威胁，怎样正确使用各种网络工具和应用软件，如何保护自己的密码，以及如何正确处理涉密信息等内容，保障公文写作过程中的安全性。同时，要做好权限管理，即在网络系统中设置不同级别的权限，指派不同人员进行操作，这不仅能够提高工作效率，还能有效保护信息不被非法访问，避免涉密信息泄露给非授权人员。此外，还要加强对网络安全防火墙、数据加密和数据备份等方面的关注，及时对公文进行监督和审查，确保处理公文时做到对内部数据、外部数据，以及个人信息和资料等内容的保密[5]。其次，为了保证公文写作中的信息安全，需要采取网络安全保密技术，如在公文写作中使用的计算机上安装杀毒软件和防火墙等，以保护计算机不受病毒或黑客的攻击，保障系统的安全稳定。同时，要定期更新电脑操作系统和软件，安装最新版本的漏洞补丁，避免黑客利用安全漏洞入侵计算机系统，及时备份公文写作中的数据。此外，还要采取加密技术对公文写作中的重要文件进行加密。常见的加密方式包括设置密码保护、使用文件加密软件、采用磁盘加密等方式，使未经授权的人无法查看或获取文件的内容。单位还应通过网络管理系统、访问控制管理技术，对公文写作网络环境进行安全控制，严格禁止随意使用USB等移动存储设备连接工作计算机，以避免恶意软件和病毒的感染。再次，加强网络安全管理，定期进行网络安全巡检，及时发现和修复安全漏洞。同时，要制定网络安全应急预案，及时处理网络安全事件，保障安全生产。例如，可以制定规范的账号管理制度，对公文访问权限进行精细管理，做到系统用户和角色一一对应；可以对重要的数据和文件进行备份，建立完善的数据恢复和应急处理流程，在紧急情况下提供快捷、高效的数据恢复服务；要明确风险应对方式和流程，组建安全应急队伍，并定期组织演练，提高应急响应能力和应对措施的灵活性。最后，要建立内部安全邮件系统，负责重要文件的传递和信息共享。第一步，选择符合安全要求且适合本单位实际需求的邮件系统，如企业版QQ、微信、钉钉企业内部邮件系统等；第二步，根据不同的信息安全等级要求，设置不同的邮件、附件大小和邮箱使用权限，重要机密邮件的发送和接收需要进行身份验证，以避免不法分子窃取或篡改邮件内容；第三步，采取加密和防篡改技术，对发件人和收件人均要进行身份验证，确保邮件内容的真实、完整和保密[6]；第四步，制定邮件使用规定，确保所有用户都了解邮件安全使用规程，同时，规定恶意使用内部安全邮件的处理方式；第五步，建立内部安全邮件系统后，还需对员工进行安全意识教育和培训，提高员工对邮件的监测和处理能力。