RPA财务机器人在国有企业数智化转型中的应用

黄捷竞

摘 要：RPA技术具有设计开发简单、全天候待命和不改变原有应用系统等特点，与流程标准化高、重复性强的财务工作具有较高契合度，在财务领域数智化转型之中显现出独特优势。文章首先对RPA的概念和功能作出阐述，其次以Z集团为研究对象，通过分析该集团财务数智化的发展历程，RPA技术在实际财务工作中的应用和效果，总结出RPA财务机器人在国有企业应用的优势、缺点和风险应对策略，以期为企业财务数智化转型和内控审计的相关研究和实践提供参考。

关键词：RPA；财务机器人；国有企业；财务智能化

中图分类号：F276.1    文献标识码：A 文章编号：1005-6432（2024）04-0131-04

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2024.04.033

1 RPA技术基本介绍

RPA是robotic process automation的英文缩写，中文名称是机器人流程自动化，是人工智能发展下的一种进程自动化产物。该技术将能够识别、判断和执行其他应用的程序定义为机器人，机器人可以代替用户和应用系统进行交互，执行预先设定的标准化流程完成既定任务，本质上是通过自动执行脚本而完成一系列原本需要人工完成的操作。RPA比较适用于高重复性、逻辑明确并且稳定性要求相对较低的流程，这和财务工作的场景较为重合，因此RPA技术在财务管理领域中有较大的探索空间。

RPA技术在财务领域的应用最早起源于国外。2016年，全球四大会计师事务所之一的德勤首先推出了智能财务机器人，这在业内被称为“小勤人”［1］。“小勤人”一经推出，便受到财经界的广泛关注，并引发了财务机器人是否会代替财务及审计人员的激烈讨论。随后普华永道、安永和毕马威也先后打造出具有自身特色的财务机器人，更是刺激到各大知名企业对RPA财务机器人的研究。在国外RPA技术研究风潮的带动下，国内也开始了对RPA技术的探索。阿里巴巴打造了阿里云RPA，广泛应用于淘宝、天猫和菜鸟等内部模块，加强了模块之间信息传递的效率；中国人寿将RPA技术运用于银行转账流程、发票预申请打印、报销核查、纳税申报等传统职能方面，有效节省了人力成本；浦发集团在银行业务层面使用了RPA技术，比如对账单、回单下载自动化、信用卡催收自动化等，在满足严格监管要求的同时大大减少了重复的、数据密集的手工操作。

下面文章将以国有企业Z集团为研究案例，分析其在数智化转型中RPA技术的运用情况，以期为国内RPA技术和国有企业的研究再添素材。

2 Z集团的财务数智化发展历程

Z集团成立于2000年，主要经营范围为基础电信业务、增值电信业务、信息通信相关的系统集成业务和漫游结算清算业务等，是国内通信行业的龙头企业，同时也是一家世界500强的国有企业。由于通信行业属于国民经济命脉行业之一，对国家经济和社会生活都会产生重大且深远的影响，所以Z集团采用高长型的纵向组织架构，设立了“集团公司—省公司—市公司—县公司”的四级架构，通过加强集权保证了上下沟通规范以及总体目标一致，实现经济“压舱石”作用。因为身处通信行业，Z集团对信息技术的发展十分重视，对新兴技术也采取积极的态度，在21世纪之初就同全球最大的信息管理软件及服务供应商Oracle公司合作，建立了MIS信息管理系统，实现了手工做账到电子账务的转型，是国内较早实现会计电算化的企業之一。在MIS系统的支撑下，Z集团在会计核算、财务管理和数据分析等方面都有了较大的进步，公司经营业绩也有了明显的提升。随着公司信息量的增加以及管理要求的提升，原有的MIS系统变得不再适应Z集团的业务情况，为了进一步提升公司的智能财务水平，加强财务数据集中，Z集团自上而下发起财务改革，于2018年建立了ERP企业资源计划系统，并完成MIS系统到ERP系统的信息迁移。相比旧MIS系统，新ERP系统不仅信息容量大幅提升，还提高了运行效率，更为原来各省份一些个性化、自主化的业务重新制定了统一的标准，让集团公司的财务集中化程度进一步提高。在“大智移云”技术不断发展的背景下，为实现高质量发展、数智化转型的战略，Z集团在2021年开始探索RPA技术在财务领域的应用，以期通过RPA财务机器人处理烦琐、重复性高的财务工作，实现降本增效。

Z集团作为国企，在RPA的发展上有其鲜明特点。第一，自上而下进行推动。集团层面立项推动，在保证集权的同时充分调动各方资源进行配合，与高长型的组织架构契合。第二，注重自主技术积累。从外购产品逐步过渡到自主研发，不仅为了解决实务难题，更为了技术和能力的内化。第三，试验田模式推广。选取部分地市研发通用技术，积累经验后再广泛推广，后续单位可在原有技术上改造更新，让机器人更加契合本地实际情况。

Z集团的RPA财务机器人运用广泛，既用于直接输出成果，又用于过程管理，不仅用于财务系统，还和其他系统联通。下面将详细介绍Z集团RPA财务机器人的应用情况。

3 Z集团RPA财务机器人的应用情况

3.1 工程资产管理

Z集团是典型的重资产企业，作为运营商，拥有大量基站机房设备，包括无线主设备、传输设备、管道光缆等。而且作为国有企业，Z集团肩负着民生保障、科技研发和产业升级等重要任务，国资委每年都对Z集团有转资等资产方面的考核。因此Z集团不仅建设工程多、资产量大，而且与之相关的涉财管控和账务处理也会比一般企业多。针对这一特点，Z集团研发出RPA财务机器人对工程资产全流程辅助管控。Z集团的工程资产方面主要涉及“转资—资产—决算—报废”四大流程，流程的每一步都能得到财务机器人的辅助。转资机器人可以自动稽核转资工单物料金额、类型、节点等信息，并对稽核有误的信息标记提醒。对于稽核无误的转资工单，机器人能够自动进行费用分摊和生产成本计算，有效降低手工操作的工作量；资产机器人可以根据转资和价值调整的金额自动测算增量折旧，进一步精细化损益监控；决算机器人不仅可以自动从各个系统导出竣工决算需要的材料，还能根据这些材料自动编写竣决算报表，提高了内外部审计的效率；报废机器人可以自动对待报废资产的ERP数据、请示数据和批复数据交叉稽核，降低报废错误和漏报废风险。

3.2 税务管理

Z集团税务管理方面的RPA运用主要分为涉税计算和发票管理两大部分，其应用场景和许多大企业类似，具有通用性的特点。在涉税计算方面，RPA机器人可以自动进行增值税结转计提、附加税计提和城镇土地使用税计提等。相对于传统的拉公式计算，RPA机器人增添了自动获取税基以及异常波动检验的功能，更加方便财务工作者进行稽核。在发票管理方面，RPA机器人可以登录增值税查验平台进行发票真伪检验，也可以自动进行业务异常发票巡检，还能自定义生成发票管理台账，对税务管理有较强的辅助作用。

3.3 报账管理

Z集团作为国有企业，对中小企业账款清欠高度重视，将其作为KPI进行考核，因此Z集团的付款单据数量庞大，在客观上有机器人代替人工审核的需求。同时，Z集团作为龙头企业，内控制度完善，报账要求规范，对于各种账务的附件要求都有明确规定，这为RPA报账机器人的底层逻辑设计提供了稳固的基础。故Z集团对付款机器人的研发级别作为第一级别，并对其投入较多的资源。报账机器人不仅采用了RPA机器人流程自动化技术，还采用了OCR文字识别技术、NLP自然语言处理技术以及AI人工智能技术，其智能程度在Z集团众多机器人当中属前列。机器人的原理是先将报账单的附件扫描进入系统，通过OCR技术将扫描影像的文字提取出来，然后通过NLP技术识别文字、形成段落，最后用AI技术判断附件的类型与金额是否正确、材料是否缺漏等。不同类型的报账单有不同的审核点，但机器人都可以统一反馈每个审核点的审核情况。对于错误点、异常点和缺漏点，机器人都会给予标记和提醒，会计可以根据机器人的审核情况进行复查，最终是否通过审批仍由会计确认，即使機器人全部审核无误，也不会自动提交流程到下一级审批人，有效兼顾了审批效率和会计计量的准确性。

3.4 统计分析管理

业财融合是管理会计发展的大趋势，要做好分析，仅从财务系统获取终端数据是不够的，还需要在业务系统获取前端的数据，以便很好地分析成因，制定对策。因此统计分析机器人不仅涉及财务系统，还涉及其他职能系统或者业务系统。统计分析机器人种类繁多，既有针对财务工作本身的报账审批时效性统计机器人、月结对账机器人，也有联动其他职能工作的物流信息统计机器人、直供电日用量统计机器人，更有直接涉及业务层面的分产品核算机器人、号码坏账收回机器人。这些机器人主要功能仍是统计功能，机器人通过自动提取系统数据、自动加工数据生产报表，能够较大程度减轻统计工作者的工作量。而分析功能主要通过因素分析法以及AI学习功能实现。一方面，机器人可以通过因素分析法计算出每个动因指标对结果指标的影响比例；另一方面，机器人可以将分析员常用的分析关键字记录在数据库，待下次类似的情况出现时，机器人会调取关键字给予分析员提示。对于统计分析机器人来说，最大的优势是可以远程地、定期地获取数据形成报表，有效降低日通报、周通报等工作量。

4 RPA技术的优势

4.1 全天候待命

RPA机器人本质上是一段程序，是虚拟的，因此可以代替人工在计算机7×24小时工作，这对于一些重复性高、标准化高的工作有独特优势。以下载报表为例，下载报表只需登录系统，按照指定路径填写特定参数就能下载成功，整个流程非常标准化，但是一旦下载的量大，不仅占用了大量系统资源，还占据员工大量工作时间。如果此时使用机器人，完全可以利用下班时间下载，不仅高效利用闲余时段的系统资源，还能降低人工成本，进一步提高工作效率。

4.2 不改变原有系统和应用流程

RPA技术不是改造原有系统，更不是打造新的应用，而是通过辅助工具提高原有系统的操作效率，因此投入的开发成本相对于改造系统低很多。同时，机器人不会改变原有的流程。员工不需要花费更多时间学习新流程，仅需简单学习机器人的使用即可，学习成本相对较低，对老员工的学习十分友好。

4.3 设计开发门槛低

每一个RPA机器人都需要通过设计器进行功能设计，相比其他诸如VBA之类的设计工具，RPA设计器具有可视化设计的显著优势。RPA设计器中有一系列模块组件，比如“打开浏览器”“打开Excel”和“复制数据”等，设计者通过拖拽各种组件，就能生成相应代码，不仅设计逻辑直观，还能降低代码学习成本，更能节约代码敲击的时间。同时，RPA设计器还支持录屏反向开发的功能，通过记录用户一系列“点击”“选取”等动作，自动生成流程步骤，大大提升流程编写的效率。而且，RPA设计器有丰富的语言拓展，支持JS、C#以及Python等，还内置错误项智能检查功能，不仅适合新手学习，更对有编程经验的用户非常友好，适合各个层次的用户使用，设计开发门槛较低。

5 RPA技术的缺点

5.1 环境要求高

RPA机器人的批量使用要求本地环境一致。许多RPA机器人本身是没有经过兼容性优化的，这就导致不同电脑的机器人运行质量不一样。比如同样的自动汇总数据功能，某些电脑用的是Excel就成功，其他电脑用的是WPS就失败。更有甚者，对于屏幕分辨率不同的电脑，机器人抓取网页数据的位置也有可能不一样，进而导致机器人报错。所以，RPA机器人要想批量运用，首先要求本地环境一致。

RPA机器人需要较多云平台资源进行支撑。虽然RPA机器人是虚拟的，但是并不意味其不需要占用资源。如果云平台的资源较少，那么机器人的运行会进行排队，一旦机器人排队过多，就可能导致整个云平台因压力过大而崩溃，最终令全体机器人都运行失败。这种情况在月结中尤为常见，会计常因RPA便捷而在某个模块过度使用机器人，从而抢占了其他模块的系统资源，导致整个月结流程效率变低，造成一种负外部性的影响。

RPA机器人受制于外接系统的稳定性。在实际使用RPA财务机器人中，机器人获取的数据经常是来源于其他系统，如报账系统等。如果其他系统不稳定，机器人也会中止运行。以报账系统为例，如果其本身稳定性较差，人工操作的时候经常无法响应，那么机器人操作时也一样是无法响应，人工会遇到的卡机、闪退等问题，机器人也一样会遇到，因此机器人对其链接的其他系统的稳定性要求很高。

5.2 适应性不足

RPA对流程的标准化程度有较高要求，即使在应用程序中进行了很小的更改，也都需要重新配置机器人。严格遵守规则的自动化机器人无法快速适应被改来改去的诸多操作，如果业务流程、操作界面或取数口径的任何一方面发生变化，机器人就会运行报错。财务工作相对于其他业务来说已经是流程标准化程度很高了，但是仍会有会计准则变动、系统升级等事项导致应用程序变化。每当出现变化，都需要开发者重新修改机器人的逻辑，若修改不及时，就会导致机器人流程和内容要求不一致，形成内控审计风险。

6 RPA技術的风险应对措施

6.1 软硬件生产环境的保障

软硬件生产环境的制约是影响RPA生产力的直接因素。从软件角度看，比起先进性，RPA机器人更需要执行软件的稳定性和兼容性。机器人执行的软件并非越高级越好，虽然某些高级执行软件有很多先进的功能，但是实际上常规工作中机器人一般只需用到基础功能，这些新版执行软件的高级功能不仅用不上，反而会因结构复杂、数据量大而令机器人运行报错，影响机器人的正常使用，因此在开发的时候，必须重点考虑软件的稳定性和兼容性，不可盲目追求软件的先进性。在软件层面，只求最适合，不求最好，但在硬件层面，则需精益求精，追求质量。由于RPA机器人全天候运行的特点，机器人对硬件的要求相对较高，服务器内存和处理器配置不够则不足以支撑长时间运行多个机器人。同时，由于电子设备本身的寿命限制，在运行足够长时间的情况下，必须将数据从旧设备割接到新设备，质量好的设备割接更加迅速和稳定，有利于降低数据割接期间对业务的影响。对于处理重要数据的机器人，还应该从软件及硬件层面加强保密工作，以降低数据泄密的风险。

6.2 配套流程制度的完善

引起RPA机器人风险的主要原因是管理流程制度没有跟上技术的创新，因此需要打造出一套符合RPA机器人现实情况的流程制度，其中应该包括RPA技术的适用条件、使用范围、流程规范、操作要求、异常处理方案和内控要求等，而且要重点明确RPA技术的主管部门、权限在各部门之间的分配情况以及由于RPA引起分歧的解决模式。制度的完善是个循序渐进的过程，在RPA机器人上线之初难免会有一些管理的混乱，需要在各项内控审计中总结现有流程的不足之处，并加以梳理和完善。在审计过程中，应该重点关注RPA设计工具、程序运行过程、权限变更流程和信息安全保密等方面，若发现有漏洞应该及时更新相关管理办法，若发现和现有管理办法冲突，则可以考虑改变RPA机器人的流程或者对现有管理办法增加补充说明。在相关制度完善后，要在机器人的使用群里进行广泛宣贯，以免管理办法无法落地执行。

6.3 相关人才的持续培养

人才是充分发挥RPA机器人生产力的根本力量。一方面要保证有专人在流程标准变动时及时对RPA机器人进行逻辑改造，另一方面要确保人员流动时能维持RPA系统有人管、有人跟的状态。为了让RPA财务机器人持续有效地发挥应有的生产力，企业应该培养出开发型、应用型和融合型三类人才。开发型人才指能熟练运用RPA设计器的员工，主要负责设计程序、修复漏洞、维护系统以及培训新人。此类人才决定了财务机器人的可用性，如果该类型的员工能力不足，就会陷入机器人无法随管理流程改变而更新的困境。如果长期缺乏此类人才，更会导致整个RPA系统的瘫痪，因此必须进行梯队培养，确保人才储备。应用型人才指能熟练运用RPA财务机器人进行生产工作的员工，其职能主要是需求编写、测试程序和执行应用。此类人才是财务机器人的主要需求者，也是主要使用者，一方面要熟知机器人的能力范围，另一方面要有强烈的机器人使用意愿。负责应用机器人的员工在机器人上线前往往有恐惧心理，担心机器人的广泛应用影响自己的就业，表现出一种抗拒学习心态，而在机器人上线后又因机器人的不完善或者缺陷而轻视，从而出现消极使用、抗拒优化的行为，因此必须让其树立正确的使用观，并引导其通过积极使用财务机器人而解放生产力，将更多时间用在更有价值的工作，协助其在业财融合方面向更高层次转型。融合型人才是机器人的规划者，主要负责场景挖掘、运营规划和资源协调，需要站在更高的角度支撑公司的数智化转型，既要有较强的大局意识，也要有较丰富的实践经验，是前两类人才的进阶者。通过给该类人才设置更高岗位，能充分调动整个RPA团队的积极性，让RPA在公司经营发展中起到更有力的支撑作用。

7 结语

总而言之，RPA技术和财务工作的契合度较高，能帮助财务人员从烦琐的基础工作解放，进而将时间放在更高价值的工作。诚然，作为一种新兴技术，RPA仍有一定的不足之处，但是其潜力是十分巨大的，相信在众人的探索之下，RPA能和其他技术更好结合，在财务工作中展现更大的作用，为企业在市场竞争中带来更大优势。

参考文献：

［1］王小春，盛洁.基于RPA技术的财务智能化应用［J］.财务与金融，2022（2）：67-72.

［2］秦艳芬.RPA财务机器人在会计领域的应用研究［J］.中国产经，2021（5）：67-68.

［3］程平，王爽.基于RPA的财务共享服务中心固定资产管理优化研究［J］.会计之友，2018（20）：148-153.

［4］魏佳思.基于RPA的企业智能财务共享中心建设问题研究［J］.中州大学学报，2020，37（4）：42-46.

［5］黄长胤.RPA对信息系统内部审计的挑战与应对［J］.商业会计，2020（19）：29-32.