新形势下非学历教育培训档案管理探析

2024-01-10魏亚南

兰台内外 2023年35期

摘要：非学历教育培训是培育专业人才的一种教育方式，在此项培训工作开展时，往往涉及较多的档案管理内容。档案管理作为非学历教育培训的一项重要工作内容，要求非学历教育培训机构必须明确此项工作的重要性，并且，能够了解此项工作当前面临的发展困境，在新形势下探索非学历教育培训档案管理工作的有效路径，从而推动其有效开展。文章分析了非学历教育培训档案管理开展的必要性及其面临的发展困境，制定了非学历教育培训档案管理的有效路径，从而促进非学历教育培训档案管理工作稳定开展。

关键词：新形势；非学历教育培训；档案管理

所谓“非学历教育”是指在教育完成之后不予以发放文凭的一种教育培训模式，目的在于对学员的专业理论、专业技能和综合素质的全面提升。这种教育模式与学历教育是相对存在的，也是学历教育的一种关键补充。在当前新形势背景下，非学历教育培训已然成为国家开展教育事业的重要一环，为了使非学历教育得以顺利开展，不仅要关注非学历教育的举办，还要重视与非学历教育培训相关的工作。其中，档案管理便是非学历教育培训相关工作的关键内容，做好档案管理工作不仅体现档案管理部门的重要责任，也是为非学历教育培训机构有效开展具体工作的重要依据，对培训机构的发展以及各项决策的制定提供引导。但从当前非学历教育培训档案管理开展的实况来看，其面临着重重困境，如缺乏档案管理意识、缺乏完善的制度和信息化水平不高等。因此，本文重点分析非学历教育培训档案管理面临的困境，探讨其具体的发展路径。

一、新形势下非学历教育培训档案管理开展的必要性

1.有利于推动非学历教育培训机构发展

非学历教育培训档案管理的主要对象是在培训开展过程中所有相关档案资料，包含学生教育档案、培训机构办学档案等。这些档案是对非学历教育培训机构发展历程的见证，也包含了机构开展教学的创新方法和技术。随着我国对非学历教育培训的不断重视，此类机构在开展办学过程中仍会不断向前发展，借助档案可以为培训机构的发展提供数据信息资料支持。同时，也能够将机构的文化建设信息、教育水平以及管理方式记录归档，对机构今后文化发展、教学水平的提升以及管理方式的创新均可发挥重要的作用，从而有利于推动非学历教育培训机构的持续发展。

2.符合新形势下非学历教育培训开展的需求

现阶段，科学技术在不断革新发展，新形势下的非学历教育培训档案管理工作也正不断朝向数字化、信息化方向发展，这也是当前非学历教育培训事业不断发展的要求，通过开展符合时代要求的档案管理工作，不仅能够实现档案管理工作的与时俱进，还能够为培训机构以及教师团体提供更加优质的服务，从而满足非学历教育培训开展的实际需求，使培训机构的教学水平得到持续提升。

3.可为非学历教育培训机构发展决策提供信息引导

新形势下，非学历教育培训档案管理获得信息技术的支持，通过信息技术可以全面收集和整理所有关于非学历教育培训的档案信息，这些教育档案信息可以为培训机构开展教育培训决策、部署提供数据信息支持，尤其是培训机构在面临较大的发展机遇或者是在发展中的关键环节，均可以通过档案精细化管理提供全面有效的信息资料，从而使非学历教育培训机构开展各项发展决策获得信息引导，还可以为培训机构开展政策调整提供有效依据。

二、新形势下非学历教育培训档案管理面临的发展困境

从现阶段非学历教育培训档案管理实践开展中可知，在此项工作开展中仍面临较多的困境，集中体现在档案管理意识、管理制度以及信息化管理水平等方面，导致此项工作在一定程度上受到制约，并造成非学历教育培训机构的发展以及教育工作的开展深受影响。

1.缺乏档案管理意识

现阶段，学历教育档案管理主要体现在高校管理中，此项工作的重要性逐渐被人们所认识。与之相比，人们对非学历教育培训档案管理的重视度比较低，档案管理人员缺乏档案管理意识，在管理工作开展时采用的方法单一化和粗放化，档案管理的各项工作目标不够明确，未能意识到档案管理工作对机构教育培训管理职能产生的重要影响，没有意识到档案管理对培训机构发展以及教育质量提升方面产生的直接作用。非学历教育培训档案管理工作在流程和内容方面必须做到细致、严谨。但从当前非学历教育培训机构开展的教育培训实践来看，多数教职工并未高度重视档案管理工作，认为此项工作只是对机构内部开展各项事务的记录，与教育培训工作相比并不重要，导致档案管理意识严重缺乏。还有某些教职工认为档案管理并非教育培训管理的职能，认为档案管理属于独立、低级的工作，只要将相关信息资料保存好便可完成工作任务，不具备技术性，这些教职工对档案管理的错误认识，导致非学历教育培训档案管理工作的开展面临着困境。

2.缺乏完善的制度

檔案管理制度是开展档案管理工作的基础，若要做好档案管理工作，必须先要完善档案管理制度。当前，非学历教育培训机构档案管理人员的意识比较薄弱，之所以出现这种情况主要是因为管理制度不完善所致，档案管理人员在专业水平和素质方面存在参差不齐的现象，导致档案管理能力和水平存在高低之分，但究其本质而言，主要是因非学历教育培训机构对于档案管理缺乏足够的重视，并未针对此项工作制定完善的管理制度，致使制度上的疏漏引发管理工作上的不足和漏洞问题。同时，缺乏必要的激励机制也导致档案管理工作过于消极，这对非学历教育培训档案管理工作实践创新发展产生了限制影响。在开展日常工作过程中，档案管理人员时常会依照自身经验和个人习惯完成档案管理相关工作，在开展以老带新工作时，并未将档案管理方法予以完善，且传承工作也表现较差，很多新入职员工需要通过开展档案管理工作实践，以长期摸索的方式积累经验，导致新职工在适应工作环境和内容方面耗费了很多时间和精力，在档案管理工作效果方面也不够理想，工作进展更未能取得突破。因此，在此类机构开展档案管理工作时，应采取必要的工作指导和培训，以有效提升档案管理人员的档案管理能力和专业素质。此外，从当前档案管理工作人员的结构来看，在非学历教育培训机构中从事档案管理的工作人员大多为老教职工，这些教职工一般已经退居二线，在档案管理思想方面比较守旧，不会利用一些新技术、新方法开展档案管理工作，仍采用传统的管理方法，导致信息技术在非学历教育培训档案管理工作中应用推广比较迟缓，并造成新的制度未能得以落实，说明此类机构在档案管理监管和培训制度方面仍需要进一步完善。

3.档案管理的信息化水平不高

在新形势下，非学历教育培训档案管理工作步入了信息化、数字化时代，因此，培训机构应该重视教育培训档案管理在形式、方法和内容上的转变，积极运用信息技术、互联网技术等先进技术，实现教育档案管理的智能化、信息化以及数字化。但从现阶段培训机构开展的教育档案管理工作来看，因档案管理人员缺乏管理意识，档案管理制度存在不完善的问题，档案管理人员的专业素质与能力水平存在明显不足，档案信息化管理能力也普遍偏低。并且，大部分老教职工在管理思想和方法方面偏于传统，造成当前先进的信息技术、互联网技术等未能在实际工作中推广应用，导致档案管理信息化水平不高。此外，因培训机构缺乏对档案管理工作的重视，在基础设施建设以及资金投入方面存在不足，尤其是用于档案管理的专业软件配置、基础设备设施等方面，是培训机构开展教育档案管理的短板，这些情况均会对档案管理的信息化水平产生不利影响，从而导致非学历教育培训档案管理工作的质效受到影响。

三、新形势下制定非学历教育培训档案管理的有效路径

1.加强对教育档案管理工作的重视

培训机构若要提升档案管理工作的效果，必须提升对此项工作的重视度，档案管理实现信息化是当前教育档案管理的主要发展方向，实现档案信息化管理不仅能够提升教育档案管理的安全性，还可以提升档案管理的兼容性和开阔性，可有效提升教育档案管理的质效，促进教育培训档案管理工作顺利开展。因此，针对档案管理工作而言，必须先提升档案管理人员的认知，明确档案管理的重要性，还要坚持“效率优先，安全方便”的原则，必须以快捷、高效的管理方式开展教育档案管理工作，通过科学的方式分配档案管理任务，充分利用培训机构拥有的人力、财力以及物力等资源，使资源的利用效率得以提升，从而实现教育档案管理信息化目标。此外，非学历教育培训机构在开展档案管理工作时，还需要结合自身实况，将档案管理工作向信息化、智能化和数字化方向发展，从而借助信息技术优势推动教育档案管理工作不断完善。

2.持续完善教育档案管理制度

若要提升非学历教育培训机构档案管理的质量，必须完善档案管理相关制度，并且，非学历教育培训机构开展档案信息化管理也需要制度层面的支持，因此，必须持续完善教育档案管理制度，将此项工作作为重点内容。随着科学技术的持续发展，在完善教育档案管理制度时，将教育档案管理信息化内容融入制度内容，形成与当前新形势相符的全新教育档案管理制度。在全新的制度内容中，需要将实现教育档案管理信息化作为目标，并从档案信息化管理方式、信息化收集手段、信息化所需技术、设备设施以及配备信息管理人员等方面作出规定和要求。在制度落实方面，要求档案管理人员必须严格按照制度规定，通过多样化信息采集方式开展档案信息采集工作，通过互联网技术高效传输教育档案信息，确保教育档案信息的收集和传输效率、规范化得以全面提升。培训机构开展各类培训业务时需要具备规范化培训流程，制订培训计划，保证培训对象、培训内容和培训流程的相关信息资料均达到相关要求，还要将管理人员的签名和资料等信息扫描上传，以便于后期管理和归档。基础设备设施方面，必须加强设备设施投入，教育档案管理相较于学生档案以及其他类型的档案管理更加复杂、特殊，应做到规范管理设备设施使用，既要提升软硬件的使用水平，又要确保教育档案信息管理的安全性。通过完善教育档案管理工作制度，使教育档案管理能够依规依章办事，推动教育档案管理实现信息化，促进非学历教育培训机构快速发展。

3.持续提升档案管理信息化水平

由于教育档案管理工作具有较强的复杂性和特殊性，通过实现教育档案管理信息化，可以有效解决档案管理工作中出现的复杂问题，并且，能够提升教育档案管理的信息化水平，顺应时代新趋势，对非学历教育培训机构的发展意义重大。因此，在提升档案管理意识以及完善制度的基础上，开展教育档案管理信息化建设，以此提升档案管理信息化水平。首先，在档案采集和整理归类方面，可以借助大数据技术全面采集档案信息。对培训信息、培训内容和过程、个人资料以及影像资料等档案信息，必须做好分类整理工作，并建立各类别的数据库标签，开展分类归档，存储数据库。纸质档案可以采取扫描、输入等方法将其转化为电子档案，并将转化后的电子档案上传，从而便于管理。在分类归档时，可以结合培训机构的实际需要分类归档。例如，对档案内容有要求的培训机构，可以按照档案的内容分类归档，如分为学生档案、教学档案和管理档案等。也可以按照档案的形式分类归档，如影像资料、文字资料和照片资料等。分类归档时要建立统一标准，便于目录库的建设，进而方便日后检索使用；其次，应构建目录库。借助互联网技术、信息技术等手段完成教育档案归类后的统一目录库，按照类别编码所有的档案，并按照档案记录的具体内容设立二级编码，从而支持档案的快速查询；最后，做好档案数据的备份和读取。由于教育档案管理信息化主要是借助互联网技术、大数据技术和云计算技术等开展工作，相关的软硬件和设备设施均需要电力资源予以支撑，若突然出现断电，而档案信息并未保存，将会出现数据丢失，或因管理人员操作失误，电脑系统运行出错，又或是黑客入侵等均容易造成档案信息丢失、文件损坏等问题。因此，档案管理人员必须重视教育档案的备份工作，可以备份至云空间，确保教育档案的安全。

四、结论

综上所述，在信息技术广泛应用的新形势下，非学历教育培训档案管理工作面临着变革，在变革过程中必须向规范化、信息化方向发展，相关机构和单位必须不断提升教育档案管理的信息化水平，强化教育档案管理意识，完善教育档案管理制度，化解当前教育档案管理面临的重重困境，更好地服务非学历教育培训工作。

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