疾病预防档案管理中的问题及策略研究

摘 要：2022年是实施“十四五”的关键时期，意味着对档案管理工作提出更高的要求。各地相关的组织部门都应该高度重视，并加大对档案管理工作的监管力度，投入更多的时间和精力创新档案管理工作模式，以创新的思维为档案事业注入新的血液。文章探讨了当前疾控中心档案管理工作存在的问题，通过科学的管理与信息技术的有效运用，有效做好疾病预防档案管理工作。

关键词：疾病预防；医学档案管理；重要性；问题；对策

随着我国疾控中心档案管理模式创新工作不断开展，疾控中心档案科学化管理过程中存在的问题也逐渐显现。由于对疾控中心档案管理信息化升级会对传统的档案管理模式造成一定的影响，因此，在疾控中心档案管理过程中出现一些问题是正常的，档案管理部门需要在认识这些问题之后积极寻找解决方案，加强疾控中心档案管理部门的管理和建设，充分激发疾控中心档案管理部门工作人员的工作积极性，使其投入更多的精力到工作当中，在开展档案管理时能够加入更多自己的思考与想法，以辩证思维和创新思维对档案管理模式提出更多的意见和建议，加快我国疾控中心档案管理科学化进程。

一、疾病预防档案管理存在的问题

1.疾病预防档案管理模式混乱

疾病预防档案的管理责任涉及多个部门和机构，在实际操作中，可能存在责任边界不清晰、协调不到位的问题，导致档案管理工作无法有效推进。并且，一些地区或机构可能仍然采用纸质档案管理方式，导致档案存储不方便、易丢失或损坏。同时，缺乏有效的信息系统和网络基础设施，档案信息的传输和共享也存在困难。

2.档案专业人员的整体素质有待提高

部分档案专业人员缺乏系统的档案学知识和技能，不了解档案管理的基本理论和实践方法，可能对档案的收集、整理、分类和检索等工作流程不熟悉，导致档案管理的效率和质量下降。档案管理领域缺乏规范的职业培训和发展路径，使得档案专业人员在培养、晋升和能力提升方面面临困难，这也导致了人才流失和工作稳定性的问题。并且，随着档案管理领域的知识和技术不断发展和更新，部分档案专业人员没有及时跟进学习和更新自己的知识和技能，可能依然采用过时的管理方法和工具，无法适应现代化档案管理的需求。

3.档案管理标准化程度低

目前，由于缺乏统一的档案分类和编码体系，导致档案的分类方式和编码规则各不相同，使得档案的整理、检索和共享变得困难，影响了档案管理的效率和准确性。在档案管理过程中，一些机构或人员可能没有明确的数据录入和整理规范，导致档案信息的录入方式不统一、数据结构混乱，增加了数据处理的复杂性和错误的风险。并且，由于缺乏统一、明确的档案管理流程和操作指南，使得档案管理工作在各个环节存在混乱和不确定性，可能导致工作人员对档案管理流程理解不一致，影响工作的协调和高效开展。

4.对疾病预防档案信息化建设重视不够或认识不足

毋庸置疑，疾控中心的主要工作是疾病预防与控制。在疾控中心的管理中，重医疗、轻档案是常见的现象。目前，在国内疾控中心，计算机的应用已经成为必不可少的环节，从最开始的管理信息系统以及财务系统拓展到现在的多系统，计算机技术在疾控中心已经得到相当广泛的应用。但是在实际的工作当中，疾控中心的很多领导仍然没有重视档案信息化建设工作的重要作用，在这样的情况下，档案信息化建设与疾控中心信息化建设很难能够实现同步发展。当前阶段，计算机硬件的发展速度明显比

档案管理软件的发展速度快，特别是疾病预防档案管理软件，其发展的速度更慢。多年来，在疾病预防档案综合管理工作当中，单板计算机档案管理发挥了不可替代的作用，传统手工编辑以及手工登记的工作模式得到了改变，促使档案的检索方式更加方便，有效促进了档案管理工作的开展。但是随着档案信息化的迅速发展，版本单一的计算机档案管理系统已经很难满足档案信息化管理工作的要求，其缺乏可拓展性以及兼容性，因而十分有必要对其更新和升级。

一些地区、机构或部门对于疾病预防档案信息化建设的重要性缺乏足够的认识，他们可能没有意识到信息化可以提高数据管理和利用效率，优化决策支持以及加强档案共享和交流等方面的作用，针对疾控中心信息系统（HIS）、图像存档和通信系统（PACS）、放射科信息系统（RIS）等系统的建设不足。尽管相关的系统已经建成，但由于部分工作人员的信息技术应用能力有限，且缺乏对工作人员信息技术系统使用方面的培训，工作人员不了解信息系统的使用方法和操作技巧，导致他们在信息化建设中缺乏参与度和积极性，无法充分发挥信息技术的优势。

二、疾病预防档案管理的有效策略

首先，疾控中心的檔案管理工作应该深入贯彻政府档案工作的相关批示，将其提出的工作精神和创新意识作为档案管理工作中的重要指示和管理目标，从政治层面上严格要求档案管理工作的准确性和完整性，在实践中学习，在学习中成长，推动相关政策的贯彻落实，达到真正新局面的建设和发展。在工作期间要紧紧围绕“十四五”规划指出的工作精神要求以及工作主线，统筹规划整体的各项工作，在开展档案管理工作期间能够突出工作的重点，分清主次，确保工作的效率和质量。疾控中心档案管理工作应该严格要求工作内容和工作质量，相关工作人员要切实按照《档案法》来严格要求工作标准，充分了解档案管理的重要意义；其次，疾控中心档案管理人员还应该贯彻落实意识形态工作责任制，要真正发挥档案管理工作中宣传和教育的力量和作用；最后，还应该加强理解“十四五”中关于疾控中心档案管理工作提出的新要求，在完成各项工作任务之前应该深入了解其背后的深远意义。

1.实施疾控中心档案信息一体化管理

首先，实现疾控中心档案信息一体化管理，需要制定明确的疾控中心档案信息一体化管理规划，明确目标、范围和时间表，确定相关资源和预算。并且，建立疾控中心内部以及与其他医疗机构和卫生部门之间的信息共享机制，确保档案信息在各个环节的采集、传输和存储过程中的顺畅与安全。还要引入适合疾控中心需求的档案信息管理系统，能够支持全面的病历记录、诊断结果、治疗方案等信息的录入和管理，并提供便捷的检索和查询功能；其次，需要制定统一的医疗档案信息管理操作流程和标准，包括数据采集、整理、分类、存储和检索等环节，确保各项工作按照规定的标准和流程开展，还要确保档案信息的数据安全性和隐私保护，采取适当的措施，如数据加密、权限管理和备份等，防止未经授权的访问和信息被泄露。

“互联网+”时代最重要的产物便是云计算技术与大数据分析技术。在当今时代，各种信息正在以指数级增长，只有深入探究信息发展规律才可以更好地适应当今时代的发展。疾控中心档案信息化管理模式的构建不能急于一时，相关工作人员应该调整心态，在档案管理信息化创新时开展大量的实践与研究，只有在深入了解档案信息化管理的特点以及当前各单位对档案管理模式的要求之后，才能更好地实现档案管理的信息化升级。大数据分析技术可以对大量的数据开展详细且具有针对性的分析，还可以实现便捷的档案信息储存和管理，在档案信息化管理中发挥着非常重要的作用。利用大数据分析技术可以更好地实现档案信息的挖掘与分析处理，有效提高档案管理工作的效率。

2.以人为本，建立高素质档案队伍

在疾病预防档案管理中，以人为本、建立高素质的档案队伍是重要的策略。需要从以下几个方面开展：第一，建立科学的人才选拔机制，招聘具有相关专业知识和经验的人员，并注重其沟通、协作和问题解决能力。同时，提供系统化的培训和发展计划，包括档案学知识、信息技术应用和数据管理等方面的培训，提高档案队伍的专业素养和能力水平；第二，建立档案管理岗位的职业发展与晋升通道，明确职责和要求，设定培训、考核和评价机制，通过提供晋升机会和岗位轮岗等方式激励和推动档案队伍的持续成长和发展；第三，为档案队伍提供良好的工作环境和条件，包括舒适的办公设备设施、先进的信息技术支持和合理的工作量，并重视员工关怀和激励机制，提高工作满意度和团队凝聚力；第四，鼓励档案队伍之间的知识共享和协作，开展定期的经验交流会、研讨会和培训活动等，促进团队成员之间的学习与合作，共同提高档案管理水平和效能；第五，设立激励和奖励机制，以表彰优秀的档案管理人员和团队，可以设立年度档案管理成果评选、专业技术职称评定、绩效奖金或奖励等，激励档案队伍的积极性和创新性。

3.加强疾控中心档案标准化与创新管理

由于疾控中心档案信息量大，内容复杂，档案信息资源不仅分散，而且信息标准不一致，无法为疾控中心医疗管理提供准确、有效和快速的服务。因此，应实行集中统一的档案管理，有利于疾控中心档案管理工作的规范化、标准化和科学化开展，有利于档案信息资源的综合开发利用，有利于给决策者和管理者快速提供档案信息，有利于外部信息联网和资源共享，以最少的人力、物力提供最好的服务，充分发挥其整体效益。这是疾控中心档案管理的发展方向和必然趋势。

目前，疾控中心档案管理新模式的创新是非常必要的，沿用传统的管理模式已经无法满足新时代对疾控中心档案管理工作提出的新要求，需要进一步完善疾控中心档案管理工作的管理模式和工作方法，在档案管理工作中投入更多的精力发掘其中存在的问题，能够毫不动摇地坚持党对档案管理工作提出的要求以及基本的管理原则，认真落实档案管理工作责任制，把对档案管理工作相关的制度要求和标准落到实处，将工作内容和工作责任落实到每个工作人员身上，进一步加强工作人员对工作的认真程度，一旦工作出现任何纰漏能够追究到相关责任人，避免出现责任连带的情况，便于档案管理部门对工作人员的管理。同时，可以进一步完善档案管理工作的考核制度，针对不同工作人员的工作内容开展差异性的考核和评价，使整体的考核机制更加人性化、科学化。并且，可以将档案管理工作的开展情况融入疾控中心整体工作的综合考核评价中，提高疾控中心相关领导对于档案管理工作的重视程度，能够从上至下加大对档案管理工作的监管力度，确保每一项工作计划都能够落到实处，每项工作的开展都有其意义。

4.加强与完善疾控中心档案管理信息化工作

首先，建立疾控中心档案信息管理系统，应以疾控中心实际需要为出发点，并以适合疾控中心的档案管理系统为基础。过去，疾控档案管理系统操作烦琐，一般日常查证和检索需要翻阅大量文件，导致工作效率低下。随着计算机、网络技术的出现和广泛应用，疾控档案信息管理可以利用智能信息技术，通过扫描纸质档案转化为电子档案形式，构建一个现代化的医疗档案管理体系。档案管理人员在查询、核对、修改、添加和删除时，可以通过电子文件及时处理相关信息，既大幅降低了工作难度，又提高了管理效率和质量。这种现代疾控档案信息管理模式，使传统的重复劳动和手工劳动在档案信息的收集和汇总中得以转化，借助现代计算机和网络完成复杂的任务，更好地满足疾控中心档案信息高质量管理的现代要求。

如今，档案管理形式在不断更新，疾控中心要适应时代的变化，通过不断改进现代管理手段，实现高效运行。首先，疾控中心可以建立一个基础数据库，该数据库必须确保信息的真实性，一旦发现档案与原始材料不一致，必须仔细审查；其次，在纸质档案向电子档案转变的过程中，必须确保档案信息的准确性和完整性；最后，疾控档案的内容必须完整、详细和准确。以此为前提，创新疾控档案管理，建立便捷的比较、分析、统计、搜索等工具。在开发过程中，既要保证系统具有相对良好的人机交互界面，也要保证用户信息能够快速导入和导出。此外，还应加强与相关疾控中心单位的信息交流与合作，以实现档案资源可以面向整个社会。同时，要尽可能消除资源共享带来的安全风险，严格实施内外网分离，定期备份数据，增强相关人员的信息安全意识和网络安全意识。

首先，疾控中心对档案管理工作展開了整体的统筹规划，加强档案管理信息化建设，以更加开阔的眼界和思维开展档案管理工作，不再将疾控档案管理工作完全闭塞于办公室当中，加强与外界的联系，能够与现实世界对接；其次，要加强档案管理工作的创新性，围绕群众对疾控中心档案信息的需求以及基础内容建设中存在的问题等，合理规划后续管理工作的内容，加大对现代信息技术的适用范围，利用计算机开展档案信息存档。疾控中心档案文件很多是历时较久的纸质材料，可供保存的时间较短，需要相关工作人员能够利用专门的文档存录软件将这些档案信息保存到云端。借助计算机开展档案保存，不仅能够延长对档案的保留时间，而且在查找档案时也会更加方便，能够通过各种方式快速浏览并找到需要的文件。

三、结语

档案管理工作是疾控中心全面深化改革中关键的一环，应该加强对档案管理新模式构建的重视。疾控中心档案管理人员应对当前档案管理工作中存在的问题展开深入分析，合理规划后续管理工作，并不断尝试信息化和科学化的管理方式，专注提升相关工作人员的专业素养，肩负起新时代对疾控档案管理工作提出的要求与责任，不断推动疾控中心档案管理工作高水平开展。

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[5]曹 明.浅谈如何加强疾控中心档案管理[J].黑河学刊，2021（3）：4-6.

（作者单位：菏泽市牡丹区疾病预防控制中心）

作者简介：寇璐莎（1984—），女，汉族，山东菏泽人，本科，档案馆员，研究方向：档案管理。