数字化转型视域下文书档案数字化的有效管理策略探究

2024-01-10崔荣星

兰台内外 2023年35期

摘要：社会在不断发展，计算机、互联网和大数据的应用逐渐广泛，得到了本质的提升和飞跃，各类数据和信息的管理技术和手段也越发完善。文章基于本单位文书档案管理工作经验和现状，分析数字化管理的意义，并通过当前的现状总结其中存在的管理困境，提出相应的数字化管理策略，旨在促进文书档案管理工作能力和质量的提升。

关键词：数字化；文书档案管理；单位建设

“十三五”期间，国家档案局表示，对于文书档案管理工作应使用数字化管理方法，并开始试点建设，在“十四五”时将其正式纳入档案发展的整体规划中，文书档案管理的数字化建设已经提上日程。文书档案管理主要指的是对单位相关文件的收集、整理、归类、存储和利用等，在当前数字化、信息化建设大力发展和推行的背景下，实现文书档案的数字化管理，有利于资料数据的储存和查阅，对文书档案管理工作起到积极作用。通过数字化管理方式，能够实现一站式文书档案的整理和存储，为使用者提供服务和管理的共享平台，提高了文件存储和使用的效率。

一、文书档案实施数字化管理的意义

1.保证档案安全

经过数字化管理，极大程度地提高了文书档案管理的安全性和完整性，数字化文件可以多人共享，减少了原件的使用频率，降低了使用过程中存在的风险，对于原件的保护有一定作用。通过电子化、数字化的管理，避免了自然因素、人为因素对文书档案造成的受潮、丢失、损坏等影响，进而提升了管理的效率，保证了档案调阅、归档工作的安全性。并且，数字化管理一般会备份文书档案，即使某一台或者部分设备发生故障，也能够保证文件使用，有效降低了文件使用风险。单位在管理过程中一般会对文书档案设置身份安全验证或者访问权限，也大幅降低了盗用的现象，提高了档案管理的安全性。

2.方便文件查询

使用数字化技术管理，通过服务器能够形成一个相对系统的管理体系，提高了文件的保存、查询和修改等工作效率，方便使用。另外，各单位和行业之间逐渐加强合作和交流，很多工作需要共享文书档案，传统的纸质档案只能通过邮寄或者拍照的方式共享，可能会受到传递时间或者外界因素的影响，增加使用风险，无法保证文书档案完整、安全、及时传递给对方。而数字化档案管理打破了空间和時间的限制，通过数字技术，在不同时间和地区实现了资料的实时查阅和共享，加深了不同单位之间的协作，促进了单位工作顺利开展。

3.提高管理效率

数字化管理可以将文书档案刻录、扫描并形成电子档文件，或者部分单位已经将文书档案的管理和办公系统对接，可以直接在平台上形成电子文档，通过专业的数据服务器和技术实现文书管理工作的数字化。这样的管理流程可以使工作人员在文书档案归档和整理时一步到位，整理和编辑同时开展，有效提高管理工作效率。并且，从文书档案的使用者方面而言，通过数字化管理，使资料的查阅效率得到有效提升，查阅流程更加便捷。文书档案管理人员使用数字化系统归档档案信息，并设置自动检索系统，为使用者提供查询和使用服务。不仅在文书档案管理效率上有了一定提高，还有效减少和避免了纸质文件的丢失和损坏，提高了文书档案收集和保存的效率，能够充分发挥其保存和使用价值。

二、文书档案数字化管理面临的难点

1.安全性不足

在以往的文书档案管理中，主要使用的是纸质档案，纸质档案容易受到保存环境的影响，湿度和温度不合适可能造成档案的损坏，并且，如果使用频率较高，档案也可能发生褪色、纸张破损、丢失等风险，需要大量的人力和财力来管理。文书档案数字化管理虽然能够提高安全性，但是还存在一定不足，该工作具有较强的系统性，基于传统管理方式存在的安全性问题，要解决其中存在的风险才能保证安全性的提高。例如，文书档案数据存在一定被篡改的风险，而数字化管理需要完善系统的管理结果，保证管理的保密性和安全性。但是，在部分单位，文书档案管理数据库并没有开展完善的顶层设计，缺乏针对单位实际情况设计的特色数据库，造成文书档案管理建设科学性不足的问题，限制了文书档案数字化管理技术的应用。经过对不同单位的文书档案管理工作了解发现，在基层单位，还缺少数字化建设的技术规范和标准，无法按照标准的程序落实数字化管理，从而导致了一些安全风险的发生。

2.整理保存工作欠缺

目前，各单位在日常运营和管理中，文书档案的数量大量增加，不同文书档案之间还存在着一定的联系，给其查询管理增加了难度。尤其是部门管理严格和规模较大的事业、机关单位，其文书档案数量较大，在收集、归档和分类等工作中具有较大难度，整理保存的效率较低，且专业性不足。有部分单位依然使用传统的管理方式，忽视现代技术的发展，对数字化管理建设的重视程度不足，自然不能制定完善的管理计划，在资金和设备等方面都缺少支持，专业化和工作效率不足的问题凸显。一方面，数字化管理的相关工作缺少一定的执行和管理标准，导致管理水平较低，较难达到文书档案便捷管理和资源共享的要求；另一方面，数字化整理和保存的进程较慢，其数字化建设重点集中在当前的档案管理上，对老旧档案的数字化建设并不重视，存在一定的工作滞后性，对于完整数据库的建立造成影响。还有部分资料并未获得第三方的支持，因此，无法通过专业的数字化技术实现文书档案管理效率的提升。

3.缺乏先进的管理手段

文书档案管理工作系统、复杂、工作量大，且内在联系较多，一旦出现任何微小的失误或者差错都可能对后续的查询、修改和使用造成影响，因此，应该展开更完善和先进的管理。数字化技术的应用主要目的在于提高其管理效率，促进数据资料得到广泛应用和共享，但由于部分单位的资金不足以及对数字化建设的忽视，缺少先进的管理手段，在实际工作中更愿意使用纸质文件。具体而言，很多单位的文书档案管理工作一体化工作平台建设滞后，未能建立合理的协作分工制度，较难实现档案的数字化管理。例如，有些单位的办公系统并未和档案中心连接，阻碍了数字档案的收集，操作平台限制了纸质文件转化为数字文件的进程，浪费了大量的资源。而且，共享系统的建设不足，使其使用价值并未得到充分发挥，很多管理人员缺乏数字化管理工作的热情，数字化建设还局限于实验和理论阶段，无法发挥其真正的作用。

4.管理人员综合素质较低

数字化管理对管理人员的综合素质要求较高，不仅要求拥有根本的数字信息管理意识，还要求能够掌握数字化管理的方法和技术，提升数字化管理思维和创新意识。但是，调研了解到部分单位的文书档案管理人员存在专业程度不足的问题，缺少必要的先进管理技能，并未掌握将纸质文件转化成电子数据的技术和修订方法。很多单位的文书档案管理人员是普通职员担任，专职的档案管理专业人员较少，降低了数字化管理进程的实现。而由于专业人员的欠缺和管理人员综合素质较低，导致单位的管理制度和培训机制等不完善，不能有效地普及和开展文书档案数字化管理。而管理人员对传统的管理模式比较熟悉，数字化技术在实际管理工作中比较被动，未能发挥其应用的价值，各单位应该关注档案管理人员的情况，加强人才培养和引进。

三、文书档案数字化管理策略

1.提高安全保障措施

文书档案的安全性是管理工作的首要原则之一，为了提高管理的安全性，管理单位应提高安全保障措施，建立专业的管理团队，对内网文书档案管理工作实现全方位的覆盖，完善管理平台的技术规范，保证文书档案数据的存储和使用安全。首先，单位应依法依规开展档案管理，开展系统的管理工作，科学梳理已经形成的制度和管理体系，完善顶层设计，全面和宏观地规划和设计管理系统，完善管理制度体系。根据《档案法》中的相关规定，加强档案管理工作数字化建设，提高信息安全保障措施；其次，根据文书档案管理的目的和原则，出台科学的管理和监督制度，完善监管机制，使文书档案管理能够实现实质性发展，保证数据信息的存储、管理和使用安全，审核各部门和单位的信息使用是否符合单位规定和工作需求，全过程监管档案数据的收集、整理和查询，避免信息被泄露事件的发生；最后，应严格制定文书档案的共享范围，根据工作需求，对不同项目组、部门和单位实行必要开放，合理设置使用权限，在满足工作需求的基础上扩大信息共享范围。另外，信息共享时，应设置访问权限、秘密认证等措施，保证信息使用的安全。

2.完善文件存储制度

文书档案数字化管理已经成为机关、事业单位的必然发展趋势，但在整理保存工作中还存在一定困难。对此，应该根据单位的实际发展情况制定完善的整理和保存制度。第一，单位可以根据发展规划有计划、科学地建立文书档案管理数据库，并完善档案目录数据库和全文检索数据库，通过必要的科学手段，提升不同数据库之间的兼容性，实现文件存储和利用效率的提升。可以使用对应的软件，建立不同的数据库，完善数据使用制度，提高便捷性。例如，在全文数据库的建设中，使用数字化软件实现著录格式的统一，将文书档案完整地储存在相应的系统中，并通过结构化处理手段实施管理；第二，要加强部门和单位之间的配合，做好对接工作，如在本单位各项目组的工作中，日常会形成大量的文书档案，想要实现数字化管理，要保证不同部门之间的配合和协调，尤其是对保密性和安全性要求较高的文件，更应格外注意。管理人员在工作过程中要指导相关人员做好档案的移交工作，保证资料存储和使用的完整性，避免因人为、环境因素等出现丢失或遗漏。在此过程中，要建立借阅、查阅等使用制度，对于涉密、不公开的资料要实施严格的管理对策，不能随意查阅，避免资料被泄露。

3.引进先进的技术和设备设施

数字化管理离不开先进的设备设施和技术，为了学习和普及先进的管理技术，单位应提高对技术和设备设施的资金投入，提高数字化管理水平，在复杂的文书档案管理工作中，更好地满足单位需求。在大数据、数字化管理背景下，只有引进和使用更前沿的技术、设备设施，才能满足单位档案管理的现实需求。首先，单位可以成立专门的数字化管理部门或者办公室，整合当前的管理技术和资源，保证档案管理部门的职能科学、合理，并明确责任分工，根据文书档案管理的实际需求，为其配置专业的管理人员和设备设施；其次，想要实现数字化管理，需要建立和完善档案室的监控和管理系统，加大资金投入力度，保证扫描仪、打印机等档案管理设备设施能够满足当前的工作需求；再次，要提高对网络建设的重视，建立完善、专业的文书档案管理平台，实现专职管理人员的可视化系统操作，提高文件资料管理的准确性和实时性，充分发挥数字化系统的共享和传递机制，提高管理效率；最后，应获取管理部门和专业机构的支持，可以和第三方机构积极沟通，通过采购、招标等方式补充基础设备设施，提高档案管理效率和质量。

4.加大人才培养力度

人才是管理工作的执行者和根本影响因素，数字化管理需要专业的技术人员和管理人员，单位应加大相关人员的培养力度，提高专业技术水平，建立一支综合素质过硬的档案管理队伍。首先，单位应从当前的发展现状和管理人员水平出发，制订和完善培养及招聘计划，可以通过人才交流、招聘等多种方式引进专业人才，在招聘时提高招聘标准，做到严格选拔，对其从业资格、职业素养、创新能力等展开综合评估；其次，单位要优化管理人才的培养，通过定期培训、交流互动、自主学习和规模化授课等多元化培训方式完善人才培养路径，通过资格评估、内部活动、课题研究等方法提升专业性；最后，建立科学的管理团队，根据档案管理工作匹配工作人员，明确工作职责，发挥工作人员的管理和辅助功能，积极配置管理资源，组建专业素质和创新能力均较高的队伍，整合管理资源，推动档案数字化管理工作顺利开展。

四、结语

综上，数字化技术在文書档案管理工作的应用，能够提高文件存储和利用的效率和便捷性。相关单位和工作人员应强化数字化管理和创新意识，在工作中积极开展数字化管理，提高先进技术的使用，减少和避免传统档案管理中存在的风险，加快数字化建设进程。

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