信息技术发展给档案工作带来的机遇和挑战

陶德禹

摘 要：随着信息技术的发展，档案的载体和管理方法都发生了改变，给档案工作带来了机遇和挑战。政府有关部门需要加快档案信息化战略转型步伐，增强信息化思维能力，善于用信息化思维分析和思考问题，善于用信息技术手段开展档案工作。

关键词：信息技术；发展；档案工作；机遇；挑战

随着互联网、大数据、云计算、人工智能、区块链等新一代信息技术的飞速发展，信息技术在档案管理领域的应用范围越来越广泛，档案的载体和管理方法都发生了改变，提高了政府部门的工作效率和质量，同时也给政府部门档案工作带来了机遇和挑战。

1  信息技术发展给档案工作带来的机遇

1.1 信息技术的发展拓展了档案载体形式

信息技术的飞速发展，已彻底改变了几千年来传统档案的记录和形成方式。政府有关部门在开展各项业务过程中形成的各类有价值的数据、文件和信息未来发展趋势必将统一保存在政务云数据中心；各类共享的、基础的公共数据，将会以“一个部门一次形成、多个部門多次共享使用”的方式最大限度地发挥其价值和作用[1]。这不仅大大提升了政府部门的办事能力和工作效率，而且能够将公共信息资源在形成办理、审批签发阶段就实行集中管控和共享使用，为各部门归档和管理政务信息资源提供了良好的网络系统环境和信息化条件。在计算机系统内按照归档要求实现逻辑归档，就形成档案新的载体形式—“电子档案”。

1.2 信息技术的发展改变了档案管理理念

政府有关部门使用各自领域的电子政务系统，形成大量专业类信息资源并拥有其管理权限；而大数据管理机构则是协调和统筹管理政务基础数据库和政府机构需要使用的共享类数据和文件，所有这些专业类和共享类政府信息资源统一存储在政务云数据中心，并应根据电子档案管理的相关要求对政务信息资源进行归档移交。档案管理机构开展电子档案管理，则是需要将各类电子政务系统中形成的数字形式的、有价值的、需要长期保存的信息资源进行收集整理、分类组织、质量检测和统一管理，并根据需要和授权面向政府机构及社会公众提供电子档案的利用服务。

1.3 信息技术的发展提升了档案存储水平

使用计算机和档案管理软件等信息技术对档案进行存储，能够丰富存储形式、增大存储量。首先，信息技术以电子档案为载体，这一特征能够增加档案存储的介质种类，有利于确保档案信息的完整性；其次，与纸质方式保存相比，电子介质还能以音视频形式存储档案信息，在确保档案内容完整详尽的基础上提升档案的存储水平；再次，能够充分发挥计算机及互联网的作用来获取超大的档案保存容量，与传统的档案管理方式相比，以信息技术为依托的档案管理模式对档案库房的硬件条件等要求相对较低，因此能够降低管理成本。

1.4 信息技术的发展提高了档案利用效率

信息技术的发展推进了档案信息化建设，档案利用者和档案相关网站利用者只需通过手机、计算机等终端输入检索条件或关键词，即可迅速获取相关信息，在获取电子文件后，可自行下载打印。这不仅有效提高了档案的查询利用效率，也促进了档案查询利用的精准化，更有利于档案价值的发挥。传统的纸质档案查询方式比较复杂，利用者首先要到当地有关部门了解所需档案的存放地点信息，然后再前往档案存放地点进行查询利用。信息技术的发展有效改变了这一现状，可以使档案人员从繁琐的档案查询中解脱出来，转而将更多的精力放到档案的开发利用和为民服务上来，极大地提升了为民服务的能力和水平。

1.5 信息技术的发展强化了档案安全保障

信息技术的发展，通过网络安全、计算机系统设计、档案管理制度等一系列的保障措施，保证了档案管理系统及档案数据的安全。首先，与传统的纸质文件不同，以电子文件方式归档，能够避免纸质档案被损坏、被腐蚀等问题，提高了档案的安全性。其次，通过技术手段和国家强制措施，档案管理平台都强化了灾备体系建设，确保在发生灾害的情况下，档案信息能快速、完整的恢复应用，档案信息安全更有保障。

2  信息技术发展给档案工作带来的挑战

2.1 档案信息技术的关注和重视程度需要提高

一些部门对档案信息技术的认识不高，对档案信息技术经费的保障、专业人才的配备、安全保密保管等具体问题重视程度不够，认为没有必要浪费大量的人力、物力、财力，只要保管保护好纸质档案就行了；有些部门档案管理意识比较落后，档案信息化建设一直没有纳入工作计划；有些部门缺乏对档案信息技术的关注和重视，也未能深刻认识到信息技术在档案管理工作中的重要作用，无形中阻碍了档案信息化建设水平的推进。

2.2 档案信息技术管理人才综合素质需要提升

一些部门档案信息技术人才缺乏，无论是人才数量还是专业水平都无法满足档案管理工作需求。一些档案人员不能够在网络背景下运用信息技术开展档案信息化管理工作，档案的存储管理与开发利用还停留在纸质和电子互补阶段，已远远不能满足信息技术对档案的管理和利用需求；一些部门虽然应用了档案信息技术，但档案系统中管理的主要内容只是档案目录数据，大量的纸质档案还没有进行数字化处理纳入档案系统，主要集中在文件收集或索引编制等方面，并未将信息技术贯穿档案管理全过程，不利于档案信息化水平的整体提升。

2.3 档案信息技术应用管理机制需要完善

一些部门没有建立健全档案信息技术应用管理机制，档案信息技术应用缺少制度约束，责任归档范围不够明确。有些部门虽然制定了一些档案管理制度，但相关工作人员的执行能力比较差，档案信息技术应用比较随意，档案信息化管理工作发展缓慢。不同部门之间缺乏统一的档案信息技术管理机制，档案管理工作中存在着一些技术方面的不兼容或冲突问题，给档案管理工作带来了负面影响。

3  信息技术高速发展时代做好档案工作的对策

3.1 提升信息技术管理档案的意识

有关部门对应用信息技术管理档案的重视程度，在一定程度上影响了单位档案信息化的进程。只有轉变档案管理理念，从传统档案管理模式逐步过渡到信息化管理阶段，档案信息化建设才能有所推进。只有充分认识应用信息技术管理档案的重要意义，才能将档案信息化纳入工作规划，在内部管理上逐步强化信息化设备与技术的运用。有关部门在谋划档案工作发展过程中要增强信息化思维能力，善于用信息化思维分析和思考问题，善于用信息技术手段开展工作和解决问题，牢牢把握正确的发展方向，抓住信息技术发展规律和主要特点精准施策，把真正有用的实用的信息技术用到档案工作中。

3.2 建立档案信息化工作制度体系

3.2.1建立档案信息化工作制度。有关部门应根据自身的实际情况，制定出一个按内部组织机构或档案人员职能分工的，内容比较具体、全面而又有明确针对性的信息化工作制度。结合档案信息化建设的状况，制定严格的档案考核标准与办法，将档案信息化纳入日常业务考核，与档案人员和相关人员的业绩奖罚挂钩，激励他们做好档案信息化工作的积极性，促进档案信息化工作扎实有效地开展。

3.2.2规范档案信息化监督制度。完善的监督制度不仅可以保障档案资料的信息安全，同时还可以大力提升档案管理工作人员的工作热情。规范档案管理信息化监督制度，确定档案信息化范围、层层理顺工作职责，工作人员严格履行档案信息化监督制度，可以及时准确地发现信息化过程中存在隐患的问题，在规定时间内高质量完成档案信息化工作。

3.3 构建档案信息化运行管理体系

3.3.1形成档案信息化管理网络。档案信息化管理体系应结合本单位的实际情况进行系统设计，将档案管理的信息化与传统档案管理相结合，有选择性划出主次，形成以档案室为中心、各科室和职能部门的信息化管理网络，及时跟进更新档案信息，提高档案管理及利用工作效率。

3.3.2明确档案信息化责任范围。在应用信息技术开展档案信息化过程中，有关部门要明确工作人员的业务范围，既各司其职、各负其责，又互相支持、密切配合。各科室负责形成档案的信息化工作，对电子文件的真实、完整、可用、安全方面内容进行鉴定、检测，相关责任人进行归档确认。档案管理员接收电子档案后，需对档案的真实性、完整性、可用性、安全性进行“四性”验证，合格后方可归档存储，定期移交至档案室，实现单位档案信息的集中统一管理，最大限度地发挥计算机系统在档案信息处理方面的强大功能[2]。

3.4 加强档案信息化设施设备建设

3.4.1 配置档案管理硬件设施。逐步引进现代化设备，以替代传统的档案管理设备，购置档案信息化硬件设施，如计算机、打印机、扫描仪、服务器。在日常工作中要安排专人负责档案信息化设备与技术的引进、培训、维护等工作，以保障档案管理信息化工作的进程。

3.4.2配备档案管理系统软件。档案系统能与单位办公或业务系统实现对接，能够对前端形成系统提出数据格式、数据结构、元数据等方面的要求。档案管理系统具备接收经办公系统或业务系统产生，经过归档确认后的电子档案数据；按照职能或技术等方式进行分类；按照管理或利用等不同要求对电子档案数据进行处置；对电子档案进行检索、统计、发布；在线或离线备份电子档案数据；日志、权限、维护等系统管理功能。

3.4.3 建立档案信息化管理平台。档案信息化平台是实现档案信息传输网络化和档案信息资源共享化的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案信息化管理的核心内容。包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。有效地保存图片以及声像等档案资料，实现单位全部档案管理的信息化和数字化，提高单位档案管理的质量和提供利用的效率[3]。

3.4.4 开展档案资源数字化工作。有关部门要充分利用档案管理软件、扫描仪与计算机等现代化设备开展档案数字化工作，将各种纸质、图片、声像资料的档案信息转换为数字化信息。通过数字化、网络化技术手段，建立起各类档案目录数据库和全文数据库，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。

3.5 攻克档案信息化管理过程中的难题

3.5.1培养双重知识结构的复合型人才。档案人员要了解多媒体技术的相关知识如电子文件的特征、电子档案的全程规范管理、计算机网络安全知识等以确保档案信息的完整性与档案信息的安全性。重点掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既精通档案管理业务知识，又熟悉计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。

3.5.2规范档案信息化基本原则。电子档案的移交与接收必须基于计算机信息系统来完成，需要熟练掌握电子档案移交与接收基本的、原则性的要求，在移交与接收工作中，还需要有关部门通过布置系统、配备设备、安排人员、建立制度来具体落实。例如，不同类型数据的格式、各种数据的关联方式和组织结构、电子档案数据与源系统或设备的依赖性或关联性、存储地址和方式等。

3.5.3攻克档案工作中的技术难题。通过工作实践深刻了解各种信息技术的特点、功能和作用，深入思考如何使信息技术与档案工作相向而行深度融合，如何更好地利用信息技术促进档案工作，利用成熟的信息技术条件，谋划解决当前档案工作中无法解决的问题。例如，利用互联网技术可以解决查询档案实体时间和范围受限问题，提供不受时间空间限制的档案利用服务；利用区块链技术可以探索解决电子档案的可靠性问题，等等[4]。逐步养成信息化思维习惯，为正确运用信息化思维谋划工作和解决问题奠定基础。

档案是国家和民族的重要记忆，国家发展和历史延续都离不开档案。政府部门必须顺应信息技术发展需要，主动利用信息技术来拓展档案工作手段，提升档案保管利用工作效果。档案工作要实现“弯道超车”，必须紧紧抓住新一代信息技术带来的难得发展机遇，主动顺应信息技术发展趋势，加快档案信息化战略转型步伐，全面实现以信息化为核心的档案管理现代化，推动档案事业发展迈上新台阶。

参考文献：

[1] 李贞贞，肖宛如，刘威.政务云环境下机关档案管理系统设计[J].北京档案，2020（12）：29-31.

[2]韩翠香.政务服务中心一站式服务模式的优化研究[J].兰台内外，2021（18）：17-18.

[3]刘焱华.信息时代档案信息资源的开发与利用[J].黑龙江档案，2020（6）：37.

[4] 韩魏华.建设档案信息资源共享平台首先要建好档案网站[J].兰台内外，2021（9）：32-33.

作者单位：洮南市退役军人事务局