文书档案精细化管理理论与实践研究

摘 要：本文基于影响文书档案精细化管理的任务、标准、制度和流程四个要素方面，以医院文书档案为例，从细化文书档案管理任务、明晰文书档案管理标准、健全文书档案管理制度、规范文书档案管理流程、强化文书档案管理考核、建设文书档案管理平台六个方面提出了文书档案精细化管理相关理论及具体实践探索，对推动文书档案精细化管理具有参考价值。

关键词：文书档案；精细化管理；理论；实践

概述

文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。通常是在党务、行政管理事务活动中产生，由通用文书转化而来，一般包括指示、决定、请示、通知、批复、计划、总结等。精细化管理是一种管理理念，旨在为适应社会分工精细化、服务质量精细化而建立目标、标准、流程、任务细分，做到计划、决策、控制和考核精确。文书档案精细化管理是在遵守文书档案管理制度化、标准化、规范化、科学化基础上，注重精准细致的管理规定，对文书档案全环节、全生命周期把控，从而实现文书档案管理效率、效益最佳。

精细化管理是建立在科学管理思想基础上，经实践验证、符合高质量发展特点和规律的先进理念和方法。从档案视角分析，文书档案精细化管理的本质就是引入流程化的“标准、精细、规范”、信息化的“网络、数字、智能”等特征，结合文书档案管理性质和特点，明确管理规范、细化管理制度、优化管理流程，将文书档案管理落实到部门、环节、个人，实现文书档案管理优质高效。随着计算机信息网络技术的应用，办公自动化系统在党务、行政管理中得到了普遍应用。在办公自动化背景下文书档案与办公自动化之间的联系更为紧密[1]，文档一体化管理水平显著提升，文书档案建档、归档及利用更便捷高效，同时，也面临着诸多非传统安全因素威胁，需要从理论与实践中予以管理流程、细节重构，从影响文书档案精细化管理的任务、标准、制度、流程四大要素入手，推动文书档案精细化管理目标实现。

1 细化文书档案管理任务

管理任务细化的明确，能够确定文书档案精细化管理范围、具体管理事项，减少在具体管理过程中发生任务重叠、多头管理。文书档案管理是一项涉及众多因素的系统工程，可借鉴霍尔三维结构法[2]，从逻辑维（文书档案管理步骤）、时间维（文书档案形成时间顺序）、知识维（涉及文书档案管理专业知识）三方面系统描述文书档案管理任务。以宁德市闽东医院为例，该院始建于1937年，设有内科、儿科、耳鼻喉科、超声医学科等12个国家级住院医师规范化培训基地，骨科、泌尿外科等2个省级临床重点专科，是集医、教、研、预防保健于一体的三级甲等综合性优抚医院。其中文书档案主要由办公室、档案室负责。

1.1 从逻辑维看

主要是：（1）明确问题。就是明确建立文书档案管理体系需要解决的问题，以及问题的历史沿革。就文书档案而言，主要存在着管理规范化及电子文书档案管理精细化问题。（2）系统指标设计。文书档案管理要实现的目标，并拟定评价目标实现与否的评价标准。即，提高文书档案管理整体水平，并为行政管理提供信息支持。评价指标包括时效性、完整性、归档率、合格率、利用率。（3）系统方案综合。按照当前文书档案管理问题的性质及预期目标，拟定可行方案供选择，如医院办公室文书归档情况、业务科室文件归档情况、具体经办人归档落实情况。（4）系统分析。根据文书档案系统指标设计及方案，从费用成本、效益分析、风险度等分析比较备选方案，并进一步细化、精简文书档案管理业务流程，在此基础上做出文书档案管理任务。（5）系统优化。在一定限制条件下选择最佳方案，或将方案进行优劣排列。由于影响文书档案管理质量的因素较多，既有文书档案自身质量，也有文书档案管理效率，还有利用与安全保密之间的矛盾性，因此，需要将若干指标协调，达到管理目标最优化。（6）决策分析。由文书档案管理决策者决定选用具体方案。（7）实施计划。将方案付诸实施。

1.2 从时间维看

文书档案管理业务流程具有一定的时序性，即文件收集—分类整理—目录编制—存储保管—利用服务—安全管理—评估鉴定—销毁处理。而电子文书档案管理则包括4个环节（收集、整理、移交、接收）和12个步骤（捕获、录入、转换、组件、编号、封装、移交检测、移交登记、提交、接收检测、接收登记、接收确认）。从时间维来看，这些环节、步骤逻辑是相互影响的。文书档案管理是一个全生命周期过程，前一阶段管理质量直接影响到后一环节，因此，要把文书档案管理看作是一个系统、整体，不能任意割裂。

1.3 从知识维看

要将具有凭证、查考和保存价值的文书档案纳入归档范畴。

2 明晰文书档案管理标准

2.1 制定详细且明确的文书档案管理标准，是确保文书档案管理目标任务顺利完成的前提和基础

要建立完备的文书档案管理标准体系，在落实国家、医疗行业、档案系统标准规范基础上，还需要结合医院自身实际。既要注重制定文书档案管理结果的标准，也要重视文书档案管理行为、过程的标准规范。要从文书档案管理环节、流程等各个方面，全面、系统地细化、量化标准体系，以标准指导文书档案管理、規范管理行为、衡量管理效果。针对文书档案管理全过程，其中：（1）收集环节。制定的标准有：《医院文书档案征集工作规范》。《医院文书文件归档范围及保管期限表》。（2）整理环节。制定的标准有《医院文书档案案卷格式》《医院电子文件归档与电子档案管理规范》《医院归档文件整理规则》。（3）移交环节。制定的标准有：《医院文书档案移交接收操作规程》《文书类电子文件元数据方案》《医院纸质档案数字化规范》；（4）接收环节。制定的标准有：《医院文书类电子档案检测一般规定》《医院文书纸质归档文件装订规范》。

2.2 医院文书档案标准的制定应秉承统一性、继承性、适时性和可执行性原则[3]

所谓统一性，就是要求医院文书档案标准要符合国家标准（如《档案著录规则》）、档案行业标准（如《全宗卷规范》《档案装具》），保持标准内容与技术要求的协调一致性。继承性是要求医院文书档案制定在一定时空范围内保持相对稳定性。适时性是指医院文书档案标准制定要与时俱进，体现文书档案工作时代性特征和要求。如为适应OA系统应用电子文书档案归档需要，制定《医院电子文件归档与电子档案管理规范》。可执行性则是要求标准制定要与医院文书档案管理实际相适应，具有可操作性。

3 健全文书档案管理制度

3.1 健全制度，细化管理

制度是共同遵守的办事规程或行动准则，是技术发挥作用的保证，制度建设注重严肃性、严密性、系统性[4]。医院文书档案管理制度应围绕“流程管事、制度管人”原则，通过制定健全的文书档案管理制度来加强文书档案管理相关部门及其人员行为约束，是精细化管理的重要抓手。从国家医疗卫生事业及档案事业、档案行业、医疗机构及具体文书档案管理部门层面，构建医院文书档案管理精细化管理制度结构层次，从宏观与微观两个层级规范医院文书档案管理决策、控制和操作行为。既要执行《档案法》《档案法实施办法》《电子公文归档管理暂行办法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《电子档案移交与接收办法》等相关法律法规和规章制度，还要执行《福建省档案条例》《福建省电子文件归档与电子档案管理办法》等地方性规章制度，也要制定并执行部门档案管理规章制度，如《医院文书档案管理办法》《医院档案管理考核实施细则》《医院文书档案收集归档指引》《医院文书档案保密规则》《医院文书檔案鉴定、销毁工作要求》等。

3.2 整合功能，注重效率

医院文书档案制度制定要以国家治理为视角，结合医院档案管理现实，增强制度制定系统性、具体化，通过出台相关制度、规范等，形成覆盖面广、易于操作的治理措施[5]。注重医院文书档案管理制度与其他制度规范之间的功能整合，提升文书档案管理制度执行能力，形成运行有效的文书档案管理制度。此外， 还要建立制度执行的相关保障机制，确保制度执行取得预期效果。如建立文书档案制度执行审查、评估机制，将档案制度、业务规范等嵌入档案管理系统中，使制度内化为必要的流程[6]。

4 规范文书档案管理流程

4.1 规范管理流程的目的

基于流程再造理论，将医院文书档案管理流程精细化为“收集—整理—利用—转递”闭环管理，做好收集流程、鉴别流程、整理流程、利用流程、维护流程、传递流程管理，打通“断点”，消除“重叠”，确保流程化内部有机衔接、环环相扣，确保文书档案管理高质效推进。

4.2 规范管理流程的内容

办公OA系统在日常行政管理中深度应用，按照“来源可靠、程序规范、要素合规”标准，建立“文档一体化”管理流程，将文书档案管理延伸至文件形成之初。首先是规范系统流程。主要设计发文和收文两个环节。前者经拟稿、核稿、签发、编号、盖章、发文，将电子文件以流式文件转换为版式电子文件，并经“真实性、完整性、可用性、安全性”“四性”归档检测，将电子档案移交至档案部门。将办公自动化系统中办结的收文，根据其归档标准和要求，经格式转换、“四性”检测后移交至档案部门。其次是形成可信归档元数据。按照《党政机关电子公文元数据规范》标准和要求，将纳入文档一体化电子公文中的基本元数据、扩展元数据进行数据捕获、录入、转换、整理，并按照“四性”标准和要求进行检测，形成可信归档元数据。再次是建立文档一体化管理系统。按照单套制管理理念，将办公自动化子系统、电子档案管理子系统融合为文档一体化系统，实现文档一体化自动管理。

5 强化文书档案管理考核

5.1 建立考核评价办法

文书档案考核评价应包括文书档案精细化管理组织建设、文书档案管理质量、文书档案标准规范落实、信息化建设、文书档案开发利用与管理、设施设备，以及其他加/减分项，涵盖文书档案精细化管理各个方面。

5.2 注重考核评价应用

每年底开展一次文书档案精细化管理考核，由档案部门具体负责，并邀请员工代表参加，按照统一标准、尺度，公开公平公正地开展考核，将考核结果与部门绩效、个人奖惩有机结合起来，注重文书档案考核评价结果运用。还可丰富考核评价方式方法，以评促培，将文书档案精细化考评与文书档案业务培训有机结合，开展文书档案分类、排序、编目、组卷等现场培训演示，提升实际操作能力。

5.3 发挥考评评价功能价值。

医院文书档案是无形资产，蕴藏着丰富的信息资源，也是医院管理能力和水平的重要体现。通过精细化管理，可以让文书档案价值更好发挥。例如，通过对医院日常医务管理记录的信息挖掘，为日常人员管理、医务活动管理提供重要信息支持和经验参考。

6 建设文书档案管理平台

基于现代信息技术及文书档案管理发展状况，紧密结合电子文书档案管理特点和现实需要，深入研究文书档案管理机构、职能、管理制度规程、信息化系统等，积极搭建满足医院文书档案精细化管理所需的信息化平台，实现文书档案信息多源采集与精细化管理。文书档案管理平台要以智能化系统应用为核心，使其具备流水线工作模式，设置用户管理模块、系统参数模块、数据备份与恢复模块、文书档案借阅管理模块和文书档案查阅模块。其中用户模块主要包括文书档案用户管理和权限管理两个方面，赋予不同用户以不同管理权限，实现自我检索、查询和利用。系统模块主要包括文本表、档案表、参数表、系统表，包括文书档案信息编辑、保存、修改、添加、删除等功能。数据恢复与备份主要是根据文书档案数据类型条件进行不同管理。借阅、查阅模块主要涉及系统的应用，通过用户权限设置，为其利用提供便利。

结语

医院文书档案精细化管理是医院现代化管理的重要内容，要在遵守文书档案管理制度化、标准化、规范化、科学化基础上，将精细化管理理念和要求融入文书档案管理全环节、各方面，以期实现文书档案管理效率、效益最佳，为医疗卫生事业发展提供信息支撑，发挥文书档案最大化价值。

参考文献

[1]杜建民.浅谈办公自动化环境下的文书档案管理的特点和建议[J].水利规划与设计，2014（9）：64-65，72.

[2]李海文.谈霍尔三维结构法在社会治安防控体系建设中的运用[J].浙江公安高等专科学校学报：公安学刊，2003（3）：38-41.

[3]迟真贞.制定档案工作标准的原则、要求与方法[J].黑龙江交通科技，2010（12）：127.

[4]谢永刚.新中国70年治水的成就、方针、策略演变及未来取向[J].当代经济研究，2019，30（9）：14-23.

[5]陶火生.十八大以来中国共产党建设生态文明制度体系的成就与经验[J].福建师范大学学报（哲学社会科学版），2022（3）：59-65.

[6]陈自才.十八大以来党内法规制度建设的实践探索[J].中国特色社会主义研究，2021（5）：96-104.

作者简介：林英华（1975— ），大学学历，宁德市闽东医院副研究馆员，研究方向：医院档案管理。