型号项目档案工作一体化研究

张京波 张耀欣 王健伟 王翰林

摘要：型号项目的管理复杂、信息化程度高、内容专业性强等特点，使得其档案工作在归档、管理与开发利用等方面面临诸多挑战。在型号项目向科研创新模式升级的背景下，将一体化方法应用于型号项目档案工作具有重要的现实意义。论文结合企业一体化战略思想，通过理论论证与现实考察，提出型号项目档案工作的业务一体化、系统一体化、人员一体化策略，以期提高型号项目档案管理水平，服务企业高质量发展。

关键词：型号项目 档案工作 一体化

型号项目涉及装备型号、重大专项工程等研制工程，具有项目规模大、研制周期长、参研主体多、技术难度高等特点。[1]近年来，我国各类型号项目正在逐步从传统生产模式转型为科研创新模式，这也为传统型号项目档案工作提出了新的要求和挑战。档案工作一体化是指有目的地将本不属于档案业务但与档案工作密切联系的业务活动纳入档案工作范畴中，并将其组成一个统一的业务体或组织机构的过程。[2]目前，已有理论研究成果主要集中于档案工作一体化本身的框架研究或型号项目档案工作实践情况，未有将一体化思维应用于型号项目档案工作优化提升的专门研究。为此，本文拟从理论论证和现实考察出发，探究型号项目档案工作一体化策略，助力型号项目档案工作提档升级。

一、型号项目档案工作一体化的必要性

在型号项目档案工作中应用一体化方法能够有效提高管理效能、优化档案资源体系、加强人才队伍建设，进而促进型号项目档案工作适应新变化、新要求，助力企业整体高质量发展。

第一，通过一体化建设可以将型号项目的各个业务阶段、业务系统、参与主体等进行全方位整合，从而形成一个连续、完整、系统的档案管理体系。型号项目档案工作要求贯穿型号项目全流程，档案功能设计嵌入各系统模块，档案人员进驻型号项目各部门，以有效提升档案工作的效率和质量。

第二，通过一体化建设可以从档案工作的视角出发，重构型号项目工作。这样做一方面能够加强档案部门对各参与主体档案工作的监督与指导，确保型号项目形成的材料按时、完整地归档；另一方面也能够帮助档案部门反思和优化归档范围、归档方式，从而提升档案资源建设水平。

第三，通过一体化建设可以在不同部门的业务员、档案员和档案部门的工作者之间建立双向沟通渠道。这不仅能够促进人员间的专业技能交流和业务能力互补，还能够构建一支既懂业务又懂档案的复合型人才队伍，为进一步开展档案知识服务创造条件。

二、当前型号项目档案工作中存在的问题

近年来，在《科学技术研究档案管理规定》等规章制度和质量管理体系的外部约束下，以及项目规范化管理和企业高质量发展的内部驱动下，型号项目各参与主体不断提高对档案工作的重视程度，并制定了相应的制度规范。但在实际工作中，较之其他业务工作，档案工作仍有明显的滞后性与脱节性，具体表现在以下三个方面。

（一）型号项目管理复杂，材料后期归档难度大

型号项目作为典型的复杂系统工程，其管理工作难度较高。从项目实施周期来看，一般需要三至五年，甚至更长时间。从参与主体来看，需要主管部门、研究院、生产单位等多类型主体，以及大量人员以“大协作”方式共同完成。从实施过程来看，包括研究、规划、设计、试制、生产和试验等流程，环节多且推进复杂。此外，不同于一般性的生产项目，型号项目还具有高度的科研与探索性质，文件材料的参考与复用价值极大，因此对于归档材料的齐全性有较高要求。综上，型号项目生成的文件材料存在历时性长、形成主体多、体量大、门类多、版本多、内容复杂等特点，在管理上存在较高难度。

在实际工作中，虽然各参研主体对型号研制全生命周期内所形成的各类技术文件、工艺文件、计划管理文件等的归档范围和归档要求均有专门的制度和明确的规定，但型号研制过程中形成的各类文件都是经过数次、数轮的智力迭代和科学试验而产生的，版本复杂，内容往往会存在交叉或重复。加之档案人员未能深度介入型号研制过程，无法全面掌握文件材料实际应归档范围，型号研制队伍又未能意识到文件材料归档的重要性，导致大量珍贵文件材料随着项目结束或业务骨干更替而自然流失。此外，传统的项目结束后集中归档的方式，不仅会导致工作量较大，还会因缺乏前端控制而导致档案收不到、收不齐或质量低等问题，使不可回溯的档案材料存在空白或失真。

（二）型号项目信息化程度高，档案移交接收难度大

在全面数字转型背景下，型号项目全生命周期研制流程已转向模型驱动、线上协同、自动化生产、虚拟化试验的高度信息化模式。这也推动大量文件材料以数字化甚至数据化模态生成。以零件生产制造阶段为例，传统的打印图纸后送至工厂加工的方式，已经逐渐被软件建模后直接发送到数控机床加工的方式替代。

在此新形势下，纸质时代沿用的传统档案管理模式已经不能满足工作的需要，迫切需要一种全新的档案管理模式和档案管理系统来管理各条线上业务系统产生的异构性电子文件。此外，型号项目研制过程往往涉及多种专业软件，其形成的电子文件格式多样，不仅对软件和硬件环境具有高度依赖性，而且文件之间存在较为复杂的组配关系，归档过程中必须保障归档电子文件的完整性，否则缺失某一个电子文件，都可能造成归档的电子文件无法利用，或归档信息不完整。可见，型号项目的信息化建设使其电子文件归档在管理模式、管理對象、技术实现、软硬件平台等方面面临诸多新的挑战。

（三）型号项目专业性强，档案管理难度大

由于形成背景特殊，型号项目档案具有跨机构、跨领域、跨学科的“三跨”特点，[3]涉及面广、内容复杂、专业性极强，因此不仅需要工作人员具备扎实的档案专业知识，还需要具有相关技术、管理等方面的知识。此外，为提高型号研制的效率和研究成果的可重用性，打造系列化、通用化、组合化的“三化”型号产品，[4]需要加大型号项目档案的开发力度，在精准把握各参研、参制方深度需求的基础上，发掘与提炼现有内容资源，形成知识服务产品。由于型号项目对质量要求较高，因此需要对知识服务内容涉及的专业知识进行考证与研究，保障知识服务产品的真实性、严谨性、科学性。这些都对档案工作人员的综合能力与知识储备提出了极高的要求。

目前型号项目各参研主体已归档保存大量文件材料，这些材料是最宝贵的知识资源。然而型号项目档案工作尚处于有序整理、安全存放的初级阶段，未能建立起对档案资源有效梳理和深入研究的工作机制。档案资源体系中的知识存量尚待进一步梳理，知识组织方式尚粗放，知识应用场景尚不明，要想从海量的型号项目档案资源中获取有价值的内容，并为型号研制工作提供知识服务，仍存在较大困难。

三、型号项目档案工作一体化策略

针对型号项目档案工作一体化的理论必要性与现实紧迫性，本部分拟以企业一体化战略为指导，从业务流程、信息系统、人员队伍三要素着手，探究将档案管理紧密耦合到型号项目过程、耦合到参与主体的整体管理工作中的策略。

（一）业务一体化：前置档案工作，变被动接收为主动谋划

考虑到型号研制业务与档案工作在管理对象上的一致性、业务流程上的接续性，以及管理质量的互依性，应当前置档案工作，将其归档要求、归档责任、归档节点、归档任务嵌入各业务流程，实现档案工作从结果跟随到全程控制的转变，提高整体档案工作效率与质量。具体策略包括：一是流程优化，将档案工作嵌入业务流程。将档案工作从项目完成后集中归档模式更改为业务流程进行中“随干随归”模式。将档案管理流程中的审批和授权机制与业务流程相结合，按照阶段及时开展预立卷，实现预立卷状态与型号产品状态同步转换。也就是说，研制转入下一阶段时，由档案部门及时确认上一阶段文件材料的形成质量和归档情况，确认通过后才能开展下一阶段工作，以此分解档案归档工作。二是业务互通，将档案资源作为各级知识成果管理的重要环节。完善知识成果的管理流程，将档案资源的“收、管、存、用”等操作流程纳入企业知识成果管理的获取、存储、共享、应用和创新等对应环节中，推动企业的档案资源体系建设与知识沉淀积累同步提升，在此基础上实现知识、档案的归档同策划、同实施，确保知识成果完整性的同时，保障其真实性，便于后续的跟踪、溯源与利用。三是强化监督，建立常态化业务监督指导模式。在转阶段等关键研制节点，将档案纳入监管流程，定期开展监督指导，对型号档案的完整性、有效性、准确性进行及时把控，避免出现因集中归档带来的档案遗失和覆盖不全的问题。

（二）系统一体化：打通系统壁垒，变弱关联为强耦合

型号项目档案部门要加强与业务部门、技术研发部门的协作，首先需要对型号项目涉及的所有业务系统进行功能设计、衔接关系梳理，确立电子文件的归档范围和归档方式，在此基础上实施业务系统与电子档案管理系统的同步规划与建设策略，逐步实现系统一体化，提高电子文件管理水平和归档效率。一方面要逐步开发电子档案管理系统与各业务系统间的归档接口，实现电子文件自动归档，从技术上实现系统间的对接，从功能上达到电子文件在线归档的目的。业务系统根据已设定的审核原则，对系统内的文件或数据状态进行判断，如达到归档条件，则将数据信息传递至电子档案管理系统。此外，在归档条件设计过程中，应特别注重版本控制，确保关键节点、关键版本电子文件及其元数据应归尽归。另一方面要精细化设计系统归档方案，保障电子档案的可读可用。根据不同的业务系统生成的电子文件格式、类型的区别，与电子档案管理系统的互动方式，以及归档后的使用目的，设计不同的归档接口。如对于业务系统生成的一般性二维版式文件，可采用专用转换接口将文件转换为通用PDF等格式进行归档存储。对于采用轻量化模型格式的工艺数模，可采用原文件格式归档存储，同时对模型工具软件进行归档存储。而对于大型专业系统，则可适时采用功能嵌入方式，将电子档案管理的功能和技术措施嵌入业务系统，在其内部实现档案管理。

（三）人员一体化：促进人员协作，变弱配合为强协作

为保障型号项目档案工作质量，发挥其价值，亟待培养一支既懂业务又懂档案的全能型、复合型人才队伍。为此，应当通过人员一体化策略细化人员分工与职责，整合现有人力资源。具体来讲，一方面要确保职责细化，将档案工作责任压准压实。明确型号研制总体、分系统、单机和主承研、协作方的责任，强化型号研制队伍中型号“两总”、技术人员、兼职档案员的角色分工，营造人人都是档案员的工作氛围，确保项目推进过程中档案工作步步有要求、人人有責任。另一方面要促进能力互补，完善型号项目档案利用体系建设。建立由不同业务部门、不同知识背景人员组成的复合型档案开发利用专家组，加强对档案内容的理解、挖掘，分析业务工作的需求与痛点，提供精准、专业的档案知识服务产品，尽可能将已有型号的成熟管理经验与技术参考材料提供给各研制主体，降低研制风险、提高研制效率。加强与宣传部门、史志部门人员的协作，积极挖掘型号项目档案中蕴藏的先进精神、奋斗故事，完整记录我国航天、国防等各领域发展历程、伟大成就。

四、结语

型号项目档案是我国档案资源体系的重要组成部分，不仅是相关工作的重要凭证和参考，也真实地记录和反映着我国在国防、航天等领域的自主创新历程和取得的非凡成就。型号项目档案工作一体化，将不同参研主体从业务、系统和人员等多个维度进行整合，实现了参研主体间的横向交流协作和纵向业务互嵌，是解决档案工作滞后、优化业务流程、提高企业整体效益的理想方案。当然，本文更多的是基于理论角度进行研究探讨，相关策略的具体适用性和有效性还需要在实践的检验中不断优化与完善。

注释及参考文献：

[1]樊会涛，张同贺.型号研制十二准则[J].系统工程与电子技术，2012，34（12）：2485-2491.

[2]蔡盈芳，嘎拉森.数字经济时代企业档案工作一体化研究[J].档案学研究，2022（4）：52-58.

[3]刘娜.大科学工程档案的特点及其价值研究[J].北京档案，2021（7）：34-36.

[4]吴燕生.中国航天运输系统的发展与未来[J].导弹与航天运载技术，2007（5）：1-4.

作者单位：1.北京空间科技信息研究所

2.中国空间技术研究院