高校科研管理质量体系内审存在的问题及改进措施

毛静 李燕 伍一波

摘 要：建立一套高校科研质量管理的有效方法对提升高校科研管理工作质量具有重要意义。内审是高校质量管理体系建设的重要手段，本文结合高校科研的特点，深入分析了高校在实施内部审核过程中存在的一些共性问题，并从提高全员质量意识、加强内审员综合素养、统筹策划内审工作和全面落实纠正预防措施四个方面有针对性地提出改进举措。

关键词：高等院校，质量管理体系，内审，改进措施

DOI编码：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.03.039

基金项目：本文受北京化工大学中央高校基本科研业务费项目“高校GF质量管理体系的优化研究”（项目编号：KY2207）资助。

Problems and Improvement Measures of Internal Audit in Scientifi c Research Management Quality System of Universities

MAO Jing1 LI Yan1 WU Yi-bo2

（1. Research Institute of Advanced Technology and Equipment， Beijing University of Chemical Technology； 2. College of New Materials and Chemical Engineering， Beijing Institute of Petrochemical Technology）

Abstract： It is of great signifi cance to establish a set of effective methods to improve the quality of university scientifi c research management. Internal audit is very important to the quality system construction of universities. In this paper， combined with the characteristics of university scientifi c research， some common problems existing in the process of internal audit of quality system are analyzed in detail. The targeted improvement measures are put forward， such as improving the overall awareness on quality， strengthening the auditors comprehensive capacity， making overall planning of internal audit and fully implementing corrective and preventive measures.

Keywords： colleges and universities， quality management system， internal audit， improvement measures

质量管理体系是国际标准化组织（ISO：International Standardization Organization）颁布的一组质量管理标准的总称，我国在总结和吸取了ISO 9000 质量管理体系先进理论、方法的基础上，结合我国国情并将军用产品的特殊要求纳入其中，编制形成了GJB 9001C-2017 质量管理体系要求[1]。质量体系的建立不仅能有效减少科研工作的失误，提高科研成果质量，特别是在国防科研等实用性要求非常高的研究领域中，质量体系很大程度能保证研究成果的可靠性、稳定性及其成熟度。

高校具有丰富的科研人力资源和科技创新潜力，学科交叉、门类齐全，是科技力量荟萃之地，是原始创新的重要源泉，更是我国基础研究和高技术领域创新的主力军[2]。为更好服务于国民经济建设，不断提高科研能力，满足承担重大科研项目的要求，高校科研引入质量管理体系已成为一种趋势。目前高校科研质量管理体系的研究工作多集中在如何借鉴企业质量管理标准建设的经验，而缺乏如何根据高校科研的特点建立与之相适应的管理模式的研究，更缺乏对高校科研质量管理体系建设的评价体系。按照标准的要求，质量体系内部审核是在建立、运行体系以后必须进行的一项管理活动，不仅是质量管理体系评价的一种方式，也是组织内部重要的自我改进机制。如果能够准确把握高校科研过程的特点，将内审与科研管理工作有机结合，可以真正起到规范高校科研生产管理的作用。本文通过分析目前高校质量体系内審工作的开展情况，总结内审中存在的问题，尝试提出改进措施，以促使学校质量管理体系的有效运行和不断改进。

1 高校质量体系内审的现状与问题

ISO 9000标准总结了发达国家在质量管理方面的先进经验，为企业质量体系的建立、实施和改进提供了指南，高校科研不同于企业生产，所以在将质量体系引入科研项目管理的过程中会产生很多问题，尤其是在内审过程中完全照搬企业内审的方式会引起诸多不适宜。

1.1 对内审的重要性认识有待提高

内审是高校质量体系持续改进的重要途径，各高校的《质量手册》等各层级质量管理文件中均按照标准明确地规定在固定期限内组织内部审核活动，是否能正视内审的重要性，往往能够从侧面反映出高校是否重视“管理改进出成果”的思维，是否善于利用自我诊断和自我评价来保证自我完善功能的实现。但在高校的实际工作中，质量体系内审的重要性常常未被充分认识。部分高校科研人员认为耗费大量的时间用于撰写文档去满足质量体系文档化和标准化的要求，与大学自由探索的科学精神相背离。质量体系内审无非就是走走形式、挑挑毛病，被审核的管理部门和项目组消极对待内审，相关准备工作不到位。在审核过程中，经常出现涉及的人员不在岗、迟缓提供相关记录材料等情况，严重影响了内审的效率和效果。

1.2 内审策划方案的全面性有待提升

内审计划涉及到高校质量管理体系的方方面面，具体到人员安排、日程安排和审核标准条款等因素。如何做好内审的策划工作，是保证内审顺利进行的必要条件。由于高校在建立质量体系时，往往将通过认证作为申请项目的“敲门砖”，但在体系的长期运行过程中经常会出现“重建立、轻运行”的情况，因此部分高校并不能从计划制定伊始就深入探究审核要素，综合考虑审核效果，造成质量体系内审策划的内容无法涵盖学校当前管理的重点和难点。高校在制定审核计划时，不注重人员和时间的搭配，造成内审员和被审核部门准备不充分；不能对往年内外审中出现的问题进行深入剖析，缺乏对质量体系中暴露的系统性和重复性问题进行重点检查；不能充分运用标准条款的内容来做到发现问题，造成内审工作的不全面和错位情况出现。

1.3 内审员队伍建设有待加强

内审员是现场审核过程的重要参与者，内审员的能力和素养决定了内审活动的有效性。目前，高校并没有专职的内审员，通常是采用兼职形式。在内审员的选拔过程中，高校的普遍做法是从建立质量体系的学院或是课题组抽调个别老师，组织老师参加校外机构的培训，老师通过考核获得内审员资格证书后，开始参加内审工作，并不重视培养内审员的实操经验，并没有建立一套完善的选拔和培养方案，存在“凑数、谁有空谁上”的现象。因此，培训不到位的兼职内审员在现场审核过程中，经常会走入以下几个误区：（1）由于对质量体系标准、学校内部的质量文件以及质量体系组织机构职能不熟悉，造成无法准备把握审核的切入点；（2）由于受完成审核任务的思想约束，现场审核流于表面，不深挖探究，为满足开具不符合项的数量要求而生套标准条款；（3）由于缺乏沟通技巧和专业技能，不能准确理解受审核部门或课题组的解释和说明；（4）由于碍于同事的情面，不将严重问题进行暴露和记录。

1.4 纠正预防措施有待全面落实

落实纠正预防措施是实现高校质量管理体系不断完善、不断改进的一个重要手段，能不断提高质量管理体系的适宜性和有效性。但高校的部分被审核部门或是课题组在现场审核发现不符合项时就不够重视，认为有些问题“不是事儿”“吹毛求疵”“可大可小”“纯属折腾人”；在不符合项整改阶段，整改不积极，制定整改措施拖沓，缺乏与内审团队的沟通，不正面问题，强调客观原因，推卸责任，不能做到原因分析清楚、责任明确，制定的纠正预防措施无实际意义；在“举一反三”检查阶段，检查流于形式，不能落到实处，缺乏对措施有效性的有效评估和验证。

2 提升高校质量管理体系内审有效性的措施

质量管理体系的内部审核是一种自觉的、持续的内部管理行为，是一种自我约束、自我诊断和自我完善的活动，有效的内部审核输出结果是体系管理评审的输入信息，也是校长对高校质量体系运行情况做出准确判断并采取改进措施的重要依据[2]。提升质量体系内审的有效性，有利于及时发现高校内部质量管理的问题，有利于提高高校质量体系的符合性和有效性，有利于高校质量体系的不断改进和不断完善。

2.1 提升全员质量意识

“人、机、料、法、环”是全面质量管理理论中的五个影响产品质量的主要因素，其中“人”处于五大要素论的中心位置，意识决定行动，因此质量意识的提升可以充分调动质量体系内人员的积极性和创造性，是质量体系有效运行的最大保障[3]。内审是高校对质量管理体系运行情况的一次全面的、系统性的检查，涉及到质量体系的各职能部门和高校科研、生产及管理的所有过程，因此需要体系内的每位老师都重视质量建设，自觉把这次内审工作看作是一次学习和提升的机会，以实现质量体系与研制流程的高效融合。

领导作用是质量管理的七大原则之一，校长作为高校质量体系的最高管理者，对高校质量管理工作的推进起到至关重要的作用，同样体系内审需要得到领导层的支持和推动。校长不仅需要认识到体系内审对于高校质量体系和管理水平的提升作用，还需要推动高校内自上而下的宣贯和动员，把质量体系建设作为一项长期战略来抓，将“管过程、管因素、管结果”贯穿于科研管理的各个环节，形成全员参与质量的局面。质量管理部门应广泛宣传学校的质量方针和质量目标，认真落实质量管理要求，坚决反对质量建设的形式主义，彻底纠正质量认识的偏差，将质量意识渗透到每位科研工作者和管理者的心中，使老师们切实将质量体系内审作为项目研究过程中发现问题、自我改进问题的方法和机会。

2.2 提高内审员综合素养

内审员是保证质量内审工作高效实施的关键因素，因此高校应格外关注内审员队伍的建设情况，按照“体系运行的护航人、问题管理的诊断人、全员改善的带头人”的定位，統一遴选和系统培养高校内审员。

在高校行政管理人员精兵简政的大背景下，专职的质量管理人员不可能增加太多，但为了提高内审的有效性，内审员队伍建设时又需要充分考虑高校认证范围较广的特点，因此建立兼职内审员制度是人力资源有效管理的重要途径。即通过课题组或学院推荐，科技管理部门遴选和聘任兼职内审员，并将内审工作进行学年考核工作量折算，实现兼职内审员的稳定发展。

合格的质量体系内审员不仅仅是获得外部机构颁发的内审员证书即可，内审员还需要熟悉被审核课题的相关领域专业知识、善于沟通、熟练掌握审核方法和技巧，因此需要制定合理的内审员培养机制，综合提升内审员的业务能力。（1）建立内审员定期培训制度。实践证明，只有加深对标准和质量体系文件的理解，才能有针对性的提出问题，并准确判断问题的性质。不熟悉标准和质量体系文件，只能找出一些表面、低层次的问题，不易发现体系运行的系统性、区域性失控。（2）创造内审员学习沟通的机会。邀请有经验的外审员指导内审工作，拓展内审的审核思路，提高审核技巧；充分利用每次外审的机会，安排内审员为向导，进行观摩学习；安排有经验的内审员对刚取证的内审员进行传、帮、带，把以老带新贯穿整个内审管理过程。

2.3 统筹策划内审工作

高校通常按照质量体系文件要求，开展体系内审策划工作，并根据策划内容组织实施，但如果内审计划制定不全面往往会造成策划内容无法涵盖高校当前质量管理的重点和难点。

内审策划时应以高效指导审核为目的来制定审核方案，内审策划主要包括内审时间、内审范围、内审方式和内审组组成情况四方面内容，需要重点考虑：法律法规和质量体系标准的要求；质量管理体系的重点和难点；顾客和相关方的需求；组织的风险[4]。所以应做到以下内容：（1）细化条款。高校质量管理部門应明确内审的目的和范围，严格对照标准的要求，结合学校的组织机构、质量体系管理过程和产品设计开发过程，做出适宜的安排。内审计划需要根据学校实际仔细斟酌，不断细化，留意涵盖范围广的标准条款的拆分，确保覆盖质量体系的全范围。（2）做好沟通。结合高校的组织结构、质量管理体系的产品实现过程和管理流程，做出适宜的审核安排，将内审计划提前与各二级单位的领导进行内部沟通，在充分征求二级单位意见的基础上，使之有充分准备，切实做到计划落实、责任落实和工作文件落实。（3）合理安排。内审的日程安排要充分考虑各个部门的实际情况，合理分配审核时间，对高校质量体系活动及科研有较大影响的流程或部门要安排较多的审核时间。此外，还需要充分分析上一年度的内审、管理评审和外审结果，做到审核重点突出。

2.4 全面落实整改措施

重视内审不符合项的整改是提高内审有效性的重要环节，内审不符合项有效关闭是质量体系内审顺利实施的关键。（1）准确识别根本原因，针对性地制定纠正预防措施。针对质量体系内审所发现的不符合项，必须深究原因，制定准确的纠正预防措施。内审的现场审核结束后，质量管理部门应对审核中发现的问题进行讲解，并提出整改要求。不符合项的责任部门应进行原因分析，针对原因制定纠正措施，实施整改。内审发现的不符合项需要准确地予以分类，对于整改也要有所侧重。如，对于质量意识或是质量体系文件理解反复出现的问题，一定要进行有效地培训和学习。（2）做好举一反三检查，防止类似问题反复发生。在质量体系内进行全面检查，发现类似问题一并进行整改，确保类似问题不会重复发生。内审结果需要及时总结，对内审和外审发现的不符合项进行统一汇总、分析，找出体系薄弱环节。（3）保持良好沟通，确保整改措施落地有效。纠正预防措施涉及跨部门情况时，高校的质量管理部门应组织协调，使得措施得到有效实施。质量管理部门和不符合项责任部门应与内审员保持良好沟通，使得制定的措施有效、能够落地，必要时可以请内审员老师到现场进行跟踪验证，确保不符合项可以按时关闭。

3 结 语

内审是评价质量体系有效运行的主要方式，也是高校提高科研管理质量和实现既定质量目标的重要手段，内审可以对高校质量管理体系的薄弱环节进行审核证实，通过及时制定和落实纠正预防措施，以达到不断自我完善的目地。本文以问题为导向，深入探析了目前内审工作中存在的普遍问题，并针对性地提出了改进措施，有助于进一步提升高校质量管理体系的建设水平。

参考文献

[1]陈斌.高校科研管理建立质量体系过程中存在的问题及对策[J].科学与管理，2009（4）：70-71.

[2]郭玉宝，张卓，郑蕾.高校科研质量管理体系建设探索[J].中国高校科技，2014（3）：19-21.

[3]孟月文.企业质量体系内审有效性的措施关键探索[J].现代经济信息，2019（14）：233.

[4]李惠娟.企业质量体系内审有效性措施[J].现代物业，2011，10（9）： 179-180.

作者简介

毛静，高级工程师，研究方向为科研管理。

李燕，副研究员，副院长，研究方向为科研管理。

伍一波，教授，副院长，研究方向为高分子材料。

（责任编辑：张瑞洋）