学校档案编研工作存在的问题及对策分析

2023-12-02江婷

兰台内外 2023年32期

摘要：信息时代为学校档案事业的发展带来机遇与挑战，也对档案编研工作提出了更高要求。由于长期受传统档案工作思维定式的影响，很多学校对档案编研工作的认识不足，无法适应信息时代的档案利用需求。因此，文章在分析学校档案编研工作存在问题的基础上，阐述了加强学校档案编研工作的原则与途径，进而提出改进学校档案编研工作的对策。

关键词：学校档案；档案编研；档案部门

档案作为见证学校发展的重要校情校史资料，通过编研能将承载的静态信息转化为动态资源，更好地实现档案信息资源的开发和利用，进一步发挥档案的价值作用和服务效应，推动学校档案事业的良性发展。

一、学校档案编研存在的问题

1.管理机制不健全，编研基础薄弱

很多学校依然存在“重保管，轻编研”的误区，对档案编研工作的价值认识不足，还停留在档案接收和保管等按部就班的常规工作阶段，导致编研工作投入的人力和经费等支持严重不足，更是缺少档案编研工作长期、科学和系统的规划，致使档案编研工作开展基础薄弱。

2.编研力量匮乏，缺乏专业人才

受学校有限的人力成本规划影响，能够分给档案工作的教职工数量十分有限，甚至有些学生达数万人的高校，档案专职人员只有两三名，且素质参差不齐，专业水平有限。在岗的档案专职人员配置不足，直接导致应付日常繁重的档案收集、整理和查询等传统基础工作已是力不从心，更无时间、精力和热情去推动档案编研工作的深度调研和系统开展。

3.编研形式固化，内容较为单薄

由于长期受传统档案工作思维定式的影响，很多学校档案工作者的观念意识还停留在“你查我调”的坐等上门被动工作模式，缺乏把“死档案”转化为“活资源”的编研意识。很多学校的档案编研重点还仅仅停留在组织沿革、大事记和部分关键数据等静态显性内容的汇编，编研形式固化，内容较为单薄，对档案信息资源的后续开发和利用作用有限，无法为学校建设和发展提供有效参考。

4.信息化建設滞后，编研手段单一

档案作为一种信息资源，从传统的档案实体管理方式向全面的档案信息管理和档案信息服务方向转变已成为一种必然的趋势。但是，当前很多学校的档案信息还停留在传统人工翻阅，档案数字化建设还相对滞后，档案管理系统软件的开发使用也尚不普遍，对档案的计算机辅助管理还局限在目录级著录，档案编研难以将纸质、声像、照片和口述档案等整合利用，无法做到完全适应现代信息技术发展。

5.传播范围有限，影响编研效用

档案编研需要朝着服务型工作的方式改进，坚持为学校发展服务。档案编研工作是为档案提供科学、合理的管理。但实际上，很多学校内部结构较为保守，甚至会抵触先进的管理模式，档案编研成果一般仅作为内部资料参考，无法真正做到编研信息共享，难以实现编研成果价值的广泛利用。

二、加强学校档案编研工作的原则

1.以服务学校发展和广大师生为中心

学校档案与机关、企业和事业单位的档案工作不同，其最终目的是为学校、教师和学生提供服务，而非直接服务社会。在实践中，大多数学校也不会将档案移交给当地综合档案馆管理，都是独立建档、独立保存。因此，学校档案工作必须得到领导与师生认可才能充分发挥作用。换句话说，学校领导与在校师生对档案编研的认可程度，直接决定了档案编研的最终质量。在实际编研过程中，学校档案编研工作必须坚持为师生和学校发展服务的原则，赋予编研工作主动性和前瞻性，档案部门需要深入了解学校的阶段性发展目标，并掌握学校的日常工作特点和师生需求，因此，需要事先做好调研工作。

2.主动学习创新，做到编以致用

学校的发展是循序渐进、与时俱进的过程，每个发展阶段的工作重心都有所不同，这就要求档案部门不能闭门造车，编研工作必须与学校所在发展阶段的需求相匹配，才能够满足师生对档案编研的期待，更好地为学校高水平建设和发展服务。信息时代的档案编研内容和工作模式必须因时而化，编研人员更要主动学习新的理论和技术，更新知识体系，培养和提高创新能力，尝试新的档案编研主题与编研形式，满足各方发展需求。

3.突破部门局限，寻求协作合力

档案部门因工作环境较为封闭，加上学校档案有较强私密性，编研工作更难以展开。随着社会发展，各领域正在逐渐打破信息壁垒，相互联系、相互渗透。学校档案部门在开展编研工作过程中，必须不断打破部门局限性，与学校其他部门展开合作，寻找与师生、综合档案馆、文化部门沟通协作的机会，利用多元合作借力、借智，集思广益，推动学校档案编研工作的持续进步。

三、加强学校档案编研工作的途径

1.巩固提升传统编研，发掘编研新角度

传统编研形式是从古至今积累下来的最有效的编研形式，受实践检验时间较长，时至今日仍有其存在的意义。传统编研的载体一般为白纸黑字，在学校表现为“学校大事记”等形式，是记录学校发展的重要资料。通过阅读大事记，能够快速了解学校的历史沿革。除此之外，还有些档案部门会增编“荣誉统计”“职工变动”等编研资料，也能够有效推动学校的发展。除了这些优点外，传统档案编研需要解决内容干瘪等问题。随着学校发展迈入新阶段，档案部门必须在发扬优势之外，改革传统粗放编研形式，编研出更符合现代化需求的档案。

2.利用信息技术、大数据创新编研选题和渠道

随着信息技术领域不断出现突破，大数据成为常用工具，档案部门编研也获得了新的渠道，运用现代信息技术开展编研利用是必然趋势。档案编研本身就是一项开放性较差的工作，需要由档案部门自行选题、自行填充内容，这一工作过程甚至不会被师生知晓。档案部门也无法了解师生对编研的需求和喜好。档案部门可以建立网站、公众号，在线上集思广益，向师生征求编研选题，拉近与师生的关系，取得更好的编研效果。在编研过程中，也可以通过线上平台获得师生建议，这种编研能更精准地满足师生需求，并提高编研工作在校园的反响，有效提高档案工作质量。

3.拓宽编研成果的传播

传统学校档案编研缺少传播成果的渠道，大多数情况下只有校领导能够看到纸质成果，与师生则毫不相干。开办档案展览的学校极其稀少，这些展览能为师生提供参观机会，但大多数为大学或高职，小学与普通中学几乎没有。在此基础上，大多数学校没办法将档案编研成果展示给大众，即便档案部门创作出高质量的编研成果，也会因为缺少受众而被尘封，石沉大海后更无法发挥编研作用。但实际上，现代学校规模不断扩大，大多数学校师生总数能达到数千人，甚至有些大规模学校人数达到数万，庞大的受众群体应该被档案编研工作利用起来。档案部门可以通过问卷调查选择适合师生的展览形式，定期或长期举办档案专题展览，为师生提供服务，也可以将编研成果放在校园官网、某信公众号等线上平台，进一步扩大受众人数。此外，还可以利用小册子、多媒体短片、刊物等形式和平台有效传播档案编研成果。

四、改进学校档案管理的对策

1.争取学校领导对档案编研工作的重视

学校建设水平与校领导的管理水平存在直接联系。在管理学校档案时，校领导应该提高对档案部门建设的重视程度，组建专业人才队伍，完成档案管理工作。档案管理工作人员要根据日常工作情况，找出在编研工作中的漏洞与缺陷，向上级提出整改意见，经校领导确认后，获取资金等支持，改善档案部门工作条件，并落实相关编研、管理制度。

2.培养人才，充实档案部门人力资源

档案编研对工作人员的专业性、技术性要求较高，学校档案编研更是如此。为避免师生隐私被泄露，编研人员需要具备较强的政治素质和职业道德，还需要系统学习档案学基本理论，更要深入了解学校的教育理念和办公特点。也就是说，学校要建立高素质、高水平的档案编研队伍，并为档案部门人才提供更多接受培训的机会，不断更新员工观念，提高员工素质。此外，学校可安排一线教师参与编研工作，充分发挥教师对课题业务的熟悉，参与编研工作，创作出针对性更强的编研成果，以满足学校发展需求，为学校后续教学工作与服务工作提供帮助。

3.拓宽渠道，提高档案编研服务功能

学校在开展档案编研工作时，需要格外关注教研档案，通过加大力度开发档案信息资源，进一步强化档案的服务能力。

（1）汇编文献，为教学提供参考

学校需要将教学的参考工具与参考资料收集起来，在这一视域下编撰学校历史沿革、大事记、教研成果、学生录取与升学信息等专题，为有需求的人员提供更加原始、还原度更高的档案材料。

（2）以史为鉴，撰写专题校史

档案部门需要深入了解学校的学风和人文特点，以此为出发点记录学校的起源、变迁、名人和藏品等关键信息，通过整合其内部关联性，用照片、文字等方式将其排列成方便查阅的形式，建立专题校史资料，为后续发展和向外界宣传奠定基础。

（3）编辑专题，综合档案信息

档案材料原文一般内容复杂，很多文字和图片对于学校是无意义的，这就需要对内容加以提炼，再按照时间、机构等方式将其重新排列加工，在确保真实的基础上，将学校的发展、员工调动等信息整理出来。

（4）撰写论文，挖掘档案史料

在分析整合档案信息的过程中，能够挖掘出非常多有利于教学管理、现代化改革的信息，这些内容需要被编撰成专业的论文论著，为学校领导决策、提升工作质量提供参考。

（5）提高编研质量，着眼学校热点

档案编研是提高学校知名度、树立学校社会形象的关键步骤。档案编研人员需要与学校近期宣传热点相结合，挖掘档案内涵，选择影响力较大、更具代表性的人物和事件。比如，知名校友、教学名师、大型活动和校庆系列等，编撰相关专题，开发出更具宣传价值的编研成果。

4.提高信息化水平，为档案编研提供保障

现阶段，大多数机构、企业的档案部门开始利用信息技术完成档案编研工作，学校也应该积极引进新技术和设备设施，提高对档案信息化改革的重视程度，做到与时俱进，满足时代要求，投入更多资源和人力完成档案管理信息化建设，通过先进技术与设备设施，提升学校档案编研工作的效率与质量。推动档案信息化建设，不仅需要工作人员收集纸质文件，将其在数字设备上归档，还需要通过扫描设备和自动读取技术完成档案数字化，为后续档案信息编研工作奠定基础。

5.教职工自觉配合档案管理工作

为了提高对档案管理和档案编研的重视程度，学校要定期开展档案意识培养活动，制定教育规划，给师生、档案工作人员分析档案管理工作对学校发展的影响，并通过制定一系列奖惩激励机制，提升职工参加档案编研工作的积极性，提高学校整体对档案管理工作的重视程度，让所有员工都能认识到档案编研的重要性。

6.学校档案管理应制度化、科学化

为了进一步加大管理学校档案的力度，为档案编研提供较好工作环境，学校应该建立完善的监督体系，在归档、整理环节，使用更加规范的工作顺序。同时，制定评价指标，配合有可行性的管理体系，对工作内容、岗位分类，落实档案人员责任制度，开展针对性培训，降低培训成本，并搭配强有力的管理准则，从制度层面填补档案管理与编研工作的漏洞。

7.要注意档案编研的连续性和完整性

开展现代化档案编研工作需要投入大量的时间成本，很多学校会选择积累档案，但随着档案数量逐渐增加，缺少整理的檔案会出现断层或完整性缺失。而这些档案直接关系到师生切身利益，因此，必须构建长效管理体系，在管理中规划工作方向，提高检查频率，避免出现工作漏洞造成档案断层，为档案编研的连续性与完整性提供保障。

五、结束语

综上，信息时代的学校档案编研工作应当转变工作思路，顺应时代发展趋势，深入挖掘和呈现档案背后的故事，做到有编有研，持续发挥档案的“存史、资政、育人”功能价值，助力学校的高水平建设与高质量发展。

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