数字校园时代数码照片档案资源纵横融合建设研究

摘 要：数码照片档案资源是高校重要的电子档案资源。在数字校园时代，数码照片档案资源呈现指数级增长，大量的数码照片档案无法得到归档成为档案部门普遍面临的问题，数码照片档案资源建设具有紧迫性。文章从数字校园时代数码照片档案资源纵横融合建设的角度出发，改变传统档案接收方式方法，主动融合业务前端，为业务部门的主动归档做好服务，横向和各业务部门合作，把数码照片档案采集融合其中，探索解决数字校园时代数码照片档案资源建设新思路。

关键词：数字校园时代；数码照片档案资源；纵横融合

2021年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》中提到“加快档案资源数字转型”“加强电子文件归档和电子档案移交接收”。数码照片档案是电子档案中增长最快、利用频率最高和利用最方便的电子档案。但是，数码照片的产生具有分散性、随机性和广泛性的特点，给数码照片电子档案资源收集带来困难，无固定业务系统对接，海量产生不及时移交可能造成电子档案资源流失。随着时间的推移，海量数码照片如不及时整理移交，后续照片背景信息也不清楚，容易造成数码照片档案不够完整甚至丢失的问题。

一、数码照片档案资源建设存在的问题

随着高校进入数字校园时代，数码照片（本文特指原创性数码照片）呈指数级增长。数码照片档案资源丰富，但由于诸多客观因素的影响，大量数码照片无法归档成为普遍存在的问题。

1.主动归档意识薄弱

数码照片档案不同文书档案，它形成于各项业务活动，并散落保管在各部门人员手中。同时，高校部门繁多，各业务部门都产生大量的数码照片，但是，能够向档案部门主动移交数码照片的只有宣传部门及各院系所产生的毕业合影。其他业务部门自己产生的数码照片往往仅作为临时资料保存，还有各种学术会议和学生校园文化生活等所产生的数码照片档案，目前，基本无主动移交的机制。

2.立卷部门管理规范欠缺

大多数高校档案部门采用部门立卷制，高校各部门对所属归档范围的档案预立卷后移交档案部门。对所属部门各种团体活动产生的声像电子文件一般没有收集，也无相关的管理规范，大多仅作为资料临时保存，随着时间推移，管理人员变更或设备设施更新换代，造成该归档的声像电子档案没法移交归档。

3.网络平台照片分散流失

学校的各种大型活动都会通过照片、直播等相关网络新媒体平台分享照片等资料，由于这些照片分享平台大多是临时性启用工具，且平台有时间限制，到期后相关资料自动清理，不具备长期保存功能。比如，深圳大学丽湖校区首届荔枝文化节活动就采用某闪传App的工具直播，并通过官方某信公众号传播，该项活动通过某闪传App所产生的活动数码照片达2115张，这些数码照片并未移交档案部门，数码照片档案在网络平台分散流失严重。

以上问题，有档案工作人员归档意识不强，也有管理制度规范缺失等因素。同时，由于数码照片档案的特殊性，具有非系统类电子文件的特征，缺少自动收集归档的工具，因此，这些都是目前高校数码照片档案移交普遍存在的问题。

二、数码照片档案资源建设研究现状

随着信息技术的发展，高校普遍进入数字（智慧）校园时代，高校档案馆也进入数字（智慧）档案馆时代，国内学术界对数码照片档案的研究有二十多年历史，从数码照片档案的研究逐步进入数码照片档案资源的研究。根据数码照片档案资源的特点，数字照片档案资源作为高校记录工程的一部分，成为学术界跨界研究的热点。

近几年，随着移动互联网和摄影摄像技术的快速发展及AI技术的应用，数码照片档案资源研究步入快车道。从开始对数码照片档案资源的研究，逐步进入数码照片档案资源收集管理方面，回归到档案部门的本职工作。

1.关注数码照片档案资源本身的研究

比如，很多研究涉及数码照片的管理，深入分析管理的现状和存在的问题，还有部分涉及数码照片档案的保管等方面，保管主要涉及格式等方面的研究。还有部分研究是从高校记录工程角度深入高校人文数字领域的。

2.数码照片收集问题的研究

随着移动互联网的快速发展，数码照片产生的形式和途径也呈现多样化的特点。对数码照片档案资源收集工作提出了新的要求，数码照片收集还涉及数码照片管理的规章制度和数码照片质量等，这方面的课题和研究近几年有不少涉及。部分研究已深入App（小程序）方面，可谓已经找到问题的痛点。纵观以上研究，对数码照片档案资源本身关注度高，对数码照片档案收集、整理工作关注少。数码照片档案资源收集工作的研究普遍缺乏整体性，大多为被动性收集，对实际工作指导意义不大。

3.数码照片档案的发展趋势

（1）数码照片档案价值日益凸显。在移动互联网时代，数码照片档案资源爆发式增长，成为重要的档案数字资源。并且，这些电子档案具有很高的利用价值和宣传作用，尤其是高校数字人文建设重要资源的同时，也是高校校史展览馆的核心资源。（2）实现数码照片全流程无纸化管理。改变了传统纸质照片收集、整理和归档方式，使数码照片从形成、移交、归档、管理以及利用等方面，实现全生命周期内档案的全程化、专业化和精细化管理。（3）实现数码照片即时移交。目前，全国高校档案馆（室）都在开展数字档案管理系统的建设，数字档案馆（室）是数字档案资源匯集地，互联网已经成为档案馆（室）和业务部门的重要桥梁，原生电子文件从产生、采集和移交可以通过多途径、多方式和不受时空限制，实现即时移交。

三、数码照片档案资源纵横融合建设

由于高校档案部门的采集、移交、接收途径和方式老旧，造成数码照片档案资源不断流失，因此，探索数码照片档案资源的采集方式具有紧迫性和重要性。目前，档案部门要改变传统的档案接收方式方法，主动融合业务部门前端，为业务部门的主动归档做好服务，融合业务部门相关某信公众号、某博、网站以及自媒体等的同时，把数码照片档案采集融合其中，通过某信公众号、照片共享平台和App（小程序）等方式采集。数码照片档案具有直观、形象等鲜明特点，是档案数字资源中重要且极具特色的组成部分。

1.高校数码照片采集途径多样化、便捷化模式探索

传统数码照片档案采集途径分为：磁介质移交、刻录光盘或者用移动硬盘、U盘、共享网络磁盘以及网上直接发送，还有将需提交的数码照片分组打包或者文件夹复制到网络共享磁盘等方式。这些方式都叫被动式或等待式移交，在这个过程中都需要移交人员主观意愿强，且有很强的档案观念，在对档案知识了解情况下方可完成移交。对大多数人来说，由于档案相对比较“神秘”，少有接触，因此，造成不愿意移交数码照片的普遍现象。

高校在信息化建设中积极推进数字（智慧）校园建设，档案部门可以和高校的网站、某博和公众号等新媒体对接信息系统，实现自动采集相关的数码照片。对接不同业务部门的新媒体资源，并实现数码照片档案的自动采集、整理，横向拓展各学术团体和个人的同时，确保有归档价值的数码照片都能及时自动完成采集移交。

2.充分利用某信公众号采集数码照片档案

目前，高校档案部门的某信公众号基本实现了宣传展览、信息发布、业务咨询和业务预约等功能，甚少涉及电子档案的采集。如今，移动终端拍摄是数码照片产生的主要方式，同时，某信公众号具有很好的黏性和无须安装等特点，且某信在高校师生使用过程中具有普及性，某信公众号使用操作无门槛，无须客户任何安装过程，进入某信后自动关联。因此，某信公众号是高校数码照片采集最好的工具载体。

通过某信公众号采集数码照片如同在朋友圈发布照片一样简便，用户进入某信公众号后，可从本地相册中挑选要归档的照片，著录照片基本信息项，包括照片说明、人物、时间、地点、备注以及拍摄者等。其中，时间、地点和拍摄者这些信息可以自动提取或者默认，减少相关信息的著录，描述清楚照片内容后即可轻松完成预归档。整个过程类似用户发朋友圈，减少因操作过程复杂、增加用户负担，而造成不愿意提交照片的现象。某信公眾号不仅让高校师生加深和档案部门之间的联系，充分调动师生归档积极性，愿意为数字档案资源建设贡献自己的力量，还加强了档案部门与师生间的互动。

用户通过某信公众号在采集数码照片档案时，还可以通过所绑定某信ID，随时进入查看所提交的数码照片档案是否已采用，档案部门采用之后会自动生成档号和档案移交证明，确保数码照片档案符合来源可靠、程序规范以及要素合规的要求。

3.突发、偶发事件或集体活动数码照片档案直播、采集工具研发

高校在举办各种重要活动时，相关业务部门都会派专业人员拍摄记录，但是，在一些突发、偶发事件或者集体活动时，每个参与者都在拍摄和记录相关信息，为确保这些相关数码照片等有价值的电子文件及时采集到档案部门，可通过照片直播工具，实时把同一主题下的不同拍摄者所拍的数码照片集中采集和归档整理。

参与者可以通过照片直播工具把拍摄的相关照片通过某信公众号采集，针对同一个主题无须输录重复信息，直接上传对应内容的照片即可。比如，每年的毕业季，通常以班级为单位，有专业的摄影团队负责拍摄，也有普通师生之间相互拍摄，记录学生毕业重要时刻，毕业合影是最为重要的数码照片档案。目前，仅仅能够收集到毕业合影照片，其他数码照片存在流失的现状。通过照片直播工具所收集的大量有创意的照片，是将来校友资源建设的重要记录，具有很高的归档价值。但是，照片直播工具都是公共平台临时性的存放空间，活动结束后，参与师生基本只是下载保存自己相关的照片，如果不及时归档，平台临时存储空间撤销后，很难重新收集完整相关的照片。因此，通过直接对接照片直播平台的方式，活动结束后自动对接电子档案管理平台，及时采集、整理，确保数码照片活动完整归档，极大丰富了数码照片档案数字资源，为学校的发展提供更丰富的档案数字资源。

4.非系统类电子文件管理系统数码照片档案模块建设

非系统类电子文件相对系统类电子文件来说，就是非系统类电子文件不是来自信息管理系统或在归档时脱离了信息管理系统，非系统类电子文件一般是通过移动介质，如U盘或邮箱等移交给档案部门。但这个方式不仅效率低，也无法获取电子文件的实体元数据，更没法满足新《档案法》对电子档案来源可靠、程序规范和要素合规的要求。数码照片档案属于重要的非系统类电子文件，数码照片档案在线归档问题一直困扰档案工作人员，而非系统类电子文件管理系统数码照片档案模块建设能够有效地解决这个问题。

《重大活动和突发事件档案管理办法》（国家档案局16号令）第七条指出，重大活动和突发事件档案工作应当积极运用新技术、新手段，不断提升信息化管理水平。非系统类电子文件管理系统数码照片档案模块建设，解决了数码照片档案在线合规归档问题，为重大活动和突发事件所产生的数码照片档案提供信息化管理工具，提升信息化管理水平。

非系统类电子文件管理系统数码照片档案模块建设，是在非系统类电子文件管理系统基础上新增的管理模块，一般分为新闻类数码照片、学术活动类数码照片、毕业合影类数码照片以及校园文化类数码照片等，系统分类自动赋予数码照片档案分类号，元数据方案参照《照片类电子档案元数据方案》（DAT 54-2014）执行，大部分元数据可以自动或半自动著录，用户通过该模块在移交数码照片档案时仅需著录主题、年份和备注等信息，其他由系统自动采集著录，实际操作性强，使用效果好。

非系统类电子文件管理系统数码照片档案模块还嵌套AI人脸识别技术，利用AI人脸识别技术提取的人脸特征值数据库，自动著录数码照片档案人物信息，方便数码照片档案自动归集和人物档案编研工作。

非系统类电子文件管理系统数码照片档案模块的建设，为数字校园时代数码照片档案管理工作注入新技术和新理念，为盘活数码照片档案资源，提供切实科学的管理和技术方案，也为人物档案编研工作提供一种新的技术和手段，是高校智慧档案馆建设的重要载体和平台，也是高校档案文化建设的重要基础工程。

非系统类电子文件管理系统数码照片档案模块的建设，让数码照片档案从数字化进入数据化时代，在提高数码照片档案管理效率的基础上，丰富数字校园时代的数码照片档案资源，成为高校档案文化建设的一道亮丽的风景线，在校园文化建设和校史编研等方面发挥了重要作用。

为了进一步践行电子档案“广收集”的理念，非系统类电子文件管理系统数码照片档案管理模块部署某信端，在面对全体师生收集的基础上，进一步拓展收集范围，征集所有校友和关心学校发展的广大社会人士，用户可以通过档案部门官方某信公众号移交，用户不需注册和身份验证即可移交数码照片档案，用户移交完后，可以通过数码照片档案管理模块某信端读取的某信ID，查询所移交的数码照片档案是否已被采用，数码照片一旦被档案部门采用，用户就可以通过某信端导出由档案部门签发的数码照片档案移交证书，让校园数码照片档案移交工作更有仪式感。

四、展望

数字校园时代，数码照片档案资源纵横融合建设研究，对丰富高校档案数字资源具有重要的作用，对丰富高校的数字人文研究具有重要意义。数码照片档案资源纵横融合建设研究，解决了数码照片档案来源单一的问题，具有重要的现实意义。随着数码照片档案收集工具的更新换代，收集范围的深入，在丰富数码照片档案数字资源的同时，为高校档案编研工作提供了丰富的资源，特别是在人物档案编研方面更具价值。随着AI技术的发展和人物照片档案开发利用研究的深入，丰富的数码照片档案数字资源，使人物档案编研工作进入了新时代，数码照片档案资源的价值日益凸显。

参考文献：

[1]梁绍红.谈谈数码照片的归档与管理[J].浙江档案，2008（05）：52-53.

[2]韩小红.数码照片档案网络化管理的实践与思考[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2017（00）：324-327.

（作者单位：深圳大学档案馆）

基金项目：广东省档案局科技项目“数字校园时代数码照片档案资源纵横融合建设的探讨与研究”（项目编号：YDK-293-2022）。

作者简介：罗家靖（1981—），男，汉族，广东廉江人，硕士研究生，馆员，研究方向：高校档案信息化、高校档案文化建设等。