社会保险业务档案管理信息化措施和途径研究

2023-12-02杜曼丽

兰台内外 2023年32期

摘要：文章针对现阶段我国社会保险业务档案管理信息化建设过程中存在的问题展开详细分析，从建立电子档案、采用云存储、开发智能查询系统和强化信息安全措施几个层面入手，对社会保险业务档案管理信息化措施和途径展开系统论述，明确了信息化管理是社会保险业务档案管理现代化的内在要求，为进一步提高社会保险业务档案管理信息化水平创造良好环境。

关键词：社会保险；档案管理；信息化措施；可行性

社会保险是一种社会保障制度，旨在保障劳动者在生老病死等方面的基本权益，为其提供医疗、养老、失业、工伤以及生育等方面的保障。社会保险制度的核心理念是“共济与共担”，即通过全体参保人员的共同缴费来分担风险和负担，并为参保人员提供必要的保障。目前，我国的社会保险制度包括五项基本社会保险，即养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险和生育保险。其中，养老保险主要是为退休人员提供养老金；医疗保险则是为参保人员提供医疗费用报销；失业保险是为失业人员提供一定时间内的生活补贴；工伤保险是因工作事故或职业病引起的劳动者身体受到损害或死亡，而为其提供医疗、康复和抚恤等保障；生育保险则是为女性劳动者在生育期间提供一定的生活补贴和医疗保障。社会保险制度是一个国家的基本制度，对于保障劳动者的权益，促进社会和谐稳定具有重要意义。

一、信息化是社会保险业务档案管理现代化的内在要求

信息化是社会保险业务档案管理现代化的内在要求，能够提高档案管理的效率、安全性和智能化程度，推动档案管理的现代化发展。信息化提高了档案管理的效率和准确性，传统的纸质档案管理存在信息录入错误、难以检索和共享的问题，而信息化可以通过电子档案系统实现自动化数据录入、快速检索和信息共享，提高了档案管理的效率和信息的准确性。信息化增强了档案管理的安全性和稳定性，纸质档案容易受到损毁或丢失的风险，而信息化可以实现档案的数字化存储和备份，保障档案的长期保存和安全性。信息化促进了档案管理的智能化和便捷化，通过应用先进的信息技术，如人工智能、大数据分析等，可以实现档案管理的智能化处理和分析，提供更多的决策支持和业务服务。信息化推进了档案管理的现代化发展，在信息化时代，社会各个领域都在加速数字化转型，档案管理也需要与时俱进，适应信息化的发展趋势。

二、社会保险业务档案管理工作中存在的问题

1.社会保险业务中档案管理模式存在的问题

在社会保险业务档案管理工作中，传统的纸质档案管理模式存在容易丢失、难以检索和占用大量空间的问题，需要人工整理、存储和保管，容易受到自然灾害或人为破坏的影响，造成档案丢失或损坏的风险。由于信息记录依赖人工操作，存在录入错误和遗漏的可能性，不同部门之间的信息共享困难，导致档案管理过程中存在信息不准确、重复录入和难以共享的问题，导致办事效率低下、信息传递不畅。同时，纸质档案的长期保存也面临着困难，如档案易受损、难以迁移和耗费大量空间资源的问题。

2.社会保险业务中环境与基础设备设施存在的问题

在社会保险业务档案管理工作中，档案管理需要一个安全、干燥、无尘和稳定的环境，确保档案的安全保存和完整性。然而，有些机构或单位的档案管理部门可能面临环境条件不佳的情况，如湿度过高、温度波动大以及灰尘多等，这些不良的环境条件可能对档案保存造成损害，再加上有些单位可能面临存储空间有限、存储设备设施老化、安全设备设施不完善等问题，导致档案存储空间不足，无法有效保护档案的安全。

3.社会保险业务管理工作水平问题

在社会保险业务档案管理工作中，管理问题包括业务流程管理、人员管理和信息化管理等方面，通过建立科学的业务流程管理机制、加强人员培训和提高信息化水平，可以提升业务管理工作的质量和效率，实现社会保险业务档案管理工作的顺利开展。比如，不同业务环节之间缺乏有效的衔接和协调，导致信息传递不畅、办事效率低下，需要建立科学的业务流程管理机制，明确各个环节的职责和流程，确保信息能够及时传递和协作配合。有些单位可能面临人员素质不高、培训不足的情况，影响业务管理的质量和效率，需要加强人员培训和素质提升，提高员工的专业知识和技能，确保业务管理工作顺利落实。还有些单位的信息化水平较低，缺乏先进的信息技术支持，影响业务管理的准确性，需要加强信息化建设，引进先进的信息管理系统和技术工具，提高信息化管理水平。

4.社会保险业务管理体制不健全问题

在现有的体制下，社会保险业务档案管理机构设置存在重叠和混乱的情况，不同的机构之间职责划分不明确，导致在档案管理工作中经常出现权责不清、工作重复的现象，这种机构设置的不合理性，使档案管理工作缺乏统一性和协调性，无法形成有效的管理合力。由于缺乏明确的管理职责划分，各部门和人员在档案管理工作中往往容易出现推诿扯皮、敷衍了事的情况。在这种情况下，档案管理工作很难得到有效推进，而且容易出现管理漏洞，给档案的安全和完整带来隐患。缺乏统一的标准和规范，各地区、各部门在档案管理过程中各自为政，采用不同的方法和标准，导致档案管理工作的不一致性和不规范性，不仅影响了档案管理的效率，也给档案的利用和查询带来了不便。针对当前社会保险业务档案管理体制存在的缺陷，亟待进行改进和完善。通过优化管理机构设置、明确管理职责、制定统一的管理制度和标准，以及加强管理人员培训等措施，可以进一步提高社会保险业务档案管理水平，确保档案的安全、完整和高效利用。

三、社會保险业务档案管理信息化完善途径

1.建立电子档案

人力资源和社会保障局社会保险事业中心，通过对落实社会保险业务档案管理信息化过程中取得的成绩展开深入分析，能够明确建立电子档案管理系统、统一的编目和分类系统以及数字化处理纸质档案、制定档案安全管理政策，并明确电子档案查询和服务平台的开发程度与具体步骤，为社会保险业务档案管理提供高效、可靠、便捷的解决方案。对此，人力资源和社会保障局社会保险事业中心可以建立一个电子档案管理系统，用于存储、管理、查询社会保险业务档案，系统应该具备安全可靠的数据库，并采用合适的加密和权限控制机制，确保档案信息的机密性和完整性。为了建立电子档案，该中心需要对档案数字化处理，通过扫描纸质档案文件，将其转换为电子文档的方式，扫描过程应确保文件清晰可读，转换并优化文件格式与图像，提高电子档案的质量和可用性。基于标准的档案管理原则和规范，建立一个统一的档案编目和分类系统，并按照具体分类标准，组织和归档电子档案，提高档案的检索效率，确保档案的有序管理和长期保存。为了提高电子档案的安全性和可靠性，该中心应制定相应的档案管理政策和措施，包括定期备份档案数据、建立灾备机制、加强网络安全防护等，完善档案保密和访问权限管理规定，确保只有授权人员可以查阅和修改电子档案，促进电子档案的利用。同时，开发相应的电子档案查询和服务平台，提供在线查询、申请业务办理和信息反馈等功能，方便参保人员和相关部门获取和利用档案信息。

2.采用云存储

通过采用云存储技术，社会保险事业中心在社会保险档案管理中取得显著的成效，云存储为其提供高容量的存储空间、数据备份和恢复功能、灵活的数据共享和协作机制以及高级别的数据安全性和隐私保护措施，能够使社会保险档案管理更加高效、安全、便捷，有效提升工作效率和服务质量。对此，该中心可以选择一个可信赖的云存储服务提供商，并与其建立合作关系，借助强大的存储基础设备设施和技术支持，确保档案数据的安全性和可靠性，减轻机构的数据存储负担，提供弹性的存储能力，满足不断增长的档案数据需求。在此过程中，该中心应该将社会保险业务档案数据上传至云存储平台，实现数据的远程存储和备份，云存储平台具有高可靠性和可用性，能够保障档案数据的安全性和持久性。通过提供灵活的数据管理和访问控制机制，根据机构的需求设定权限，确保只有授权人员可以访问和修改档案数据，利用云存储平台提供的强大计算能力和数据分析工具，深度挖掘和利用档案数据，如通过数据分析和挖掘技术，发现潜在的业务趋势和模式，为决策提供有力支持，与其他系统集成，实现数据的共享和交流，提高档案管理的效率和协同性。采用云存储还能够实现档案数据的灵活共享和远程访问，通过合理设置权限，授权人员可以随时随地通过互联网访问和获取档案数据，无须局限于特定的物理位置，在加快办事效率的同时，提高服务质量，方便参保人员获取个人档案信息和办理相关业务。云存储还能利用数据加密、身份验证和防火墙等技术，确保档案数据不受未经授权信息的访问和损坏，为社会保险业务档案管理提供更加可靠、安全的存储环境。

3.开发智能查询系统

通过开发智能查询系统，社会保险事业中心能够实现社会保险档案管理的信息化完善。该系统可以利用人工智能和自然语言处理技术，实现智能化搜索和查询，提供多种查询方式和界面以及个性化的查询推荐和结果展示功能，并与其他信息系统集成，实现数据的共享和交互，为用户提供更全面的服务和支持。因此，该中心应该利用智能查询系统建立强大的语义分析模型和算法，理解用户的查询意图，准确提取关键信息，并快速检索与之相关的档案数据。例如，用户可以通过输入关键词、日期范围，查询参保人员信息，系统会自动筛选出符合条件的档案记录，大大提高查询的准确性和效率。借助智能查询系统可以提供多种查询方式和界面的功能，满足不同用户的需求，支持多种查询方式，如关键词搜索、条件筛选和时间范围选择等，让用户根据自身需求选择最合适的查询方式，并提供友好的用户界面，简化操作流程，使查询过程更加直观和便捷。例如，用户无须专业的技术知识，只需可以通过简单的图形界面、下拉菜单、语音指令，即可快速查询并获取所需档案信息。另外，根据用户的历史查询记录和个人偏好，智能查询系统可以自动推荐相关的档案查询内容，提供个性化的查询建议，帮助用户更快地找到需要的信息，查询结果也可以以可视化的方式呈现，如图表、统计数据等，使用户更直观地了解档案信息的关联性和变化趋势。同时，将智能查询系统与其他信息系统集成，实现数据共享和交互。社会保险事业中心可以将智能查询系统与其他关联系统连接，如人事管理系统、医保系统等，确保用户在查询社会保险档案时，还可以获取相关的人员信息、医疗记录等，提供更全面的服务和支持。

4.强化信息安全措施

该中心可以通过建立安全策略和政策、加强网络安全防护、引入加密技术和建立访问审计系统以及加强员工安全意识培训等方式，强化信息安全措施。比如，可以制定和实施一系列的安全策略和政策，明确档案信息的保护要求和管理规范，包括数据访问权限控制、信息安全意识培训、密码策略以及安全审计等方面，确保档案信息的安全性得到有效保障。在信息化系统中，网络安全是防范外部攻击和数据泄露的重要环节。社会保险事业中心应采取防火墙、入侵检测系统、反病毒软件等技术手段，保护系统和数据的安全。定期开展网络安全检查和漏洞扫描，及时修复漏洞，确保系统的稳定和安全性。通过加密处理档案数据，可以有效防止未经授权的访问。采用合适的加密算法和密钥管理机制，加密存储和传输档案信息，确保数据的机密性和完整性。例如，可以使用对称加密和非对称加密技术，保护关键数据，以防止数据被泄露和篡改。引入访问审计系统可以监控档案管理人员和其他用户对档案信息的访问行为，记录用户的登录日志、操作记录和数据访问情况，以便及时发现异常行为和安全事件。社会保险事业中心可以根据审计结果，修复安全漏洞、处理违规行为，确保档案信息的安全性和合规性，还应定期组织员工安全意识培训，提高员工对信息安全的认识和重视程度。培训内容主要包括安全政策、密码安全、社會工程学攻击防范等方面。在此基础上，建立快速响应的技术支持渠道，解决档案管理信息化过程中出现的问题和困难，可以通过设立技术支持热线或邮箱，指派专门的技术人员负责解答疑问和提供技术指导，提供在线技术支持平台，使用户能够随时随地获取技术支持和指导。同时，中心可以定期举办经验分享会，确保不同部门和单位之间分享档案管理信息化的先进经验，促进不同单位之间互相学习、合作，提高整体的信息化水平，使员工具备识别和应对安全风险的能力，减少人为因素对档案信息安全的影响。

四、结束语

电子化和信息化开展社会保险业务档案管理工作已经成为现实。随着科技的进步，传统的文件收集方式逐渐被计算机办公软件所取代，使信息化管理、管理人员专业化素质和管理模式标准化，成为社会保险业务档案管理的必要要求，实现“三化”要求的同时，为进一步提高社会保险业务档案工作质量提供全新的思路。

参考文献：

[1]孙静.工伤保险业务档案管理信息化推进措施探讨[J].兰台内外，2022（20）：35-37.

[2]吴尚.社会保险档案管理工作信息化提升探讨[J].兰台内外，2021（17）：31-33.

[3]赵松，张茜.市县社会保险业务档案管理存在的问题和对策[J].兰台内外，2021（19）：111-113.

[4]梁邦军.强化城乡居民社会养老保险档案管理思考[J].办公室业务，2021，5（14）：127-128.

[5]郭强.浅析如何做好社会保险业务档案管理工作[J].兰台内外，2021（30）：187-188.

[6]姜景峰.社会保险档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].东西南北：教育，2021（5）：155-157.

[7]孙静.新形势下做好社会养老保险业务档案管理工作的对策探讨[J].兰台内外，2022（17）：33-35.

[8]张晨光.浅析信息化背景下加强社会保险业务精细化管理的措施[J].前卫，2021（29）：25-27.

[9]刘威.新时期社会保险业务档案管理工作发展途径讨论[J].就业与保障，2022（10）：38-40.