新时代文书档案服务能力路径分析

摘 要：文书档案作为档案管理的主体，在服务国家发展和人民群众方面发挥着重要作用。新征程上，推动文书档案服务能力建设成为新课题。本文从文书档案服务能力建设的概念和内涵出发，深入分析了服务能力建设存在的问题，并从资源建设、服务手段、开发利用等方面探讨了实施策略，以期为文书档案管理提供理论借鉴。

关键词：文书档案；服务能力；建设策略

《“十四五”全国档案事业发展规划》对档案服务能力建设提出“紧跟国家发展大势，聚焦高质量发展，在服务大局服务人民群众方面迈出重要步伐”的新要求，面对新形势新任务，要着力加强文书档案服务能力建设，在推动国家治理能力现代化方面发挥更大的作用。

1 文书档案服务能力的概念和内涵

文书档案服务能力主要是指最大限度地开发利用文书档案资源向有关部门或者个人提供精准的信息服务，有助于其作出正确的决策。档案服务能力建设是档案价值发挥的主要路径，是档案发挥资政育人作用重要推动力，也是档案治理能力建设的重要方面。从档案服务能力的内涵来看，主要包括档案服务的主体、客体、内容和手段。

1.1 主体

机关事业单位或者档案馆。《机关档案管理规定》要求，机关应当积极开展档案利用工作。新《档案法》也明确将提升服务能力、保障公众档案文化权益作为档案部门的法定职责。文书档案作为机关事业单位和综合档案馆馆藏主体，在发挥文书档案作用，提升服务效力方面有着义不容辞的责任和义务。

1.2 客体

人民群众或者档案利用者。档案工作更好服务中心大局、服务人民群众是新时代档案工作的着力点。一方面，档案是党政机关企事业单位政经社会活动的真实记录，是研究歷史的第一手资料。在工作查考、传承文明方面发挥着重要作用，人民群众对优秀档案文化的期待越来越高。另一方面，文书档案工作已经与大数据、全媒体等深度融合，在服务群众生产生活和传播优秀档案文化上作用越来越凸显，档案的潜在价值被激活，档案服务能力得到了显著提升。二者有机结合，使需求和服务能够有效匹配。

1.3 内容

文书档案服务的内容是宽领域、多口径的，既有服务于重大战略、经济社会发展的资政内容，也有服务于群众生活的政策法规。不论从微观与宏观、历史与现实、个人与社会，档案服务的内容都随着时代变迁而动态调整，这需要档案工作深度关注社会现实和群众社会，加强服务能力建设更好增强服务实效。

1.4 手段

文书档案作为传统的档案类型，主要通过编辑图书、撰写资政参考、主题展览等形式服务于大众或者部门。伴随新一代媒体技术的发展，微信公众号、抖音、快手等网络平台拓展文书档案服务方式，拍摄短视频、科普短片、访谈等新形式，日益受到大众的喜爱。

1.5 目标

文书档案以服务国家重大发展战略和人民群众的需求为目标和导向。当前，社会治理结构发生根本性变化，社会治理参与的阶层不断扩大，提升社会治理智能化水平要求不断迫切，这都需要深入挖掘文书档案中好经验好做法，为善治提供转型样本。同时，转型期政府工作面临着对象日益个性化、服务需求日益多样化、服务环境日益复杂化等新挑战，需要把握真实、迅捷、公开、透明的基本要求，积极回应百姓诉求，这都需要文书档案发挥实实在在的作用。

2 新时代文书档案服务能力的困境

2.1 管理体制建设较为松散

从档案管理研究体制上看，大多数地方尚未建立统一领导的管理机制，有的开展工作时，临时成立工作委员会，但是领导力和推动力无法和常设机构相提并论，造成管理和协调机制不健全。缺乏顶层设计的发展和规划，没有可指导性的文件出台。文书档案服务能力建设是档案事业“十四五”规划的内在要求，有的单位大局意识不强，责任意识偏弱，存在畏难情绪。激励机制不健全，文书档案服务能力建设是一项综合性要求极高的工作，有的单位没有把这项工作作为评价干部的重要标准，忽视档案工作者对这项工作的贡献，使得内生动力不足，造成服务工作的滞后。

2.2 资源建设较为薄弱

文书档案作为档案管理的传统类型，多年来一直沿用固有的管理模式，造成文书档案内容较为单一，多是红头文件。对于管理主体来说，尚没有在思想认识上把从事文书档案作为一项崇高的记录历史、造福人类的事业来做，归集范围、力度、开发长期处于较为粗放型阶段。从学术界来看，还未从学科建设的角度上把档案服务能力建设列入必修课程，使之与传统档案学课程有机融合，形成档案从搜集、整理、利用一体化的理论研究和实践范式。

2.3 人才队伍建设长期滞后

专业化人才缺乏是制约档案服务能力建设的重要因素。对于高校而言，档案学专业规模较小，有竞争力且就业良好的基本上重点高校，招生数量有限，吸引力不足。档案服务能力课程布局有待优化，尚未有专业化的实践训练，不能满足档案工作对专业人才的巨大需求。对于综合档案馆而言，档案工作者年龄结构偏大，年轻的档案工作者较少，具有档案学、历史学等学科背景的专业人才缺乏，受招聘要求限制，综合档案馆很难单独招聘合适的毕业生，自主权不够也在一定程度上限制了人才引入。

2.4 新技术应用不足

伴随新媒体传播、大数据信息化技术的进步和更迭，新兴的开发利用技术改变了传统的开发方式，提升了服务效果。但是从目前来看，档案服务的手段依然较为传统，比如传统的编辑出版书籍、展览展示等，尚未应用新媒体或者新技术进行开发传播，无法满足人们快节奏的阅读习惯，无法起到教育人的作用。

3 文书档案服务能力建设策略

3.1 加强文书档案资源建设

文书档案资源建设是提升服务能力的基础[1]，文书档案除单位本身归档留存的外，需要从社会征集、口述档案、特色档案专题库建设上充实提升文书档案内容。一是加大社会征集力度。社会上散存的文书档案资源是重要补充，尤其是有的单位档案管理不规范，造成了档案资料归集不齐全、不完整。要深入分析群众和社会需求，对照文书档案保管结构，明确短板弱项。围绕馆藏缺点、特点、重点，积极主动出击寻找捐赠档案线索，通过网络、微信群联系以及电话咨询、重要线索登门拜访等多种方式，广泛征集文书档案资源。二是加强口述档案资源建设。口述档案在还原历史、填补历史空白方面具有重要作用。要根据服务需求，确定口述档案采集对象，比如单位历史发生的重大事件或者变革、对经济社会发展有重要作用的关键决策等，积极联系参与者和见证者。在采集过程中，要突出重点工作和作用效果的论述，整理过程中要克服口述事件与档案记载不一致、事件论述凌乱、关键人物讲述不够等难题，通过对比档案资料和史料，形成较为完整的口述档案资源。三是加强特色文书档案专题库。随着社会分工的细化和工业门类的增多，文书档案的内容也越来越丰富。反映文化传承的非物质文化遗产档案，其传承的古籍、善本等文书档案资料，在服务文化建设和优秀文化传承中发挥着重要作用；在乡村振兴战略实施中，国家和地方都下发了大量的文件，涉及产业、文化、人才等，这些档案在后期的利用率都较高。单位要结合发展实际，对馆藏量对文书档案进行系统摸底，对于利用率较高的档案细致划分类别，比如旅游产业相关文书档案，可从非遗文化、乡村旅游、红色旅游等方面划分。对于群众亟需的社保、医疗等文书档案，可以跨部门建立特色数据库，突破部门壁垒，提升群众查阅便捷性。

3.2 加强服务方式转变

新一代信息技术的飞速发展，使档案治理方式发生了根本性转变，也为服务方式转型提供新的手段。一是强化数字赋能。机关事业单位文书档案大多已完成信息化建设，要着力推进数据化平台建设，依托信息软件、人工智能、大数据等信息技术，以数字技术为支撑，打造集文档处理、查询、利用、反馈于一体的自动化办公系统，实现查询利用的快捷性。适时推动云平台建设，档案数据上云既能保障数据安全，也能进一步减少人工成本，降低运营维护修缮相关费用，让用户的服务体验不受地域限制。加强档案数据挖掘，打造完整、及时、统一的用户全景视图，通过数据集市构建用户画像，形成数字化精准服务新模式。比如，通过后台大数据，能够自动梳理查询利用结构，并反馈给管理员，后台可以根据服务内容优化档案资源建设，实现服务与建设良性循环。二是强化服务手段创新。加强部门协同创新，构建统一的档案查询利用平台，实现文书档案一网通查。在这方面有的民生部门已经开展的有益尝试。2021年，江苏省人社部门打造了“江苏智慧人社长三角民生档案跨区域查询平台”，提供长三角地区民生档案移动端查询服务，依托江苏智慧人社APP实名、实人认证，实现婚姻、独生子女、知青、再生育子女审批、复员退伍军人五种类型民生档案查询功能，为人民群众提供更加便捷的民生档案查询服务，做到民生档案“随时随地掌上查”[2]，拓展档案利用服务新途径、构建档案便民服务新格局。文书档案作为最重要的档案类别，需要由党委政府统一牵头，建立覆盖面的查询系统，并实现手机客户端的自主操作，通过人脸识别，即可自行发起查档申请，让利用者足不出户即可实现查档需求，极大地提高文书档案查询数量，促进档案高效利用。

3.3 加强档案开发利用

文书档案要着眼于利用对象的显性需求和隐形需求，通过编研开发等形式，提供更为有效的供给，彰显档案的时代价值。一是以编研开发提升资政能力。对文书档案进行系统梳理加工，特别是里面包含的先进经验、历史启示等，出版系列资政参考，打造服务中心新高地。山西省档案馆在主题教育期间，结合文书档案馆藏，选取党在革命战争年代开展调查研究的相关档案3件，编印《档案资政参考》，包括调查研究措施方法、形式主义的危害和调查研究年度工作计划等[3]，受到领导的高度评价；湖南省档案馆省档案馆着眼于经济社会发展，编报《我国杂交水稻研制成功的经验总结》《新中国成立以来湖南抗击水患灾害基本情况》《中共湖南历次党代会基本情況及经验启示》《新中国成立以来产生重要影响的湖南经验》等多期资政参考，均得到省领导批示肯定[4]。资政参考的编制过程中，要契合国家社会发展的趋势，着眼于政府所思所想，才能推出高质量的编研成果。二是以文化开发提升育人功能。（下接62页）

（上接59页）文书档案真实记录了在中国共产党带领人民从站起来到富起来的历史过程，与弘扬社会主义核心价值观具有天然耦合性。文化开发的形式主要有主题展览、档案专栏、微视频展播等。从展览角度上来看，它以丰富的史料为载体，直观性较强，能够真实地、形象地反映当时社会基本状况，冲击受众心灵，起到良好地教育效果。从微视频形式上看，随着新媒体的兴起，人民的阅读习惯向简短、碎片化的方向发展，抖音、快手等新媒体的兴起已经成为人们获取知识的重要渠道。有的档案馆制作《历史上的红色记忆》微视频，用文书档案讲述共和国故事，视频一分多钟，简短而有冲击力，满足人们的阅读习惯，取得了良好的开发效果。

3.4 加强要素体系建设

文书档案服务能力建设离不开必要的体制、方式、资金等要素支持，现代化的管理模式能够提升服务的质量和水平。一是要树立现代管理模式。数据化时代，档案管理方式已经从粗放型向精细化转变，要着力打造标准化、规范化、数字化全流程档案管理新模式。切实加强组织领导，定期研究解决创建过程中的问题，协调各项工作任务落实，为创新提供坚强的组织保障。要加强管理方式创新，从固有的“收管用”环节走出来，积极应用大数据等技术，提升信息化应用场景。要从重“管”轻“用”的模式转变到以“用”为主的现代管理方式上来，创新服务理念。二是加强资金投入。单位要转变服务理念，树立文书档案服务能力就是单位彰显价值的着力点，从长远角度认识这项工作的重要性，从预算编制、规划制定等方面，将档案服务能力建设与重点业务工作同部署、同落实，保障资金配备到位。三是要加强与专业部门的合作。服务能力建设需要较强的知识结构、科研能力，各单位要积极采取“走出去、请进来”的方式，加强与高校、科研院所、新闻媒体等部门的密切联系，积极开展学术交流和科研合作，共同推动能力提升。四是加强人才队伍建设。服务能力建设从规划、采集、整理、开发诸多环节，对历史学、档案学、计算机技术的复合型人才要求高。因此，要建立系统的档案专业人才队伍。要拿出专项计划，依据专业要求和组织规定引进高素质人才，特别是具有史学和信息技术背景的人才。加强与各高校历史学专业、档案学专业师生的交流合作，利用课题研究推动专业人才的培养和锻炼。

参考文献

[1]李凤侠，于晓丽.新时代文书档案管理与开发利用工作的创新性研究[J].兰台内外，2023（04）：28.

[2]徐尧丹.J省民生档案利用服务存在的问题及对策研究[D].扬州：公共管理学院，2022：51.

[3]王婷.探山西档案资政工作有力服务主题教育[N].中国档案报，2023（05）：18.

[4]周鑫.湖南档案资政参考围绕中心服务大局[N].中国档案报，2022（07）：04.

作者简介：薛瑞（1985— ），大学学历，陕西延长石油巴拉素煤业有限公司档案主管，研究方向：新时代文书档案整理与服务。