城市建设档案管理工作面临的挑战与突破

摘 要：本文首先对城市建设档案管理工作中面临的挑战，包括包括人员素质提升缓慢、信息化程度有待提升、相关法律法规缺乏完善性等展开分析。在此基础上，从提高城建档案收集规范水平、综合利用多种城建档案收集方法、提高城建档案处理的规范水平、统一管理与备份档案资源四个层面入手，探究提高档案资源收集与处理规范性的具体方法；从完善档案数据库的开发力度、加强资源信息平台的建设力度、优化硬件的同时完善软件系统三个层面入手，讨论提高城建档案管理工作信息化建设水平的有效方式；从积极宣传城建档案管理工作、制定科学的城建档案管理体系、严格规范制度执行流程三个层面入手，论述强化制度建设，规范管理流程的科学方向。旨在为进一步实现城市建设档案管理工作的突破目标奠定坚实基础。

关键词：城市建设；档案管理；挑战；突破

城市建设档案主要是指记录和管理城市建设过程中相关资料和信息的文件和档案，包括多方面的文件和资料，记录了城市的发展历程、建设项目的规划和实施情况、工程质量的监督和评估结果等重要信息。城市建设档案管理是一个关键的领域，对于城市的可持续发展和智慧城市建设十分重要。在数字化时代，城市建设档案管理面临着诸多挑战。传统的纸质档案管理方式已经无法满足大规模城市建设的需求，而数字化档案管理则需要面对信息安全、数据标准化、跨部门合作等复杂问题。如何应对这些挑战并实现档案管理工作的突破，成为当前城市建设领域亟待解决的问题。

1 城市建设档案管理工作面临的挑战

1.1 人员素质提升缓慢

城市建设档案管理行业特殊性和专业性要求较高，需要从业人员具备深厚的档案管理理论知识和实践经验，而相关的专业培训和教育资源相对不足；档案管理工作的知识更新较快，需要从业人员不断学习和掌握新的技术和方法，但在实际工作中缺乏持续的学习和培训机会；城市建设档案管理工作涉及多个部门和领域，需要具备跨学科的综合素质和能力，但从业人员的综合素质培养不够。

人员素质提升缓慢会对城市建设档案管理工作产生多重影响，工作效率和质量难以保证，影响档案管理工作的规范性和准确性；技术更新和创新能力不足，无法有效应对信息化时代档案管理的需求和挑战；影响档案管理工作的创新和发展，无法充分发挥档案资源的价值和作用。

1.2 信息化程度有待提升

城市建设档案管理工作具有复杂性和多样性，涉及大量的数据和信息，缺乏先进的信息技术工具和系统，以及统一的数据标准和规范，导致信息化程度有限。城市建设档案管理涉及多个部门和单位，存在信息孤岛和数据壁垒的问题，信息共享和互联互通的难度较大。部分地区或单位在信息化建设方面的投入不足，缺乏相应的技术支持和资源支持。信息的存储和检索不便捷，无法满足快速查找的需求，限制档案资源的利用。信息化程度低下导致档案管理工作难以与其他信息系统和平台进行集成，影响城市建设的智能化和高效化发展。

1.3 相关法律法规缺乏完善性

城市建设档案管理缺乏专门的法律法规，导致相关法规的制定和完善相对滞后；城市建设档案管理涉及众多的利益相关方，各方利益的平衡和协调对法律法规的制定提出了挑战；城市建设档案管理的技术发展迅速，传统的法律法规无法及时跟进和适应新的技術和模式。缺乏相关法规的引导和规范，给档案管理工作带来了法律法规的空白和不确定性，限制了档案信息的共享和流通，阻碍了城市建设档案信息的综合利用和资源整合，导致档案管理工作的质量和效果无法得到有效的监督和评估。

2 城市建设档案管理工作的突破

2.1 提高档案资源收集与处理的规范性

2.1.1提高城建档案收集规范水平。制定明确的档案收集指引，明确责任部门和人员，并建立标准的档案收集流程，确保信息的准确性和完整性；培养专业档案管理人才，提高他们对档案管理规范的理解和执行能力。借助信息技术手段，推动档案数字化处理，利用先进的信息系统和数据库，提高档案的存储和检索效率；加强档案管理的监督和评估，建立档案质量评估体系，定期对档案收集工作进行审核和评估，发现问题及时进行纠正和改进[1]。

2.1.2综合利用多种城建档案收集方法。城市建设档案管理人员应明确了解，传统的纸质档案收集仍然重要，需要建立规范的档案收集流程，明确收集的内容和方式，确保档案的准确性和完整性；利用数字化技术，如建立数字档案库、采用扫描和图像识别技术，将纸质档案转化为电子档案，提高存储和检索效率。此外，结合现场勘察和调研，收集实地数据和现场照片，补充档案信息的完整性；借助现代化的调查和调查问卷等方式，征集相关部门和公众对城建档案的信息，丰富档案资源的多样性；与相关机构和研究机构合作，获取相关的数据和资料，拓展档案资源的广度和深度；加强档案管理人员的培训和专业知识更新，提高他们对不同档案收集方法的理解和应用能力[2]。

2.1.3提高城建档案处理的规范水平。制定明确的档案处理指引，包括档案分类、整理、编目、存储和销毁等环节，确保每一步都按照规范进行；建立严格的质量控制机制，进行档案处理的质量检查和评估，确保档案处理工作的规范性和一致性；加强与相关部门和专业机构的合作，借鉴和引入国内外的档案处理经验和标准，提升城建档案处理的规范水平[3]。

2.1.4统一管理与备份档案资源。建立统一的档案管理系统和数据库，将各个部门和单位的档案资源整合到统一的平台上进行管理，可以避免分散存储和信息孤岛的问题，提高档案的可查找性和共享性；建立定期的档案备份机制，确保档案资源的安全性和持久性。定期对档案数据库进行备份，同时建立灾难恢复计划，以应对发生的数据丢失或系统故障；加强数据安全和保护措施，包括强化权限管理、加密技术和防火墙等，保障档案资源的机密性和完整性；建立档案质量监控体系，对档案资源进行定期检查和评估，确保档案数据的准确性和一致性[4]。

2.2 提高城建档案管理工作信息化建设水平

2.2.1完善档案数据库的开发力度。建立清晰的数据库规划和需求分析，明确城建档案管理的核心功能和数据要求。基于这些需求，设计和开发一个高效、可扩展和易用的档案数据库系统；加强数据采集和录入工作，确保档案数据库中的数据准确、完整和可信。采用自动化手段，将纸质档案快速转化为电子数据，并进行有效的数据清洗和整合；注重数据标准化处理，引入先进的信息技术和数据管理工具，提升档案数据库的智能化和数据处理能力。利用数据分析和挖掘技术，发现潜在的信息和关联性，为城市建设决策提供有力支持；在数据库设计和开发过程中，采取严格的权限控制和数据加密措施，确保档案数据的安全和机密性[5]。

2.2.2加强资源信息平台的建设力度。建立统一的资源信息平台，整合城建档案管理工作所涉及的各类信息资源，包括规划数据、设计图纸、工程施工记录、验收资料等。该平台应具备高效的数据存储和管理功能，实现信息的集中存储和统一管理。注重数据互联互通，确保资源信息平台能够与相关部门和系统进行数据交换和共享，实现信息的流通和共享。注重资源信息平台的用户友好性和易用性，提供直观的界面和方便的操作方式，便于用户进行信息查询和利用。加强对资源信息平台的培训和推广，提高相关人员的操作能力和应用水平，确保资源信息平台能够充分发挥其在城建档案管理工作中的作用[6]。

2.2.3优化硬件的同时，完善软件系统。优化硬件设施，提升数据处理和存储能力，确保信息系统的稳定性和高效性。建立完备的数据备份和灾备机制，保障数据的安全性和可靠性；完善软件系统，根据城建档案管理工作的需求，开发和应用适用的软件系统，包括档案管理系统、数据库管理系统、数据分析工具等。注重软件系统的更新和升级，及时修复漏洞和改进功能，适应城市建设档案管理工作的不断发展需求；加强软件系统的用户培训和技术支持，提高用户对系统的熟练操作和应用能力。为用户提供及时的技术支持和故障排除，保障系统的稳定运行；建立软件系统的质量监控机制，进行定期的系统性能评估和用户满意度调查，不断改进和提升软件系统的质量和效能[7]。

2.3 强化制度建设，规范管理流程

2.3.1积极宣传城建档案管理工作。建立健全的宣传机制和渠道，用于向相关部门和人员传达档案管理工作的重要性和意义。组织开展档案管理知识培训和研讨会，提高相关人员对档案管理政策、法规和标准的认知和理解。通过培训和研讨会，加强对档案管理的宣传和教育，增强相关人员的档案管理意识和责任心。开展城建档案管理成果展示和案例分享，展示成功的档案管理实践和经验，激发广大干部和公众的积极性和参与度。通过宣传城建档案管理工作取得的成果和效益，提高公众对档案管理工作的关注度和认同感。加强与媒体的合作，通过新闻报道、专题节目等方式，宣传城建档案管理工作的重要性和取得的成就，提高公众对档案管理的认知度和支持度[8]。

2.3.2制定科学的城建档案管理体系。建立档案管理法律法规和政策制度，明确城建档案管理的法定职责和规范要求。制定具体的管理细则和操作指南，明确档案的收集、整理、存储、检索和利用等环节的具体要求。建立科学的档案分类和编目体系，统一城建档案的命名、编号和索引规则，确保档案信息的准确性和可查性。加强档案管理流程的规范化，建立档案管理工作的流程和标准操作规程。明确档案管理工作的责任部门和人员，确保各项工作按照规定的流程和标准进行。建立定期的档案质量评估和审核机制，对档案管理工作进行定期检查和评估，及时发现问题并进行纠正[9]。

2.3.3严格规范制度执行流程。建立明确的制度执行责任体系，明确各级部门和岗位的职责和权限。确保制度的执行责任人能够清晰了解和履行自己的责任，形成责任的层级体系。加强制度执行的监督和考核机制，建立相应的监督和评估体系。通过定期的检查和评估，对制度执行情况进行监督，并根据评估结果进行奖惩和改进。加强沟通和协调，建立起部门之间和岗位之间的协作机制。通过定期的会议和沟通，解决制度执行过程中的问题和难点，提高执行的顺畅性和效果；加强对制度执行流程的培训和宣传，提高相关人员对制度执行要求的理解和认同。为执行人员提供必要的培训和指导，确保他们能够准确、全面的执行制度。建立及时反馈和改进机制，对制度执行中出现的问题和不足进行及时的整改和改进。通过严格规范制度执行流程，能够确保制度的有效执行和落地，提高城市建设档案管理工作的规范性和效能[10]。

结语

随着信息技术的不断发展和人工智能技术的应用，城市建设档案管理工作正经历着革命性的变革。本文探讨了城市建设档案管理中所面临的挑战，并提出了应对这些挑战的突破方案。通过引入先进的  （下接17页）

（上接14页）信息技术和数据管理手段，建立起高效、安全、智能的档案管理系统，城市建设档案管理工作能够更好地支持城市规划、建设和管理工作，为城市的可持续发展提供强有力的支持。未来，期待看到更多创新技术的应用和实践，不断推动城市建设档案管理工作向着数字化、智能化的方向发展，为我们的城市创造更美好的未来。

参考文献

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[2]叶琼.关于城市建设档案管理工作的思考[J].中文科技期刊数据库（全文版）社会科学，2023（4）：46-48.

[3]黄钰华.信息化技术在城市建设档案管理中的应用探微[J].建筑技术研究，2021（5）：70-72.

[4]孙刚.城市建设档案管理现状与规范化措施探讨[J].建筑技术研究，2021（4）：67-69.

[5]马丽.城市建设档案数字化，信息化管理方案研究[J].明日，2021（23）：24-26.

[6]宋雪梅，尹洪旭.主动作为迎接档案工作数字转型的挑战——大连市省级数字档案馆建设成效显著[J].兰台世界，2021（2）：33-35.

[7]刘冰.工程档案管理存在的挑战和对策[J].建筑技术研究，2021，3（10）：95-96.

[8]王雯雯.城鄉规划建设档案管理存在的问题及对策[J].农民致富之友，2022（3）：41-43.

[9]李云菊.建设工程档案管理与建设工程质量关系的研究[J].建筑技术研究，2022（5）：87-88.

[10]王月.关于事业单位档案管理信息化建设与发展的探讨[J].建筑技术研究，2021（22）：86-88.

作者简介：叶惠（1969— ），大学学历，福建省邵武市城市建设档案馆馆员，研究方向城市建设档案研究。