水利工程项目档案管理评价指标体系构建分析

摘 要：利用层次分析法建立水利工程项目档案管理评价指标体系，可以将水利工程项目档案管理诸多因素条理化、层次化，为管理者提供科学直观的依据。本文以水利工程项目档案管理为例，分析了层次分析法构建档案管理指标体系的方法、原则及等级评价标准，并对水利工程项目档案管理进行了评价，提出了改进建议，拓展了水利工程项目档案管理评价的理论深度，具有积极的现实指导意义。

关键词：水利工程档案；档案管理；指标体系

概述

水利部公布的数据显示，2022年全国开工重大水利工程项目47个，投资规模4577亿元，新开工水利工程项目2.5万个，较2021年度新增4135个，全年完成水利项目建设10893亿元，较2021年度增长44%。此外，还完成3500多座病险水库除险加固，治理中小河流1605条，河长1.4万公里。大兴水利工程项目建设在造福一方百姓的同时，在项目前期、实施、竣工验收等阶段均形成大量具有保存价值的文字、图表、音像和实物等形式的水利工程建设项目文件，构成水利工程项目档案的重要内容。近年来，随着信息技术的发展及其在档案管理中的应用，项目档案管理系统功能日趋完善，也使得水利工程项目档案管理取得快速发展。只有进一步完善档案管理评价指标体系，才能提升整个档案管理系统利用率[1]。为适应新时代水利工程项目建设及档案管理发展需要，强化档案管理工作水平，进行科学评价是促进水利工程项目档案科学发展的必然趋势。通过水利工程项目档案管理科学评价，展现管理现状及效果，解决相关问题，将有限的档案管理资源侧重于更为关键或重要环节。

层次分析法（AnalyticHierarchyProcess，简称AHP），最早是由美国著名运筹学家萨蒂于20世纪70年代提出。层次分析法旨在就問题归结至最底层对最高层所占权重的确立，将若干问题拆解为不同组合因素，再将拆分因素根据其关联性组成不同层次聚集且多层次的分析结构模型[2]。利用层次分析法建立水利工程项目档案管理评价指标体系，可以将水利工程项目档案管理诸多因素条理化、层次化，判断哪些重要急需处理的问题，为管理者提供科学直观的依据[3]。

1 评价指标体系的构建原则

1.1 实用性

水利工程项目档案管理涵盖项目前期、实施、竣工验收等不同阶段中形成的档案资料的管理，评价的范围广、环节多、内容杂，选择AHP法构建水利工程项目档案管理评价指标体系，应本着实用性原则，既要有定性指标，也要有定量指标，使整个指标体系具有统一性，更具统一测度，最大限度地减少人为主观因素干预和影响。

1.2 简便性

在选择指标及标定其指标内容时应选择简洁、明了、直接、全面的指标，指标要具有较强的概括性、综合性，还要保证同一层级指标或不同层级指标之间的一定关联性。

1.3 目的性

所谓目的性，就是指利用APH法构建水利工程项目档案管理评价指标有着明确的目的性，建立每一层级的指标，以及界定的每一层级指标的内容，都是为了更快、更好地发现问题、找出问题，从而更好地、更有目的地解决问题。

1.4 动态结合

随着水利事业发展，以及档案管理理念、管理体制机制的发展进步，水利工程项目档案管理体系也将日趋完善，是一个从不完善到不断完善的动态过程，因此，水利工程项目档案管理指标体系内容也不是一成不变的，而是要与时俱进，整个档案管理评价指标体系也要做出相应的调整[4]。

2 评价指标体系的构建

2.1 构建方法

AHP法体现了综合法、分析法指标构建核心思想，将评价目标进行系统分析，构建起若干层级递阶的结构分析模型（见图1）。利用AHP法基本思路进行档案管理评价指标体系的构建是非常有效的[5]。

2.2 构建内容

根据AHP法基本模型（见图1），结合水利工程项目档案管理特点及现实存在的问题，将水利工程项目档案管理评价指标体系分为目标层、准则层和指标层三个层级[6]，共20个指标（见表1）。

2.3 评价等级

评价指标分值采用百分制，满分100分，最终得分取值范围[0，100]。其中，组织机构20分；管理制度和保管条件均为15分；日常管理30分；开发利用20分。为了便于评价需要，又将准则层下指标层的每个指标进行分级操作，设置五个等级（见表2），其中一级为最优、二级为次优，分别对应相应的分值，以此类推，计算出每一个层级相应的分值和对应的等级。

根据表1计算出每一层级得分，并依据表2对其等级进行划分，三级及以上为合格、良好、优秀，三级以下为不合格等级。在评价结束后，便可根据评价过程准确把握水利工程项目档案管理存在的主要问题及问题产生的原因，进而为档案管理部门采取有针对性的解决措施提供精准指导，使评价结果更加客观、全面、真实，也使评价结果更具指导性、参考性和可操作性。根据评价结果得出水利工程项目档案管理所属层级，并为进一步优化水利工程项目档案管理提供精准指导和参考。

3 某水库除险加固工程档案管理评价实例

某水库除险加固工程于2020年完工，并经水利、档案管理部门联合组成验收组，对该水库除险加固工程项目档案进行专项验收，验收组按《评分标准》，获得90分以上，水利工程项目档案管理验收达到了优秀等级，顺利通过了档案专项验收，也为该水库除险加固工程竣工验收顺利进行奠定了扎实基础。但在验收过程中，对照评分标准和评分内容，也发现了一些问题：首先，组织机构。成立了水利工程项目档案管理领导小组，小组由行政管理、技术管理等人员组成，牵头由档案管理部门专门负责，专职人员若干，存在的问题主要是专职人员存在流动性，电子档案归档不及时，未吸纳一定兼职人员，档案资料收集不及时。其次，管理制度。严格落实《水利工程建设项目档案管理规定》，并在该《规定》的基础上建立了除险加固工程项目档案工作、管理及岗位职责制度，但缺少具体的档案人员薪资及培训制度，未有针对性地开展业务知识培训。再次，管理条件。设置了水利工程项目档案管理库房，配备了信息化所需的软硬件设施，但档案管理环境有待提升，落实“八防”标准和要求还有一定差距。再次，日常管理。专业性、完整性和协调性较好，但同步性、时效性还要加强。突出表现在“三纳入”“四参加”“四同步”落实的质量和效果还需增强，尤其是纸质档案与电子档案同步归档落实还不到位。最后，开发利用。鉴定、检索利用完成的较好，专业修复及效益开发还需要加强。

4  改进建议

水利工程项目档案管理应严格落实《水利工程建设项目档案管理规定》《水利工程建设项目竣工图编制要求》《水利工程建设项目文件归档范围和档案保管期限表》，从组织机构、管理制度、保管条件、日常管理和开发利用等方面综合施策，并及时做好管理评价，发现问题及时改进，不断提升水利工程项目档案管理科学化、规范化水平。

4.1 强化组织领导

水利工程项目是一项庞大的系统工程，要切实强化档案工作的组织领导。成立水利工程项目档案工作领导小组，严格执行“三纳入”“四参加”“四同步”制度，实行集中管理原则，在领导小组坚强领导下，在同一机构下做到统一领导，执行统一制度。并将水利工程项目档案管理纳入项目发展规划，并与工程项目同部署、同落实、同考核，制定水利项目档案管理工作规划。

4.2 完善管理制度

根据指标评价体系，发现问题并及时完善解决，建立健全水利工程项目档案管理各项规章制度，明确水利工程项目文件归档范围、档案保管期限规定。健全领导岗位职责制度，水利工程项目档案工作分管领导、档案部门负责人岗位职责及职责内容。完善档案管理人员岗位责任制度，细化具体从事水利工程项目档案管理人员的岗位职责及内容。建立档案人员培训制度。根据水利工程项目建设周期，组织专兼职档案员业务知识培训，重点学习档案法规、水利工程项目档案管理标準的学习。完善绩效考核制度。将档案人员考核与其他专业技术人员同考核，落实同等考核待遇。此外，还要健全水利工程项目电子档案管理制度、安全检查保管制度等等，以制度保证档案管理规范化、科学化水平。

4.3 改善保管条件

从水利工程项目档案管理基础设施、环境及软硬件条件等方面，切实改善水利工程项目档案保管条件，确保项目档案安全。基础设施方面，要建立专用水利工程项目档案管理库房，配备办公室、阅览室等场所，添置必要的办公设施，采购无酸档案盒、密集柜架、消磁柜等设施设备。改善水利工程项目档案保管条件，严格按照“八防”的标准和要求配备设施设备，使水利工程项目档案保管条件符合相关要求。软硬件方面，则主要围绕水利工程项目档案的电子化、数字化添置相应的计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、存储介质，电子文件管理软件系统等。

4.4 加强日常管理

日常管理质量和水平在评价指标体系中的权重最大，要从专业性、协调性、同步性、时效性、完整性等方面切实加强水利工程项目档案日常管理工作。将水利工程项目建设过程中有关水文、地质、勘察、设计、监理、施工等专业性文件进行专业分类归档，通过统筹协调，实现每个环节的项目建设推动均要同步做好档案资料的收集整理。严格依据《水利工程建设项目档案管理规定》，按照规定的时间做好文件资料交接、归档，确保水利工程项目档案资料的完整性、归档率和准确率。

4.5 做好开发利用

从检索工具、日常利用和编研开发等方面，切实做好水利工程档案开发利用，发挥水利工程档案现实应用价值。就检索工具开发而言，要编制水利工程项目纸质档案案卷目录、归档文件目录、分类案卷目录、声像档案保管目录。利用计算机及档案管理自动化系统进行管理[7]，建立水利工程项目档案库、基础库、管理库，全文检索和系统设置，为日常利用提供可靠保证。围绕水利工程项目档案利用频率的综合分析，以及水利工程项目管理的实际需要，主动做好水利工程项目档案编研，如全宗介绍、专题汇集、水利业务基础数字汇编、专题概要等，并使编写的资料具有连续性、规范性，提升编研利用价值。

结语

水利工程项目档案管理质量直接决定着档案作用的发挥，利用科学地层次分析法建立水利工程项目档案管理评价指标体系，能够将影响水利工程项目档案管理诸多因素进行条理化、层次化分析，更加直观清晰地判断哪些急需处理的问题，并针对存在的问题提出进一步改进措施，不断提升水利工程项目档案管理水平，为水利事业发展作出积极贡献。

参考文献

[1]罗理波.层次分析法下构建档案管理评价指标体系的实践研究[J].城建档案，2021（5）：78-79.

[2]姚慧，付雷杰，贺志昊.基于模糊层次分析法的研究生竞赛项目优选[J].大学教育，2021（3）：183-185，198.

[3]罗志.雄江西省水利工程档案管理指标体系的构建[J].陕西水利，2020（1）：198-201.

[4]乔二兵.大数据背景下信息统计在档案管理中的作用研究——评《档案管理与信息统计》[J].人民长江，2021（2）：217.

[5]洪萍.港航业档案管理评价指标体系[J].中国水运，2012（5）：30-31.

[6]康芳华，郭珺.基于改进模糊AHP法的水利工程档案管理评价[J].江西水利科技，2022（4）：247-250，258.

[7]占康英，蔡红娟.青山水库除险加固工程档案管理[J].浙江水利水电专科学校学报，2012（4）：51-54.

作者简介：李盼妮（1985— ），大学学历，福州市水利工程技术中心馆员，主要从事档案管理研究。