医院人事档案数字化转型研究

摘 要：随着数字技术的应用和发展，以及数字管理理念的影响，传统医院人事档案管理面临着诸如管理效率、档案安全保障等问题，迫切需要及时转型，以适应数字时代发展的现实需要。本文首先阐述了医院人事档案数字化转型内涵及实质，提出了新时代推动医院人事档案数字化转型的现实意义，深入分析了人事档案数字化转型面临的现实困境，并针对此困境提出了转型的具体措施，为做好新时代医院人事档案数字化转型，提升管理整体质量和效率提供新探索、新路径，具有积极的现实意义。

关键词：人事档案；档案数字化；数字化转型

2023年2月，国家公布《数字中国建设整体布局规划》，提出到2025年基本形成“横向打通、纵向贯通、协调有力”的一体化推进格局，2035年数字化发展水平进入世界前列。医院人事档案是医院人事管理的重要成果，数字化转型理念及措施也深刻地影响着医院人事档案管理工作方式及进程。因此，医院应加快推进人事档案数字化转型，切实提升人事档案管理水平和管理能力，为新时代医疗卫生事业发展、人事制度改革提供服务。

1 医院人事档案数字化转型的意义

数字经济是指以数据为内在驱动力，以现代信息网络为重要载体，以大数据、云计算、物联网、人工智能等技术为推动力，实现经济形态新发展。医院人事档案数字化转型是数字时代医院人事工作、人事档案管理的发展方向、内在动力和必然选择。医院人事档案数字化转型的核心、本质是“转型”，转型的目的是要积极适应数字时代发展的现实需要。医院人事档案数字化转型的载体和手段均是以数据或数字为载体，从而实现人事档案管理功能。医院人事档案数字化转型是一个循序渐进、不断改进、持续深化的发展过程，是与数字化技术和理念发展更新密切相关的。此外，医院人事档案数字化转型也是人事档案管理主体利用各种管理资源、管理要素，优化管理流程，最终实现管理目标（见表1）。

2 医院人事档案数字化转型的内容

2.1 档案资源数字化

医院人事档案数字化转型的前提和基础是要做好人事档案资源的数字化转型，既包括馆藏纸质人事档案资源的数字化，也包括新增人事档案资源的数字化。通常按照“存量数字化、增量电子化”原则，一方面，将传统的人事档案资料进行数字化扫描，然后将扫描后的电子文件上传至专门的人事档案管理系统；另一方面，利用专门的人事档案信息管理系统，实现新增人事档案电子化管理，直接将专门的人事管理业务系统中的电子档案导入档案管理系统。医院人事档案数字化转型首先是人事档案资源数字化转型，同样也是人事档案资源数字化理念的转型，要求档案管理人员牢固树立数字意识，运用数字技术，推动医院人事档案管理工作的转型、发展。

2.2 业务流程数字化

在医院数字化转型发展的背景下，人事档案业务流程数字化展现出其人事业务与其他业务相融合的特征，通过智能化、网络化、自动化业务流程提升医院人事档案管理效率。根据《纸质档案数字化规范》《录音录像档案数字化规范》等相关规定，以纸质医院人事档案为例，其数字化业务流程包括人事档案整理—批量扫描—一级审核—影像修正—二级审核—双层PDF转换—批量重命名—档案重新装订。其中，人事档案整理环节，是将归档的纸质人事档案拆解、分类，为扫描做好准备。然后通过扫描将纸质人事档案数字化为电子影像文件。批量扫描完成后，还需要对其是否存在白页、重复等进行初步审核，并根据初步审核结果进行简要处理；修正档案影像文件，使纸质人事档案成为高质量数字化档案影像文件，再对其“三性”进行二级审核。二级审核结束后将其批量转换为PDF格式，再按照医院人事档案管理系统中的条目命名规则，对照批量重命名。命名结束后进行批量挂接，最后将拆解的纸质档案重新装订、归档保存。

2.3 利用服务数字化

医院人事档案转型的突出特点就是表现在人事档案服务的主动性，传统的被动查询检索服务向主動提供精准服务转变。要实现这种转变则需要：首先是借助数字技术手段实现人事档案利用。在信息网络、数据库、人事档案应用系统的支持下，为人事档案检索提供服务。尤其是数据库建设，替代了传统了档案库房，节约了物理空间、经济成本，实现人事档案存储迭代升级；利用数字技术实现人事档案数字产品生成。即，根据医院人事档案管理的现实设立不同的专题数据库，如行政管理人员档案数据库、临床医护人员档案数据库、临时聘用人员人事档案数据库，不同专题数据库又在信息网络技术支持下实现资源汇总。最后是数字手段利用提升利用体验。借助大数据、云计算等，做好馆藏医院人事档案数据资源现状分析、利用分析，精准做好人事档案用户“画像”，为用户提供更为多元、个性和具有差异化的定制服务。

3 医院人事档案数字化转型困境

3.1 档案资源数字化问题

档案资源数字化是数字化转型的前提和基础，也是转型能否成功的关键所在。但在资源数字化过程中也极易出现一些问题，主要表现在：数据格式选择不准确。纸质人事档案数字化扫描为全文图像数据，格式有PNG、JPG、TIFF等，各种格式对应的数据要求不尽相同，一旦数据格式选择错误就会影响后期数据存储、挂接、读取等。此外，纸质人事档案数字化和人事档案管理系统中的电子文件数据资源表现非结构化特征，电子文件生成系统形成的电子文件，因缺乏协同合作，导致人事电子文件数据呈现异构性，这些数据资源难以运用大数据技术进行分析、处理，增加了非结构化数据处理的难度。

3.2 业务流程数字化问题

从传统档案数字化业务流程环节分析，拆解、扫描、修正、挂接等环节均易出现相应问题。例如，拆解整理环节，将大量档案进行拆解，有的一卷包括十余件人事档案资料，经拆解后交叉堆放，极易导致原纸质人事档案保存次序混淆；纸质人事档案载体主要为普通A4纸、彩色照片等，不同载体扫描方式不同，有压板扫描，还有高速扫描等，但在档案扫描过程中易产生白页、漏扫，以及重复扫描现象。有时以单页JPG格式存储，还需要对其进行手工合并，成为完整文档。但人工合并过程中易造成图像；影像出现污渍、黑点、影像歪斜幅度大；PDF 转换过程慢、效率低；更名挂接环节容易出现重名、错名，此外重名挂档环节结束还需要进行备份，耗时较长。

3.3 利用服务数字化问题

医院人事档案数字化利用服务存在的问题主要是理念、功能等问题。前者主要是指医院人事档案信息资源的数字化利用率偏低，突出表现在人事档案数字信息资源重要性认识不足，习惯于传统利用模式，导致医院人事档案信息资源的利用率偏低。后者则是由于缺少顶层设计，医院人事档案数据库类型、数据库结构及人事档案管理软件难以实现数据共享、互联互通，人事档案数字化信息资源整合度偏低，信息安全制约着人事档案数字化利用范围。

4 医院人事档案数字化转型措施

4.1 细化人事档案资源数字化转型

加快推进传统纸质人事档案数字化，同时做好新增电子人事档案信息化系统录入。重点是要做好传统纸质人事档案资源的数字化，对馆藏人事档案信息资源进行统计、清理，分析，根据人事档案利用情况，分批推进纸质档案数字化。首先，要做好在职广大医护人员学历学位、专业技术职称、党/团材料、表彰奖励材料、工资、任免文件等重要人事档案信息进行扫描，确保人事档案数字资源质量。其次，要做好离退休人员人事档案数字化，将历年离退休人员人事档案资料进行整理，扫描。推进医院人事档案数字化资源数据库建设、管理，并分类建库，然后将之前整理、扫描的人事档案数据迁移，归入到相对应的人事档案数据库，夯实医院人事档案数字化基础。

4.2 优化人事档案流程数字化转型

从人事档案整理扫描、著录标引、图像处理、数据挂接、数据备份、系统应用等方面持续转型。优化各个独立工作环节，例如，纸质人事档案扫描，改革人事档案扫描件存储格式，一次扫描一卷档案生成一个TIF文件，并将扫描件按顺序排序，便于后期批量修正、整理和自动分件。优化图像修正，利用批量纠斜、自动添加页码，以及批量自动去白页等批量处理功能，实现人事档案快速图像纠正。总之，在业务流程数字化转型方面，要推进人事档案系统归档集成，确保医院人事档案业务数据自动归档。将人事档案与医务、人事、临床等部门业务数据融合，在前置业务流程中实现人事档案数据信息自动采集、分类、归档。持续优化人事档案业务流程，在数字化系统应用基础上，结合医疗机构业务流程数据需求、人事管理需要精准采集相应的电子档案，为人事档案数字化服务提供丰富信息资源。

4.3 实化人事档案服务数字化转型

积极构建友好的软硬件平台，加快推进医院人事档案数字化服务转型，提升人事档案利用效率。首先是要搭建硬件平台，配备HP服务器、防火墙、路由器、计算机、扫描仪、多功能一体机等，为人事档案数字化利用服务提供良好硬件平台。其次是要搭建软件平台，提供操作系统优化、易扩充维护、安全可靠应用系统，系统功能涵盖医院人事档案检索、查询、下载、打印等服务功能。软件平台系统中应包括人事档案数字信息录入、人事档案审核归档、身份认证、登录、档案鉴定等。根据医院人事管理需要，持续升级、优化人事档案管理信息系统，确保系统服务始终能够满足医院人事档案管理的实际需要。

4.4 强化人事档案队伍数字化转型

医院人事档案数字化极大地提升了医院人事档案管理效率，也是新时代医院人事档案转型发展方向，既有利于提升人事档案管理效率，也有利于原始人事档案资料保存，还有利于人事档案资源检索利用。不仅需要具备专业的档案专业知识，还需要档案管理人员具备较强的数字信息网络知识，熟练操作人事档案管理应用系统。为此，要加强医院人事档案管理人员业务知识培训，通过邀请专家授课、现场观摩，选派业务骨干到先进地区学习取经等形式，重点培育其数字技术应用能力。此外，还要加强人事档案数字化知识的宣传，在院内各部门、各科室之间加强人事档案数字化知识宣传普及，提升人事档案数字化管理理念，统一思想认识，强化数字化认识档案利用的思想自觉和行为自觉。

4.5 深化人事档案安全数字化转型

数字时代，医院人事档案从传统向数字化转型，同样也面临着诸多的非传统安全因素威胁，要善于利用现代数字技术强化人事档案信息安全管理。首先是利用数字化软件设置管理权限。赋予不同人员访问权限，实行分级管理，确保人事档案数据信息安全。完善平台系统日志，做好数字化人事档案数据信息备份。其次是要制定符合数字时代人事档案安全管理制度，从制度上细化科室、部门及人员的责任分工，明确责任主体和责任内容。再次是提升安全保密意识。从事人事档案管理人员要切实增强数字档案安全保密意识，定期做好人事档案管理平台系统的病毒查杀，定期做好系统升级及漏洞补全。最后是要选择正版的人事档案管理软件，定期做好系统维护，确保安全。

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作者简介：张婷婷（1988— ），研究生学历，滨州医学院附属医院馆员，主要从事人事档案管理信息化及应用研究。