公共就业部门档案为民服务能力建设研究

姜雪

摘 要：在新征程上，公共就业部门档案管理进入新常态，档案为民服务能力建设成为时代所需和职责所在。本文分析公共就业部门档案为民服务能力建设的重要性和存在的主要问题，从实践层面探索了提升为民服务能力的可行性路径，以期为公共就业部门档案管理提供新的经验做法。

关键词：公共就业部门；档案为民；策略分析

公共就业部门承担着为社会提供人力资源服务的重任，是推进人才强国战略的重要一环。近年来，伴随着国家经济发展和创业环境的改善，人民群众对公共就业部门档案的查询利用需求越来越高，公共就业部门需要以人民群众需求为导向，树立为民情怀，提升为民服务能力，提升档案服务能力。

1 公共就业部门档案为民服务能力建设的重要性

1.1 新时代做好档案工作的必然要求

人民群众是历史的创造者，也是档案内容的书写者，更是档案价值的受益者。档案作为历史的最真实记录，其重要内容就是展现的人民群众认识自然和改造自然的全过程。档案价值由人民共享，档案事业始终为人民服务、书写英雄人民的历史，这符合马克思主义群众观的要求，也是新时代中国共产党初心和使命的必然选择。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出“贯彻以人民为中心的发展思想，坚持档案工作为了人民、依靠人民，建设好覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系，提高人民群众满意度”的总体要求。新征程上，要围绕人民群众的“急难愁盼”问题，不断提升服务效能，彰显人民群众主体地位，满足人民群众对档案工作的新期待，以档案事业高质量发展的新成绩提升群众幸福感。

1.2 公共就业部门职责定位的内在要求

公共就业部门承担着就业岗位开发、人才智力开发、人才培養，为单位和个人提供人事代理服务的工作，保障和改善民生是职责所在、使命所系。当前，我国正处于实现“两个一百年”奋斗目标的历史交汇期，人民群众对就业和创业环境的要求越来越高，公共就业部门需要一手出政策，一手挖岗位，多管齐下为人民群众开拓市场化就业渠道，在这个过程中，档案的作用和地位是不可替代的。

1.3 大众创业万众创新浪潮的客观要求

目前，我国经济发展形势良好，小微企业犹如雨后春笋不断涌现，大众创新创业热情高涨，这就需要公共就业部门营造有利于创业创新的社会氛围。从政策设计出发，出台更多相关法律法规，切实解决创业创新者们的迫切需求，从而形成一个大众创业、万众创新的局面。而档案服务能力建设就是其中一个重要环节，在创业指导、创新领域选择等方面，档案资料都起着关键作用。

2 新形势下公共就业部门档案为民服务能力建设的困境

2.1 为民服务意识有待提升

部分公共就业部门受传统档案管理模式的影响，档案为民服务意识薄弱，对做好新时代流动人员和高校毕业生档案工作的重要性认识不足；平时侧重于对档案收集、整理和入库、安全和保密等流程性工作，对档案的服务功能认识不充分，没有以服务对象的需求作为档案管理工作的出发点和落脚点，对如何利用好档案资源服务人民群众手段和方法缺乏；对于如何从档案资源出发提升群众的幸福感和获得感认识不足。这些问题的出现，归根到底是主动服务意识不足，在思想上重视程度不够造成的。

2.2 为民服务能力有待提升

当前，社会结构和信息传递方式都发生了根本性转变，人民群众对优质档案服务的期待越来越高，大数据等新一代信息技术的广泛应用为满足人民群众对档案服务的需求提供技术支持。但是，从目前来看，公共就业部门转变不够及时，能力不足的问题较为凸显。档案服务的涵盖面较窄，依然是出具证明、档案转接和保管等，尚未延伸到政审鉴定、内容甄别等方面；服务手段较为落后，缺少网上查询、远程出证等手段；档案宣传意识不足，特别是针对高校毕业生的宣传不够及时，有的学生档案意识依然不强，造成了后期档案利用出现遗失、交接不顺畅等问题。这些问题需要公共就业部门高度重视，在实践中加以解决。

2.3 保障支付要素有待完善

公共就业部门档案体系的建设，需要在资金、队伍建设上给予充分保障才能有条件为人民群众服务好。从现实来看，公共服务部门在资金建设、体制机制和人才队伍建设上还存在一定差距。档案服务需要建设较为完善档案数据库、安全性较高的数据管理系统，这方面都需要投入大量的资金建设和维护，有的地区这方面资金投入不足，造成了数据管理系统安全性不高、互联互通不足，难以开展高效地档案服务。

3 公共就业部门档案为民能力建设策略

3.1 增强档案为民服务意识

进入新时代，我国社会主要矛盾转化为人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分的发展之间的矛盾，不断满足人民群众日益增长的档案信息需求也逐步成为档案工作的根本出发点。对于公共就业部门来说，要把为人民服务摆在首位，从馆藏档案资源中挖掘人民群众最迫切的查档需求[1]。近年来，随着一次办好等政策的实施，群众对查档效率和便捷性的要求越来越高，就业部门大部分已建成的数字档案管理系统很少提供远程在线查档服务，一般都是查档群众到各地窗口现场进行查档，数字档案服务体系的功能还没有被充分开发出来，数字档案的档案利用工作还需要进一步完善[2]。公共服务的数字档案系统主要面向系统内部开放，大多只在内网运行，只有公共服务系统内的工作人员用专业的检索方式才能搜索到数字档案资源。档案资源要为民所用，公共服务部门就要必须进一步加大开放力度和开放范围[3]。综上，不论档案的开放利用还是远程查询，都需要从思想上树立服务群众的意识，从长远角度和战略角度认识新形势下人民服务的重要性，进一步解放思想、简化流程、推出更多惠民为民举措，以功成必定有我的责任感，更好服务于人民群众。

3.2 以规范流动人员档案管理为重点，提升群众的幸福感

随着城乡流动人员的增加，流动人员在出国就业学习、考公、社保缴纳等方面对档案的利用率不断提高，给流动人员档案管理带来了新的机遇和挑战。要针对流动人员档案收集多样化、服务对象多样化、流动速度快的特点，加强制度化管理、精细化信息采集和服务特色化，全面提升流动人员档案管理服务水平。一是加强制度化管理。按照《流动人员人事档案管理服务规定》，建立健全流动人员人事档案收集归档、整理保管、安全保密、转递移交、查阅利用与档案信息化建设等各项管理制度[4]，对信息的及时录入、入库管理做出明确规定，进一步明确流动人员人事档案管理机构、服务范畴、工作流程、服务手段等内容。在管理体制上，按照统一领导、归口管理的原则，对流动人员档案进行管理，消除多头管理的弊端，做到职责清晰。坚持分类施策、属地管理为辅，对于有上级主管部门的，比如市场监管、建筑、司法等，按照用人单位意向，可由上级公共服务部门负责；对于本地的管理部门，比如发改、民政等，可由本地公共服务部门负责；由集体托管存档的单位，需要签订委托存档协议。二是加强信息采集标准化。要按照人社部《流动人员人事档案基础信息采集规范》要求，档案基础信息采集统一采集项目、统一指标体系、统一代码。本着“应采必采、能采即采”的原则，对26项必采项全部采集，对非必采项尽最大努力采集，最大程度充实完善基础数据库。进一步规范档案日常管理，重点做好接转档案和材料的清查核对、保管保护和服务利用工作，加强与流动人员、档案材料形成单位、社保经办机构等相关单位联系，积极收集反映流动人员政治面貌、工作经历等相关材料，通过机要通信、专人送取或邮政特快专递等方式进行，严禁个人自带。三是打造档案服务品牌。以档案数据化建设为目标，强力推进以政务数据为支撑的流动人员人事数字档案，加快完善流动人员人事档案基础信息数据库，推动档案信息在区域内的互联互通。目前，部分地区在档案信息互通领域做了有益尝试，比如，山东部分地区着眼于“一次办好”“群众零跑腿”等要求，实现爱山东APP、山东政务服务网、省公共就业人才服务网上服务大厅、人社局官方网站等“网上”“掌上”全渠道办理。探索线下优化服务模式，深入推进线下“一窗受理、一链办结、一号响应”服务模式，优化办事流程，着力提升服务效率。

3.3 以推进高校毕业就业创业为关键，提升群众的获得感

保证毕业生档案投递快速、准确无误，避免档案投递延期和丢失，切实服务好毕业生就业是公共就业服务部门的重要职责。2023年，教育部全面取消高校毕业生报到证，对于公共就业部门来说，做好新政策条件下档案接收和转接工作显得至关重要。一是加强政策宣传，提升高校毕业生对档案重要性的认识。公共就业部门联合高校中心通过校园招聘会和结对共建的形式，积极开展档案知识进校园、进社区宣讲，介绍档案管理服务政策，为高校毕业生提供“面对面”服务。通过服务热线、网友答疑等活动，讲解档案管理政策、档案托管办理手续等方面的档案知识，为更好服务广大毕业奠定坚实基础。拓展宣传渠道，使毕业生了解档案转接流程。比如，蚌埠市在网站、微博和微信众号等平台发布《2023年取消发放就业报到证，毕业生档案怎么办？》《取消报到证后，毕业生的就业流程有何变化？》等，将存档存放分类、邮寄地址、联系方式和相关办理手续及时进行告知，有效地让毕业生了解了档案转递方式和流程，明晰了档案管理相关规定。二是提升服务能力，增强做好毕业生档案服务的内功。在档案接收上严格把关，安排业务熟练的工作人员负责接收、管理等工作，提升档案接收的服务质量。在档案转接上严格审核，对高校统一邮寄的档案要进行严格把关，仔细查看档案原件是否完好、是否有破损和印章等，确保档案的齐全完整。要严格入库登记，对接收档案认真审核，符合入库条件的及时登记入库，并实行一档一编号，提升查询利用的精准度，方便毕业生以后的利用和转接。三是强化机制建设，增强做好毕业生档案服务的实效。根据新政策转递档案需反馈高等学校毕业生“档案转递通知单回执”要求，积极开拓“网上办”“一次办”服务，提高服务的实效。比如，2023年黑龙江人才部门就及时与档案管理服务系统开发商对接沟通，开发高等学校毕业生档案转递回执功能，新功能上线运行后，不仅可以助力全国高校线上及时接收“档案转递通知单回执”，切实提升便利度，同时也能大幅节约各级公共就业和人才（档案管理）服务机构档案邮寄经费支出，实现“服务效能最大化，经费支出最小化”。

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3.4 以数据赋能档案利用为创新手段，提升群众的满意度

以大数据、互联网+为代表的新一代信息技术飞速发展，改了社会管理的固有形态。对于公共服务部门而言，利用信息技术实现档案管理的现代化，是时代所需、人民所盼。一是加快信息化转型升级。要加强公共服务部门信息化建设，扩展数字化广域，从以电子档案收集为主，拓展到音视频、录音录像、光盘磁盘等数字声像档案，实现新型电子档案范围全覆盖，为实现提供完整、快速、方便的档案信息服务打下坚实基础。要瞄准数据化发展前沿，积极探索智慧公共就业档案发展战略，有效對接数字中国、智慧城市、智慧政务、数字乡村和各行业智慧发展，努力打造档案工作新模式[5]。二是加快建设就业人员档案数据库。在流动人员和高校毕业基础上纳入城乡未就业人员，打造就业人员数据库，建立个人综合信息平台。平台主要包括人员基本信息、学历、特长，系统能够全面记录个人信息，同时还能实现个人档案的动态更新和补充；平台能够通过关键词、语音识别等方式快速查找档案资料，提升利用效率。三是加快档案应用程序建设。为方便用户档案资料的查询利用，要在充分调研的基础上，精准把握用户需求，在开拓档案信息利用服务上创新思维，推出档案应用程序。用户可在手机等移动终端，通过应用程序据赋予权限，可在线进行查看、下载、打印，减少了办事流程，提升了工作效率。四是加快档案安全建设。信息化手段的不断发展及广泛应用，一方面提升了档案管理水平，另一方面也对档案安全提出了更高要求。安全是档案工作的生命线。在加强网上办理和平台建设的过程中，要制定实施网络安全防范措施，安排专人负责网络系统的运行和管理，加强网络基础设施、软硬件系统、终端及辅助设备等安全运行管理，有力防范档案信息安全风险。除了不断加强档案信息安全管理外，还要着力加强实体档案全，综合配置要达到“九防”要求的设施设备，配备专职库房管理人员，在库房管理上建立巡查预警制度，引入区块链和云计算等信息技术，提升现代化管理水平，确保档案实体安全。

参考文献

[1]刘海旭.大数据背景下事业单位档案信息化创新路径研究[J].兰台内外，2023（05）：28.

[2][3]王善柏.建设满足人民群众利用需求的数字档案馆[N].中国档案报，2020（07）：23.

[4]毛雅琴.大数据时代流动人员人事档案管理使用困境与对策分析[J].兰台内外，2023（04）：15.

[5]刘学科.数字中国建设背景下档案数字化改革的实践与思考[J].兰台内外，2023（04）：28.

（作者单位：梅河口市就业服务局）