医院档案管理与档案升级工作探究

摘 要：当前医院档案管理中存在着诸多问题和挑战，如档案管理效率低、信息化水平不高、档案管理质量不稳定等。有些医院逐步应用档案升级工作，帮助档案管理提高效率，改善质量。文章分别自档案管理效率、医院档案升级工作的意义、升级档案工作的相关需求等方面，详细分析了医院档案升级工作对档案管理方面造成的若干影响，目的在于提高医院档案管理水平，并提供参考和借鉴，为医院管理和医疗质量提升作出贡献。

关键词：医院档案管理；档案升级；信息化建设

医院档案是医疗服务的重要组成部分，它记录了医疗服务过程、诊疗方案以及患者病历等重要信息，是医疗质量管理和责任追究的基础。但是，当前我国医疗机构的档案管理工作还面临着一系列的问题与难题，严重制约了其规范化与高效化开展。

一、医院档案管理的现有情况

1.医院的档案管理模式

各医院间的档案管理模式有一定的不同之处。部分医院应用的基本模式是中心化管理模式，即将档案管理集中到一个专门的部门统一管理，有的医院则采用分散式管理模式，即各科室或临床科室自行管理档案。中心化的管理方式可以有效提高档案管理效率的同时，还可以防止文件管理出现重叠现象，但这一方式对档案管理者的素质要求很高，必须具备档案管理方面的专门知识及技巧。而分散式管理模式能够更好地满足临床科室的需要，但也容易造成档案管理的混乱和不规范。

2.医院的档案管理水平

不同医院的档案管理水平各有不同，具有档案管理员资质的人员相对较少，影响了管理的专业性。部分医院具备专业素质高的档案管理工作者，其档案管理系统效率较高，可以在管理的过程中保持规范性与信息化。而有的医院没有专业人员管理，导致档案管理效率低、管理质量不稳定。

3.医院档案管理中存在的问题和挑战

在医院档案管理中，存在诸多问题与挑战。首先，医院档案管理制度尚未得到完善，管理欠缺规范性。部分医院的档案管理制度不统一，造成档案管理不符合规范，档案精准度不足，安全性较差，缺乏一定的完整性。其次，档案安全保障不到位，存在档案丢失、被篡改、泄露等问题，不仅影响到患者的隐私权，还可能导致医疗纠纷和法律风险。再次，医院档案信息化水平不高，很多医院还在使用传统的纸质档案管理方式，管理效率低下，档案的检索、利用和共享也受到限制。最后，医院档案管理人员素质有待提高，一些管理人员缺乏专业知识和技能，难以胜任档案管理工作。面对这些问题和挑战，医院档案管理部门需要采取有效措施加以解决。

二、医院档案升级的意义

1.档案管理规范化

医院档案管理规范化是提升医院档案管理水准的核心方案。医院档案管理制度不完善，管理规范性不高，容易导致档案混乱、遗失等问题，影响医院医疗质量和患者满意度。医院档案升级工作可以制定标准化、规范化的档案管理制度，进一步增强流程的规范性，提高其管理水准，保障医院档案始终保持高质量。

2.档案信息化

伴随信息技术进一步推广与应用，医院档案管理必然会走向信息化。档案信息化可以提高档案的安全性、可靠性、可用性，便于医院管理人员查询档案，除此以外，档案信息化也能够促进医院整体信息化水准提高，帮助医院增强工作的效率和水平。

3.檔案应用价值

医院档案不仅是医院的基础管理工作，也是医院的重要资产。医院档案升级工作可以提高档案的应用价值，促进医院业务的发展和创新。通过建立健全的档案管理系统，医院管理人员可以更加科学地制定管理策略，优化医院业务流程，提高医院经济效益和社会效益。

三、医院电子信息档案管理存在的问题分析

1.对电子信息档案管理的重视度尚需提升

随着时代的快速发展，大数据技术受重视的程度越来越高。因此，大多数医院已经完成了档案的电子信息化建设。目前，一些医院虽然开始使用电子信息档案，但对电子信息档案管理的重视度却比较低，更多还是将工作重心、资源和资金投入医疗卫生事业当中，对于子信息档案管理方面所投入的资源与资金相对较少，很难完成医院电子信息档案管理工作。电子信息档案管理的高效顺利展开需要不断完善和更新相关软硬件设备设施，但医院相关工作管理实效性较弱，甚至存在流于形式的情况。同时，在现实生活中，各单位电子信息档案管理比较复杂，医院更是如此，涉及的内容更加多样化。因为医院对电子信息档案管理缺乏足够的重视，所以在电子信息档案管理过程中出现问题时，相关管理人员未能制定更为科学、合理的解决措施，导致医院电子信息档案管理工作效率较低。

2.医院电子信息档案管理体系不够健全

在大数据时代，要想有效提升单位电子信息档案管理质量，实现档案的有效利用，推动档案作用的最大化，医院必须有健全的电子档案信息管理体系。然而，现在很多医院的电子信息档案管理体系还有一定缺陷与不足，各部门间的沟通交流还不够顺畅，导致档案管理人员收集相关信息的难度较高，很容易出现收集不全、错漏乃至信息丢失等情况，阻碍了医院日后溯源、总结分析等工作顺利展开。同时，因为电子信息档案管理体系不健全，无法明确档案管理人员所承担的责任与工作内容，容易发生责任推诿，致使档案管理人员工作态度消极，对工作应付了事。除此之外，在这种情况下，还会给医院电子信息档案管理埋下安全隐患，最终造成电子信息档案管理效果不如预期。

3.档案管理工作人员的信息技术素养较低

档案管理人员素质对大数据背景下医院电子信息档案管理工作质量有着决定性影响。只有档案管理人员综合素质过硬，才能更好地实现大数据技术、信息技术的有效利用，保证电子信息档案管理能够保质保量展开，最大化地发挥电子信息档案的作用。但是，目前医院在人才招聘的时候，更多还是以提升医疗服务水平为主要目标招聘高素质医务人员，对档案管理人员的关注度较低，导致所招聘的档案管理人员信息技术素养较弱。同时，在人才培养方面，医院还是将重心放在了医务人员身上，档案管理人员能够获得的进修学习机会较少，导致他们难以跟上时代发展脚步，未能掌握最先进的信息技术与管理理念。除此之外，由于在医院中受关注度较低，一些档案管理人员自身也出现了懈怠心理，自我学习提升的积极性降低，不会主动总结学习新知识和工作经验。综上，一些医院的档案管理人员信息技术素养较低，很难保证电子信息档案管理工作的质量。

4.电子信息档案管理的形式比较单一

虽然我国医院在档案管理方面已经基本实现了纸质档案管理模式到电子信息档案管理模式的转变，大幅度减轻了档案管理人员的工作压力，但目前很多医院在开展电子信息档案管理的过程中，所实行的管理形式还比较单一，更多还是依靠人工操作与管理，即档案管理人员在工作过程中需要花费大量的时间和精力展开电子档案信息汇总、录入以及保存。同时，因为医院需要接待大量的病人，每日都会生成大量的病历档案，再加上本院人员自身生成的工作信息，致使档案管理人员每日需要完成的工作任务比较多，造成他们的工作压力较大，产生工作懈怠乃至疏漏的现象，造成电子信息档案管理出现错误或者不全等问题，甚至可能埋下安全隐患。

四、医院档案升级工作的实施方法

医院档案管理规范化是提升医院档案管理水准的核心措施。医院档案管理制度不完善，管理规范性不高，容易导致档案管理混乱等问题，影响医院医疗质量和患者满意度。医院档案升级工作可以制定标准化、规范化的档案管理制度，进一步增强流程的规范性，提升其管理水准，确保医院档案管理始终保持高质量和高水平。

1.提升对电子信息档案管理的重视

在大数据时代，要想有效提升电子信息档案管理质量，医院各方主体均应重视电子信息档案管理工作。首先，医院领导应转变管理观念，提高对电子信息档案管理的重视，建立健全电子信息档案管理制度，以此来提升电子信息档案管理工作的规范性，并通过召开会议等方式详细介绍电子信息档案的重要作用，促使全体工作人员明确认识电子信息档案管理的重要作用，配合电子信息档案管理工作开展，为电子信息档案管理营造更好的环境。其次，医院应该认识到在大数据时代，电子信息档案管理所需软硬件设施和技术在不断更新，因此，医院应该增加在电子信息档案管理方面投入的资金，购买更加先进的设备设施，提升本院所用电子信息档案管理系统的智能化程度，从而为电子信息档案管理效率的提高夯实根基。另外，医院还应该加强人员动员工作，引导电子信息档案管理人员认识到自身所承担的重要职责，以此来推动相关工作人员积极展开档案信息资料的收集、整理、分析以及保存工作，确保档案信息真实、完整，并有着较高的时效性。

2.优化健全电子信息档案管理体系

医院在开展电子信息档案管理过程中，要想实现先进信息技术的有效利用，推动相关工作规范顺利展开，应该注意不断优化电子信息档案管理体系。首先，推动医院各部门展开密切的沟通，要求他们配合电子信息档案管理工作，及时录入与整理各部门工作中所生成的电子信息档案资料，提升资料内容的全面性与规范性。然后，按照电子信息档案内容展开有层次、有流程的划分，有效提高电子档案信息的准确性，为医院有关工作的开展提供更为全面、可靠的参考。其次，构建更为合理的数据录入体系，提高各部门档案信息录入的统一性与规范性，以此来避免数据误差，保证电子档案信息的准确性。最后，做好对电子信息档案管理人员的约束与管理，制定更为科学的档案管理制度，确保档案管理人员尽职尽责地完成本职工作，进而有效避免其在工作过程中出现应付了事的情况，保证档案管理的合理性，为档案安全提供更有力的保障。

3.加强档案管理工作人员引进培养

首先，医院应该适当提升档案管理工作人员的待遇，为档案管理人员提供更为优渥的薪资待遇，并提高档案管理人员招聘门槛，以此来保证能够引进更多信息技术素养过硬的档案管理人员，为电子信息档案管理夯实根基。其次，医院应该邀请精通大数据、信息技术的专家学者到医院展开授课与指导，并由专家负责档案管理人员信息技术素养的调查分析，为其提供更具针对性的指导，制定更为科学、合理的培训方案，帮助档案管理人员实现有针对性的提高，促使他们有效提高自身信息技术素养，能够更加有条不紊地完成电子信息档案管理工作。最后，医院应加强对档案管理人员的教育培训，为他们提供更多进修学习的机会。同时，在教育培训的基础上，医院应该将教育培训结果和绩效考核联系起来，只有考核通过方可继续上岗，成绩优异者给予奖励，考核不合格者則需要继续学习，使电子信息档案管理人员素质得到提高，能够更加高效地完成相关工作。

4.运用大数据技术丰富管理形式

在大数据时代，因为能够高效完成大量数据的处理，所以大数据技术已经被广泛运用到了各行各业。因此，医院在展开电子信息档案管理过程中，应该提高大数据技术的应用力度，通过大数据展开相关档案信息的采集与处理，从而进一步减少电子信息档案管理需要投入的人力和物力，使电子信息档案管理效率与质量得到提高。同时，医院应该灵活运用大数据技术展开各部门所生成的数据信息智能化分析及处理，进一步提升数据信息分析效率与质量，完成对数据的准确分析和归档，减轻工作人员压力，避免他们因疲惫出现疏忽。除此之外，通过大数据技术的有效利用，医院档案管理人员还能够更加高效、准确地判断相关档案信息的保密程度，按照相应的标准实现档案信息的针对性录入及保存，进而更大程度地提高档案的安全性。

五、医院档案管理与档案升级工作的效果评估

在医院档案升级工作中，提高医院档案应用价值是极为关键的目标。通过数字化的途径，医院档案的应用价值可以得到进一步提升。首先，医院档案升级工作可以促进医疗质量评价。通过数字化和信息化的手段，可以挖掘和分析医院档案数据，提取医疗质量评价所需的各种指标，如手术成功率、药物使用情况等。同时，数字化和信息化的手段可以加快医疗质量评价的速度和准确性，为医院的质量管理提供更加精准的数据支持。其次，医院档案升级工作可以促进医学研究和科研成果的转化。医院档案中包含着丰富的医学数据和信息，通过数字化和信息化的手段，可以加快医学研究的进程，挖掘更多的医学知识和经验，提高医学研究的质量和效率。同时，医院档案升级工作还可以促进医学科研成果的转化，将医学研究的成果更好地应用到医疗实践中。最后，医院档案升级工作可以支持医院作出正确的决策。医院档案中包含着丰富的医疗信息和数据，通过数字化和信息化的手段，可以实现对这些信息和数据的快速检索和分析，为医院的决策提供更加科学的依据。例如，通过分析患者的病历和治疗方案，可以得出不同疾病的治疗效果和费用比较，为医院管理层制定更加科学的治疗方案和为医疗费用标准提供参考。

总之，医院档案升级工作对医院档案应用价值的提升是一个重要的目标，通过数字化和信息化的手段，可以加快医疗质量评价的速度和准确性，促进医学研究和科研成果的转化，提高医院的决策支持水平，为医院的发展提供有力的支持。

六、结语

综上所述，医院档案升级工作是档案管理中的重要构成，对于提升医院档案管理水准、改善质量有重大的价值。在执行医院档案升级工作的进程中，需要重视前期准备工作，重点解决档案整理、归档、检索和销毁等难点问题，并建立健全后期的管理机制，保证医院档案管理工作的持续改进和优化。

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（作者单位：南京市江宁中医院）

作者简介：张轩（1983—），男，汉族，江苏南京人，本科，助理馆员，研究方向：档案。