人事档案数字化管理面临的现状与对策探析

2023-11-23周皓

兰台内外 2023年31期

摘要：人事档案管理是企业日常管理中的一项重要内容，为了跟上时代发展的脚步，企业需要把这一工作朝着数字化的方向推进。基于此，文章在阐述人事档案数字化管理现状的基础上，提出了人事档案数字化管理的对策，希望能够对人事档案数字化管理的顺利开展提供助力。

关键词：人事档案；数字化管理；现状；对策

引言

档案数字化是把纸质档案通过扫描、录入等方式，将信息存储到计算机数据库中，以实现档案检索快捷方便、同步备份快速简单、存储空间小、维护方便、安全等。企业档案管理者借助数字化技术，能够显著提升人事档案管理效能，减轻从业人员的工作负担，进一步释放了人事档案的潜在价值。档案管理数字化是信息时代的必然要求，本文以人事档案数字化管理为研究对象，根据人事档案管理的现状提出了有关对策，以期为人事档案数字化管理的顺利开展贡献力量。

一、人事档案管理的现状

人事档案管理现状可以从三个方面来分析：

首先，从创新意识的角度分析。档案对于每个人都是至关重要的，人事档案记录了企业员工的成长历程。但是，从现阶段实际情况来看，一些企业由于诸多因素的限制，管理人员所选择的档案管理方式较为传统，针对的依旧是纸质类型的档案，其中一些档案由于年代久远，可能已经出现破损乃至丢失的情况，这对于企业发展而言是十分不利的。另外，在企业职工查阅纸质档案的时候，由于纸质档案数量较多，档案管理人员查找起来十分烦琐，出现这一情况的主要原因是档案管理工作人员缺乏创新意识。

其次，从工作效率的角度分析。企业档案管理工作是通过人工完成的，而档案随着企业的不断发展其数量也会增加，每当调动档案的时候往往会耗费大量的人力与时间，尤其是一些细微的变动也需要调出相应的人事档案，在无形中加重了档案管理人员的工作负担。同时，档案工作人员在开展工作时，难免会出现一些失误，如填写错误等，导致后期修改与变动档案会变得十分困难。

最后，从档案管理的角度来分析。作为档案管理者，需要保护好、管理好档案，要依法行使自己的职责，定期接收档案，妥善保管好档案，为档案的利用创造条件，提供便利。但是，部分人员缺乏责任意识，没有做好档案管理工作。

二、人事档案数字化的主要内容和优势

1.主要内容

人事档案数字化内容包括多个方面。首先，它涵盖了将传统的纸质档案转化为数字化档案，并把数字档案存储在光盘等介质上，实现了信息的长期保存和便捷读取。其次，人事档案信息以结构化和半结构化的数据方式呈现，存储在数字档案数据库中，有助于管理人员有效地管理和利用这些数据。再次，建立信息管理系统，利用网络实现人事档案信息的管理和共享服务，进一步提高了人事档案信息的可访问性和可用性。最后，创建数字化目录，遵循人事档案管理的相关标准，划分不同层级的目录，以便高效地查询和检索信息，从而减轻档案管理人员的工作负担。这一系列数字化措施使人事档案管理变得更加现代化、智能化，有助于企业更好地管理和利用人事档案资源。

2.优势

人事档案数字化管理的优势体现在三个方面。

第一，能够提高工作效率。企业规模在发展的过程中会不断扩大，企业工作人员的数量也会不断增加，员工在日常工作中常常会出现岗位变动以及奖惩情况等，而这些信息都需要在人事档案中有所体现，开展数字化管理，可以依托于现代化技术来帮助档案管理人员自动获取相关的人力资源信息等，并可以利用相关系统完成统计与分析等各项工作，更有利于后续信息的查找，使企业人事档案管理朝着更高层次目标迈进。

第二，能够提供更多有价值的人力资源信息。当前，企业之间的竞争十分激烈，而企业之间的竞争是人才的竞争。开展人事档案数字化管理，能够帮助企业构建各岗位所需要的人才模型，为后续培训以及调岗等工作的开展提供更多依据。同时，档案管理人员也可以在数字化管理的过程中，依托相关技术来全面分析應聘者信息，并深入挖掘企业现有员工的档案信息，为企业后续人员调动提供更多支持，使人才能够充分发挥自己的实力，为企业注入更多的活力。

第三，能够提高档案的真实性与安全性。数字化管理可以明确档案的管理权限，保证了人事档案的真实性。

三、人事档案数字化管理的现状

1.档案管理人员观念落后

部分档案管理人员在人事档案管理中未能做到与时俱进，沿用传统的管理观念，档案管理方式较为落后。当前，互联网迅速发展，各类现代信息技术得到广泛应用，管理观念的滞后不仅影响了管理模式的升级，也影响企业人事档案数字化建设。

2.档案信息容易被泄露

企业人事档案中包含员工的大量敏感信息，如家庭住址、身份证号码等，一旦这些信息被泄露，可能会被不法分子滥用，造成严重影响。在人事档案数字化管理过程中，安全问题尤为突出。安全问题可以分为两类。首先，档案管理人员的电脑系统可能存在病毒或者安全级别较低，容易成为黑客攻击的目标，从而导致人事档案信息被盗取。其次，人事档案管理人员在使用网络传输人事档案时，缺乏必要的安全意识，未采取安全传输措施加密关键信息，导致人事档案信息的泄露。

3.管理人员能力不足

现阶段，一些企业人事档案管理人员的能力有所不足，虽然在以往的工作中积累了一定的管理经验，但是不愿意接受与学习新的事物，从而导致人事档案数字化管理的质量难以得到切实提升。另外，一些从事人事档案管理工作的人员年龄较大，甚至有的即将退休，他们在工作中会缺乏热情与积极性，因此，工作人员的年龄也会影响人事档案数字化管理工作的开展。

4.制度体系建设不标准

有的企业虽然开展了人事档案数字化建设，但是相应的体系建设还不够完善。比如，没有进一步完善扫描以及录入档案的标准，使得相关工作的开展不够规范。还有一些企业本身有较为完善的人事档案管理制度，但没有依据数字化管理的标准有效落实，数字化建设发展较慢。

5.基础设施不完善

基础设施是人事档案数字化管理的基础与保障，完善现有的各类软硬件设备设施，能够使这一工作的開展质量得到显著提高。但当前一些企业在开展这一工作时，由于受到资金等因素的限制，导致各类设备设施不够完善，为后续工作的开展带来诸多阻碍，严重影响了人事档案数字化管理的效果。

四、人事档案数字化管理的对策

1.及时转变观念，完善基础设施

在人事档案数字化管理的过程中，档案管理人员要严格遵守有关于档案的各项规定，培养现代化的思维。档案管理人员要转变意识，敢于创新传统的管理理念及管理模式，并培养现代化的档案管理思维。另外，企业要完善档案信息化基础设施建设。想要提高人事档案数字化管理的质量，企业需要先做好基础保障，配置完善的基础设施，如计算机、扫描仪等。随着管理人员理念的转变以及档案基础设施的完善，人事档案数字化管理的质量将会得到切实提高。

2.加大人事档案安全管理力度

首先，人事档案管理人员要意识到档案安全的重要性，把安全放到人事档案管理的重要位置，并把档案安全纳入自己的工作职责之中。其次，档案管理人员在分享人事档案时，要做好相应的记录工作，如果发生了档案被泄露等问题，要及时补救。在日常办公过程中，人事档案管理人员需要做好各类系统与文件的加密工作，设置相应的访问权限，没有访问权限的人员无法通过网页查询到相关的内容。再次，人事档案管理人员需要定期更新档案管理信息化系统和下载补丁，避免电脑中病毒导致信息被泄露。最后，人事档案管理人员还需要科学梳理人事档案，并定期备份，尤其是一些较为重要的档案。档案工作人员可以把数字化档案与纸质档案相结合，进一步提升相关档案的安全性。总之，安全是人事档案管理中十分重要的一项内容，档案工作人员需要具备良好的安全意识，并能够严格依据相关安全规定开展工作，在提高自身工作效率的同时，也能够有效保护档案。

3.加大从业人员的考核力度

为了保障人事档案管理的高效性，企业应采用考核机制，定期评估人事档案管理人员的工作表现，以确保其拥有足够的专业能力来有效支持工作。这个过程不仅有助于提升人事档案管理人员的能力，还能够促使他们与企业共同发展和进步。

4.建立健全管理制度，加强档案管理规范性

首先，档案管理人员要明确整个档案管理的流程，并保证信息的准确性，以避免在后续环节再次修改。与此同时，要做好人事档案的分类，确保目录清晰且明确。其次，管理人员查阅人事档案时，如果发现资料缺失等问题，要及时联系相关人员补充信息，及时处理一些不规范的记录，确保每一个人的人事档案完整且准确。最后，企业需要建立完善的人事档案数字化管理制度。一方面，企业档案管理人员需要全面分析人事档案数字化发展的情况，完善现有的管理制度；另一方面，要深入企业员工之中，收集员工的建议，了解他们在日常工作中发现的不足，并做好相应的记录，在后续环节及时调整与完善。

5.加强基础设施建设

完善的基础设施是人事档案数字化管理的前提。基于此，企业在开展这一工作时，需要先升级与优化现有的软硬件设备设施。同时，企业管理层人员要结合本企业的经济情况，编制合理的预算，并依据实际需求，完成软件开发工作，确保网络平台应用的安全性，为后续工作的开展提供有力保障。另外，在软件开发时，企业需要选择信誉良好的开发团队，避免在后续使用过程中发生各类安全隐患。

6.优化人事档案管理业务流程

通过建立人事档案管理平台，能够进一步优化档案服务流程，提高档案利用率。首先，档案管理人员可以在平台上通过相应的模块，完成在线申请与审批等工作，可以省去纸质档案登记等较为烦琐的流程，有效避免工作不规范等情况的发生。其次，建立目录数据总库，并拟定一个标准化的数据结构，保证各项新增档案能够及时归档。除了需要优化流程外，企业也要结合自身的实际情况，科学、合理地选择数字化档案的利用方式。一方面，在确保企业档案数据安全的情况下，档案管理人员可以申请档案内容远程共享；另一方面，可以单机版保存数字化档案，再由专业的档案管理人员查找相关信息，进一步提高人事档案的利用率。

五、如何进一步强化人事档案数字化管理效果

一般来说，企业想要实现人事档案的数字化管理，具体的实现方式可以分为两种，一种为外包，另一种是由企业的人事档案管理人员独立完成。其中，外包是由企业来制定相关的标准和要求，并为这一工作的开展提供合适的场地以及支付工作人员的费用，再由外包公司来完成相应的人事档案数字化平台建设等工作，也可以是企业直接把档案送到外包公司，由外包公司加工。这种外包方式的优点在于，其中所有的数字化程序都是由外包公司来完成的，对于企业自身而言是无须承担相应责任的。除此之外，外包过程中所涉及的各类信息化管理平台也是由外包公司负责，企业无须研发，后续也不需要维护与升级相应的软件。另外，外包人员往往具备较为专业的素质，其工作的效率较高。不过此种方式也存在着一定的缺点。比如，企业把人事档案送到统一的外包单位时，存在较大的运输难度，选择外包公司开展人事档案数字化管理，所需要支付的费用比较高昂，涉及生产费用、相关系统的开发费用，以及在后期难以预知的维护费用等。还有就是外包公司管理档案时，档案信息容易被泄露。

如果是由企业的人事档案管理人员直接开展工作，具有以下优势：第一，企业能够自行组织相关的网络建设活动，在过程中可以节省大量的费用。比如，企业可以结合已有的人力资源管理系统，再依据当前数字化的实际需求，建立一个适合本企业的人事档案数字化管理程序的同时，还可以节省后期系统升级以及维护等相关费用；第二，企业人事档案管理人员在不断摸索的过程中，对于人事档案数字化管理的了解更为深入，其管理也能够更为规范，有利于形成一套完善的制度。基于此，企业想要进一步强化人事档案数字化管理效果，需要依据自身的情况选择合适的管理方式。

六、结语

从现阶段的实际情况来看，企业人事档案数字化管理中还存在着诸多不足，如人事档案管理人员观念落后、档案存在被泄露的风险、人员能力不足以及制度建设不完善等。为此，企业需要及时改进，加强人事档案信息化管理的科学性与有效性，以促进企业的可持续发展。

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