城市建设档案数字化管理的利用与实现对策思考

杨春

摘 要：传统城市档案管理主要是对影像资料、文字等多种形式的文件开展保存与管理，但基于社会发展形势，传统的管理方式早已无法满足当前城市建设档案管理的需求，因此，档案数字化管理与利用已成为近年来城市管理的新趋势。大数据时代，信息技术在各行业中得到了充分运用，为城市建设档案数字化管理创造了有利条件。文章就数字化档案及城市建设档案数字化管理利用的重要性展开分析，并深入阐述城市建设档案数字化建设与利用中面临的具体问题和实施对策，以期为城市建设档案管理提供有价值的参考。

关键词：档案管理；数字化信息；利用；质量

城市建设档案是指城市规划、建设、管理等活动中形成并归档的科学技术文件材料。《中华人民共和国档案法》《城市建设档案著录规范》等均对城市建设档案的管理提出了明确要求。档案数字化建设与管理利用是未来城市档案工作发展的必然趋势，它不仅能够切实提高城市建设档案的管理质量，还能充分发挥档案资源的应用价值与意义。作为相关单位，需要全面梳理城市建设档案数字化管理中所面临的困难与问题，并结合问题不断创新档案管理对策，优化服务，进而确保数字化档案资源能够实现高效利用与顺利实施。

一、城市建设档案数字化管理及实际利用的重要性

1.城市建设档案数字化管理本质

数字化档案实际上是档案信息化建设与管理，其不仅是现代社会档案管理的重要方法，还是确保信息技术实现高质高效管理的重要工具。将信息技术应用到城市档案中意义重大。第一，能改善人工管理的弊端，落实了以往档案管理中的“防泄露、防潮湿”；第二，能实现对档案管理机制与流程的全面优化，有利于相关档案管理人员及时发现并解决问题，继而提升城市建设档案管理质量与效率。

2.城市建设档案数字化利用优势

（1）有利于更好地应用开放共享發展理念

在现代社会发展背景下，数据开放与共享存在较为显著的应用优势。具体体现在三点：第一，超时空。城市档案管理部门可以依托互联网平台，结合单位权限选择适宜的档案信息推送，打破了传统档案管理的时间和空间局限性；第二，去中心化。在数字化时代背景下，城市档案管理部门可以通过互联网平台实现对城市建设档案的分层次管理。此举措能明显提高档案储存的安全性，避免因内外界诸多因素影响而导致档案丢失；第三，开放性。在数字化管理阶段中，城市建设档案数据不仅依赖于档案管理部门开展管理，其他机构也会或多或少地参与档案管理。如果此过程中选择采用传统管理方法，就会导致档案信息难以实现共享，数字化管理价值也会大打折扣。推进城市档案数字化建设进程能切实提高人们对开放共享发展理念的认知，充分体现了档案数字化管理的意义。

（2）有利于构建“二位一体”模式

在城市档案数字化建设阶段中，档案数字化管理需要由业务部门和技术部门共同负责。不同的档案管理岗位工作中会产生大量的数据信息，因此，可将各个部门、各个岗位看作是一个小型数据库。档案建设者本身属于数字化档案的技术开发者，在现阶段信息数据流通速度不断加快的新时期背景下，档案管理者需要实时更新信息数据和档案管理内容。一般情况下，城市建设档案数据需要由专门的组织机构开展储存与管理，而档案信息生成主体并不具备随意处置档案数据的权利。通过促进城市建设档案的数字化利用与发展，有利于结合档案管理现状，构建“二位一体”模式是保障档案数字化管理有效性的可靠举措。

（3）有利于实现工作对象数字化管理

随着信息技术发展水平不断提升，档案资源逐渐实现数字化管理。这不仅弥补了传统管理模式的不足，还提高了城市档案管理质量与水平。档案管理涉及大量复杂信息，容易受到客观和主观因素的影响。因此，管理难度也会随着信息数据的增多而不断增加。将信息技术与档案管理衔接后可进一步丰富城市档案管理模式，并确保档案管理安全水平得到提升。在积极利用信息技术后，档案管理对象也逐渐呈现出数字化发展特征，档案信息能实现高效传递与流通，且开始有越来越多的信息资源实现高质高效处理。目前，城市建设的档案管理主要涉及数字化储存和增量两部分内容。信息技术不仅实现对城市档案信息的有力保障，并且延伸了档案管理范围，丰富了档案信息收集范围。

二、城市建设档案数字化建设与利用过程中面临的问题

1.服务意识落后

通过对当前城市建设档案数字化管理工作实际开展情况分析可知，该项工作始终处于被动组织开展的状态，当用户发出使用请求后，档案管理人员才会根据用户需求有针对性地为其提供信息服务。此情形中暴露出的问题便是档案管理人员的服务意识落后。此问题不仅难体现出档案管理价值，还会阻碍到城市建设档案事业发展。如今，仍然有档案管理人员未意识到要具备开放共享发展的理念和主动服务的意识，导致无法为城市建设信息化管理的落实提供有力支持。

2.工作人员专业素养有待提升

当前，各行各业都提高了对人才素养的要求。新时期，在城市建设档案数字化建设与利用中，也需要更专业的人才作为支撑。但就目前档案管理情况来看，部分单位严重缺乏专业管理人才，很多档案管理人员只会利用商业化软件开展较浅显易懂的档案工作，无法实现对档案数字化建设相关模式及应用的创新。同时，在数字化档案信息利用过程中，有部分档案管理人员掌握信息技术的能力不足，在工作开展中感觉吃力，甚至因专业知识欠缺或思想认知、法律意识的不足，导致城市建设档案数字化档案被泄露，引发信息资源被盗取、篡改等风险问题。

三、城市建设档案数字化管理利用具体实现对策

1.转变理念，强化档案管理人员信息服务意识

（1）转变并应用开放共享发展的理念

在数字化时代发展情形下，城市建设单位在推进档案数字化建设过程中，要主动摒弃传统的管理理念，转变并应用开放共享发展的理念，并将该理念渗透工作中。首先，在推进档案信息化建设工作开展过程中，应切实加强与其他部门之间的沟通交流，为档案利用人员收集和整理科学、合理的档案信息，进而为后续数字化档案资源的高效应用打下坚实的基础；其次，在推进档案数字化建设时，档案管理人员可借助互联网技术搭建数字化档案信息资源管理平台（如图1、图2），针对城市建设不同阶段开展管理，实现对档案信息快速获取，促使档案管理质量得到进一步优化。在平台中能实现对城市建设档案的填报、指导、验收、导入、查询和统计等功能。除传统查询方式外，还利于该平台增加了电子文件、照片、视频可视化查询、全文检索及易搜索等模板。此外，在统计方面则积极引入了大数据算法，有效提升了城市建设档案信息的统计速度和精准性。最后，在城市档案数字化建设及信息共享期间，档案机构应当摒弃以往较为传统的管理模式，全力解决档案管理人力不足、资料手工验收归档慢、传统纸质档案管理落后以及查询利用效率低等问题，确保档案共享质量与效率得以有效提升，为后续档案管理体系的数字化建设奠定基础。

（2）强化档案管理人员信息服务意识

为了实现数字化档案信息的高效利用，档案管理部门不仅需要切实增强内部工作人员的服务意识，还要进一步明确档案管理人员开展档案信息服务的目标与方向，以便更好地发挥数字化档案信息利用的价值与意义。为了帮助档案管理人员树立先进的管理理念，强化信息服务的意识，可以采取以下策略：首先，档案管理部门要深入分析社会大众对档案资源提出的新要求，且由档案管理人员及时公开档案管理信息和数字档案信息；其次，档案管理部门各岗位人员应将以往被动服务转变为主动服务，发挥工作中的主观能动性和热情，积极应用信息技術提高城市建设档案利用效率与质量。如今，随着社会各界对数字化档案信息的需求量明显增加，应进一步完善档案服务体系以满足用户需求，促进档案管理服务的改革发展。

2.人力保障，提高档案管理人员素养与业务能力

（1）提高档案管理人员的专业素养

为了实现对数字化档案信息的高效应用，事业单位应当着重关注城市数字化档案建设相关工作，强化对相关工作人员的培训管理，使其不断增强服务意识与专业素养。第一，要做好对档案管理人员的能力评估。结合实际认真评估城市建设档案管理人员在服务质量、专业素养、数字化档案信息利用以及技能技巧等方面的能力，并针对评估结果对档案管理人员制订分层管理工作计划，提高数字化档案利用效率和档案服务质量。第二，要做好对档案管理人员的基础知识和技能培训。在人员培训工作开展过程中，要想确保其深入学习数字化技术和信息技术，并掌握管理设备的具体应用方法，就需要积极创新服务手段与方式。例如，可结合生动形象的多媒体课件、专题讲座、研讨会议以及网上课堂等开展培训，以确保档案管理人员能为用户提供针对性较强的高质量服务。第三，做好对档案管理人员的职业教育和责任意识教育。通过培训教育，能使档案管理人员自觉肩负起档案管理的职责，并提高对数字化档案建设和资源利用的认知。此外，在条件允许下可积极引进更多的数字化档案建设及管理人才，充分激发全体员工的创新力和良性竞争意识，构建更专业的档案管理队伍。

（2）提高档案管理人员技术应用能力

随着信息化建设和发展程度的不断深化，我国城市档案管理必须始终保持灵敏的洞察力，才能为后续技术革新奠定基础。积极组织开展数字化技术研究工作，提高数字化设备设施的质量与应用水平，实现传统档案管理到数字化管理模式的转型发展，有利于更好地提高档案管理的有效性。在数字化技术基础上建设城市档案管理模型，包括基础业务数据库、综合数据库、空间数据库、元数据库等四大板块，能够有效结合集中和分散方式，并实现档案数字信息的高效利用。在对电子信息储存时不仅需要应用到相关信息设备设施，还要建立相对应的数字环境，从而实现档案文件的安全储存。城市档案管理人员要提高对信息技术的应用能力。一方面，当档案管理部门接收到信息查阅要求后，档案管理人员就能实现高效率的数据搜索与整理，并顺利地将目标档案数据发送到目的地；另一方面，数字化档案管理人员要做好对城市建设电子档案的收集、整合、分类和储存，并重视对上述全过程的监督，提高城市建设档案信息管理自动化、共享化水平。

3.规范流程，组织城市建设档案精细化管理工作

在城市建设档案数字化管理过程中，相关的档案管理工作人员需要做好不同环节的整合和归档工作，并将工作任务细化，从而更好地保障管理成效。首先，管理部门需要认真学习档案管理条例及城市建设规范性文件，在整理数字化信息时，做好每一份档案资料的收纳时间、原因和背景记录，如工作人员的岗位流动等。其次，进一步细化档案数据并做好归档机制建设，以充分体现档案部门的数字化信息记录优势，减少出现因人为操作导致的错误信息录入等问题（图3为城市建设档案的归档相关机制与流程图）。再次，在对档案信息收集与整理过程中，应当贯彻落实规范化的流程。尤其是在档案信息整理后要反复核对，并由负责人签字确认，再将档案信息提交到上级部门。最后，在实际数字化档案管理过程中，档案管理人员需要详细记录工作操作中的流程和细节，并确保每一步操作都能追溯责任源头，并制定责任制度将责任明确到个人，进而确保数字化信息得以实现高效利用。

四、结语

综上所述，在当前城市化建设进程不断加快的时代，城市建设档案数字化管理逐渐呈现出越来越重要的作用，相关部门和工作人员需要在总结以往档案管理经验的基础上，充分开展城市建设档案数字化管理，以确保数字化信息得到充分利用。当前，城市建设档案数字化建设与利用中面临的问题主要体现在：档案管理人员的服务意识落后、专业素养和技能水平低下；为解决相关问题，深度促进城市建设档案数字化管理利用，可采取的对策有：转变理念，强化档案管理人员信息服务意识、人力保障，提高档案管理人员素养与业务能力、规范流程，组织城市建设档案精细化管理工作。

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（作者单位：韩城市城市建设档案馆）