信息化时代档案安全体系建设研究

2023-11-23花文博

兰台内外 2023年31期

摘要：随着信息化时代的到来，档案管理和保护面临着巨大的挑战。文章旨在研究如何借助信息化手段构建牢固的新型档案安全体系，以增强档案安全防线，适应信息化时代对档案工作的更高要求，并满足数字政府和数字中国的建设需要。文章阐述了档案安全的内涵，分析了信息化时代档案工作面临的主要威胁与挑战，介绍了信息化手段在档案安全体系建设中的关键作用及建设途径，并强调新型档案安全体系对于满足信息化时代需求、支持数字政府和数字中国建设的重要性。本研究为信息化时代的档案管理和保护提供了新的视角和方法，对于档案安全体系的现代化建设具有积极的借鉴意义。

关键词：信息化时代；档案安全；体系建设

档案工作存史资政育人，档案是国家的宝贵财富，档案安全是档案工作的底线、生命线，是档案工作的永恒主题。随着数字时代的到来，信息技术的快速发展使我们生活中的每一个环节都变得智能化。从互联网技术的普及到人工智能、大数据、云计算等信息技术的崛起，信息化时代给我们的生活和工作带来无限的可能性和机遇。新时代，信息成为推动社会发展的关键因素之一，但也带来了新的挑战，尤其是对于信息的保护和管理，使得档案安全体系建设的重要性日益凸显。一方面，以纸质档案等传统载体为基础的档案管理方式，无法满足大规模、高效率的信息管理需求；另一方面，随着网络攻击手段日益复杂，传统的网络安全防护手段不能有效防护网络攻击，需要研究并建立新的档案安全体系。档案安全体系的建设，不仅需要考虑档案资源的存储和管理，还需要关注档案资源的使用和流通，以及在面临网络攻击时工作人员如何有效防护和恢复数据。同时，档案安全体系也要能够适应社会的发展和变化，能够应对新的挑战和需求。对于信息化时代档案安全体系建设的研究，是当下和未来面临的重要任务之一。基于上述背景，本文探讨信息化时代如何建设和完善档案安全体系，确保档案信息安全可控，促进档案工作走向现代化，助力经济社会高质量发展。

一、档案安全的内涵与档案安全体系的建设任务

档案安全作为档案工作的底线，其本质上是政治安全，更关乎国家的安全，在国家安全体系和安全能力建设中具有十分重要的地位。档案安全不仅包含了传统的档案安全，也包含了在新兴的信息技术、网络空间等环境下的档案信息安全。档案安全体系的建设一般包括物理安全、档案信息安全、管理安全等方面。

物理安全主要是对档案实体的维护和保护，确保档案免受火灾、洪水、虫害、盗窃等物理因素的破坏，要求档案的存储环境需要满足一定的标准，如保持恒温恒湿、防火防盗。此外，物理安全还包括对档案适当的处理和维护，如定期清洁和修复，以确保档案能够长期保存。随着信息化时代的到来，数字档案已经成为发展的趋势，因此，档案信息安全至关重要。档案信息安全包括档案数据的安全、信息系统以及依托的网络平台的安全，为确保档案信息的可靠、可用、不泄密与不被非法更改，就必须保证系统软硬件的稳定、可靠以及可控等。档案信息安全要通过运用信息技术保证档案的安全性和完整性，需要采取一系列的技术手段，如数据加密、访问控制、备份恢复和防病毒，避免数据丢失、损坏、被窃取或被篡改，防止非法访问和使用等。管理安全主要是通过制定和执行一系列的档案管理规定和制度，保证档案的安全性和合规性。这些规定和制度涵盖了档案的收集、存储、使用和销毁等各个环节，可以减少档案的误操作和滥用。同时，通过培训和考核档案管理人员，可以提升其职业素质和业务能力，也是实现管理安全的重要措施。

二、信息化时代，档案安全面临的威胁与挑战以及未来趋势

随着社会信息化程度的提升，数字档案资源占比越来越高，由于数据量的激增，单位为了避免烦琐的管理工作，往往会将档案信息存在本地服务器中，由于数据量较大，服务器运行时，档案数据容易出现信息丢失、损坏的情况，档案的安全性也得不到保障。有关人员在管理过程中，维护工作滞后，影响档案信息的利用。传统的档案管理和保护手段已经难以发挥重要作用，数字档案安全面临越来越多的威胁与挑战，构建适应信息化时代要求的档案安全体系日益紧迫。

1.数字档案安全的威胁与挑战

数字档案安全面临的挑战主要来自网络攻击，包括病毒、蠕虫、木马和恶意软件等，它们可能导致档案数据的丢失或泄露。硬件故障、软件错误以及人为误操作也是导致数据损坏和丢失的原因。在缺少适当管理和监督的情况下，档案系统用户无论是无意的错误操作，还是有意的恶意行为，都可能导致数据的损害或被泄露。此外，随着数据保护法规的颁布和施行，如果档案系统无法满足这些法规的要求，可能会面临重大的法律风险和经济损失。在数字化转型的浪潮中，档案数据作为关键的资源，其安全问题的处理直接关系到数字化转型的效果。若档案馆无法建立安全的档案体系，将无法安全有效地利用这些数据，因此，应构建一个新型的档案安全体系，以更有效地抵抗这些威胁。另外，随着个人隐私保护意识的提高和相关法律法规的出台，如何在确保档案信息的开放利用和个人隐私保护之间找到平衡，将是未来數字档案安全研究的一项重要课题。一方面，需要深入研究各项法律法规，确保档案系统的合规性，并满足信息开放的需求，允许数据的合理利用；另一方面，也需要加强对个人隐私保护的重视，采取有效措施防止数据被滥用，避免侵犯个人隐私。这将是一个需要持续努力和研究的过程，也是构建新型档案安全体系的重要组成部分。

2.数字档案安全管理的未来趋势

随着信息技术的发展，档案安全的未来趋势将包括更强的数据保护，更高的系统可靠性，更强的合规性管理，更智能的安全防护以及更加人性化的设计。新兴技术，如加密技术和区块链可以提供更强大的数据保护，防止档案数据被篡改和被泄露。应用人工智能和机器学习技术能够提供更智能的安全防护，有效对抗复杂的网络攻击。同时，档案系统的设计也将更加人性化，如提高易用性、增强隐私保护等，可以降低人为错误的可能性并提升用户的安全体验。未来的数字档案安全将面临更多复杂的挑战，需要信息技术专家、法律专家和管理专家等各领域专家的跨界协作，共同构建和完善数字档案安全防护体系。

三、信息化时代，档案安全体系建设的有效途径

档案安全体系建设是一项系统工程，必须坚持系统观念、整体思维、统筹协同方式。要立足于信息化时代的鲜明特点，完善法律法规体系，加强新技术应用，加强档案实体与档案信息的安全管理，构建稳定的档案安全体系。

1.完善档案安全相关法律法规，切实推进贯彻执行

国家出台了一系列法律法规，规定了在收集、存储、处理和传输数据时需要遵循的基本原则和标准。例如，《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国网络安全法》和《中华人民共和国个人信息保护法》，均对数据安全和个人隐私保护提出了明确的要求，但鉴于电子档案成为数字时代档案的主要载体，有必要针对电子档案制定相关的法律法规，加强顶层制度设计，为档案工作数字化转型提供制度保障，这些法律法规对建设档案安全体系具有基础性和导向性的作用，为构建档案安全体系提供了法律依据和行为规范。总的来说，法规政策是构建档案安全体系的重要途径，为档案安全提供了法律保障，是构建安全、可靠、合规的档案系统的基础。通过理解和遵守相关法律法规，可以更好地保护档案数据，减少安全风险，提高档案系统的安全性和可靠性。

2.加强新型档案信息化基础设备设施建设

首先，作为档案安全体系的基础，基础设备设施的安全至关重要，包括档案馆（库）的物理安全，如防火、防水、防震、防盗等，以防止由自然灾害或人为破坏引起的数据损失。通过推动智能档案库房的建设，集成库房温湿度、智能防盗报警、出入库门禁、监控、漏水检测装置、防火报警与灭火等系统功能，打造档案安全坚实屏障。其次，还应提高基础设备设施的可靠性和安全性，如服务器、存储设备、网络设备等，以保证数据的安全存储和传输。最后，开展异地备份基础设施建设，加强备份工作，全过程安全监控，实现档案数字资源完整备份和重要电子档案数据异地异质备份。

3.加强信息系统的可管可控，增强档案资源安全管理能力

落实信息系统安全等级保护和涉密信息系统分级保护管理，加强系统和信息可管可控。在信息化时代，大量的数字档案资源存储在各种信息系统中。信息系统的安全成了档案安全的关键部分，包括数据的加密存储和传输、访问控制、用户身份认证、漏洞管理、安全日志审计以及应急响应等，高可用性设计和灾难恢复计划可以保证档案系统的可靠性，确保档案在任何情况下的可用性。此外，随着法律法规要求的不断提高，档案系统将需要更强的合规性管理，如数据生命周期管理、访问审计、数据主权管理等。同时，也需要定期检查和更新系统安全，以应对新的安全威胁。此外，大力推进数字档案室（馆）建设，构建档案数字资源总库与档案大数据体系，开展档案数据分级分类管理，以确保电子档案能够长期安全保存。

4.聚焦科技赋能，强化先进数字技术运用，构建安全防火墙

信息化时代，在构建档案安全体系中，从保护数据的安全性到确保数据的完整性和可用性，各种不同的技术手段在其中起着不可替代的作用。

密码技术是保护档案数据安全性的重要手段。强大的密码技术可以确保只有被授权的用户才能访问档案数据，防止未经授权的访问。此外，密码技术也可以验证用户身份，以防止身份冒充和未授权的访问。访问控制是确保档案数据安全的重要机制。通过设定访问控制策略，可以细致地管理用户的使用权限，既可以防止未经授权的访问，也可以防止用户超越自己权限范围的操作。

加密技术是保护档案数据的另一个重要手段。通过加密档案数据，即使数据被窃取或者被泄露，未经授权的人也无法解读数据内容，从而保护了数据的私密性。而且，现在的加密技术，如同态加密、量子加密等，可以在保证数据安全的同时，不影响数据的处理和分析。

云计算和大数据技术也为构建档案安全体系提供了强大的支持。云计算提供了高可用性和高可靠性的数据存储和处理平台，可以确保档案数据在各种情况下的可用性。而大数据技术可以从海量的安全事件和日志数据中提取有价值的信息，发现潜在的安全威胁，提高安全防御的效率和效果。

5.强化档案安全制度建设，坚持整体协同，一体推进安全体系构建

首先，坚持“安全第一，预防为主”的档案安全工作方针，强化档案安全制度建设，落实档案安全管理责任制度，加强档案安全文化建设，制定档案安全应急预案，常态化开展档案隐患排查治理、安全风险评估与应急处置演练，加大档案安全检查力度，及时消除安全隐患，构建人防、物防、技防三位一体的档案安全工作新格局。其次，不断提高档案人员信息化素养，通过对档案人员持续的教育与培训，增强他们的信息安全意识和技能，确保他们能够正确处理各种信息安全事件。最后，通过设置严格的设备管理制度，如设备的使用、维护和报废等，以防止设备故障或者被滥用，对重要设施开展24小时不间断监控，如视频监控、警报系统等，以及设置物理隔离区域，如服务器房、数据中心等。通过设置防火墙、侵入检测系统、病毒防护系统等，以及定期系统漏洞扫描和更新补丁，防止网络攻击、病毒、恶意软件等对系统和数据的威胁。同时，通过在档案服务利用中应用数字水印技术和安全防控技术，建立档案数字资源溯源与防护防控机制。此外，不容忽视的是需要建立备份和恢复机制，以防止数据丢失。坚持整体协同，一体推进安全体系建设。

四、结语

在信息化时代，以数字档案资源为主导的档案工作已成为趋势。档案数据的增长，档案管理难度的加大，需要档案管理人员开展档案数字化转型工作。档案的数字化转型不仅能提高管理效率，还能提高信息的可用性和可獲取性。通过信息化手段的应用可以构建更牢固的新型档案安全体系，该体系在维护档案数据安全，确保数据不被非法修改、删除或泄露方面发挥了关键作用。值得注意的是，这一新型档案安全体系，不仅可以适应信息化时代对档案工作的更高要求，如数据量的增长、数据管理的复杂性等，也为数字政府和数字中国的建设提供了重要支持。通过数据挖掘和分析，可以更好地支持政府决策，通过在线服务，可以提高公众对政府服务的满意度。综上所述，信息化手段的使用对于构建新型的档案安全体系、加强档案安全防线、适应信息化时代的需求以及支持数字政府和数字中国的建设具有非常重要的作用。

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