电子政务环境下档案资源整合与共享研究

摘 要：电子政务指的是由行政机构主导的一种网上服务体系，能够实现档案资源信息的高效、实时传递。电子政务环境的营造，能够为档案资源的整合与共享营造良好机遇和条件。鉴于此，通过分析研究当前国内档案资源整合与共享情况，明确电子政务环境下档案资源整合与共享的重要性、主体和内容，进而提出电子政务宏观发展环境下档案资源整合共享的主要途径及方式，以期真正实现对电子档案资源稳定管理。

关键词：电子政务环境；档案资源；整合与共享

档案资源是指在国家机构、社会组织和个人社会活动中形成的，对国家发展和社会稳定有保存和利用价值的档案总和，且随着电子政务发展，档案资源管理受到人们的广泛关注，虽然我国现阶段档案资源整合与共享工作的开展形勢不容乐观，档案资源存在分散性的特征，需要在电子政务环境背景下紧跟信息化发展步伐，加强档案资源的整合及共享，促使电子政务赋予档案资源整合与共享更多的内涵和价值，进而为档案资源整合与共享提供更广阔的发展空间。

一、国内档案资源整合与共享研究

近几年，我国档案管理工作人员开始对档案信息资源整合与共享问题集中关注，相比国外对档案资源整合与共享的研究起步时间比较晚，但我国档案管理学者对档案资源整合与共享的研究，具有非常大的热情。然而，受到当前信息技术水平和科研水平的制约，对档案资源整合与共享的研究还较为落后，对档案资源整合与共享的探究真正开始于2005年。因此，虽然当前很多档案管理人员基于电子政务环境背景下，对档案资源整合与共享展开了一定探索和分析，但在对档案资源整合与共享机制改革与创新期间，还需要对其详细探讨与研究。

二、档案资源整合与共享在电子政务环境下的意义

1.符合当前电子政务各项工作开展的现实需求

电子政务系统的运行方式十分复杂，需要相关工作人员在建立并运营电子政务环境时遵循以下三点基本条件：

加强电子信息化硬件和软件系统的完善，是确保电子政务系统顺利运营的前提，如计算机、信息化办公设备、互联网以及专业办公软件等。档案管理人员需要拓展电子软硬件的采购范围并加强采购透明度，确保工作人员能够全面掌握和熟练使用计算机和办公软件，做到在电子政务环境下熟练使用电子信息化各种类型的软硬件，顺利开展档案资源整合与共享作业。

优化电子政务管理系统，如服务系统、综合系统以及人员管理系统。以人员管理系统为例，人员档案的整合、优化和共享是重中之重，工作人员需要在电子政务的背景下，对人员档案有序梳理，并做到对人员档案的绝对保密。由此可见，电子政务管理系统的完善，能够充分发挥出电子政务环境的优势和作用。

第三，完善电子文件管理系统。要想维持电子文件管理系统的稳定运行，需要档案管理人员提供大量数据信息，明确档案管理工作中各项信息资源的占据比例。同时，将档案数据信息数字化整合后，才能确保电子政务顺利有序开展，电子政务的运行效率和服务质量也会大幅度提升，电子文件管理系统的运行也就更加稳定。

2.解决传统档案开发利用问题

部分单位在实际运营管理中产生了海量档案资料信息，纸质载体的档案资料和光盘载体类型的档案资料占据空间比较大、日常利用率比较低，需要单位档案管理部门借助先进的信息技术，数字化处理这些档案资料，并将其录入电子政务网络数据信息库中，以便工作人员能够随时随地查询、共享、开发以及利用。随着社会经济发展，档案资料数据越来越多，尤其是在民生信息被归纳到档案资料中后，档案数量更多、档案资料信息来源更广泛，如果档案管理人员仍采用传统的档案管理手段，就无法形成对档案信息的有效处理，而应用电子政务环境实现档案资源整合与共享，能够便于管理人员全面筛选及处理各项档案资料信息，进而消除传统档案管理方式的不足，进一步提升档案资料的利用效率。

3.建设智慧城市信息系统

随着智慧城市建设项目的推进，数字化档案、智慧化档案等逐渐崭露头角，而应用档案管理新模式，能够真正实现快速处理并收集城市数字信息，进一步满足当前智慧城市实际建设过程中业务项目活动开展产生的各项信息服务需求。反之，城市档案馆及行政机构档案室等组织机构也能够通过加强档案信息资源的整合共享，以达到支持智慧城市信息系统建设的目的。随着近年来社会经济和民生文化等各项档案信息资源的发展，档案管理工作与智慧城市的融合程度不断加深，需要在城市化推进中，从整体上对其规划设计。

三、电子政务环境下档案资源整合与共享主体

1.围绕电子政务环境开展档案资源整合与共享

要想加强档案资料的有效管理，就需要围绕电子政务系统环境开展档案资源整合与共享的整体规划，由于档案资源整合与共享是一项复杂、烦琐且系统性较强的工作，档案管理人员需要构建完善的档案资源整合与共享框架，强化电子政务系统结构间的协调性，进一步建立各层级电子政务环境下的档案资源整合共享主体。

2.电子政务环境下档案管理机制的优化创新

随着我国社会经济水平提升，虽然档案管理水平有所提升，但综合档案馆功能却逐渐呈现出弱化发展趋势，尤其是档案资源整合与共享无法充分发挥自身作用和价值，就需要档案管理人员依据体制情况，针对当前档案管理的宏观环境，逐渐优化并完善档案管理机制，督促当地政府部门积极融入电子政务系统，进而对档案资源整合与共享机制的弱化原因展开综合性分析研究。在这样的背景下，才能有效提升档案资源整合与共享地位，从而加强档案行政管理部门以及专业主管部门之间的友好沟通及相互协调。

3.加强电子政务环境下档案整合与共享的法律主体建设

在电子政务环境发展的宏观背景下，档案管理人员在开展工作中，需要逐渐完善并优化档案管理工作中相关法律法规的具体内容，强化档案管理的普法教育机制，进而分析研究电子政务背景下档案资源整合与共享的法律主体建设过程。并且，档案管理人员还需要在电子政务环境背景下加强档案资源整合与共享管理，建立相应的档案管理目录中心，真正实现档案管理工作内容及档案管理相关法律法规之间的联系，保障档案资源整合共享工作顺利开展。

四、电子政务环境下档案资源整合与共享内容

电子政务系统建设在电子政务大环境下，往往追求多层次的整合架构以及大范围的信息应用，这就说明电子政务系统对档案资源整合与共享工作的影响非常深入，档案资源整合与共享拥有统一的体系结构基础，档案管理人员需要严格遵循由浅入深的发展顺序，积极开展电子政务系统环境背景下，档案资源的整合与共享工作。现阶段，我国档案资源整合与共享机制主要划分为数据整合层次、系统整合层次、管理整合层次以及服务整合层次四项主要内容，下面以服务整合层次为例，开展对数字档案资源整合与共享的基本方向与内容机制的分析研究。

现阶段，在大数据技术等信息技术的支持下，档案管理人员需要基于电子政务环境，充分结合档案资源整合与共享的目标，建立完善、系统化的档案管理知识系统，以期为用户提供一个具有知识化与智能化的知识服务体系。并且，档案管理人员还需要严格围绕档案资源開展整合与共享作业，重点构建档案管理客户服务平台，确保档案管理人员能够充分利用现代化信息技术，设立相对良性且有内涵的档案资源整合与共享机制。针对上文所述内容可见，服务整合层次主要包括访问界面整合目标内容以及应用服务整合目标内容两点，下面将访问界面整合目标内容为例，对其详细介绍：

第一，访问界面整合目标内容指的是为当前区域政府部门及外界用户提供多种类型的访问界面，并建立相应的门户渠道技术规范和标准，确保界面可以专门服务于不同类型的访问设备设施，保障用户在使用档案期间，可以随时随地地获取档案资料中有价值的信息内容，确保档案访问过程的安全性。

第二，访问界面创建的档案社会化服务体系，不仅包括海量档案资源以及信息数据内容，还可以采取科学规范的手段，建立数字档案资源共享机制，以期完成档案资源的整合共享，确保用户能够通过各类渠道，有效访问档案资源应用服务系统，使其能够满足用户的个性化需求。

五、电子政务环境下档案资源整合与共享的途径及方法

1.途径

首先，集中式档案资源整合与共享。这种方式对管理人员的专业水平提出了较高的要求，且档案资源整合与共享的任务比较重。一般来说，集中式档案资源整合与共享主要是用于市级以上档案局管辖的数字档案馆和智能档案馆数字化建设工作。集中式档案资源整合与共享的基本结构，能够汇集档案数字化管理工作组织体系内的各项档案资源，加强对档案资源的整合，在档案信息服务平台上共享各种类型的档案资源，或将档案资源存放在档案数据信息库的文件中心实现共享。集中式档案资源整合与共享方式的优势，可以构建一个完善的数字化档案信息服务系统，确保各项档案资源便于用户检索、查询及下载，最大限度地降低各项资源利用的困难程度。

其次，分散式档案资源整合与共享。这种方式对管理人员的专业技术要求较低，且档案资源整合与共享任务也比较少，很多行政机关和事业单位都会采取分散式档案资源整合与共享的方式。并且，分散式档案资源整合与共享方法在实际运用期间能够通过规范性及可行性较强的管理方式，实现对多种类型档案资源数字化处理及储存。与此同时，除了档案管理部门之外，其他部门或者企业单位使用档案资源信息期间，能够通过访问档案资源数据库或网上连接发送等多种方式，实现档案资料的分享。除此之外，分散式档案资源整合与共享工作在实际开展过程中能够借助电子政务系统实现其运行的安全性，如行政机关内部的数据库等方式，该方式具有操作便捷、应用成本低等优势，其工作重点就是为单位内部工作人员提供档案资源信息服务。

2.方法

第一，积极转变档案管理观念。在现代化档案资源整合与共享工作实施过程中，不可避免地会受到传统档案管理工作的不利影响，直接造成档案数字化建设期间存在档案资源管理不合理、档案管理统筹不到位、档案管理安全防范不到位以及档案管理队伍建设不到位等问题。并且，随着无纸化办公的增加和档案来源多元化趋势的发展，档案管理人员需要在实际工作中积极转变自身管理思维和管理方式，促使档案管理人员在电子政务背景下，实现各种类型档案资源的整合及共享，摒弃传统落后的档案管理理念及方式。与此同时，由于档案资源整合与共享工作具有层次丰富及种类繁多的特点，需要档案管理人员将电子数据作为载体储存起来，并利用网络传输的方式，提升档案资源的利用率，确保档案资源整合与共享能够符合当前社会经济发展和文化建设的多样化需求。

第二，加强档案资源整合与共享数字化处理。要想实现电子政务环境背景下档案资源整合与共享，就需要加强信息技术和互联网发展，创新优化档案管理工作，确保档案资源整合与共享能够随着社会经济提升，获得更加全面的规划和发展，充分满足各单位和人民群众对档案信息资料的多样化需求。确保档案资源整合与共享的数字化处理，能够满足现代化档案管理工作开展过程中对专业数据库、综合数据库、信息管理系统和信息服务平台的建设发展。并且，电子政务作为当前档案资源整合与共享主要推动力，需要加强档案馆、图书馆以及行政机构档案室等单位的积极配合与友好交流，做好档案资源整合与共享，进而按照国家档案管理部门提出的“存量数字化”“增量数字化”等相关需求，逐渐优化整合各项档案资源，避免档案用户无法使用开放式的档案资料共享和利用。

第三，创新并优化档案资源网络信息服务。档案馆和博物馆是一种属于国外的信息服务创新机制，国外在开展档案管理工作的过程中，主要将重点放在档案管理技术和服务平台建设上，对不同机构数字资源与服务的融合制度和管理机制熟悉度比较低，需要明确档案资源网络信息服务，在档案馆及行政机关档案室等公立性质组织中的应用优势。例如，在档案资源网络信息服务优化期间，行政机关的文件及文书等内容具有权威性及保密性优势，再加上这些信息数据的应用价值比较大，涉及社会经济以及民生建设等各种类型的服务，使得档案资源信息具有非常大的再利用价值。因此，在创新并优化档案资源网络信息服务后，行政机构档案部门相关人员在实际工作中需要积极整合并归纳所有不涉及机密的档案数据信息，并通过规范性的网络信息服务平台，对这些档案信息采用开放式的共享或者是有偿形式的共享。此外，档案管理人员还需要在保障专业技术和安全管理的基础上，为档案用户提供规范性更强的一体化档案信息服务，保障档案资源网络信息服务，推动我国社会经济良性发展及政治文化的进步。

六、结语

综上所述，开展档案资源整合共享工作，在电子政务大环境下非常关键，而电子政务作为一项复杂的系统工程，要想确保稳定正常运行，需要加强各类社会信息的整合与共享。因此，档案管理人员需要积极转变档案管理观念，加强档案资源整合与共享数字化处理，将档案资源整合与共享融入电子政务发展中。在此背景下，档案管理机构才能将档案资源迅速集中起来，加强档案资源的整合与共享，确保其能够有效支持电子政务建设，更好地适应新环境对档案资源管理工作整合与共享的需求。

参考文献：

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[2]任丽杰.电子政务环境下档案资源整合与共享研究[J].黑河学刊，2020（04）：122-124.

[3]李彩红.电子政务环境下档案资源整合与共享研究[J].兰台内外，2019（19）：57-58.

（作者单位：福建省三明市清流县综治中心）

作者简介：赖永聪（1976—），男，汉族，福建泉州人，本科，档案馆员，研究方向：档案管理。