浅谈档案资源的功能与合理利用

杨旸旸

摘 要 档案涵盖了政府、社会组织、企事业、公民活动中产生的有保存价值的信息资料。因此，档案资源是综合信息资源一部分。科学发展史证明：任何一门科学体系的建立，理论与概念体系的形成，都必须明确其思维得以发展的那一抽象概念——逻辑起点。档案学也不例外。

关键词 档案资源 功能 合理利用

中图分类号：G271.2 文献标识码：A

二十一世纪是以知识和信息为特征的新时代，谁拥有知识，谁就可能拥有财富，谁获得了信息，谁就具有获取利益的可能。要使档案学理论实现从“经验科学”到“解释性科学”的过渡，使其具有“科学”所应具有的基本品质，就必须找到整个理论体系得以发展和完善的逻辑起点，否则，档案学就不可能成为一门真正的科学。

要发挥档案作用，首先档案工作者要认识到位。从档案的形成及其发挥的作用来看，档案具有社会性公益型和经济性收益型两种不同类型的属性，它们产生的条件不同，利用的目的不同，利用后产生的效果也不同，将这两种属性有机地结合起来，在组织管理和利用上采取不同的方式、方法，达到最佳效果，才能在新经济时代发挥档案部门的工作优势。

社会性公益型档案是就服务对象和服务范围而言的，它是立足于国家政权和全社会之上，在宏观范围内起作用。从档案形成过程来看，国家机构的设立、运转、上下左右的纵横联系，都有记录产生，经过收集、整理、归档、建档，形成文书档案、科技档案、人事档案、教育档案等等。其中一大类是国家法律、法规、制度等，涉及到国计民生的重大信息。我国政府在特定历史阶段，为了国家安全，对档案工作制定了一套严密的管理制度，利用者可以凭证件在一定范围内查阅。从利用档案发挥的作用来看，宏观效果是十分显著的。

由档案行政管理部门强制监督收集和管理，档案体系的建设、保存、使用等制度完善，取得很好的效果。公益型档案产生之时，就决定了要为国家的利益服务，为全社会服务，为大多数人的利益服务。国家、民族利益，泽惠千家万户，同时也要求全体国民学法、用法、依法办事，自觉遵守政府的规定，约束自己的行为。

国家信息化领导小组第一次会议决定，把电子政务建设作为今后一个时期我国信息化建设工作的重点。不少地方政府、部门的档案，逐步采取措施，向社会开放，把政策放到人民手中，由群众来关心、监督政府工作，政府和人民产生联动。吉林省档案馆承办的“省现行文件阅览中心”机构，为全省党政机关、企事业单位、群众提供现行文件查询服务。该中心开放文件的范围是从2012年1月1日以后产生的文件。目前总计有27个部门的138份文件，以后由阅览中心每季度集中收集一次。以前只是在机关单位才能看到的“红头文件”，普通群众只需要出示合法证件，就可到省档案馆现行文件阅览中心免费查询。

发挥社会性档案的公益型作用，应该建立必要的保障制度。当前，由于国家重视并推行政务公开，各地相应采取了行动。吉林市政府制定了《吉林市政府信息公开规定》，并宣布将于2013年1月1日起施行。这是中国目前为止由地方制定的第一部全面、系统规范政府信息公开行为的政府规章。公开范围包括事权、财权、人事权。根据《规定》，吉林省市各级人民政府及其职能部门以及依法行使行政职权的组织应当主动向社会公开事权、财权、人事权等方面的政府信息。经过半个多世纪的实践证明，集中统一、分级负责的管理体制，是我国干部人事档案工作的特有优势。正是坚持了这一管理体制，才建立起具有全国规模的干部人事档案工作，并始终沿着规范有序之路不断向前发展。反之，人事档案工作滞后或问题较多的地区或单位，往往是未能坚持好集中统一、分级负责的管理体制。其表现形式为：（1）在县一级单位，有的过份强调了相对集中，事实上出现了多头管理的分散现象，县委组织部、县人事局、教育局、卫生局……等多家管理干部人事档案。（2）一些级别较高但人数较少的单位，未能执行其干部人事档案由上一级单位管理的规定，自行设兼职人员管理。（3）未能很好贯彻执行《条例》对“每管理一千人的档案需配备一名专职干部，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员”的规定。结果出现了管理干部人事档案的单位多，兼职人员多，管理人员少，财务物力投入少，机构小、保管条件差，管理水平低，严重影响了人事档案工作的发展。上述现象的存在，从一个侧面说明了干部人事档案管理应走集约化、规模化、人员专职化之路。地（市）、县一级的人事档案，原则上应集中到地（市）、县组织、人事部门设置的档案机构集中统一管理，克服分散与多头管理的现象。单位无论级别多高，凡不能设置专职人员或以兼职人员为主的，其干部人事档案应集中到上一级管理，切实克服兼而不管或管理流于形式。为此，必须继续坚持集中统一、分级负责的管理体制不动摇。

从档案的来源看，收益型档案是社会服务部门以及社会团体和个人，在生产经营、业务管理、提供服务、日常社会生活中产生的记录资料，其形成方式和利用目的与国家机关形成的行政档案有本质的区别。经济收益型档案与经济收益有明显联系，它能满足企业、事业单位以及家庭个人某些方面的需要，是从事科学研究、技术创新、经营获利、家庭生活等方面的有用资料，成为一种社会资源。

经济性收益型档案主要有：（1）科技、专利档案；（2）市场、成本、价格档案；（3）金融、税务档案；（4）教育资源档案；（5）医学、医疗档案；（6）劳动、人事档案；（7）诚信档案；（8）家庭、个人档案等等。

收益型档案的管理和利用，要经过立法，明确由档案管理部门管理和指导，建立规范、高效、有序、安全的体系，并区别情况，分类指导，分类管理，提出不同的要求。收益型档案由于运行机制不同，征、收集要发生费用，保存、传输、利用上都有成本，使用者常常获得收益，接受服务者应有偿使用。