新时期广西壮族自治区高校的档案管理与利用

摘 要：自2008年9月教育部和国家档案局颁布《高等学校档案管理办法》以来，高校档案工作备受重视。本论文以广西壮族自治区本科高校档案工作为调研基础，通过对广西警察学院档案管理实践的案例分析，研究广西壮族自治区高校档案管理与利用的重要性及其在高校发展中的作用。探讨如何优化高校档案管理，并分析高校档案利用的方式和策略，以提高高校档案资源的价值和应用效能。

关键词：高校档案；规范化管理；高校档案资源利用

基金项目：本文系2022年度广西高校中青年教师科研基础能力提升项目课题“新时期高校档案管理与利用工作研究——以广西警察学院为例”（项目编号：2022KY0873）研究成果。

高校档案管理是指对高校产生的各种档案进行收集、整理、保管、利用和销毁等工作的过程。高校档案利用是指将高校档案信息资源转化为实际应用价值的过程。高校档案管理与利用是高校管理工作的重要组成部分，对提高高校管理水平，促进高校发展、学术研究、管理决策和文化传承具有深远意义。在高校发展运行的过程中，档案管理和利用的现状在不同高校和地区也存在一定的差异。据调研，广西高校的档案管理与利用水平在全国高校范围来看仍需大力提高。

一、广西高校档案管理与利用现状

1.档案管理机构建设存在差异

在调研的37所广西本科高校中，有11所高校成立了档案馆，对高校档案资源展开统一管理，广西警察学院于2019年成立了档案馆，负责档案的收集、整理、保存、保护和利用等工作。在人员编制方面，广西大学和广西师范大学的档案专职人员配备10人，其他成立了档案馆的高校一般都是配备专职档案工作人员6名。另外，26所没有成立档案馆的高校，档案管理机构一般挂靠在校办公室或者与其他职能部门合并设置。

2.档案管理人员组成结构存在差异和不足

（1）专业背景存在差异。档案管理人员的专业背景多为历史学、图书情报学或者档案学，但是很多广西高校的档案工作人员并没有相关的专业背景，如广西警察学院档案馆的6名专职人员没有一位是档案专业的。（2）职称结构不合理。目前，我国档案管理人员职称主要分为初级、中级和高级三个等级，但在实际工作中，职称等级与实际工作能力不匹配的现象较为普遍，高级职称人数偏少。（3）年龄结构和性别结构不均衡。一方面，档案管理队伍年龄偏大，以广西警察学院为例，专职档案工作人员的平均年龄达到了50岁，由于知识结构和技能水平的限制，难以适应新形势下的档案管理工作，调研的其他广西高校年龄结构虽然没有这么大，但年轻人也普遍偏少；另一方面，档案管理人员男女比例不协调，以女性为多，这可能会影响档案管理工作的效率和质量。同时，性别比例失衡也可能导致男性档案管理人员在工作中承担更多的责任和压力。

3.档案馆舍建设不到位

（1）建筑面积存在差异。在调研的37所本科院校中，建筑面积一般在500～700平方米之间，建筑面积最大的是广西师范大学，有3200平方米。广西警察学院的建筑面积为609.15平方米，库房面积为273.10平方米，勉强满足未来三年的存档需求。（2）档案装具使用普遍落后。据了解，广西高校档案装具普遍采用的是普通铁皮柜，像广西师范大学和北部湾大学一样使用密集架的寥寥可数。广西警察学院的档案装具尤为落后，年代久远的铁皮柜有的已经打不开或者柜锁已经损毁。（3）馆舍建设、办公设备设施与《档案馆建设标准》要求仍有差距。在调研的高校中可以看出，新建成的档案馆或者是刚刚建校不久的高校，档案馆舍建设都比较现代化，但多数高校的馆舍建设与办公设备设施和国家档案局《档案馆建设标准》（建标 103—2008）要求的仍有差距。例如，广西警察学院虽然成立了独立的档案管理机构，但因库房承重不达标，档案库房安置在一楼，不符合档案管理的规定；虽然安装了全天候视频监控系统、火灾报警系统，手持式干粉灭火器等设备设施，满足了档案八防要求，但档案专用扫描仪等先进的现代办公设备仍没有配置。

4.档案信息化建设落后

（1）档案信息化建设资金投入不高。据《2022年我国高校档案工作发展报告》显示，全国高校截至2022年底，累计投入档案信息化经费校均103.71万元，档案信息化建设纳入学校信息化规划的占75.82%，高校档案馆信息化建设已经成为一个重要的发展方向，是大势所趋。从自治区档案局印发的《广西壮族自治区机关企事业档案工作年度检查办法》可以看出，年度检查评分标准中档案信息化建设的评分比重越来越高。同时，全区档案工作要点也要求，加快档案资源数字转型，继续做好“存量数字化”，大力推进“增量电子化”，推动县级以上国家综合档案馆和区直各单位馆（室）藏传统载体档案数字化率达60%以上。但是，广西高校档案信息化资金投入明显不足。自2020年至今，广西警察学院投入经费24余万元，对档案馆成立以后的2019年～2021年的全部综合档案、部分历年学籍档案及财务档案进行数字化加工，实现了档案全文检索，提高了查阅和利用的效率。但比照《广西壮族自治區机关企事业单位档案室等级认定标准》，广西警察学院档案馆完成3年的档案数字化数量还远远不够认定标准，信息化推进落实较慢，和区外高校，如四川大学累计投入600万的信息化建设差距较大。（2）档案信息资源管理系统建设仍显落后。档案信息资源管理是高校档案馆信息化建设的重要内容。调研结果显示，广西高校档案馆的信息系统建设情况不尽相同。个别高校档案馆已经建立了专业化、综合化的档案管理系统，实现了数据库的搭建和应用。例如，广西大学档案馆建设了西大档案信息管理系统，广西师范大学建设了南大智星档案综合管理系统和学生档案管理系统。但广西警察学院仍然采用传统的GD2016档案管理系统，不利于档案资源的有效管理。（3）仍需重视档案信息化安全保障建设。在档案信息化建设过程中，信息安全是一个重要的问题。据了解，调研的高校档案馆对信息安全保障均非常重视，采取了多重措施，如数据加密、权限管理和备份等，确保档案信息的安全性和完整性。但档案信息化建设安全保障形成制度的高校档案馆却寥寥无几。以广西警察学院为例，在档案信息化建设的过程中，仅与外包单位签署保密协议，但没有具体到制度措施上来，没有制定信息化相关的规章和标准，容易暴露信息安全的风险。（4）档案信息化人才缺乏。高校档案馆信息化建设需要专业的人才支持。调研显示，广西高校档案馆在人才建设方面已经取得了一定进展，加强了对档案信息化专业人才的引进与培养。通过开展相关培训和学习交流，提高工作人员的信息化专业知识和技能水平。调研的广西本科高校基本能保证每年90学时的继续教育培训，平均每年参加培训专题数2项，尤其是自治区档案局每年主办的自治区直属机关企事业单位档案业务培训班，对提高新进档案工作人员的业务水平起到了积极的作用。但是不可否认的是，档案信息化的人才引进进展仍然缓慢，尤其是信息与网络安全方面的人才。

5.档案宣传平台建设滞后

调研中发现，11所成立了档案馆的本科高校都建立了专门性档案馆门户网站，且可与学校其他部门网站连通，网站提供最新工作动态、新闻通告、相关法律法规、业务指导、网上档案宣传、档案馆简介、馆藏档案、档案馆领导介绍以及历史沿革等相关档案查阅服务和档案工作问题解答。但是，基本上工作动态都是每月更新，甚至有的高校每年更新，访问量不高，建设新媒体平台等档案宣传窗口的几乎没有。

6.档案资源利用情况单一

高校档案资源利用是指高校档案管理部门将档案资源的信息价值充分发挥出来，为高校教学、科研和管理等各个领域提供服务和支持的过程。可以通过多种方式实现，包括档案信息服务、档案信息开发以及档案信息咨询等。但就目前来讲，高校档案资源利用仍没有得到有效开发。例如，广西警察学院目前主要就是提供档案信息咨询服务，档案的资源体系建设不够到位。

二、广西高校档案管理与利用的对策和建议

1.按要求实现档案集中管理，实行部门立卷制度

《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号）第二章第六条规定：“具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：建校历史在50年以上；全日制在校生规模在1万人以上；已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上。”在调研的本科高校中，仍有26所学校没有成立档案馆，其中不乏符合以上条件的高校。档案集中管理，实行部门立卷，一是方便档案管理人员对档案资源展开管理和调用，提高档案管理效率；二是可以加强对档案资源的保护，避免档案的丢失和损害；三是方便档案工作人员整理和编研档案资源，提高档案利用效率。

2.优化档案工作队伍结构

（1）建立专职的档案管理团队。合理配置档案工作人员是保障高校档案管理工作顺利进行的重要环节。档案管理机构的负责人要具有档案管理专业背景和管理经验，负责整体的档案管理规划、组织协调以及工作监督。其他的专职档案工作人员，应熟悉档案管理的相关法规和规范，并熟悉档案工作的基本流程，具备良好的组织、协调和沟通能力。随着数字化技术的进步，高校档案管理也趋向于数字化，建议配置一些具有数字化档案管理专业背景和技术能力的人员，负责档案数字化处理、数据库管理和数字档案的存储与保护等工作。还要设置专门的档案安全保护专员或安全管理小组，负责档案的安全保护、防灾备灾措施的制定与实施，以及档案安全风险的评估与应对。同时，要考虑档案管理人员的性别和年龄，老中青合理配置，男女比例协调，才能保证档案工作以老带新，不断层。（2）加大档案专业人才引进和培训。首先，应该加大力度引进专业人才，尤其是具备档案管理能力和计算机操控能力的多元化人才。其次，应该强化档案工作人员培训与学习力度。建立档案管理人员的内部培训机制，通过定期培训课程、技能讲座、经验交流等形式，不断提升档案工作人员的专业能力和实践技能。尤其是要到广西壮族自治区外各高校交流，走出去看世界，看到差距，进步自己。

3.加快档案信息化进程

（1）制定信息化规划，加大资金投入。制定明确的档案信息化规划，确定发展目标、阶段性任务和资源投入，确保信息化发展与高校整体发展目标相一致。档案数字化是未来档案管理的方向。各高校档案管理部门应该把档案信息化建设纳入经费预算，为档案数字化提供资金保障。开展档案数字化，实现档案“存量数字化、增量电子化”，以档案管理信息化为重点，进一步完善文档一体化管理，充分利用信息技术提高档案管理效率。（2）取得学校支持，建设档案管理系统。档案管理系统通过数字化的方式，将档案信息集中存储和管理。一是可以提高档案管理的效率和准确性，减少烦琐的手工检索和整理工作，避免人为的失误操作和档案丢失等问题。二是档案管理系统集成了多种功能模块，如存储管理、检索查询、鉴定评估以及借阅管理等，可以对档案展开全面的管理和控制，实现了档案信息的一体化管理，便于整体规划、统筹和监控档案资源的利用。三是可以提升档案资源的安全性和保护性。只有经过授权的用户才能访问和修改档案信息，避免了档案被非法获取或篡改的风险。同时，系统对档案信息进行备份和冗余存储，也能防止意外灾害和数据丢失对档案资源的损害。四是档案管理系统为研究人员提供了丰富的数据资源，支持对档案资料的深入研究和分析。档案管理系统的引入和應用，可以大幅提高高校档案管理水平和服务质量。（3）加强档案信息化与其他系统的集成。与高校的教务管理、人事管理和图书馆管理等其他系统进行集成，实现信息共享和流程互通，提高工作效率和资源利用效益，加强智慧校园的信息化建设。

4.加大档案宣传力度

（1）制订宣传计划。制订全面的宣传计划，明确宣传的目标、内容和方法，有针对性地开展宣传工作。例如，广西警察学院在新生入校后和毕业生离校前会专门开设讲座，对新生档案的归档和收集以及毕业生档案的整理和邮寄开展培训，让归档的兼职档案员和学生对档案的归档内容和流程心中有数，不走弯路。（2）开展档案宣传活动。开展档案宣传活动，如充分利用好每年6.9档案开放日、开展档案征文比赛和档案知识竞赛等加强档案宣传教育，使老师和学生对档案工作有更加深入的认识和了解，促进档案工作的开展。（3）建设好学校档案网站等宣传平台。除了常规的档案门户网站要及时更新内容，网站建设还应更为丰富，加入爱国主义教育基地、校史博物、名人风采、友情链接和公众反馈等内容。通过新媒体平台等宣传窗口，提高学校档案工作的社会认知度，增强社会对学校档案工作的重视和支持，增强学校的社会影响力和文化吸引力，提高学校档案资源的价值和利用效率。

5.加强档案利用与研究

（1）高校档案利用与研究的意义。高校档案资源记录了高校的发展历程、人才培养和学术研究成果等重要信息，对于保存和传承高校的历史记忆和文化遗产具有重要意义。高校档案资源还为学术研究和教育教学提供了丰富的资料和参考，促进了学术研究的深入和教学质量的提升，为高校的定位、发展战略和决策提供重要参考，推动高校的可持续发展。（2）高校档案利用与研究的方法。一是建立档案资源开放共享机制，促进高校之间的信息互通和档案资源的共享。二是发展多样化的档案利用途径，通过与教育、学术研究机构以及社会团体的合作和交流，鼓励多样化的档案利用。三是制定档案利用政策与规范，包括档案利用的权限、程序以及费用等方面，确保档案利用的公平性、合法性和便利性。四是鼓励档案研究与学术交流，鼓励学者和研究人员展示研究成果和分享经验。例如，广西警察学院曾经编写了《忠勇铸警魂——广西警察学院英模校友先进事迹汇编》一书，从3个篇章展现公安民警与犯罪分子殊死搏斗、忠勇铸魂的英雄形象，在老师和学生中间产生了很大的反响。这就是和公安部门以及社会各方面共同研究和资源共享的成果。

三、结语

综上，广西壮族自治区高校的档案管理与利用工作取得了一定的成绩，但仍与先进的高校档案管理机构存在一定的距离，广西壮族自治区高校之间也存在着一定的差异，各高校档案管理部门要分析问题，找出原因，切合实际，精准解决。面对未来，创新求变，相信广西高校档案管理与利用工作会更上一个新的台阶。

参考文献：

[1]许冬凌.新时期高校档案的保管和利用[J].办公室业务，2021（02）：165-166.

[2]刘玉红.加强新时期高校档案管理的几点建议[J].兰台内外，2019（19）：25-26.

作者简介：赵梦琪（1985—），女，汉族，黑龙江海伦人，研究生，助理研究员，研究方向：高校档案管理与利用。