“大智移云”时代高校财务系统智能化转型探索

陈敏璇 深圳大学

引言

“大智移云”即大数据、人工智能、移动互联网和云计算。2013 年8 月，中国工程院院士、未来移动通信论坛理事长邬贺铨在中国互联网大会上首次提出了“大智移云”概念，该概念提出至今刚好第十载，这十年来，几项技术之间相互交融渗透，给人们的工作生活都带来了巨大影响。在高校财务领域，抓住“大智移云”时代带来的发展机遇进行财务智能化转型，成为各大高校关注的焦点。而财务智能化转型中，构建智能财务系统是最直接、最基础、最重要的实践路径之一。本文以“大智移云”时代为背景，以高校目前财务工作面临的困境为出发点，分析智能财务系统的报销模式和实施优势，探索智能财务系统的构建路径和实施保障，希望为高校财务系统智能化转型提供有益参考。

一、高校财务工作面临的困境

早期，高校财务报销采用传统线下报账模式，即报销人填写手工报销单，现场排队提交单据，再由财务审核无误后安排制证、复核、付款，整个流程费时费力且效率过低。近年来，随着“互联网+”的广泛应用，各大高校财务相继进行深化改革，致力打造现代信息财务，其中一项重大举措是推行网上预约无等候报账系统，具体流程为：报销人粘贴整齐原始凭证，从财务处网站进入系统，按要求线上填写报销单信息，保存提交并打印报销单，完成线下财务审批相关手续后，递交财务处收单窗口即可离开，再由财务人员办理后台审核、制证、复核、付款。整个流程，报销人均可通过系统实时查询跟踪报销进度。与传统线下报账模式相比，该系统实现了“网上预约+无等候+无现金+票据物流”全过程信息化管理，更加方便、快捷、高效。但是，该系统无法解决当下“报销繁”困境，主要体现在：

（一）网上预约填报手续烦琐，填报工作量及难度偏大

在整个报销流程中，报销人普遍反映最“头疼”的环节是网上预约填报环节，主要原因是填报手续烦琐且填报工作量和难度偏大。以日常网报单为例，网上预约填报流程为：①根据发票内容判断所报销的经济业务事项类别并进行归类贴票、汇总计算；②根据经济业务事项选择对应的会计科目，录入票据数量、金额等信息；③录入收款方信息。整个流程不仅需要具备简单的会计业务知识，还需要报销人足够有耐心和细心汇总计算填写，否则，可能会因为金额计算有误、经济业务事项或会计科目判断有误而实际报销事项无对应可用额度、收款信息填写有误等问题被退单，而这些繁杂费时的填报工作，在一定程度上挤占了报销人本该用于专心科研、教学的时间和精力，成了他们的负担。

（二）线下签批手续烦琐

网上预约无等候报账系统实行“线上预约+线下签批+线下投单”的报销模式，虽然实现了可在任何时间与任何地点线上填写网报单的功能，解决了报销人排长队等候交单的问题，却没有解决线下签批手续烦琐的问题。高校经费种类繁多且体量大，审批规则种类多且部分报销审批环节长，导致部分报销人或者因为不清楚报销审批规则和权限，或者因为审批环节长，或者因为审批人出差或开会，或者因为审批人跨校区，需要耗费大量时间精力来回奔波找审批人签字。

（三）电子发票重复报销

电子发票的普及，给报销人获取发票带来了便利，但对于财务人员而言，却是一个“甜蜜”的负担，电子发票由于可重复打印的特点，带来了易出现重复报销的风险，财务人员在收到发票时，需要增加一道查重环节。目前，高校财务普遍采取的查重手段是制度约束加建立电子发票数据库。制度约束，即建立重复报销的惩罚机制，对首次重复报销的报销人进行提醒，如再次重复报销，则暂停其报账权限。靠制度的约束，能够震慑恶意重复报销行为，但客观上无法杜绝由于粗心或者个人疏忽导致的重复报销。建立电子发票数据库，是指在会计人员制证、复核完毕后，利用扫描枪将电子发票信息扫描录入电子发票数据库并进行自动查重校验，当发现电子发票重复报销时，需对相应凭证进行反复核对，取消制证，通知报销人取回单据。此方法虽然解决了电子发票重复报销问题，但是仍需耗费人工扫描，自动化程度较低。而对于报销人，往往只能依靠记忆力或者手工录入“电子发票台账”方式防止电子发票重复报销，这无疑也给报销人增加了不少工作量。

二、智能财务系统报销模式及实施优势

（一）智能财务系统报销模式

智能财务系统是基于“大智移云”的财务系统，支持手机端和电脑端双平台登录，集智能采集、智能识别、智能查验、智能填报、在线审批、智能稽核、智能控制等多种功能于一体，实行报销全流程数字化管理模式。

智能财务系统致力于为师生提供更方便、更快捷、更智能的财务服务。具体报销流程如下：①报销人通过手机端或客户端登录智能财务系统，通过手机拍照或上传电子票据，系统智能识别和查验票据，智能生成网报单；②报销人提交网报单，发起线上审批申请，系统按照预设的报销审批节点自动触发审批流程，审批人根据电子资料进行线上签批；③完成线上签批后，报销人打印出网报单，连同票据及相关附件一起递交至财务处报账大厅或自助投单机。

（二）智能财务系统实施优势

智能财务系统借助“大智移云”等新技术，更多地运用智能化的系统工具，实现了智能采集、智能识别、智能查验、智能填报、在线审批、智能稽核、智能控制等多种功能，能有效缓解当前存在的“报销繁”难题，与网上预约无等候报账系统相比，有以下优势：

1.支持双平台报销

网上预约无等候报账系统仅支持电脑端登录，智能财务系统在此基础上，新增了支持手机端登录功能，且双平台资源同步更新。报销人不再受校内网的局限，也不再受时间和空间的限制，可随时随地进行线上网报单填报及报销进度查询，审批人也可随时随地进行业务查看和线上签批，更方便、灵活、快捷，大大提高了报销效率。

2.智能识别、智能查验、智能填报

智能财务系统通过引入OCR 识别技术、关联国家税务发票查验平台、内嵌财务报销制度等手段实现智能识别、智能查验、智能填报代替手工查验及录入。报销人通过手机拍照或者上传电子票据，系统基于大数据的票据池一键识别并提取票据信息，如发票抬头、发票金额、发票项目明细等；系统关联国家税务发票查验平台，自动进行发票合规性检查，包括发票真伪查验、发票抬头核对、电子发票重复报销预警、发票过期预警等，通过智能查验，将报销单据的不合规点暴露在报销前端，从源头减少退单率。完成票据查验后，系统根据内嵌的票据信息与会计科目的勾稽关系自动匹配会计科目并分类汇总计算金额，自动填写收款信息并引导报销人进行其他信息的补充或修改后即可提交网报单。

3.实现全流程线上签批

智能财务系统运用互联网技术和电子审批技术，内嵌财务开支审批制度，根据经费号、金额、经济事项自动识别并推送审批环节至对应审批人，实现了全流程线上签批。对于报销人，不再需要费力学习开支审批制度摸索审批节点，不再需要携带纸质资料在各个环节寻找审批人签字，用数据跑腿代替了报销人跑腿，大大减少了时间消耗，提升了报销体验；对于审批人，可以自主安排签批时间，避免每天不定时被各类线下报销签批打断原本的工作安排，增强了办公灵活性；对于高校财务，通过在签批系统内嵌强制性约束和规范代替财务人工核对签字，无需再考虑冒签代签等风险，减轻了财务人员的负担。

4.智能稽核、智能控制

智能稽核相当于人工初审阶段，是智能化的内部控制。通过在智能财务系统内嵌内部控制制度、稽核模型数据库等，不仅能对单笔报销单据进行逻辑性稽核，还延伸到高校层面，对高校全范围的经济业务进行联动稽核。在单笔报销单据层面，智能财务系统依靠人工智能对提交的报销单据进行附件完整性、金额准确性、额度控制等方面的逻辑性判断。在高校层面，智能财务系统基于大数据，对高校全范围的经济业务是否存在频发性交易、是否存在拆单规避招标等问题进行实时监控、动态监督、风险预警。一方面，减少了财务人员的审核工作量，另一方面，借助人工智能的稽核能有效加大内部控制力度。

三、智能财务系统构建路径

（一）以问题为导向构建智能财务系统

在构建智能财务系统时，以现行的网上预约无等候报账系统使用过程中暴露的问题为导向，广泛征询各类报销人、项目负责人、各级审批人对新系统的需求和建议，前往已施行智能财务系统的院校调研，学习相关先进经验，与系统软件开发公司充分沟通，结合学校实际，设计出适应本校发展需求的财务系统。

（二）梳理优化业务流程

财务系统的智能化构建离不开业务流程的梳理和优化，高校财务部门需要针对不同的业务类型（日常报销业务、差旅费业务、借款业务、冲账业务、薪酬发放业务、资产业务等）进行业务流程分类梳理，重新审视业务流程设计的合理性和必要性，对影响效率、容易出错、合规性要求较高等业务流程，运用信息技术手段进行优化改造，使业务流程更加合规、简洁且高效。

（三）设置线上审批流程

智能财务系统实现了报销审批全流程线上化，这项功能的实现，有赖于对系统后台审批流程的设置。在设置审批流程时，应关注以下几个方面：1.确保审批流程的合规性。高校财务报销按照“预算控制、分级授权、逐级审批、责任明确”原则，实行分级逐级审批模式，在设置线上审批流程层级时，内嵌内部控制制度和相关财经法律法规，来规范各个审批层级审批人员的权限和责任，从而确保审批流程的合规性；2.确保审批流程的高效性。重新梳理审批流程，分析审批节点设置的必要性和完整性，在确保审批流程合规的前提下，去除冗余的审批节点，不遗漏必要的审批节点，确保审批流程的高效性；3.应实现审批流程的自动推送。在审批系统内嵌财务开支审批权限制度，系统根据填报的经费号、金额、经济事项自动识别并推送审批环节至对应审批人，避免出现漏签、错签、重复签以及不知道找谁签等问题。

（四）夯实多维度的财务规则体系

高校财务应从财务管理规定、财务报销指南、会计核算规则、会计稽核等多种维度建立一套完善的财务规则体系。财务管理规定、财务报销指南相当于报销人报销、会计审核的财务规则知识库，使财务报销有据可依，更加规范化和标准化。将会计核算规则内嵌智能财务系统，使系统可以在查验完票据信息后根据内嵌的票据信息与会计科目的勾稽关系自动匹配会计科目，实现智能填报和智能制证。针对不同业务类型梳理出对应稽核规则，建立稽核模型数据库，系统基于稽核模型数据库对高校全范围的报销单据进行联动的逻辑性判断和风险管控。一套全面完善多维度的财务规则体系是智能财务系统高效运行的基石和保障，也是高校财务实现从“经验型的人治管理”向“知识库型的智能管理”转变的关键。

四、智能财务系统实施保障

（一）强化风险防范意识，做好系统数据和网络安全保障

高校财务要强化网络风险防范意识，积极采取措施做好系统数据和网络安全保障。在网络安全方面，高校财务应强化系统安全维护，安装防火墙，定期优化升级杀毒软件，加强师生网络安全教育，引进专业网络安全防护人员，提升网络安全防护等级；在系统数据方面，加强用户权限管理，提升密码强度并定期更换，及时做好系统数据多地备份，筑牢数据安全防线。如使用智能财务系统应用“大智移云”等新技术，此网络结构较之前更加复杂，受到病毒侵害、黑客攻击而导致网站瘫痪、系统数据被篡改、泄露、丢失的风险更小，从而提高网络安全。

（二）加强宣传培训，做好新系统顺利施行保障

智能财务系统作为“大智移云”时代的新生事物，在推行初期，不可避免存在部分师生对新系统上线产生抵触或畏难心理，为保障新系统平稳有序地顺利施行，高校财务应多措并举加强宣传培训。一方面，制作宣传视频向师生展示新系统的便捷高效，打消部分师生的抵触或畏难心理。另一方面，通过制作操作指引手册、操作演示视频、举办现场操作培训等多种渠道保障师生全面了解和掌握新系统的操作流程和使用规范。

（三）做好售后服务保障，提升财务服务满意度

财务系统智能化转型的目标是通过解决“报销繁”难题，提升师生财务服务满意度，从而释放师生活力，助力高校教学科研事业发展。因此，对师生的意见征询，不能仅局限于财务系统构建阶段，在财务系统后续实施过程中，也应充分考虑师生的意见和建议，对智能财务系统进行不断的改进和升级，做好售后服务保障，从而提升财务服务满意度。

结语

随着信息技术的快速发展，传统模式下的财务工作不可避免地受到冲击和挑战。构建智能财务系统，利用大数据技术建立各类数据库，为高校财务审核、分析、决策、监督提供更有力的数据支撑；利用人工智能技术，实现报销单据的智能化处理，解决“报销繁”难题，提升报销效率；利用移动互联网技术，突破了时间和空间的限制，大大减少了时间消耗，提升了师生报销体验；利用云计算技术，对报销单据中的数据进行快速整理和计算，提高数据处理的效率和准确性。高校财务系统向智能化转型，是“大智移云”时代高校财务改革的必然趋势，高校财务应高度重视，充分准备，深化改革，力求借助“大智移云”时代带来的发展机遇为全校师生提供更方便、更快捷、更智能的财务服务，为高校教学科研事业添砖加瓦。