浅析“后疫情”时代中小企业财务外包的风险防范

夏秋冬 谷卓越

摘 要：自从2020年新冠肺炎的突然暴发给全球的经济带来重创之后，生活方式也随之发生了翻天覆地的改变。现如今我国的各项工作已逐步步入正轨，商业活动正常运转，国内经济慢慢复苏，人民进入了防疫与发展并重的新常态即“后疫情”时代。但中小企业却在这场硝烟中陷入财务管理困境，尤其是中小企业部门不完善，大部分精力放在业务上而忽略财务重建。现如今财务外包市场良莠不齐，中小企业需在市场和疫情双重压力中迅速调整自身运营和市场策略，保证其持续生存的能力。文章从“后疫情”时代中小企业的现状入手，分析疫情之下财务外包的风险，从而提出一系列的防范措施，使中小企业在财务外包的加持下推动自身可持续发展。

关键词：疫情；中小企业；财务外包；风险防范

中图分类号：F275    文献标识码：A 文章编号：1005-6432（2023）25-0140-04

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2023.25.140

1 引言

“后疫情”时代到来极大地改变了人们的生活方式，其中更是加速了大数据、人工智能、云计算、移动互联网为代表的数字科技的发展。在疫情常态化的社会背景下企业已经开始采用“云办公”“线上经营”“智能化制造”“无接触生产”“互联网＋”的新型办公方式。计算机的大规模使用在一定程度上倒逼中小企业加快数字化、智能化转型。对于中小企业而言，如果说疫情是考试，那么“后疫情”时代才是中小企业的“生死劫”。疫情期间，对劳动力短缺、交通不便的影响是短期的；但是疫情给中小企业带来的现金流压力增大、需求不确定性和价值链风险多等影响是中长期的。毕竟经济一定会被疫情所影响，也会给中小企业带来巨大的打击，但要知道失败必然会带来经验教训，所以疫情也会给会计工作完善带来思考。在北京国家会计学院主持的“疫情对会计工作与会计人员影响”报告中的调查显示：管理层对于会计工作非常重视，但是疫情之后会计人员的能力需求、内容方式将发生变化。疫情的链式反应也让中小企业意识到财务工作创新变革的重要性，从而推动业财融合与数据整合，最终真正地实现会计工作的价值。

2 疫情常态化下的中小企业现状

据国家统计数据，截至2021年7月底，中小企业在全国4600多万户企业主体中占比90%以上，贡献了50%以上的税收，60%以上的国内生产总值，70%以上的技术创新，80%以上的城镇劳动就业。目前我国中小企业有4000万家，创造的价值约占国民经济生产总值的一半左右，慢慢成为国家税收的中坚力量。虽然中小企业在疫情中都受到重创，可真正的冲击往往是默然无声的，大规模的陨落与新生将发生在后疫情时代的“长尾效应”中。除了需要应对疫情带来的困难和损失、及时恢复生产和运营，中小企业更应该制定长期的规划和策略尽力减少疫情带来的负面影响，同时思考疫情之后的发展机遇。疫情常态化下，中小企业也在复工复产。那么在此阶段中，财务外包就能有效帮助大部分中小企业恢复和发展财务工作。通过外部专业的共享服务商来运营企业的财务工作便是财务外包。财务外包对财务资源和管理能力的高效利用，必然会对中小企业的发展带来一定的便利。中小企业建立初期各部门尚在发展阶段，没有过多的精力、金钱去处理重复简单的会计核算问题。中小企业大部分的时间、精力还是主要放在企业的核心业务上，此时一些低风险水平的财务会计服务可以外包给专业的财务公司。财务外包公司里专业的财务人员能够帮助中小企业的管理层制定完善的财务数据体系，如此一来中小企业可以将更多的精力和资源放在中小企业管理水平能力的提高和企業自身核心竞争力的提升上。财务外包作为第三方公司帮助中小企业汇总数据从而获得相应的财务分析指标，最终生成最适合中小企业公司发展战略的财务数据分析报告。

3 中小企业财务外包的必要性

根据全球财务总监调查显示：信息化、外包和共享服务是现代三种最有效削减成本的途径。专业的财务外包公司具有成熟的设备、优秀的财务人才以及处理突发财务状况的能力。中小企业处理财务问题必然还要购买相应的财务设备，但中小企业把财务管理分模块外包给第三方服务商，无疑降低了财务上的管理成本，使企业有更多的精力、金钱来扩大市场规模。一般情况下中小企业的管理层是企业的所有者，管理层在享受利润之余必须承担相应的风险和责任，这就导致了管理者经验的缺乏而造成外包决策失误的可能性加大。在知识经济快速发展的今天，中小企业如果缺乏技术创新的能力，那么很难保持生命力。尤其在应对突如其来的疫情，中小企业更应该从自身着手，不断增强“免疫力”。“后疫情”时代，计算机网络技术的快速发展，使大数据转型显得至关重要；大数据时代的新兴发展无疑可以解决中小企业财务外包中出现的问题。中小企业的发展战略规划离不开财务数据的统计和分析。专业的高级财务人员可以帮助中小企业制定相应的财务制度、建立财务数据体系、汇总数据从而获得相应的财务分析指标，最终使中小企业得到最适合自身发展战略的财务数据分析报告。

图1

由图1可知财务外包有统一的业务流程和账户处理规范，可以解决中小企业大部分的财务问题，包括员工工资、税务、财务报告、差旅费招待费、应收账款等。与此同时，中小企业的管理层还可以委托专业的财务外包服务商为企业设置财务制度和纳税咨询、编制预算以及审计任务等。这样既可以解决中小企业对专业会计的招聘担忧，也极大地降低了中小企业的管理成本。一方面在职能上可以减少财务人员配备，包括人员的附加费用（休假、福利、保险等）；另一方面企业不需要再购入完成财务工作所需要的一些硬件设施和安装费用以及软件调试维护等。财务公司专业性及工作经验远远大于个人经验，可以让中小企业的财务管理更加规范，并且具有先进的管理理念和技术手段，使中小企业获得高质量的服务效果。财务外包能够进行财务分析和风险把控，专业的财务服务团队专业知识更强能够更好地贯彻实施各种国家政策，能够保证中小企业财务的安全性和规范性，可以大大降低中小企业财务出错的风险，避免出现财务管理失控的场面。

4 疫情常态化下的财务外包风险

4.1 数据泄露风险

在某种程度上来说，疫情也造成了数字化普及；数字经济环境下，信息与数据对于中小企业的发展愈加重要。在财务外包过程中中小企业最有可能面临的风险就是数据泄露，倘若财务外包公司没有足够规范的信息安全保管，或者是相关的工作人员在财务管理的操作上不够严格，必然会导致中小企业的信息泄露。所谓财务工作的本质就是数据，同财务打交道不可避免会产生经济风险。而我国中小企业财务外包的流程一般都是由外包公司派人去企业拿发票、单据等凭证再回外包公司进行核算。外包公司人员仅仅是外包公司的职工，对中小企业数据信息保密难免会有疏漏。而外包服务商又独立运作于中小企业，和中小企业只是合作关系，那么数据处理的不透明就会给一些人可乘之机。由于企业大量的业务流程、数据处理都是在财务外包公司内部进行，而回馈给企业的只有分析结果，那么数据处理的全部过程无法被中小企业监督识别，就很容易造成数据泄露的风险。财务外包公司本质上作为一个独立的法人是外部服务机构和中小企业之间的合作伙伴关系，双方的纽带仅靠一纸合约。那么在财务外包过程中的数据处理必然会受到多种因素的影响，财务数据处理存在不确定性。因此需要采取一定的手段进行监督来防范财务风险的发生。

4.2 合同契约风险

“后疫情”时代使计算机网络技术普及到各行各业，中小企业在疫情常态化下也选择了大部分线上可以解决的业务；而财务外包公司顺应时代更是通过互联网来解决企业财务问题。疫情常态化下的电子发票、电子税务局促使各种财务软件层出不穷；财务外包公司处理业务都是通过线上处理。而财务外包是由企业和第三方服务商基于合同条件下的一种商业交易行为。企业的目的是通过财务外包控制成本，而外包服务商则是通过承接项目来获利。两者目的具有本质性的差异，那么彼此的条件和需求必然会产生不对称。在整个财务外包过程中发包方和承包方为合作关系，如果中小企业签订的合同不够细致或者说是合约当中的条款不够合理，便极有可能存在契约风险。举个例子，关于款项定义不够严格或者条约模糊，财务外包公司就有可能找到降低工作效率和偷懒的借口，这样一定会对中小企业产生不利影响。同时财务外包公司作为第三方服务商，为企业服务的本质是数据。当架构了一个信息传输平台，那么中小企业员工只需将财务数据信息上传到云端，外包公司就可以随时随地办公。以采购业务的信息传递为例，假设企业和生产商处在一个信息传输平台，那么企业从材料采购、签订合同、预付账款、生产制造等一系列的交易过程都会准确无误地传入信息平台。同样地，在财务外包活动中，所有的交易信息、业务都可以准确无误地共享给中小企业和财务外包公司，那么中小企业也可以公开透明地看到外包公司的全部承接过程。当中小企业的数据处理在公开透明的情况下进行，并且信息传输平台也可以随时电子保存，就会避免服务商数据泄露的危险。

4.3 监督风险

“后疫情”时代使得大部分业务不得不借助互联网在线上进行，以固定资产核算项目为例：财务外包公司不可能实地去中小企业勘察，而中小企业员工的专业能力有限，双方视角的差异造成了对财务工作准确性的障碍。财务外包公司由于需要员工直接进入中小企业提供财务服务，对员工的约束力有一定程度上的减弱。进入“后疫情”时代，中小企业更多的是在网络平台上完成员工之间的交流、客户之间的服务。选择财务外包的根本原因就是希望在降低成本的同时可以享受到规范化的财务服务，从而提高中小企业的财务管理效率。但由于中小企业和财务外包公司存在视角差异、合作双方信息不对称，中小企业无法对财务外包公司的信息处理内容进行有效的监督，从而无法真正有效掌握企业真实全面的财务信息，进而影响财务外包的顺利完成。而且网络平台难免有人力检测不到的地方，网上办公日渐普及，互联网环境一直都是法律管控的灰色地带，没有统一的标准，在互联网上进行财务外包业务往来很容易漏洞百出，市场上的财务外包公司质量水平本就良莠不齐，若是从法律层面上来看，这样的监督风险无疑是巨大的。在外包关系中，财务外包服务商独自承担所有的外包风险，而中小企业仅仅负责监督与验收，这就会给外包公司偷懒以可乘之机。

5 “后疫情”时代财务外包防范措施

5.1 信息传输平臺

“后疫情”时代已经成为企业数字化转型的加速器，随着越来越多企业或被动或主动地启动了线上经营活动，数字化转型即将迈入爆炸式落地推进的黄金时代。毫无疑问互联网最核心的本质就是数据，而疫情建设期最大的改变就是把互联网应用到日常生活的方方面面；对于中小企业来说用互联网进行办公已是大势所趋。财务外包公司作为第三方服务商，为中小企业服务的本质也是数据。当两者架构了一个信息传输平台，那么中小企业的员工只需将财务数据信息上传到云端，外包公司就可以随时随地进行办公。互联网软件作为一种服务，那么提供服务的不仅仅是生产部门，而几乎是每一个部门独自通过服务。换句话说，中小企业和财务外包服务商在这个过程中都参与了信息传输。以采购业务的信息传递为例，假设中小企业和生产商处在一个信息传输平台，那么中小企业从材料采购、签订合同、预付账款、生产制造等一系列的交易过程都会准确无误地传入信息平台。同样地，在财务外包活动中，所有的交易信息、业务都可以准确无误地共享给中小企业和财务外包公司，中小企业也可以公开透明地看到财务外包公司的全部承接过程。信息传输平台无疑是符合“后疫情”时代的现状，当中小企业的数据处理都在公开透明的情况下进行，并且信息传输平台也可以随时进行电子保存，这样就会避免财务外包服务商数据泄露的危险。在大数据的信息传输下，既保证了财务外包的服务质量，又在很大程度上提升了财务外包的服务效率。

5.2 智能合约

线上办公是疫情形势下的产物，使得财务外包人员可以随时随地进行工作，而中小企业对外包的服务要求也可以在线上进行。现如今互联网技术普及到各行各业，一根网线办公连接到任何地方，那中小企业无疑也要适应线上办公模式。中小企业的管理者为财务外包提供稳定、安全的连接平台，势必要强化企业本身的网络操作能力。由于中小企业选择财务外包，便会把工作重心放在发展业务上，不会过分重视企业财税的具体活动。中小企业和财务外包服务商仅仅是通过一张纸质协议的方式保证双方合作万无一失，这样的操作一直被业界诟病。中小企业在决定开展财务外包管理工作之前，应该根据企业的实际情况制定出需要外包的一系列业务。而智能合约是通过计算机网络实现的，既能符合“后疫情”时代的社会现状也能很好地进行财务外包。同时智能合约也要覆盖相应的合约条款进行保密，既要保障中小企业的财务信息安全也要维护好财务外包公司的利益。条款中要明确规定中小企业和财务外包公司都不能私自将双方信息泄露给第三方，财务外包公司尤其不能利用中小企业的财务数据信息进行获利。即便双方合作结束之后，也要对中小企业的财务数据进行保密，合约条款的规定要避免所有可能产生的契约风险。合作会结束，但计算机的数字痕迹依然保留；在智能合约的条件下不仅仅是一纸合约，数字代码会在合作结束后依然留存，维护中小企业和财务外包公司的信息安全。这样既避免了合约漏洞也节省了后续的人力监督。

5.3 大数据监督机制

即便是线上服务沟通的“后疫情”时代，企业外包之后也需要经常和外包商进行沟通共同制定符合双方利益的监督机制。由于中小企业选择财务外包，便会把工作重心放在发展业务上，不会过分重视企业财税的具体活动。中小企业和财务外包服务商仅仅是通过一张纸质协议的方式保证双方合作万无一失，这样的操作一直被业界诟病。智能监管的出现就相当于是财务外包网络中的防火墙，由于计算机网络主动识别判断，当中小企业和第三方服务商出现任何违反合约的行为便会触发提醒。具体而言，可以将智能监管作为条例编成代码；在最大程度上规范双方行为，进一步实现了权责明晰的互相监督。在财务外包活动中嵌入智能监管可以在无须人工监督的情况下，既保障信息核算的真实有效，又促进外包行业的规范。

6 结语

综上所述，对于中小企业而言，财务管理是其进行企业管理的重要一环。进行财务外包是对财务管理的高效体现，这种新型的财务管理模式在复杂多变的市场环境下很容易脱颖而出。“后疫情”时代，中小企业必须强化企业的财务风险防范意识，维持中小企业的可持续稳定发展。而科学、合理、现代化的财务外包机制，可以真正地为中小企业抢占更多的市场份额增加其市场竞争力。在“后疫情”时代的新背景下，中小企业在面对复杂的市场环境中更应该强化财务风险防范意识，严格企业财务外包程序控制，完善企业财务外包的合同，降低财务外包的风险程度，从而实现中小企业的会计信息从自身的“小数据”向“大数据”转型发展。

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［作者简介］夏秋冬（1999—），女，汉族，河南南阳人，在读研究生，研究方向：財务管理；通讯作者：谷卓越（1979—），女，辽宁沈阳人，研究方向：区域经济发展与技术进步。