工人文化宫传统档案与电子档案管理探讨

摘 要：工人文化宫，指的是组织职工开展文化活动的场所，也是职工进行文化活动的重要园地。为做好工人文化宫日常工作，需对其档案管理工作充分重视，确保日常工作能够有据可依。本文以工人文化宫传统档案与电子档案管理的关系为切入点，分析了工人文化宫电子档案管理的优势以及电子档案管理存在的问题，并提出了革新电子档案管理的具体措施，旨在全面提升工人文化宫档案管理工作的质量水平。

关键词：工人文化宫；传统档案；电子档案；具体措施

工人文化宫，在职工开展文化活动方面起到了至关重要的作用。为了做好工人文化宫日常管理工作，需要以做好其档案管理工作為基础，确保工人文化宫日常管理工作能够有效追溯，并为未来工作提供科学的参考依据。在新形势下，随着公益性事业单位不断发展，其在档案管理方式方法方面也在不断发展变化，即由传统的纸质档案逐步朝向电子档案管理方向发展。因此，需了解传统档案管理与电子档案管理之间的异同，借助电子档案管理优势，落实有效策略，促进工人文化宫档案管理工作改革发展。总体而言，为全面提升工人文化宫档案管理工作质量水平，本文围绕“工人文化宫传统档案与电子档案管理”展开分析探讨，价值意义显著。

一、工人文化宫传统档案与电子档案管理的关系与差异

1.两者关系

在工人文化宫档案管理中，传统档案与电子档案关系密切。

电子档案是在传统纸质档案的基础上发展起来的。工人文化宫传统档案管理，采取纸质档案管理模式，纸质档案管理模式需要充分发挥档案管理人员的主观能动性，做好档案收集、分析整理、存储管理和利用服务等工作，会增加档案管理人员的工作负荷，不利于档案管理工作效率的提高。而电子档案管理通过对计算机技术、信息技术和大数据技术的合理、科学应用，可实现档案电子、信息化和智能化管理，能够减轻档案管理工作人员的工作负荷，提高档案管理效率及质量。由此可见，工人文化宫传统档案管理与电子档案管理之间存在发展层面的密切关系。

丰富传统档案资源，提升传统档案资源的利用价值及安全性。工人文化宫传统档案存储于档案室，存储空间有限，传统纸质档案存储数量受到限制。而电子档案存储在电子系统当中，空间容量大，可存储大量具有价值的传统档案资源，能够丰富传统档案资源。与此同时，在设置“双轨制”档案管理模式的基础上，即在传统纸质档案管理的基础上，利用扫描仪、计算机将纸质档案实现电子化，可以提升传统档案资源的利用价值，实现备份、安全加密处理，提升传统档案资源的安全性。

由此可见，工人文化宫传统档案管理与电子档案管理关系密切，电子档案由传统档案发展并形成全新的管理模式，需以纸质档案为基础，不断改进管理方式方法。而传统档案在电子档案的支撑下，可使档案资源更加丰富，利用价值提升，且安全性更有保障。

2.两者差异

工人文化宫传统档案与电子档案，在管理方式方法上存在明显差异，具体表现如下。

管理理念差异。传统档案管理主要针对生成的纸质档案实行管理，属于事后管理的范畴，注重事后质量管理；电子档案管理在档案管理理念上要不断革新，多注重前端控制管理，即档案生成和管理同步进行。两者相比，电子档案管理理念更具创新性，既注重档案资源的质量管理，又注重档案资源的安全管理，对档案资源利用价值的提升更为有利。

管理方法差异。传统档案管理采取的是单一化纸质档案管理方法，其过度依赖档案管理人员与档案室，档案管理人员工作负荷较大。而电子档案管理，采取的是双套管理制度，即纸质档案资源借助扫描仪、计算机设备及技术形成文字、图像及音视频为一体的电子档案资源，既可以减轻工作人员的工作负荷，又能够提升档案各环节工作的便利性。

总之，工人文化宫传统档案与电子档案在管理理念、管理方法方面存在明显差异。了解两者差异，认清电子档案管理的优势，进一步实施电子档案管理方式方法，有助于提升工人文化宫档案管理工作的效率及质量。

二、工人文化宫电子档案管理的优势

1.减轻档案管理工作人员的工作负荷

在工人文化宫档案管理工作开展期间，实施电子档案管理方法，在档案收集分析整理、存储管理和后期利用各环节中，档案管理工作人员可以从传统人工作业模式中解放出来，只需参与各工作环节，保证工作环节的规范性及安全性即可，减轻了档案管理工作人员的工作负荷。

2.提高档案管理工作效率及质量

工人文化宫档案管理是一项系统化的工作，诸多档案资源利用价值颇高，通过实施电子档案管理方法，档案资源可以快速归档，并根据用户权限，为用户提供相应的检索、浏览、阅读、下载和利用等服务，能够有效提高档案管理工作的效率及质量，提升用户的满意度。

3.保证档案资源的安全

传统档案纸质管理存在一些不安全因素，如档案缺损、失窃和丢失等，难以保证工人文化宫档案资源的安全。而实施电子档案管理方法，在计算机技术、信息技术和大数据分析技术的支持下，构建电子档案管理系统，并引进安全密钥技术、防火墙技术以及各类杀毒软件，有助于档案资源安全性的提升，使工人文化宫档案资源被窃取、被篡改等安全风险大大降低。

4.实现档案资源共享

在传统纸质档案管理模式下，工人文化宫档案一般只能够在单位内部实现资源共享。而在电子档案管理模式下，突破了时间与空间的局限，通过构建电子档案管理系统，在信息技术、大数据分析技术、计算机技术、物联网技术的支持下，可以使档案资源实现高效共享，不仅不用局限于单位内部共享，在具备权限的基础上，还可以实现各单位、各部门之间的档案信息资源共享，进一步使档案资源的利用价值得到有效提高。

三、工人文化宫档案管理存在的问题

1.电子档案管理制度不完善

从现状来看，工人文化宫电子档案管理制度不完善。比如，在归档制度不健全的情况下，难以提升电子档案资源归档的规范性，易出现归档不及时或归档不完全的现象。在电子档案未能完全归档的情况下，会进一步影响其利用价值。此外，奖惩机制、绩效考核机制不完善，难以对档案管理工作人员起到警示、规范和约束的作用，难以保证工作人员对待档案管理工作的积极性，也难以保证工人文化宫电子档案收集、分析整理、存储管理等工作环节的规范性。

2.电子档案信息化建设较为滞后

从现状来看，一些地区工人文化宫在档案管理工作环节投入的资源有限，包括人力资源、物力资源、资金资源等，在各项资源不足的情况下，会使电子档案信息化建设呈现滞后的局面，如所需软硬件设备设施不足，技术引进不足，使工人文化宫电子档案管理工作流于形式，缺乏实效性。

3.档案管理工作人员专业能力不高

部分档案管理工作人员的专业能力不高，在单位未能定期组织培训教育活动的情况下，在岗的档案管理人员素质水平便难以得到持续提升。与此同时，若单位没有引进电子档案管理专业人才，难以充足保证工人文化宫档案管理人才储备，人员配置不足，影响工人文化宫电子档案管理工作的质量，难以提高档案服务水平。

4.檔案资源利用价值有待提高

一方面，存储档案资料未能合理、科学地应用到当地的相关活动中，从而使档案资源呈现“有存储管理价值，但无利用价值”的现象；另一方面，在工人文化宫档案资源挖掘过程中，对乡土文化挖掘不足，在此情况下便难以合理利用乡土文化档案资源开展乡土文化传承活动。

四、工人文化宫电子档案管理的措施

工人文化宫电子档案管理工作的改进，需要结合现状问题，实施相应的优化措施。

1.健全制度，提升电子档案管理的规范性

一方面，完善电子档案归档制度，使工作人员严格按照工人文化宫电子档案归档制度流程，前期按照规范做好电子档案的收集、分析整理工作，并规范归档，进一步检查归档档案的完整性和真实性，针对不完整的电子档案，需组织相关工作人员调研、补充，及时补充完善电子档案资源。另一方面，完善电子档案保管利用制度，确保电子档案保管环境的适宜性及安全性，设置电子档案室，并做好电子档案备份管理，以此确保电子档案管理的安全。在电子档案利用方面，严格按照制度要求，了解用户权限等级，为其提供相应的电子档案资源利用服务，保证电子档案资源利用价值的发挥，进一步提升电子档案资源的安全性及保密性。此外，完善档案人员管理制度，并明确绩效考核机制、奖惩机制等，以此规范和约束档案管理工作人员的行为，促使他们积极、认真及负责地做好电子档案管理工作，提升工人文化宫电子档案管理工作的质量水平。例如，利用奖惩机制，对工作表现突出的档案管理人员给予精神层面或物质层面的奖励；对工作怠慢、存在失误的工作人员给予一定的惩罚，提升档案管理工作人员在岗责任意识，进而全面提高电子档案管理的规范性。

2.丰富资源，加快电子档案信息化建设

工人文化宫电子档案管理质量水平要想得到进一步提升，单位需丰富资源，投入充足的建设资金，用于电子档案信息化建设。一方面，购进电子档案信息化建设所需的软硬件设备设施，包括用户管理软件、系统维护软件、OA办公软件等，硬件设备设施包括电子档案室、电子档案扫描仪、数码摄像机、打印机和服务器等，均需逐一完善，确保工人文化宫电子档案信息化建设的基础保障得到有效满足。另一方面，应构建电子档案信息化管理系统平台，优化管理界面与用户服务界面，并积极引进计算机技术、信息技术和大数据分析技术，使电子档案管理人员与用户之间能够通过系统平台实现不受时间、空间限制的沟通，提升电子档案资源传输、利用的效率。此外，重视安全密钥技术、防火墙技术及各类杀毒软件的合理应用，保证系统平台运行的可靠性及安全性。

3.组织教育培训活动，提升档案管理工作人员的综合素养

档案管理工作人员在工人文化宫电子档案管理工作中发挥着重要作用，单位有必要组织教育培训活动，提升档案管理工作人员的综合素养。一方面，单位可以对档案管理人员开展档案管理理论知识及实践技巧培训活动。通过培训提高其对信息技术和大数据技术的了解及应用能力，使他们能够合理应用现代化科学技术，提升档案管理工作的质量水平。单位还要注重培训考核，只有考核达标的人员才能持证上岗；考核不达标的人员，需要继续考核，直至考核达标为止，切实提升档案管理工作人员的综合素质。另一方面，单位需要组织档案管理工作人员参与实践活动，将工人文化宫作为主阵地，以市职工文化体育协会各文艺团体为依托，将阵地服务延伸到基层，在文体艺服务站点充分挖掘档案资源，收集整理档案资源，记录文艺团体活动内容，为后续开展相关文艺团队活动提供有效的参考依据，确保通过文艺团队活动，培育吸纳基层文艺骨干人员，在发挥档案资源价值的基础上，促进工人文化宫文艺事业的发展。此外，单位还有必要加深与高校以及社会各界之间的合作，挖掘具有文体艺术类专业特长及影响力的优秀人员，组建“百师志愿团”师资人才库，进一步满足单位对档案管理专业人才的储备需求，发挥人才的作用，促进工人文化宫电子档案管理工作质量全面提升。

4.挖掘乡土文化，提升工人文化宫档案资源价值

我国乡土文化源远流长，且各地区乡土文化资源的传承及发扬意义深远。为提升工人文化宫档案资源价值，有必要注重挖掘乡土文化资源。比如，在相关地区工人文化宫开展了“庆五一‘颂劳模、画劳模”巡展、“庆七一‘红歌嘹亮红心向党”演出专场和“庆八一‘军歌嘹亮红心向党”汇报演出活动，其目的在于通过重大法定节日，引领广大职工凝聚爱党爱国的情感和价值认同。档案管理工作人员有必要挖掘其中的乡土文化，做到传承乡土文化，弘扬革命精神；又比如，在“红色文化大课堂”，通过“讲、学、演、诵、读、唱、拍、画、观”，既能够引导广大职工树立社会主义核心价值观，又能够使档案管理人员从中挖掘乡土红色文化，通过文化宣传、教育，引领广大职工凝聚爱党爱国的情感和价值认同，进一步提升工人文化宫档案资源开发利用的价值。

五、结语

综上所述，工人文化宫传统档案管理与电子档案管理关系密切，鉴于电子档案管理优势明显，需将电子档案管理方法合理应用到工人文化宫档案管理工作当中。与此同时，要结合工人文化宫档案管理工作现状，通过健全制度、加快电子档案信息化建设、针对档案管理人员开展培训教育以及对乡土文化的挖掘，丰富工人文化宫档案资源，提升电子档案管理规范性及信息化水平，提升档案管理工作人员的综合素质，提升工人文化宫档案管理的质量，促进工人文化宫管理建设事业可持续发展。

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作者简介：周立强（1970—），男，汉族，山东高青人，本科，副研究馆员，研究方向：档案专业。