大数据环境下如何做好公路档案管理工作

摘 要：近年来，我国信息技术水平得到显著提升，各行各业步入大数据时代。在公路档案管理工作中，传统的管理模式难以适应时代发展速度和公路建设工程的开展要求，现有公路档案管理质量严重制约各项基建事业的前行。为此，本文围绕大数据环境下如何做好公路档案管理工作进行探讨，就公路档案实现规范化管理意义、面临问题与挑战、未来发展策略展开分析，提出新时代公路档案事业的创新路径方式方法，以期为我国公路系统档案管理工作提供参考。

关键词：大数据时代；公路档案；规范化管理

前言

在大数据环境下，越来越多的机关事业单位和企业逐渐认可档案管理工作的重要性。目前，我国公路总里程已达528万公里，形成以高速公路为骨架、普通干线为脉络、农村公路为基础的全国公路网，公路交通是覆盖范围最广、服务人口最多、使用最广泛的交通运输方式，维护好这些规模庞大的公路资产，公路部门的档案管理必须紧跟时代发展步伐，充分利用档案资源优势，优化档案管理方法，完善档案管理制度，加强公路档案信息资源规范化管理意义重大[1]。

1 大数据环境公路档案实现规范化管理意义

1.1 紧跟时代发展需求

随着社会的不断发展和经济水平的不断提升，人们之间的交流越来越密切，生活也越来越方便，各行各业工作与新兴技术深度融合、前景广阔，进入了大数据信息化时代。在此背景下，公路档案工作也正向科技化、规范化、创新式路线前行，信息载体由纸质文件转变为电子数据，存储方式、管理模式、利用路径也变得越来越丰富，充分满足了新时代对公路档案的信息需求。大数据信息化的普及，无疑是公路档案工作紧跟时代潮流、与总体趋向匹配、实现高质量发展的重要因素[2]。

1.2 助力实现创新型发展

近年来，我国公路建设现代化水平不断提升，总体实现历史性跨越，取得举世瞩目的成就。与此同时，管理内容多种多样、管理范围逐渐扩大、项目类别越来越丰富，各项工作对公路档案的精细化、全面化、规范化管理提出更大需求。在此背景下，公路档案管理工作必须要进行自我的丰富与完善，把握好新时代的脉动，适应新时代的新要求，开创档案工作的新局面，把改革创新贯穿事业发展全过程，实现长足发展，逐步走向高效化、合理化、科学化。

1.3 加强公路档案资源体系建设

1.3.1档案来源更加广泛。信息平台的不断优化升级和与大数据技术的深度应用，使得信息资源整合由原来的等靠要被动方式转变为主动归档模式，同时也可实时捕捉各单位具有潜在价值的数据信息并及时归档，使得档案收集方式呈多样化，打破了传统模式下的收集局限性。

1.3.2档案内容更加丰富。随着公路建设工程数量的增多和类型的复杂化，其档案数据类型也由传统以纸质档案为主变成了流式文件、版式文件、图像文件、音频文件、音视频文件、图形文件、数据库文件、多媒体文件等电子档案，逐渐走向多面化、多样化[3]。

1.3.3信息共享更加迅速。共建共享作为大数据时代的重要特点，在计算机网络、云计算、语义分析、数据挖掘等新兴技术的帮助下，有关部门的公路档案信息资源通过系统平台实现全方位整合，形成统一的有机体，进一步加大不同区域档案信息资源跨層级、跨部门共享利用，促进档案信息资源共享规模、质量和服务水平同步提升[4]。

2 大数据环境下公路档案发展面临问题与挑战

2.1 档案管理意识薄弱

一是大数据信息化观念方面，大多公路部门档案管理人员仍停留在过去纸质档案管理的传统模式下，对信息化、大数据、计算机网络等信息技术认知不够，使得整体的信息化建设仅仅停留在数字化加工层面，导致行业发展存在滞后性，直接造成管理效率低下、管理行为不规范。二是总体规划意识方面，公路建设工程具有宏观性、总体性的特点，没有科学的总体目标方案，发展方向不明确，极易导致在操作期间执行错误率上升。三是管理意识方面，大多公路档案管理人员专业性不强，对规范化管理缺少清晰全面的认识，日常工作也仅仅是对文件资料进行简单收集，没有为后期数据维护、信息利用、资源共享着想，极易导致档案缺失、数据损坏，进而导致公路建设项目无法开展[5]。同时，相关部门过于重视工程项目的实施，而忽视公路档案整理的效果状况，导致工作开展缺乏完整性记录，无法保障工作效率，加大了意外发生的风险，不利于相关部门的长远发展。

2.2 安全保障不到位

大数据技术虽然能够具备将传统纸质档案批量数字化、大容量存储、快速查询等诸多优势，但是部分单位存在对安全工作不够重视的问题，使得信息资源容易被修改、删除、破坏、遭到木马病毒侵害等问题。一是对电子档案存储的光盘、硬盘、磁带等介质缺少安全管理，没有做到定期备份，如果介质受自然因素或人为因素破坏，档案数据极易丢失且难以完整找回。二是对系统平台的网络监管不到位，针对安全风险评估的能力较弱，没有设置防火墙、杀毒软件、漏洞扫描、访问限制能手段，总体安全水平较低，尚未形成完整的信息资源安全风险保护体系，容易受到病毒或者黑客的侵袭影响而导致数据信息泄露。

2.3 基础平台建设力度小

在大数据环境下，应对数字化改革，使公路档案信息化建设得以有效开展，必须要对现有的设备及技术进行进一步完善和升级，软硬件基础设施质量需要大幅度跟进。目前总体上仍存在数字化设施欠缺，技术结构不完善等问题。一是由于政策帮扶力度较小，上级相关部门对公路档案信息化建设重视程度不够，导致预算经费无法保障，无法对信息化工作投入大量的资金建设与功能开发，严重制约了其发展。二是在最初设备采购过程中，针对技术与终端、服务器之间的适配性没有进行深入研究，缺乏对平台建设的宏观认知，导致虽然已经建设较为完善的计算机终端、网络平台、功能研发体系，但仍因为缺少配套性、合理性、衔接性，使得无法充分发挥其功能优势，对档案管理的整体效果会产生不良影响，甚至在安全问题上留下严重的隐患，不利于今后工作的顺利开展。

2.4 综合管理体系不完善

随着新兴科学技术的深度融合，在公路档案行业由内而外也面临着转型升级，然而部分管理部门尚未形成完善的管理体系，导致工作成效不明显，在社会竞争中始终处于边缘位置。一是管理制度不严谨，现有规章制度不能完全适应大数据环境下公路档案管理工作的实际需要，对于员工素质、工作流程缺乏必要的制约和规范作用，在海量的档案数据收集整理、存储利用过程中会出现收集范围狭窄、信息汇总不齐全、保存方式不匹配等问题，不能发挥制度保障作用，进而影响档案信息的利用率和使用价值。二是人员素质不达标，现有负责同志尚未具备较高的专业技能，综合素质、实操能力、创新意识、学习积极性尚未达到新时代标准要求，对信息化理论知识了解不够深入，单位组织专业培训活动较少，使得整体工作水准一直处于较低状态[6]。三是管理监管不到位，尚未制定考核监管制度，使得在实际工作过程中，员工一直处于懈怠状态，工作效率低下，不能够做到对档案数据的实时采集和优质管理，从而直接影响公路档案工作的质量。

3 大数据环境下公路档案未来发展策略

3.1 建立完善档案资源管理体系

作为公路档案管理部门，一要及早谋划、统筹规划、借势发展，结合行业内需求扎实开展档案信息化基础设施建设、档案数字资源建设、数字档案馆建设、档案信息共享平臺建设、档案数字资源安全管理、档案信息化强基工程等项目，高位推动各项工作稳步前行。二要狠抓制度建设，着眼“长久立”，完善已有的制度，建立健全员工考勤、工作开展、档案保管、开放利用、涉密保密等制度，形成用制度管人管事的良好局面，以制度建设为抓手，深入推进效能提升，致力打造规范、过硬、高效的档案工作战斗集体，进一步促进作风建设常态化、长效化。三要加强环节管控，公路建设工程是一项连续性工作，产生的档案也具有实时性，在收集、整理、存储、鉴定、审计、利用过程中保障档案完整安全是首要工作，任何环节松懈都会影响档案信息的完整性和真实性。要做到公路建设各部门重视档案工作，了解档案整合环节，明确归档范围，及时提交资料，保证不丢失不损坏；要在档案日常管理的各环节加强管理和监督检查，明确责任目标，细化任务分工，实时跟进工作进度，强化执纪问责，切实规范各项档案管理工作程序，形成文件台帐管理清单，确保各项重点工作高效有序推进；档案工作人员要实际参与公路建设项目始终，深入到工程中的方方面面，与相关技术人员通力配合协作做好文件交接工作，高效准确完成档案的检查、筛选、归档；要保证已归档文件的合理分类、编目索引、妥善保管，在规则制度允许的范围内将其进行合理利用。

3.2 提升工作人员综合素质水平

在当前科技高速发展的前提下，人才是引领发展的第一动力，是实现档案事业迈向新征程的重要战略支撑，人员的能力水平和专业素质会对工作的实际成效产生直接影响，为此，公路档案管理部门要夯实人才基础。一要积极争取政策支持，在高校、人才交流中心大力聘请优秀人才，选择对档案工作有浓厚热情、责任心强、有正确价值观、具备公路建设相关知识和创新意识的高精尖人才，为公路档案管理工作不断注入新的“活力”和“动力”。二要重视档案管理人员培训工作，坚持“引进来”和“走出去”相结合，多渠道、多方式、多途径开展专家讲座、研讨交流、课题攻关、外出学习等活动，确保能够熟练掌握专业知识和工作经验，提高整体综合素质水平。三要设置员工激励机制和约束机制，秉持“事业培养人、文化塑造人、制度约束人、待遇激励人”的理念，加快构建“治理结构完善、底线约束有力、内生动力迸发”的员工管理体系，有力激发员工“内生动力”，不断优化工作环境，调动工作积极性，根据岗位职责的贡献度、风险可控度、工作辛苦度等因素完善动态调整机制，同时设置日常管理清单，将员工日常行为纳入绩效管理范畴，通过明确具体加分事项和减分情形，健全底线约束有力的管理机制，引导员工养成良好的职业操守。

3.3 强化档案信息安全管理措施

为切实加强公路档案信息安全管理，坚决遏制安全事故发生，确保信息安全、可靠、高效运行，档案管理部门要不断提升信息安全管理水平。一要坚持完善系统平台机房的日常管理。对服务器、存储器、安全设备、系统终端进行日常巡查，发现问题及时解决，保证机房设备与系统正常运行，同时做好机房人员出入、设备报废、环境更新等记录。二要强化制度建设。健全完善《信息安全管理制度》《档案库房安全保密保卫制度》《档案馆安全制度》等安全保密制度，强化涉密载体的保密管理，落实档案安全责任。三要增强公路档案管理人员“安全第一”意识。通过学习、培训等方式，夯实档案管理基础理论知识，加强相关法律 知识学习，提高计算机网络管理应用技术，避免因操作失误而造成数据丢失或删除，避免因安全保密意识或法律意识薄弱而造成信息泄露[7]。四是抓好汛期档案安全检查。防火、防盗、防水、防爆、防泄密是保障档案数据安全的重中之重，要定期组织力量对档案库房、机房进行全面细致的安全检查，特别是加强对防汛消防设施、安防设施、数字化加工场所、档案修复保护场所等重点部位和设施设备的检查，并做好设备的更新维护。五要根据数据增长量定期做好信息数据的备份工作，将异地备份与异质备份相结合，确保在发生自然灾害、恶劣人为事件后仍能够保证数据的完整性，同时要常态化开展数据恢复实验保证信息安全可靠。

结语

综上所述，在大数据背景下实现公路档案信息化、规范化建设是提升现代化服务能力的重要抓手，是培育档案现代化管理人才的重要手段，也是提高档案信息资源服务效率的重要工具。对于公路部门档案管理工作的领导和具体管理人员，要围绕中心、服务大局，进一步提高政治站位和工作站位，切实把档案工作融入经济社会发展全局中去谋划，加快信息化与档案工作融合发展，同时要加强顶层设计，把握信息技术发展趋势，超前谋划，科学部署，建立与档案事业发展规律相符合的工作机制，通过档案工作技术现代化、档案工作组织与管理现代化、档案资源管理信息化、档案工作人员专业化，以信息化驱动，使档案工作更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众。

参考文献

[1]齐慧.发挥公路资产最大功用[N].经济日报，2022-05-11（006）.DOI：10.28425/n.cnki.njjrb.2022.002824.

[2]孙文星.数字化背景下公路系统档案管理措施探析[J].黑龙江档案，2022（01）：189-191.

[3]黄忠英.大数据时代对公路档案工作影响的探讨[J].文化创新比较研究，2019，3（27）：193-194.

[4]于策.机关事业单位档案数字化现状分析及优化措施[J].档案天地，2022（02）：43-45.

[5]段青.新形势下公路档案管理的问题和对策[J].黑龙江档案，2021（04）：272-273.

[6]王秀洁.5G背景下公路工程档案信息存档的挑战与策略研究[J].黑龙江档案，2022（03）：312-314.

[7]杜桂芳.信息时代做好企业档案安全管理工作的思考[J].山东工业技术，2013（08）：116+109.DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2013.08.032.

作者简介：孙文星（1978— ），山东省临沂市公路事业发展中心兰山区中心副研究馆员，研究方向：档案管理。