新《档案法》实施下的档案业务监管研究

摘 要：监督检查是档案部门的一项重要职责，是档案部门对归档单位遵守档案法律、法规及规章制度落实情况的监督、检查，并根据检查情况依法作出相应处理的重要举措。在新修订《档案法》实施的背景下，加强档案业务监管工作研究，对促进档案业务规范、高效开展，提升档案工作整体水平，具有积极的现实意义。本文以新《档案法》第六章“监督检查”为研究对象，分析了新《档案法》实施过程中档案监督检查呈现的新特点、面临的新要求，并结合实例探讨了当前档案监督检查面临的现实问题，提出相应的改进措施，旨在使档案业务监管更具科学性、规范性和实效性。

关键词：《档案法》；业务监管；档案管理

概述

2020年，新修订的《档案法》审议通过。这是该法自1987年颁布实施以来的第二次修订，也是修订内容最多、影响最大的一次。在本次修订中专门设立了一章“监督检查”，详细规定了档案业务监督检查的6种情形，监督检查的主体、方式及要求。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出8项主要任务，其中“全面推进档案治理体系建设，提升档案治理效能”主要任务中提出要“创新档案业务监督指导方式”“加强重点领域档案工作监管”。监督检查是档案部门的一项重要职责，是档案部门对所属单位遵守档案法律、法规及规章制度落实情况的监督、检查，并根据检查情况依法作出相应处理的重要举措。将“监督检查”作为新修订的《档案法》中的一个专门章节、作为“十四五”时期档案事业发展的一项重要任务，凸显监督检查的重要地位和作用，也为档案部门监督检查提供了法律依据和根本遵循。档案馆馆藏档案涵盖了文书档案、财务档案、人事档案、基建档案等，抓好档案管理工作对提升工作质量、管理水平和档案事业发展均发挥着重要作用[1]。因此，在新修订的《档案法》实施背景下，加强对档案业务监管工作的研究，促进档案业务规范、高效开展，提升档案工作整体水平，具有积极的现实意义。

1 新《档案法》实施下档案业务监管新特点

1.1 权力与责任统一性

新《档案法》将1996年修订的《档案法》中“档案行政管理部门”修改为“档案主管部门”，并在第六章第四十二条明确规定“档案主管部门”依照相关规定，拥有对“档案馆、机关、团体、企业事业单位和其他组织”的相关档案情况进行检查的权力。新《档案法》的监督范围较之前有了进一步拓展，涵盖了档案收集、整理、保管、利用全过程，还增加档案人员管理、库房管理和责任制落实情况检查。在赋予相关部门监督检查权力的同时，也提出了承担相应监督检查的责任，即，档案主管部门及其工作人员应按照“法定的职权和程序开展监督检查”，并要求做到“科学、公正、严格、高效”。档案主管部门应在“符合安全保密要求的前提下”检查有关库房、设备、设施，查阅有关材料等[2]。

1.2 权利与义务对等性

“权利与义务”的对等性是新时代赋予社会主体监督检查档案工作参与权与话语权的体现，也是其实现监督权的重要保障。新《档案法》第五条规定：“一切国家机关、武装力量、政党、团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务，享有依法利用档案的权利。”第四十六条规定：“任何单位和个人对档案违法行为，有权向档案主管部门和有关机关举报。”第四十七条规定：“档案主管部门及其工作人员应当按照法定的职权和程序开展监督检查工作，做到科学、公正、严格、高效，不得利用职权牟取利益，不得泄露履职过程中知悉的国家秘密、商业秘密或者个人隐私。”这些条款的规定明确赋予社会组织、个人监督档案工作的权利，也明确应尽的义务[3]。因此，新《档案法》实施后，组织与个人既是档案业务监管的具体落实者，也是档案业务监管的实际受益者，体现了权利与义务的对等性。

1.3 内外部监督一致性

监督检查既要发挥内部监督的专业作用，也要发挥外部监督的督促制约作用。新《档案法》在监督检查方面突出体现了档案监管的内部监督与外部监督的协调一致性。《档案法》第四十二条、第四十三条和第四十四条分别赋予档案主管部门、档案馆、机关、团体、企业事业单位及其他组织的监督权，当出现第四十二条规定的6种情形，第四十四条规定的安全隐患、档案损毁、信息泄露等情形，应及时向相关部门报告，并做好安全隐患消除等。新《档案法》第四十六条第一款规定：“任何单位和个人对档案违法行为，有权向档案主管部门和有关机关举报。”这就赋予不特定主体的外部监督权利。通过内外部协同监督，织密监督网络，提升档案业务监管水平。

2 新《档案法》实施下档案业务监管新要求

2.1 明确了监督检查内容

新《档案法》将档案监督检查与档案业务指导有机结合。关于监督检查的内容主要为六项：档案工作责任制和管理制度落实情况；档案库房、设施、设备配置使用情况；档案工作人员管理情况；档案收集、整理、保管、提供利用等情况；档案信息化建设和信息安全保障情况；对所属单位等的档案工作监督和指导情况[4]。从这六项检查内容来看，涵盖机制落实、基础设施、人才队伍、档案业务、檔案信息化等方面内容，检查的内容系统、全面，覆盖档案工作的方方面面，贯穿于档案工作的各个环节，将监督检查与档案业务指导有机结合，推动监督检查更具针对性、可操作性。

2.2 明晰了监督检查权责

新《档案法》赋予了不同监督检查主体不同的权责。档案主管部门除了四十二条规定的6项检查内容外，档案库房及设备等方面的检查也由档案主管部门负责。档案安全隐患的监督检查则由档案馆、机关、团体、企业事业单位及其他组织负责。针对档案违法行为，新《档案法》明确规定“任何单位或个人”均有举报监督的权利，也进一步明确相关主体的责任。在监督检查时，被检查单位或个人应积极配合；发现档案安全隐患时，相关机构有义务及时报告。可见，新《档案法》进一步赋予社会组织、个人参与档案监督的权利，也明晰所要履行的相关义务[5]。

2.3 约束了监督检查行为

根据新《档案法》的明确规定，档案监督检查行为本身也受到一定的制约。要求具体执行监督检查的主管部门或者由主管部门委派的工作人员，履行监督检查行为时要满足实体规范和程序规范。监督检查要有相应的法定职权，并且按照法定的程序进行，监督检查过程要满足“科学、公正、严格、高效”的要求，并且要秉持客观公正原则，维护公共利益，“不得利用职权牟取利益”。同时，还有保守秘密的行为要求。即在履行档案监督检查过程中不得泄露履职过程中获悉的“国家秘密、商业秘密或个人隐私”。这些要求都是对档案监督检查行为的具体规范和约束，防止出现权利被滥用，注意档案监督检查行为的边界。

3 新《档案法》实施下档案业务监管新问题

3.1 监督检查的意识不强

档案管理人员的档案监督检查意识不强，重业务及档案管理工作，对档案监督检查重视不够，主要表现在对新《档案法》的相关规定掌握不深不透不全面，对档案业务监管的重要性认知不足，使得监督检查以被动检查为主，或者档案行政部门监督检查为主，主动开展监督检查工作较少。由于受重视程度不同，导致档案监管与档案业务发展不均衡，档案监管方面的人力、物力和财力投入较少，缺少必要保障，监督检查业务经常处于缺失状态。《档案检查工作办法》规定，每年年底需要向档案主管部门报送所有检查项目的自我检查情况。但在实际执行过程中，各归档部门大多未能坚持每年年底前开展档案自我检查并报送检查开展情况。

3.2 监督检查的力量薄弱

随着信息技术的发展和运用，以及档案事业改革发展，新时代档案的内容、载体及形式均发生了深刻变化，如电子档案的规模越来越大。新型载体的档案监管技术门槛高，但监督检查的技术资源有限，档案监督检查的技术不先进、标准不完善，使得现实中对档案的监督检查往往出现“监不准”“监不了”“监不起”等现象。

3.3 监督检查的措施单一

目前，档案监督检查的模式主要有现场询问、查阅资料、实地检查等。这种监督检查多以“问问、看看、翻翻”的传统模式开展，监督检查受到时间、空间的局限和影响。监督检查措施单一，缺乏新技术的应用，网络化、智能化监督检查应用不足，影响整体效果，与数字时代档案工作要求不相适应。

3.4 监督检查的刚性不足

新《档案法》颁布和实施使我国档案监督检查工作有了法律依据，是档案监管进步的重要体现，尤其是《档案检查工作办法》的出台，使档案监督检查工作更具现实可操作性。但新《档案法》的颁布和实施尚处于探索适应阶段，重监督检查轻结果运用的现象较为突出，针对监督检查中发现的问题，往往整改不到位，使得监督检查缺乏刚性约束。大多还是采用自我监管、自我监督和自我检查的自我加压模式，监管力度整体不强。

4 新《档案法》实施下强化档案业务监管对策

新《档案法》和《档案检查工作办法》的实施，为档案主管部门、各单位开展档案监督检查工作起到了很好的指导和规范作用，针对档案业务监督检查过程中出现的新问题、面临的新情况，需要采取有针对性的具体措施，推动做好新时代档案监督检查工作，不断夯实档案业务根基，为各部门日常管理提供有力保障。

4.1 提高监督检查意识，提升监管主动性

增强对档案监督检查重要性的认识是做好档案业务监管的前提和基础，档案工作任务重、责任大，在保障日常业务管理中发挥着重要作用。加强档案监督检查工作，有利于规范档案管理，及时排查安全隐患，推动各项制度落实[6]。因此，要切实增强监督检查重要性认识，提升档案业务监管的自觉性和主动性。组织归档单位的档案管理者加强对新《档案法》等法律法规知识的学习，切实落实主体责任，将档案监督检查纳入年初工作计划，融入档案治理，明确档案监管目标、任务，按时按质按量完成档案监督检查工作。

4.2 完善监督检查机制，夯实监管专业性

首先是夯实人才队伍。立足档案监督检查工作实际，进一步配齐配强档案管理队伍，组织档案从业者业务知识学习，提高监管能力和水平。其次是完善监管制度[7]。从档案工作的组织机构、人员职责、人员管理及监督检查流程制定等方面，进一步完善档案监管规章制度，增强监督检查的规范性。再次是建立评价标准。根据新《档案法》和《档案检查工作办法》的相关规定，针对档案特点、规模层次和工作现状，科学设定监督检查的评价标准，为监管工作提供科学依据。最后是及时修订完善。为确保档案监督检查工作目标和要求符合相关规定，当法规或标准发生变更时，要及时修订和完善档案工作监督检查规章制度，确保监督检查的依据和评价标准有效适用。

4.3 丰富监督检查模式，增强监管科学性

针对档案管理的实际及特点，通过丰富监督检查模式，切实提高监管效能。开展线上线下监督检查相结合，在传统现场检查的基础上，积极运用“互联网+监督检查”模式，利用大数据、云计算和区块链技术，探索智慧监督检查新模式，切实解决传统监督检查受时间、地点及人员限制的问题，推动新时代档案监督检查工作的智能化、精细化和网络化[8]。积极推进他检与自检相结合，自觉接受地方档案主管部门的监督检查，也要主动开展形式多样的自我检查，变被动迎检为主动自检。推动监督检查与整改相结合，档案监督检查的目的就是推动档案工作依法、规范。在监督检查的同时，要针对存在的问题或未完成的事项，及时予以整改落实。

4.4 坚守监督检查刚性，注重监管实效性

要注重监督检查结果的运用，切实增强档案监管的实效性[9]。根据档案监督检查结果，结合新《档案法》第七章规定的“法律责任”，凡触犯相应条款情形的，要依法严肃处理。从行政、民事甚至刑事等方面进一步追究道德责任、社会责任、民事责任和刑事责任，彰显法律法规的权威刚性，真正将档案法所确立的制度优势转化为档案治理效能。

结语

档案监督检查是督促制度落实、及时发现安全隐患并解决的重要举措。新《档案法》将“监督检查”作为单独一章予以设立，足见其重要性。档案是日常管理过程中产生的具有保存价值的信息资料，做好档案监督检查，有利于促进档案业务规范、高效开展，进一步提升档案工作整体水平。

参考文献

[1]高沛娟.论新《中华人民共和国档案法》视角下档案监督检查职能的强化[J].档案天地，2023（1）：34-36.

[2]吴汉东.档案监督检查的制度定位与立法完善——以《档案法》第四十二条为中心[J].档案学通讯，2022（6）：78-86.

[3]王英瑋，黄峰.《档案检查工作办法》的主要内容、实践价值及相关问题思考[J].北京档案，2021（8）：19-24.

[4]王俞菲，曹玉.新《档案法》视角下的档案管理责任监督问题探究[J].档案与建设，2020（7）：33-38.

[5]白志清.对新修订《档案法》部分章节的认识和思考[J].陕西档案，2021（4）：20-22.

[6]王芳.新《档案法》下的档案监督体系[J].城建档案，2021（12）：138-139.

[7]李会明.浅析城建档案监督与管理[J].档案天地，2016（5）：48-49.

[8]聂云霞，卢丹丹.新《档案法》背景下档案监管的内涵与发展[J].档案管理，2022（1）：39-44.

[9]李从卫.新《档案法》背景下企业档案业务监管方式探究[J].机电兵船档案，2022（4）：39-41.

作者简介：崔曼黎（1976— ），大学学历，济宁市任城区档案馆馆员，研究方向：档案管理与利用、《档案法》的宣贯与执行工作。