国有企业涉密档案精细化管理探索

李娜 国家石油天然气管网集团有限公司西气东输分公司

一、涉密档案管理现状

国有企业作为中国特色社会主义经济发展的“顶梁柱”，是维护国家经济社会稳定和国家安全的重要保障。近年来，国有企业接触的涉密文件资料逐年上升，这些涉密文件资料从产生到销毁，每一个环节都容不得半点疏忽。为进一步深入了解国有企业涉密档案管理的整体情况，笔者以涉密档案全生命周期管理为主线，结合本单位涉密档案管理实际，与几家经营性质不同的企业调研交流，交流内容分为4 个方面20余项内容：一是顶层设计建设方面，包括涉密档案管理要求、涉密档案专项管理制度、涉密档案管理指导手册、涉密档案专项突发事件应急预案等建设情况。二是物理环境配置方面，包括涉密档案存放场所、涉密档案阅文室等建设情况。三是人员管理方面，包括涉密档案管理工作人员配置、人员日常管理等情况。四是涉密档案日常管理方面，包括分级分类管理、密级查核频次情况、密级变更、涉密档案利用、检查考核等情况。

通过交流，笔者了解到大部分企业涉密档案管理现状，总的来说，各企业涉密档案总体管理还是较为合规的，在管理制度、物理环境、人员配备方面均能按照档案管理要求规范管理，一定程度上有效保障了涉密档案的安全，发挥了涉密档案相应的利用价值。但是，通过更深入的观察和分析，笔者发现企业涉密档案在精细化管理上还存在较多不足，比如：涉密档案管理人员按照档案管理要求管理还是按照保密管理要求管理、涉密档案存放保密室保管还是存放档案室保管、涉密档案密级变更或解密是由档案管理部门负责还是由保密管理部门负责等问题。多数企业都未对这些情况进行全面精细的分析，形成模块化、流程化的实用指南，导致在涉密档案实际管理中存在着“挂空挡”及泄密“黑洞”等风险隐患。

二、当前涉密档案精细化管理存在的主要问题

（一）顶层设计内容还不够详尽、精细

一是缺少详细的涉密档案利用指导标准及流程，在日常管理中无法准确界定“涉密档案在利用时应偏向于保密管理还是档案管理”。二是缺少涉密档案区分式管理标准，致使在实际工作中不同类型、不同密级的涉密档案管理要求和方式如出一辙。三是缺少涉密档案泄密应急预案，在利用过程中突发泄密情况时无法进行应急响应。

（二）物理环境及保密设备布设不完备

因涉密档案数量不多、管理经费有限等原因，大部分企业通常都在档案室配备一个单独的柜子存放涉密档案，有的甚至将涉密档案与非涉密档案存放于一个柜子中，非常容易造成误将涉密档案当作非涉密档案利用。同时，虽然档案室符合非涉密档案管理物理环境的要求，但通常在布设档案室时未将保密管理物理环境要求考虑在内。有些企业档案室在保密管理物理环境“三铁一器”、物理隔离等软硬件配置上不够完备；有些企业因涉密资料较少便直接将涉密资料存放在保密室，虽然保密管理物理环境符合要求，但不符合档案管理“八防”要求，非常容易造成档案资料损坏、丢失。

（三）涉密档案管理人员不专业

目前，大部分企业都存在涉密档案管理人员非专职（大部分企业涉密档案管理人员由非涉密档案管理人员兼职）、不专业（专业的保密管理人员对档案管理不专业，专业的档案管理人员对保密管理不专业）2 个共性问题。涉密档案管理人员如果缺乏保密管理专业知识和泄密风险防范高度警觉意识，在涉密档案管理过程中极有可能将涉密档案与非涉密档案混淆，从而出现涉密信息知悉范围扩大，造成泄密风险隐患。

三、以“工匠精神”雕琢新时代涉密档案管理新思路

随着经济的发展和竞争日益激烈，影响企业发展的因素越来越复杂，积累的深层次矛盾问题越来越多。首先，要从源头上化解积弊，在重点领域取得突破。企业需不断强化精细化管理模式，并将精细化充分融入规范化、标准化，形成具体的工作方法。其次，在执行过程中要根据实际情况对上述精细化工作方法进行不断调整、完善。最后，要将完善后的精细化工作方法再次融入工作中每一个环节，最终实现给企业创造更多管理成效及生产经营成绩的目标。

四、以“精准化思维”助推涉密档案“精细化管理”

将顶层设计与底层逻辑进行融合，从事物的本质出发，寻找解决问题的思路，形成“从上而下思考”“由下而上执行”相结合的顶层设计。同理，将该思路运用到涉密档案管理工作中，建立一套体系化、标准化的涉密档案专项管理制度，并通过分级分类分层对涉密档案管理进行流程性、环节性细化。

首先，以“五步界定法”对涉密档案主体进行细化，实现载体专项管控。

一是界定涉密档案载体类型。通常信息呈现的方式是多样的，经过汇总归纳，承载涉密档案的载体主要有纸介质、磁介质、光盘介质等[1]。

二是界定不同介质的涉密档案涉密类型。如：涉商业秘密纸介质档案/涉国家秘密纸介质档案、涉商业秘密磁介质档案/涉国家秘密磁介质档案、涉商业秘密光档案/涉国家秘密光档案等等。

三是界定不同介质、不同涉密类型的涉密档案密级。如：普通商密级纸介质档案/核心商密级纸介质档案/秘密级纸介质档案/机密级纸介质档案/绝密级纸介质档案等。

四是界定不同介质、不同涉密类型、不同密级的涉密档案信息类型。如：经营信息类普通商密级纸介质档案、生产信息类核心商密级磁介质档案、人事信息类秘密级光档案。

五是将细化后的涉密档案信息结合各自的利用需求，预测利用过程中可能出现的丢失、损坏等不利因素，并对这些不利因素进行分析，最终形成系统化、精细化、精准化、操作性强且安全度较高的专项管控措施。以纸介质为例，如图1 所示。

图1 纸介质涉密档案精细化管控示意图

其次，以“功能分解法”对涉密档案利用管理进行细化，实现载体动态管控。

档案最大的价值就是得以合理、规范、高效、安全利用，但是涉密档案利用不能只考虑其“利用”的作用，更要考虑其如何安全“利用”，这也就是“保”与“放”的问题。同时，档案利用有多种方式，如：内部借阅、对外提供等，如果仅仅采用一种笼统的管理方式管理涉密档案利用工作，可能会造成涉密档案在利用过程时发生损坏、丢失及泄密等情况。为确保涉密档案利用的安全，企业可采用“功能分解法”分析各种利用方式中可能存在的管理漏洞及泄密风险隐患，制定有针对性的解决措施，形成涉密档案不同利用方式的专项管理模式，最后融入涉密档案全过程管理中，从而实现“统一中不缺专项、分解而又不分立”的涉密档案管理顶层设计。如：纸介质涉密档案内部查阅时有可能会发生拆卷、抽页、涂改等情况，为此需要对不同载体、不同利用方式的涉密档案制定专项管理措施[2]。如图2 所示。

图2 不同类型、不同利用方式涉密档案专项管理措施示意图

最后，以“风险预测法”细化影响涉密档案日常管理的主客观因素的管控措施，实现全过程管控。

一是强化涉密档案物理环境的建设。企业应高度重视涉密档案物理环境的布设，将档案管理物理环境“八防”要求与保密管理物理环境“三铁一器”等要求进行融合。同时，布设涉密档案专用借阅室，配置专业的物理隔离保密复印机、保密扫描仪及保密打印机等设备，从而确保物理环境的安全可控，实现涉密档案管理过程中基建管控零风险目标。

二是强化涉密档案管理人员队伍建设。企业应进一步加强涉密档案管理人员队伍建设，协调人事、保密、档案等部门共同研究涉密档案管理人员选用标准、工作职责、定员数量等。同时，可通过内外部专业培训学习、跨企业业务交流、岗位技能练兵等方式不断创造培养锻炼涉密档案管理人员的机会，培养一支同时具备档案管理与保密管理等专业知识和管理水平，会“干”会“管”会“专”的尖兵队伍，从而实现涉密档案管理过程中人员管控零风险目标。

三是强化涉密档案信息化建设。大数据环境下，企业不能停留在用传统手段开展涉密管理的思维中，否则不仅耗时耗力，管理的效果也不明显。这些传统的“手工存档”“手工查档”“人工监管”管理方法无法高效服务于企业科技化、信息化、数据化管理的需求，企业应尽快走出“涉密文件”或“涉密档案”只能“纸质化”“人工化”管理的误区。当前，大多数企业已经建立保密专用网络、保密专用设备进行涉密信息的收发、传递。同理，在这些涉密信息转化成档案后也可以通过保密专用的网络、保密专用设备进行档案管理，企业可以加大对这些保密资源的引入力度，不断拓展涉密档案信息化，如：深入研究开发涉密档案保密电脑条目、关键字等项目检索功能、涉密档案保密网络后台防控、拦截功能等，从而实现涉密档案信息化管理过程中技术管控零风险目标。

五、结语

在大数据飞速发展的时代，涉密档案的安全保管和高效利用是每个企业、每位涉密档案管理工作者的职责和使命。国有企业应始终坚持贯彻习近平总书记关于总体国家安全观的重要讲话精神，认清错综复杂的国内外保密安全形势，积极完善和发展“人防、物防、技防”能力，强力筑牢保密安全防线，不断创新管理方法，提升涉密档案专业化、科学化、精细化管理水平，不断续写新时代涉密档案管理事业新华章，为国家安全和企业高质量发展提供有力档案支撑。