高校密级档案管理问题探析

梅业新

（安徽工程大学 综合档案室，安徽 芜湖 241000）

密级档案指按涉密程序制作或签收，并标有“绝密”、“机密”、“秘密”字样的公文以及其他在一定时间内只限一定范围阅读的文稿、图表、统计资料、会议记录、刊物等已归档保存的信息载体[1]，本文所指的高校密级档案特指高校档案馆（室）内保管的标有“绝密”、“机密”、“秘密”字样的公文。

1 各高校密级档案管理现状及原因分析

1.1 密级档案管理现状

以安徽省高校为例，笔者通过对省内高校调查发现，几乎每个学校都存有一定数量的密级档案，这些密级档案的整理方法大致相同，具体表现为对以卷为单位立卷的密级文件都与非密级文件混乱组卷、保管，以件为单位立卷的密级文件大多数高校依然采用混合归档和存放的方式。密级档案的借调阅方式上各高校都有自己的规定，大多需要领导同意或审批之类的，但对密级档案的管理专门制定了制度并以红头文件下发的却很少。

1.2 原因分析

究其原因，主要是国家对处理完毕的密级文件如何归档保存没有作明确的说明，笔者通过对《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）及实施办法、《中华人民共和国保守国家秘密法》（以下简称《保密法》）及实施办法、中共中央保密委员会办公室和国家保密局共同制定的《关于国家秘密载体保密管理的规定》（以下简称《保密规定》）等法律法规的研读，发现相关条款非常笼统含糊，如《档案法》第十四条规定：“保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理”；《保密法》第二十一条规定：“国家秘密载体的制作、收发、传递、使用、复制、保存、维修和销毁，应当符合国家保密规定。绝密级国家秘密载体应当在符合国家保密标准的设施、设备中保存，并指定专人管理”；《保密规定》第三十一条规定：“需要归档的秘密载体，应当按照国家有关档案法律规定归档”。缺少具体法律法规明确规范性的说明要求，致使各高校档案部门在整理密级文件时没有将其与非密级文件分开，习惯性放在一起归档整理和保管。

2 当前高校密级档案管理存在的问题

2.1 密级档案的信息安全和实体安全存在隐患

第一，由于密级文件与非密级文件混乱组卷、存放、管理，在档案提供利用过程中，容易造成内含密级文件的案卷作为普通档案被查阅、复印甚至借出，对密级档案的实体安全和信息安全造成威胁。

第二，档案管理制度不完善及利用审批手续不严格，将密级档案在联网情况下进行系统录入甚至全文扫描，在查阅手续不完备的情况下提供查阅服务，使密级档案的实体安全和信息安全存在隐患。

第三，档案人员的保密意识不强，对密级档案缺少安全防范意识，在整理查阅过程中随意放置、复印密级档案，从而对密级档案的实体安全和信息安全造成威胁。

2.2 密级档案的密级调整工作严重滞后

依据《保密法》的有关规定：“国家秘密的密级分为绝密、机密和秘密三级，其保密期限除另有规定外，绝密级不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年”，也就是说密级档案的保密期限并不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻落实情况的变化而变化的，其基本变化是升密、降密、解密[2]。而笔者在对各高校调查中发现，大多数高校都没有对密级档案的保密期限作出调整，原因有以下几个方面：

第一，由于密级文件与非密级文件混合组卷，对达到解密期限的密级文件查找起来非常不便，因此就不作处理，继续按密件保存。

第二，密级文件的解密缺乏告知程序，有些文件正在按保密规定正常运转，而新华社或网上却已经公开了。如2005年12月29日国务院办公厅印发的机密件《国家中长期科学和技术发展规划纲要（2006～2020）》（国办发 [2005]44 号）， 新华社 2006年2月9日、国务院公报2006年第9期分别作了公布。由于对此类密级文件的解密缺乏告知程序，档案部门只能继续按原定密级管理[3]。

第三，上级有关部门下达的关于密级文件密级调整的通知涉及文件太多，时间跨度很大，对涉及到的文件查找工作量非常大，尤其是在密级文件与非密级文件混乱组卷且没有编制相关索引目录的情况下，对密级档案保密期限进行调整的工作很难开展。

3 密级档案的实体安全和信息安全

3.1 解决好密级文件与非密级文件混卷问题

3.1.1 对已经混卷归档的密级档案处理方法 如何处理已经混卷整理的密级档案目前存在以下两种观点：

观点一：为彻底解决密级文件与非密级文件混卷问题，堵塞因混卷在提供利用中可能造成泄密的漏洞，以及密级文件分散不集中，日后调密不便的问题把馆藏的所有的密级文件抽出来单独存放。

观点二：对以件为单位整理的密级文件抽出来单独存放。对早期以卷为单位整理的密级文件存放位置和所在案卷保持不变，但要对所有含密级文件的案卷和文件进行登记，编制目录或卡片，建立密级档案统计台帐和存放地点索引[4]，并在所有含密级文件的案卷封面上盖红色“涉密”印章，以作标记。

两种观点对比，笔者认为第二种观点更合理、更具有可操作性。首先，早期的文书档案采用以卷为单位混卷整理保存的，如果从一卷里抽出密级文件会造成案卷的不完整，并且对文件本身造成了一定的损坏。其次，对所有案卷进行破卷并重新组卷，涉及到重新编写案卷题名，打印案卷封面、备考表及卷内目录，重新装订和编制案卷目录，对抽出的密级文件还要重新进行立卷、整理、装订等，工作量非常大，程序繁琐，需要集中人员花费大量的时间才能完成。最后，高校馆藏的密级档案大部分为秘密级，小部分为机密级，极少数为绝密级。根据《保密法》有关规定，一般情况下绝密级保密期限不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年，因此，十年前的密级文件大多数都已经解密，这部分档案则无需全部抽出单独存放。

3.1.2 今后密级文件的归档方法 今后的密级文件归档方法应该是以件为单位立卷，将密级文件和非密级文件分开整理，整理方法相同，不同保管期限的密级文件分别接在非密级文件相应保管期限之后连续编号，并和非密级文件一起编制归档文件目录，在目录的备注栏标明密级，密级文件单独装盒并在档案盒背脊的最上端标明涉密字样，这样既可以实现集中保管，也可以实现单独保管[1]。

3.2 完善管理制度，规范利用审批手续并严格执行

第一，完善库房管理制度，在没有档案管理人员许可并陪同的情况下非档案专职人员一律不准进去库房。

第二，完善密级档案查阅审批制度，查阅上级文件时首先要先检索密级档案目录索引，看是否属于密级文件，如是密级文件要经过严格的审批手续，并填写密级文件查阅单,上面要作详细的记录,查阅人、查阅经手人都要签字,以备查询和明确责任。一般情况下密级文件只能当场查看，不提供借出和复印。因工作需要确需复印的做好登记,用完后及时收回销毁。

第三，对外提供普通档案借阅服务时，要查看所提供的案卷封面是否有“涉密”的印章标记，如有印章标记则该案卷一律不准借出或直接提供查阅，应由档案人员将所要查阅的非密级文件复印后交查阅人。

第四，建立密级文件销毁保密制度。销毁应在做好登记、鉴定并经学校领导审批后由二人或二人以上共同执行并履行签字手续。可用碎纸机或人工烧毁的方式,但要切碎、烧尽、烧透[5]。

3.3 提高档案管理人员的素质和保密意识

档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键，因此在任用、聘用档案人员时严格按《保密法》相关规定进行审查，要求政治可靠，思想品德优良，并对档案人员进行上岗前的保密教育培训，同时与之签订保密承诺书，定期对档案人员的职责履行情况进行监督检查[6]。

4 档案密级情况的变化如何得到及时的调整

4.1 整理方式上要分开组卷，单独保管

为了日后的查找及进行密级调整方便操作，密级文件在整理时要采用以件为单位立卷，并与非密级文件分开整理，不同保管期限的密级文件分别接在非密级文件相应保管期限之后连续编号，并单独装盒存放。

4.2 管理手段上要编制密级文件检索工具

对馆藏所有密级档案进行登记并按年度编制目录，详细记录每份密级文件的字号、密级、保密期限（如果文件已标明）、印发时间、该文件档号（采用混合组卷的要标明所在案卷的档号）及存放的地点，建立完整的密级文件统计台帐和目录索引，让每一份密级文件都在监管之中并能快速找出。

4.3 管理程序上专人负责，定期检查核对，及时调整

高校档案部门要安排专人负责密级档案的密级调整工作，采取定期对密级档案的目录进行检查、核对，对照《保密法》的有关规定，对达到解密条件的密级文件在重新经过鉴定后确定可以解密的进行解密，具体做法为在文件处理单上面盖“已解密”印章标记，同时在索引目录和归档文件目录备注栏进行备注。对上级有关部门下达的密级文件的密级调整通知单自收到文件后，要及时对照通知单的相关内容进行密级调整，并在文件上作相应的调整标记，同时在索引目录和归档文件目录备注栏进行备注。

5 结语

随着电子技术的飞速发展以及QQ、微博、微信等新媒体的广泛应用，保密工作形势变得更加严峻，高校档案管理人员要充分认识到新形势下保密工作的重要性和紧迫性，牢固树立保守国家秘密就是保国家安全，保社会稳定，保家庭和个人幸福的理念，着重加强对密级档案的监督管理，确保密级档案的实体和信息的绝对安全，同时也要处理好档案保密和利用的关系，两者不可偏颇。

[1]翟霣远.涉密文件该怎样归档[J].档案管理，2009（6）：70-70.

[2]张蔚.涉密档案信息的合理利用[J].中国档案，2012（4）:66-67.

[3]缪齐贵.国家密级文件定密和解密应讲求规范[J].秘书之友，2007（2）：14-14.

[4]王红梅，张佳迪.档案密级的调整和管理问题[J].兰台内外，2007（4）：17-18.

[5]马漩.涉密文件管理中存在的问题及对策[J].办公室业务，2002（2）：34-35.

[6]曹宇.新《保密法》对涉密档案工作的影响[J].档案学研究，2011（1）:35-38.