大数据时代与时俱进地开展城建档案管理工作探析

2023-06-03王金金

兰台内外 2023年11期

王金金

摘要：随着大数据时代的到来，给城建档案管理带来发展机遇的同时也使其面临严峻挑战，对城建档案的良好有序管理带来影响。本文主要围绕大数据时代城建如何与时俱进地开展建档案管理工作进行论述，概述了城建档案管理的相关内容，分析了城建档案管理工作在大数据时代存在的问题，并提出了基于大数据时代推进城建档案管理工作与时俱进的策略。

关键词：大数据时代；城建档案管理；与时俱进

城建档案全面记录着城市建设与发展的具体情况，是分析城市发展进程的重要依据。然而，在大数据技术不断发展下，以纸质档案为基础的城建档案管理模式已不能很好地满足城市管理者以及档案使用者的实际需求，基于此，数字化与信息化的城建档案管理形式应运而生，给城建档案的进一步管理与利用带来新的可能。

一、城建档案管理的相关概述

城市建设是一项以城市为对象实施规划、建设和管理的基础工作，而城建档案是承载城市规划、建设和管理信息的重要载体，能够对各项城建项目的真实信息形成全面、客观的反映，在与城市有关的房屋普查、编史修志与科学研究等工作中发挥着尤为重要的作用。由建设单位来逐一收集、整理从城市规划到未来开展的一系列相关活动所生成的信息资料，然后再进行归档，最终移交到城建档案管理部门。城建档案管理部门会以国家有关规定为依据，积极向社会提供更便捷的服务，在城市的建设及发展过程中占据十分重要的地位。

二、大数据时代，城建档案管理中存在的问题

1.城建档案信息化管理意识有待提升

在城建档案管理工作中，档案信息化是其落实档案大数据管理的前提和基础，以往传统的城建档案收集、整理与归档模式已经无法与大数据时代的档案管理需求相适应。如今，很多地区的城建档案管理部门仍采用人工方式对档案资料实施归集与汇总，相应的管理意识及方法普遍较为滞后，对先进化信息技术手段的主动运用意识不强，馆存档案的数字化占比也不高，从而导致针对城建档案的信息化管理水平仍存有很大的提升空间，也没有实现城建档案管理工作的全程化、实时化和立体化发展，在实际的城建档案管理环节没有做到对信息化技术的充分利用，以至于城建档案中漏收、造假等不良现象频发，还经常出现部分重要城建档案资料在管理进程中丢失或被损毁的情况。

2.城建档案服务内容和方式急需拓展

大数据时代，城建档案管理呈现出多元化、开放化与社会化的服务特性。城建档案服务有必要依据不同档案使用者的个体需求，为他们提供更具智能性、便利性和多样性的档案服务。城建档案只有不断强化对大数据技术优势的全面发挥，并进一步加强资料内容的深层整合、分析与预测的力度，才能够给社会及个人带来更有创造性的应用价值。然而，实际的情况是当前一些城建档案管理部门所使用的档案内容仍旧比较传统，在提供档案查阅服务时的主动性不足，档案服务形式的单一性较为明显。

3.城建档案数据共享互通存在障碍

各个地区的城建档案管理部门依据相关法律法规构建档案数据库，整体上提升了对于城建档案的信息化管理水平，很多纸质档案会通过扫描的形式转换成数字化档案。然而，数据库的形成从某种程度上来说也存在一些弊端，如导致档案数据的条块化分割趋势较为严重，出现了比较明显的“信息孤岛”现象。虽然相关单位各司其职，在自身的责任与职权范畴内对材料内容进行收集与存储，也制定了健全、完善的信息使用机制，但是，每个数据库之间并没有呈现出较高的交互性。例如，处在同一地市而不同辖区的城建档案均由各自的单位实施管理，并不能合并进行管理，部分档案资料内容间存在关联，却没有整合存放。此外，城建档案在建档的过程中欠缺独立化与专业化的标准体系，针对城建档案信息化管理系统操作各设权限，在一定程度上制约着信息使用的范围，缺乏相应的设计机制来推动档案数据向其他层级或部门进行扩散，大量数据无法实现统一汇总，进而，难以深度挖掘并综合分析现有的数据。

4.对城建档案数据的利用率比较低

从以往传统的城建档案管理模式来看，管理档案与使用档案之间的关系比较单一。基于大数据档案服务社会这一角度，其在为社会提供服务的过程中所采用的途径以及实际的服务内容，并不能全面满足广大人民群众的需求。面对这样的情况，很多民众在申请使用档案时所能查询到的数据信息就比较少，一些历史性信息也很难获取。不仅如此，往往还需要经过冗杂的程序以及复杂的手续，必须到实体单位进行办理，没有较为便利的获取渠道。基于上一级单位对城建档案的读取与使用来看，因为并未对整体的结构系统做出科学合理的设计，所以，在上级单位就各类数据间的联系加以分析的进程中，就无法为其提供实质性帮助。城建档案管理通常将展示、存储与检索作为大部分数据价值的实现途径，但在二次挖掘、解读与整合数据方面的工作还做得不够到位。

5.城建档案管理队伍的整体专业能力不高

将大数据技术应用到城建档案管理工作的具体环节，要求相关城建档案管理人员必须具备较高的专业能力及较强的综合素质，不仅要储备丰富的城建档案方面的理论知识，还要拥有能够熟练操作计算机的能力，并且，外语水平也应达到一定的等级。但是现阶段，相当一部分城建档案管理人员所学专业与档案、计算机和英语专业均没有太大关联，而且整体的文化水平普遍不高，年龄结构层次也欠缺合理性，存在年轻人比較少、中年人比较多的不均衡现象，而中年人在学习如何使用大数据技术的过程中难度较大，不能充分利用数据满足管理、决策和创新的现实需求。同时，年轻的档案管理人员基本的信息化知识以及创新运用的能力较弱，很难熟练掌握先进的信息处理技术与数据分析技能，无法依托大数据技术来深层挖掘城建档案信息资料的潜在价值。

6.城建档案管理机构设置不完善

首先，部分城市仅在市一级设置了城建档案馆，而在其下属的县区，仅在建设局内开设了资料室，以至于结构单一、城建档案质量有待提升的现象十分明显。其次，内部各职能部门间缺乏清楚明确的分工，专业化城建档案管理人员的储备也不足，进而造成了针对城建档案的管理质量及效率整体不高的局面。

三、大数据时代，推进城建档案管理工作与时俱进的策略

1.加快信息化建设，适应大数据环境

城建档案馆应当在确保自身能够储存海量数据的前提下，不断加快建设数字化档案的进程，以此来保证能够更好地顺应大数据时代的发展环境，从而给城建档案信息化管理工作的顺利开展与有序实施奠定坚实基础。第一，为了实现对海量城建档案资料的高效管理，除了要搭建基础的档案信息管理系统之外，还要根据新型的城建档案管理要求，对城建档案大数据管理系统进行深入开发及运用，推动智能化、精细化与精准化城建档案管理工作全面实现。第二，加快推进存量档案数字化的进程，对于一些纸质、实物档案可以采用拍照或扫描的方式将其全部转化为电子档案，使其成为数字化的档案资源。第三，针对现有数字档案资源的收集和存储要加强关注与重视。在实际的城市建设进程中，对于比较大型的建筑项目以及基础设施项目，不仅需要充分收集与之有关的纸质档案资料，还需要重点收集音频、视频和照片等数字档案资料。此外，将纸质档案资料收入馆内之后，应及时转换为数字化资料，构建图文一体的电子档案资源，给之后的大数据运用及开发提供切实有效的助力。

2.打破“档案信息孤岛”，最大化开发利用城建档案资源

其一，应当着力建设完善的用于整合城建档案信息资源的具体标准，逐一采集分属于不同渠道、载体和形式的资料信息，并就散布在各个存储载体中的信息资源实施有机整合，综合归纳并分析以不同信息形式而存在的档案信息，在城建档案内部形成一个有机关联的整体，便于为使用者提供更具全面性和有效性的档案资料信息，尽量规避“信息孤岛”带给城建档案使用者的负面影响；其二，还应当积极制定完备的档案信息化技术标准，根据统一的规划，强化对城建档案信息整合平台的高效运用。以现有基础为依托，对固有的应用系统实施整合，逐步推进来源与格式不同的信息资源之间的有机融合，从而构建能够实现互联、互通和互享的档案信息资源交互平台，解决单一化和分散化的城建档案与档案使用者的信息需求之间的矛盾，最大限度地提升对于城建档案的使用率，推动城建档案信息和社会信息间的实时共享；其三，大数据时代，建设数字化和信息化的城建档案离不开各级城建档案管理部门间的强效沟通，要不断加强与其他相关管理部门之间的信息交流，依据规则搭建一个整体的城建档案有机关联体，有效打破各类城建档案间的信息壁垒，实现对城建档案资源最大限度地开发及利用，将城建档案内部的价值充分发挥出来。

3.改善城建档案管理方式

目前，由于一些城建档案管理部门所应用的档案管理模式存在一定的滞后性，以及相应的城建档案信息化管理意识比较薄弱，所以，亟须积极强化建设信息化的城建档案管理工作，并就现行的城建档案管理方式加以优化和改善。城建档案管理部门具体可以在以往管理方式的基础上，通过一些信息化渠道来为使用者及时提供所需的城建档案资料，进一步提升针对城建档案的利用率。这种信息化方式有助于提高后续的档案浏览速度，还能够加快对于城建档案信息的录入进程，从而确保城建档案管理部门各项工作顺利实施，大大节省了工作时间，工作效率也得到了显著增强。比如，通过建立城建档案信息网，并在内部搭建完善的局域网，配置专业的人员加以管理并做好维护。第一，基于城建档案信息化网站，对相关人员在城建档案管理方面的建议进行广泛征集，依据人员不同的建议有针对性地细化具体的板块。与此同时，还要把纸质城建档案资料进行转换，并将转化之后的档案在信息化网站内完成收录；第二，通过城建档案信息网站给社会带来更好的档案服务。因此，可以通过检索关键词的形式为档案需求人员及时检索到所需的城建档案资料，促进档案检索速度大幅度提升，还能确保档案内容的真实有效；第三，对于城建档案信息网站的后续维护，必须配备专业的技术维护人员，增强网站的整体安全性，全方位预防不法分子篡改档案数据，擅自更改档案内容，影响城建档案资料的真实性，还要注重与其他地区的城建档案部门就相关信息做好相互补充。

4.强化建设城建档案管理队伍

人才是促進大数据技术在城建档案管理工作中实现充分作用的关键所在，因此，积极打造高素质、专业强的城建档案管理团队是十分有必要的。城建档案管理团队整体素质的高低将会对档案管理的质量产生直接影响，所以，必须要通过多举措并行的方式来督促每一位城建档案管理人员的专业能力及综合素质实现全面提升。首先，可以用提高待遇引进人才并留住人才。采取合理提高工资待遇、强化落户支持、加大科研经费投入力度等多元化方法，进一步吸纳更多的年轻力量，尤其要关注对复合型人才的吸纳，引导他们积极投身于城建档案管理工作中；其次，还可以积极聘请专业化的人才。借助公开招聘的形式，对建筑、档案、管理、外语与计算机等各领域的专业人才进行招录，组成复合型的城建档案管理队伍，助力城建档案管理人员的能力及素质得到最大化提升；最后，加强对业务培训的重视，及时督促城建档案管理人员不断提升自身的业务水平，保证他们不仅能够熟练掌握基本的档案管理技能，也可以储备丰富的计算机理论知识。城建档案管理部门还可以定期邀请专业领域的专家人员来讲座，支持管理人员“走出去”，带动他们与先进单位的人员进行交流。

5.深层挖掘城建档案价值

在构建完善的城建档案大数据系统之后，需要相关档案管理人员重点分析档案使用者的需求，以实际的使用者需求为依据，对自身工作作出适当调整，给使用者带来更具多样性、精准性的档案服务。其一，可以借助大数据技术对系统内部使用者的检索数据进行逐一分析，按照具体的需求变化情况来整改并优化城建档案的征集范围；其二，不断加强与其他部门的高效合作，对现有的城建档案资源实施全面共享，从而切实增强针对城建档案的编研成效，并提高档案编研的质量；其三，对部分城建档案资源进行分析与整合，汇总出更具价值的数据信息，将其提交到有关部门，以期在后续的城市规划工作中贡献行之有效的计策，继而确保对城建档案的多元化服务实现更好运用。

四、结语

综上所述，文章以大数据时代城建档案管理如何与时俱进地开展工作为中心，通过对大数据时代下的城建档案管理问题进行分析，使城建档案管理人员充分认识到自身工作的不足之处，并给出大数据时代城建档案管理如何与时俱进地开展工作的策略，为之后的城建档案管理工作顺利实施提供有效参考。

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