信息化背景下，纸质档案数字化建设探析

马小惠

摘 要：在网络信息技术快速发展的背景下，纸质档案数字化是发展的主要趋势。不同于纸质化档案，数字化档案能够将保存、利用相分离。当前，在我国档案资源管理中，传统档案管理模式呈现出诸多不足，无法满足信息化时代档案资源管理的实际需要。为此，要积极优化和推进纸质档案的数字化建设，提高档案管理水平和安全性，为档案资料的开发利用提供便利。文章基于信息化背景，对纸质档案的数字化建设情况进行阐述分析，以供参考。

关键词：信息化；纸质档案；数字化建设

随着大数据、云计算、互联网等技术的快速发展，其在社会诸多行业和领域中都有广泛应用。纸质档案也开始逐步实现数字化管理，为储存管理与开发利用提供便利。但在纸质档案数字化建设中，还存在诸多问题，影响档案数字化的进展，使得档案利用率不高、管理价值受到影响。因此，必须要提高重视程度，通过科学化的措施方法全面推进纸质档案数字化建设。

一、纸质档案数字化的含义与优势

所谓纸质档案数字化，就是利用数字化扫描与转换等方法，数字化处理纸质档案，建立纸质档案全文数据库的过程。纸质档案数字化是基于计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、储存以及数字摄影技术等形成的全新的档案信息形态，将过去以纸质为载体的档案信息转变为数字化的档案信息，并通过数字化的方式储存、网络化的形式连接，借助计算机系统管理，建立有序结构的档案信息库，为信息利用与共享提供便利。新时期，纸质档案数字化是顺应时代发展需要的，在实际工作中具有明显的优势。

第一，降低管理成本。纸质档案管理的要求是比较高的，纸质档案库房需要有灭火器、去湿机、空调等设备，并做到防火、防潮、防虫、防盗等。纸质档案管理工作的开展需要大量人力、财力、物力作为支持，管理成本也比较高。纸质档案数字化建设，能够利用计算机阅读浏览档案，减少保管储存成本，节省占地空间，查阅也更为便利快捷。

第二，有效保护档案原件。利用数字化手段录入和建立电子档案，实现信息化管理，可以不利用原件，降低翻阅纸质档案的次数，对原始档案有效保护，延长使用寿命，也能够避免在纸质档案查阅中出现涂改、撤换和抽取材料等行为。纸质档案数字化建设后，档案利用时更为安全。特别是一些年代久远的档案，进行数字化管理其实是更好地对档案进行保护。将纸质档案数字化之后，对档案的整理、统计、编制、查阅和开发利用等都不需要再使用原始档案，能够降低档案原件受到损坏的概率，有助于维护档案安全。

第三，提高工作效率。纸质档案数字化建设，应用技术手段使传统的手工检索转变为利用计算机检索，可以节省逐卷逐页查询的时间，快速、精准地找到需要的档案资料，减少人工和中间环节，有助于工作效率的提升。

第四，便利档案的开发利用。在计算机和扫描技术快速发展的背景下，将纸质档案转变为数字化档案，通过数字化的形式进行保存，也有助于档案利用率的提高，顺利实现档案信息资料的共享。纸质档案数字化，能够打破传统纸质档案受到的限制，档案部门逐步向开放化发展，有利于档案信息资源共享，为社会提供更加优质、便捷和高效的服务。档案数字化建设也让档案信息资料差异更加简单，档案使用者利用计算机网络不出门就可以知晓各种信息资料。

第五，使档案馆与其他部门有效对接。如今，办公自动化与信息传输网络化水平日渐提高，很多部门实现了无纸办公与信息网络传输。纸质档案的数字化建设，能够让档案管理部门与其他部门有效对接，更好地将档案信息的作用发挥出来。

二、纸质档案数字化建设的现状分析

首先，需要进一步加快档案数字化建设进程。当前，社会上很多企业、单位发展速度慢，对档案信息化建设重视不足、投入力度小、规划不到位和人员不充足，这些都是限制档案信息化建设的重要因素。还有些单位的档案信息系统利用、维护不能满足实际工作需要，只能用来查询和浏览档案，作用发挥受到限制，档案数字化的优势没有体现出来。

其次，缺少完善的档案数字化管理制度。对于纸质档案的数字化建设，其关键是保证数字化加工成果更加标准规范。但是，在实际的工作过程中，缺少完善的数字化管理制度，现有制度还存在着更新不及时的情况，无法满足实际工作需要。具体而言，职责不明确，档案数字化建设缺少完善的监督指导机制。同时，纸质档案数字化建设没有规范化的流程和操作制度标准。此外，档案管理人员的绩效考核和激勵制度不完善。

再次，数字化档案收集不完整。在特定条件下，纸质档案才能够完整保存。对于一些基层单位，在档案归集时，很容易出现丢失、损坏和遗漏等情况。传统的档案归集管理方式无法保证档案能够全部归集，原始档案是否连续、完整和系统，直接对纸质档案数字化成果的可用性产生影响。为此，需要建立自动组织排序，建立目录结构的收录，避免手动连接的不确定性，让纸质档案与电子档案是相同的，切实提高档案数字化效果。

最后，存在安全隐患。纸质档案数字化建设中还存在着一定的安全隐患。例如，运输纸质档案需要将其从档案室搬运到数字化加工室，加工后再放回档案室中，在此过程，由于人为与外部因素影响，档案可能会出现损坏、丢失的情况。还有纸质档案的储存环境，将档案存放在数字化加工室中，由于天气和保管因素的影响，室内潮湿，影响纸质档案的保管效果。再如，纸质档案在数字化加工时，要系统化地对纸质档案进行编号和拆钉等处理，扫描后将原始档案恢复原状。整理时由于不清楚规则或操作不当容易引起纸质档案的丢失与损坏。此外，在网络信息技术背景下，病毒、黑客和硬盘驱动器等损坏会导致档案数据丢失与泄露。

三、信息化背景下纸质档案数字化建设的有效策略

1.加强对档案数字化建设的重视

在纸质档案数字化建设中，为实现良好的效果，需要提高对档案数字化建设的重视程度，将档案数字化建设纳入总体规划建设中，并增加资金投入，为纸质档案数字化建设打下坚实的基础。各单位应结合自身的收支情况，设置档案工作的专项资金、数字化档案的专项资金，为档案工作的推进提供保障。同时，档案管理部门要科学、有效地利用资金，成立监察小组，对资金的具体流向进行把控，使纸质档案数字化建设有序推进。

2.建立完善的档案数字化管理制度

在信息化背景下，要顺利实现纸质档案的数字化建设，需要有完善的管理制度作为保障，通过科学的制度对相关行为进行约束指导和规范，使相关工作有效落实。在纸质档案数字化管理制度建设时，要从档案数字化建设的实际出发，依据数字化建设的具体内容，对相关制度进行针对性的完善和调整。例如，档案立卷归档，要明确相关规范与实施细则，根据档案保管期限，了解不同类型纸质档案资源的保管期限，明确到期后具体处理要求，防止档案数字化管理不到位，对档案的利用价值造成不利影响。档案数字化建设管理过程中，要明确电子档案的管理流程，如归档制度、移交制度、接收和查阅制度等，结合电子档案管理的各环节完善相应的管理制度，使档案数字化建设管理更加标准与规范。在纸质档案的数字化建设中，档案管理人员也是十分重要的，要提高其工作主动性，完善绩效考核制度，对于表现良好的档案管理人员要给予一定的奖励，对于表现不好的要进行一定的惩罚。此外，落实档案管理责任制，结合档案管理的具体岗位，明确工作人员的具体职责，使档案数字化建设真正落到实处。

3.实现档案一体化管理

为使纸质档案数字化建设获得好的效果，应建立一体化管理系统，从档案的收集开始到最终利用，对档案进行一体化的管理控制，使传统档案管理中的不足得到妥善处理。通过模块化开发，针对档案的收集、整理、加工、保存与利用等环节的实际管理需要设置管理模块，建立可拓展的一体化管理系统，使档案数字化管理需要得到满足。建立收集中心，将数据端口向收集对象开放，与管理系统对接，自动、实时收集数据信息，并对收集到的信息预归档。同时，建立管理中心，对档案进行分类管理，依据不同档案的类型进行子模块划分，对多种类型档案进行管理，自动产生目录、档案号等。此外，建立保管中心，自动生成档案号，自动化归档，对电子档案进行分类储存。建立利用中心，赋予检索与查阅功能，实现档案的多样化检索，结合用户实际需要选择合适的检索方式，让档案利用更加高效。

4.拓宽服务范围

对纸质档案进行数字化建设，其实最终的目的就是提高档案的利用率。档案资源的类型和内容是比较丰富的，利用价值也比较高。为使档案资源数字化建设的价值充分体现出来，要不断对档案的服务范围进行拓宽，让档案利用更加便利。首先，对于传统被动的服务模式进行优化，提高服务的主动性，强化档案的利用。各单位可积极宣传推广，使人们对档案资源有更好的认识，建立档案官方平台，将相关信息发布到平台上，详细介绍档案服务内容，宣传档案数字化建设的重要影响，使人们科学使用数字化档案馆，为公众提供良好的档案服务。其次，要对档案服务范围进行延伸。随着档案数字化建设的推进，档案利用获得了很好保障，建立数字化档案馆，拓宽档案服务内容，扩大档案服务的领域，使公众对档案利用的具体需要得到满足，将更加优质的档案服务提供给公众，凸显档案数字化建设的最大作用。

5.做好硬软件管理

在信息化背景下，纸质档案要顺利实现数字化建设，硬软件是重要的前提，纸质档案数字化建设管理是长期的工作内容，在动态化的建设中，要做好硬软件设备管理，定期做好硬件、软件设备设施的更新升级，保证档案管理系统能够及时升级发展，并保持在良好的状态下运行。在纸质档案数字化建设中，要加强硬件建设，结合档案数字化的实际确定硬件设备设施性能，选择最能满足档案管理系统运行需要的硬件设备设施，使档案数字化管理获得坚实的保障。对于软件，积极与软件开发公司合作，结合纸质档案数字化管理的实际需要定制专门的软件，并与软件公司签订软件维护合同，软件公司负责软件的维护保养，定期升级，对档案数字化管理功能优化，将档案数字化管理的优势充分发挥出来，使档案管理更加准确、高效。

6.做好档案数字化的安全管理

档案中记录的都是人类的真实活动行为，是一种不可再生资源，是十分宝贵的，若出现安全事故，原始档案受到损坏是无法修复的，为避免档案数字化建设中出现不必要的安全事故，还需要做好安全管理工作。首先，提高档案管理人员的安全意识，加强档案数字化建设安全管理的宣传，定期组织档案安全重要性和档案损坏泄露危害性的主题讲座。其次，在档案搬运时加强管理。积极与档案加工部门协商，双方由专人对档案的搬运、清点与登记负责，将责任落实到个人，只有双方都到场的情况下才可以借阅档案，并对档案借阅的数量严格控制，使档案更加完整。在档案搬运时，要做好防盗、防雨等安全管理，避免档案在外“过夜”。此外，纸质档案在扫描前需要做好准备工作，要选择合适的数字化处理设备，如果原始档案不方便拆卷，或者拆卷会损坏原始档案，就需要使用数码相机和速拍仪等进行数字化加工。同时，数字化处理设备必须是安全的。严禁数字化设备与外网连接，不可以使用私人的储存介质和处理设备。最后，做好数字化加工室的管理。数字化加工人员和档案管理人员必须佩戴工作证件，禁止闲杂人等进入。在数字化加工室和档案储存室严禁吸烟，不允许放置易燃易爆等存在安全隐患的物品。此外，每天都需要有安全人员对档案室、加工室进行安全检查，避免一切可能出现的安全隐患。

7.加强档案管理人员教育培训

在信息化背景下，纸质档案数字化建设大力推进，传统档案管理理念、方法也发生了巨大的变化，这就要求档案管理人员需要具备先进的意识理念和工作方法。档案管理人员长时间适应传统档案管理与服务工作，在档案数字化建设后，其在信息技术上就会显示出不足。为此，必须要加强对档案管理人员数字化管理的教育培訓，使档案管理人员不仅具备档案管理知识，也能够熟练掌握和操作信息技术设备，明确信息技术知识和手段，开展针对性的档案数字化管理培训，结合档案管理人员的实际情况制订针对性的培训计划，对培训内容进行优化创新，切实提高档案管理人员的数字化档案管理水平，提升其管理技能，更好地为档案数字化建设服务。

四、结束语

总而言之，在信息化背景下，数字化与信息化管理模式广泛应用，使得传统纸质档案管理方式被取代。档案数字化建设管理是永久、便捷和实用的，极大提高了档案管理工作的质量和管理效率。但由于诸多因素影响，档案数字化建设管理还存在诸多问题，为此，必须要通过科学化的措施解决，提高档案数字化建设的重视程度、建立数字化管理制度、实行一体化管理模式、拓宽服务范围、做好硬软件管理和安全管理、全力提高档案管理人员水平，为纸质档案数字化建设提供科学的保障，降低数字化建设中的风险和隐患，切实提高纸质档案数字化建设效果。

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（作者单位：凌源市退役军人事务服务中心）