关于房屋征收拆迁档案数字化管理的思考

宫晋成

摘 要：我国经济和现代化科学技术不断创新发展，推动了现代化城市的建设水平不断提升。但在城市建设过程中遇到了有关拆迁安置、房屋征收档案管理工作开展难度较大的问题。互联网时代，结合现代化信息技术优势，实现房屋征收拆迁档案的数字化管理，可以有效解决这些问题，提高工作质量和工作效率。本文主要探究了在房屋征收拆迁档案管理工作中存在的问题，并思考了如何利用信息技术实现房屋征收拆迁档案的数字化管理。

关键词：房屋；征收拆迁；档案数字化

时代不断进步，传统的纸质档案管理模式已经无法满足现代化的档案管理需求，房屋征收拆迁档案管理方式也要积极创新改善，结合现代化信息技术、网络技术来优化档案管理模式，实现档案管理的现代化、信息化和智能化发展。档案的数字化管理指的是把传统的纸质档案转变成为电子档案管理模式，在此信息化建设过程中，由于工作内容过于系统和复杂，为了能够提升档案数据信息管理的稳定性、高效性、科学性和准确性，必须要制定出科学合理的方法，严格要求工作实施过程，以促进档案管理的信息化发展。

一、房屋征收拆迁档案管理工作的重要性

1.施行补偿先行

在新的《国有土地上房屋征收与补偿条例》当中，明确规定了国有土地的房屋征收，必须要补偿先行。房地产行业的整体经济价值量非常大，房屋征收与补偿工作牵扯到较大的经济利益。房屋征收拆迁档案管理涉及违章建筑拆除、经济模式转变、房屋及其宅基地、土地开发与储备、商业门面建设、土地利益与分配、人口与计划生育、基础设备设施建设等众多复杂内容，只有具备更加完善的房屋征收拆迁档案内容，才可以让这些经济利益分配有更加明确的数据参考，维护好被征当事人的经济利益。

2.是征收房屋的法律凭证

房屋的征收拆迁档案内容涉及社会公共利益以及被拆迁人的切身利益，是房屋征收部门进行各项管理工作的重要工具。尤其是该地区的房屋产权产籍管理部门，房屋征收拆迁档案可以为各项工作开展提供重要凭证。工作人员通过房屋征收拆迁档案，针对被征收的房屋产权产籍进行确认、征收、补偿和拆迁，合理合法地保护被征收人的合法权益，将严格依法征收房屋、依法先行补偿的政策要求贯彻落实到实处。

3.实行阳光征收

房屋征收拆迁档案记录了房屋征收和拆迁活动开展的全部过程，也积攒了很多在房屋征收与拆迁工作中的经验、思想和智慧。房屋征收工作也需要建立在传统工作的基础上才能不断总结和完善，具备更加完善的房屋征收拆迁档案，才能为后续工作的进一步发展打下良好基础。

4.具有见证历史的意义

档案本身就是详细记录发展历史的重要凭证，而房屋征收与拆迁档案跟一般的历史遗物不同，其更加客观、详细地保存真实的历史标记，直接记录了整个房屋征收前后产生的历史变化过程。通过房屋征收改变了现代化城市发展面貌，也会对城市的社会活动形态造成影响，具有十分重要的历史意义。

二、房屋征收与拆迁档案管理现状分析

1.纸质档案管理不足

在传统的房屋征收与拆迁档案管理当中，主要是以纸质档案管理为主，各类不同的正式档案内容属于十分重要的信息资源，也是真实性与权威性非常强的数据信息。当房屋征收与拆迁档案采用数字化管理之后，纸质档案的应用价值逐渐下降，甚至有一部分地区出现了完全以数字化档案管理代替传统纸质档案管理的模式。在数字化档案管理工作开展初期，工作人员在数据信息录入时如果处理不当，或者是后续受到客观因素影响导致信息丢失，又缺少了纸质档案的参考，将会影响档案信息的准确性。在数字化档案与纸质档案新旧交换中，必须要注重两种形式的对接。

2.数字化档案管理人员技术专业水平不足

实现房屋征收与拆迁档案的数字化管理，重要的不仅仅是档案管理的内容，还需要把现代化信息技术价值充分发挥出来。一部分参与房屋档案管理的工作人员并没有经过专业化和系统化的培训，缺少了对专业信息化技术的掌握。而想要实现档案的数字化管理，需要档案管理人员具备较强的职业素养和专业技术。传统房屋征收与拆迁的档案管理人员整体素质不足，大多数只具备了对纸质档案的管理能力，但是对于网络安全知识、计算机数据库等相关知识点掌握较少，也影响了房屋征收与拆迁档案管理的专业化发展。

3.房屋征收与拆迁档案信息不全面

房屋征收档案是城市现代化发展的重要凭证，具有十分重要的社会经济发展意义。但是，在房屋征收与拆迁档案当中，很多信息都是不全面的。首先，一部分年代久远的档案，由于受到历史遗留问题影响，并没有及时完成信息化建设，导致出现保存不利的情况，缺少不少重要信息。其次，还有一部分城市内部房屋建筑信息存在被篡改和隐藏的可能，现有的信息数据不准确或者是欠缺，给后续城市房屋征收与拆迁工作带来了不利影响，很难满足合法、科学和阳光征收的要求，长此以往，不利于城市的可持续发展。

4.信息收集流程比较复杂

当前，在城市房屋征收与拆迁档案的信息收集工作中还存在较多问题，由于对信息的收集没有提出明确的规定和要求，信息收集责任主体不够明确，中间工作流程比较复杂，影响了信息收集工作的顺利开展。一是工作人员在前期调查和摸底中没有及时保存房屋征收信息，后续在房屋征收与拆迁信息收集时，导致很多基本的信息已经流失，房屋建设资源逐渐消失，影响了信息收集的完整性；二是一部分房屋征收与拆迁档案信息分别归属于不同的主体，很多有价值的档案资源没有得到妥善管理，收集的条目不够完整，给信息收集工作带来了较大的影响；三是一部分信息资源在收集过程中有可能受到损坏或者是丢失，如信息传递和信息运输途中保管不善会对资源造成影响，不利于信息收集以及档案管理工作的进行。

三、房屋征收拆迁档案数字化管理措施

1.加大资金投入力度

房屋征收与拆迁档案的数字化管理如果能够顺利贯彻落实，可以帮助节省更多人力、财力和物力，提升内部档案的利用效率，把更多有价值的档案充分利用起来。但是，资金问题一直是阻碍房屋征收与拆迁档案管理数字化建设的主要问题。为了能够具备更加健全的数字化管理体系，为管理工作开展提供充足的人力、物力和财力资源，让数字化建设贯彻落实，如果一味加大资金投入，还会存在资金管理不善的問题，为了能够杜绝相关问题的出现，在资金投入过程中，也要提前做好预算和监督工作，对于资金使用要有详细的预算计划，确保资金能够得到充分应用。对于每一笔资金还要进行来源、用途和支出的详细记录，以便后续能够及时查阅。档案管理人员要与采购部门及时沟通，采购更加先进的档案管理基础设备设施。同时，还要具备信息化管理系统，了解房屋档案数字化管理特点，充分利用资金，建立起更加具有特色的信息化管理系统，在系统内实现资源共享。此外，还要配备更加专业的档案管理信息化网站，实现档案管理部门与其他部门的互动交流，充分利用信息档案为其他工作开展提供服务。

2.加强业务培训工作

档案管理人员的个人工作能力会影响房屋征收与拆迁档案管理数字化建设的效率。为了能够把信息化技术优势充分利用起来，要构建更加完善的管理信息系统，并针对系统应用定期开展人员业务培训工作，让每一位档案管理人员都能够参与到培训活动中，了解更多有关于数字化建设工作的相关信息。比如，如何规范开展纸质档案管理，如何制定科学、合理的档案入库制度，如何保存和管理档案，如何让管理更加条理化和規范化等。通过开展多样化的业务培训活动，让档案管理人员认识到数字化管理工作开展的重要性，为后续管理工作开展打下良好基础。

3.做好基础性工作

基础性工作也会对房屋征收与拆迁管理质量造成影响。在档案数字化管理之前，管理人员需要对基础工作开展加强重视。首先，做好摸底调查工作，了解档案馆内部所有存量的房屋档案，并对之前已经保存过的档案进行整理和归纳，确保这些档案信息准确无误，及时排除内容残缺与虚假等档案资料。其次，在基础排查工作开展之后，也要仔细检查档案信息，确保房屋征收与拆迁档案内部不会存在任何排序不明确与信息混乱的情况，确保档案数字化建设工作顺利进行。

4.加大档案保存工作重视力度

对于房屋征收与拆迁档案保存工作中存在的问题要加强重视，不能因为有了数字化档案，而忽视原始纸质档案的管理。为了能够产生不必要的损失，房屋征收拆迁档案最好能够采取双份制保存模式。在保证原有纸质档案不受影响的情况下，建立完善的电子档案，这样，纸质档案丢失也不会丢失相关信息，而电子信息出现错误也有纸质档案作为凭证。双份制保存模式，要求工作人员能够定期针对电子档案信息进行浏览，并仔细核对电子档案和纸质档案信息，确保两份档案内容能够始终保持一致性和完整性。

5.提升管理人员的专业素质

房屋征收拆迁档案的数字化建设综合性和系统性非常强，该工作必须要有专业人才来完成。单纯掌握档案管理技术以及计算机技术的人员都不能完全胜任档案的数字化管理工作，必须要有技术高超、专业性强、职业素养高，同时又掌握多学科知识点的综合性人才，才能够胜任这项任务。档案管理人员要具备创新工作意识，明确档案数字化管理的重要性，在工作中不断提升个人技能，具备更加完善和全面的知识结构，掌握全方位的信息意识，在原有的纸质档案管理基础上，深化和提升对于档案数字化管理的方法。同时，要加强对档案管理人员职业道德的培养。工作人员应具备更加严谨和负责的工作态度，强化个人综合能力，在档案管理中能够做到认真负责，确保数字化档案管理质量。另外，从房地产行业长远发展的角度来说，培养复合型人才是关键。

6.构建多元化的档案检索体系

在系统内部具备更加多元化的检索体系，包含有组合条件查询、测绘系统查询、地理信息查询与单组条件查询等不同的方式，为更多有需求的人提供档案咨询服务。档案管理工作并不是单一地进行档案检查与录入，而是需要通过档案管理为更多的人提供服务。档案管理人员要建立有偿查询和免费查询两个不同的服务体系，把查询的无偿性和有偿性发挥出来。一般性的文件检索和查询都是无偿性服务，而涉及深层次、特殊的问题时，可以提供有偿性服务。档案管理人员还要建立起相应的档案查询权限，既可以方便人们的档案查询，又避免普通人员查询到档案馆的内部机密资料，保障信息的安全性。

7.建立档案数据系统

档案数据系统可以有效应对房地产市场的发展。档案负责人要做好数据信息分析，了解某一个阶段当地房地产市场的发展方向和发展现状，构建数据分析系统，不仅仅能够平衡好当地房地产的供求关系，还能为相关职能部门的工作开展提供科学知识。同时，数据分析系统的存在，还可以为产权人在进行产权交易时，掌握更加全面的信息资料。档案负责人要从思想上重视档案数据分析系统的建立，具备更加科学和踏实的档案管理手段，确保数字化档案管理工作能够贯彻落实到实处。

8.明确责任体系

城市房屋的征收拆迁档案管理工作，涉及多个利益主体，如政府部门、开发商以及业主等，因此，要积极创新档案管理机制，确保档案的征收可以顺利完成，为城市更新发展提供更好的服务。一是要积极明确档案管理责任体系，在工作中严格遵守集中管理和统一领导的原则，以及档案谁形成、谁归档的原则。在城市房屋征收与拆迁工作开展中，把房产档案的收集、整理和归档等程序都纳入其中，明确每一个工作部门与每个工作人员在档案征收与管理中承担的责任，确保档案信息管理更加准确与完整，并符合系统性和安全性要求。二是在档案管理工作中，各部门要相互配合，形成更加优质的档案征收流程，保障档案征收与管理质量。三是要形成统一和规范的管理标准，数字化建设工作方法与传统的档案管理模式不同，数字化管理要求要以完善的管理制度作为保障，具备更加健全和统一的管理标准，要从管理、技术和业务三方面入手，并符合房地产行业发展特点，逐渐形成管理有序、技术标准、制度规范的管理体系。四是要保障档案信息的安全性。城市房屋的征收拆迁档案是以电子版本形式保存在计算机中，如果计算机出现任何安全问题，会对数据信息造成破坏，只有具备更加规范和统一的管理制度，才可以确保档案数据避免病毒的入侵，保障档案信息的安全性。

四、结语

在新的发展时期，城市房屋征收拆迁对于现代化城市的发展、保护房屋所有人的合法权益都有十分重要的意义。房屋征收、拆迁过程中产生的档案，属于十分重要的文件资料，其档案管理工作具有长期性和复杂性特点，面对在传统档案管理中存在的问题，必须要根据各城市的实际发展情况，加强数字化管理，从管理机制完善和人员培训入手，优化档案资料的收集和保存，充分利用档案信息的独特价值，提升档案管理水平，促进现代化城市健康发展。

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（作者单位：凌源市城乡建设发展服务中心）