医院数字档案室建设现状及优化路径探讨

肖伟玲

摘 要：随着社会经济水平的提升，医院运行进程逐渐加快，档案管理工作是医院管理中十分重要的一项环节，在医院运行期间占据着十分重要的位置。信息化时代来临，医院需要正确了解数字档案室建设的必然性和重要性，加大医院档案管理力度，进一步强化医院档案工作质量，提升档案信息资源的利用率，将整体价值发挥到最高，为医院后期建设发展提供优质且良好的服务，从根本上满足新时代发展需求，顺应发展形势。本文主要分析和探讨了医院建设数字档案室的基本现状，结合实际情况提出了优化路径。

关键词：医院数字档案室；建设现状；基本优势；优化路径

现阶段，建设数字档案室成为信息化时代背景下的一项重点内容，也属于医院信息化技术创新和改进的主要部分。采取何种方式有效利用信息化技术，规范性地实施档案信息资源数字化管理作业，促使档案工作朝着数字化趋势发展是面临的难点。基于此，应当强化数字档案室建设，优化档案归档模式，提升检索效率，进一步整合各项资源，从中获取完善的档案信息资源。

一、数字档案室的概念和特征

数字化表现采取计算机信息化处理技术集声、光以及电等多种信息于一体，将其转变为数字化信号，该项技术有着极高优势，具体表现为传播速度非常快、处理精准、直观性强。在建设数字档案室期间，一般是以电子档案为基本目标，利用电子计算机设备和现代化信息技术管理档案信息资源，转换和优化管理方式。其中，电子化档案是伴随着多媒体技术的发展而形成的新型档案形式，把传统的文件和电子档案制作为档案数字信息库，通过数字化形式全面储存管理，最终达到共享档案信息的目的。从以往传统档案工作实际开展情况可以看出，还存在一些弊端，难以体现出档案信息资源的各种优势。自从数字档案室形成以后，以往的各项弊端被有效解决，既能够减少物理空间的占用，减少人力，还可以改善档案原件的使用时间，确保档案整体安全性和完整程度。当利用档案的过程中，数字档案室和传统类型的档案室人工检查方式有着一定的区别，前者是通过数字化管理系统使目录与档案原件相符合，解决了以往空间和时间的约束，满足人们个性化需求，提升信息使用效率。

二、建设数字档案室的要点

目前，在建设数字档案室过程中，包含了诸多的要点，具体表现为以下几方面。

第一，采取扫描与加工的方式处理传统载体档案，实施数字化转换操作；第二，归档和储存各项电子文件，确保电子档案的完善性和真实性。通过构建档案目录数据库的形式改善档案目录数字库结构，或者，依照档案原貌储存成图像文件形式，制定目标索引。整体而言，档案数字化建设作业涉及数字化档案的收集整理、储存管理和查阅利用等。对此，可以应用档案一体化和计算机技术形式收集档案。

三、医院数字档案室建设的现状分析

1.领导档案管理理念滞后，思想过于传统

从档案管理作业开展期间可以看出，单位领导人员对档案工作的重视度越来越高，但因对档案行业发展了解并不全面，导致各项知识点掌握力度不足，思想理念依旧处于纸质档案儲存和应用层面，尚未认识到建设数字档案室的作用，加上短时间内开展档案工作难以获取良好的经济效益。因此，使领导人员对档案工作产生错误的思想认识，觉得开展档案室建设没有什么作用，也不会得到相应的回报。此外，在工作中因为过度担心数字档案室的安全性，束缚了数字化档案室建设正常实施的进程。

2.档案管理人员工作能力有待增强

档案管理人员工作能力和掌握的知识点与建设数字档案室及其开发应用有着密切的联系。在医院运行期间，大多数档案管理人员并不专业，一般是由各个科室的兼职人员组合而成，真正对档案进行管理的专业性人员少之又少。兼职人员没有接受到相关培训，队伍素质较低，稳定性不佳，掌握的专业性知识点不多，缺乏较强的服务理念，影响了档案工作效率的提升。另外，档案管理工作呈现出安稳状态，长此以往，档案管理人员的上进心缺失，思想滞后，放松了对自身的各项要求，不管是业务能力还是思想意识都不符合新时代的要求，导致数字档案室建设工作开展不到位。

3.数字档案面临着严峻的风险性，安全性低

首先，数字档案管理工作有着各种各样的风险，这些风险是从各方面形成的。比如，受到人为因素的影响，产生了信息被随意篡改的可能性，有关的储存设备受到破坏，档案内容不清晰，系统维护力度不足，软件没有及时更新和改进，导致数据缺失。其次，医院信息不完善，安全性低，电脑操作系统和医院档案管理系统面临着被攻击的风险，各项问题的出现造成了巨大损失，为后期埋下了一定的安全隐患，从根本上阻碍了顺利建设数字档案室。

4.数字化基础设备设施单一

当前阶段，要想推动档案数字化良好实施，离不开新型软硬件基础设备设施的有力支撑，其配备程度与工作质量和水平提升有关。大部分医院档案管理并不是独立的部门，在该项因素影响下，对其投入的资金较少，数字化设备设施单一，存在着几个部门共用现象。与此同时，档案数字化工作水平不高，档案管理系统和医院办公自动化系统尚未进一步衔接。对于大多数医院来讲，对办公自动化系统设计期间，没有将对接档案系统问题重点考虑，数据交换不符合标准要求，导致档案数字化管理受到了限制。并且，档案室一般是自成一体的形式，在后期，档案作业人员要想再次申请开发，将面临极大的难度，不利于更好地建设数字档案室。

5.医院档案管理体系不健全

通过研究分析，健全且完善的档案管理体系在医院档案管理信息化作业开展期间占据着重要的作用。可是，部分医院并未结合实际情况制定相应的管理体系以及管理方式，管理体系和管理方式的缺失导致工作人员职责以及信息难以详细记录，增加了档案管理的随意性，档案信息资源利用率降低，整体价值下降。另外，医院缺少相应的档案借阅体系，有的档案借阅后并没有及时归还，破损现象严重，找不到具体的责任人，导致档案没有被及时找回。

四、医院档案管理中实施数字化管理的必然性

在医院管理期间应用数字化技术既可以提升运行和管理质量，还可以保持信息管理行为的规范性，将医院管理信息、人员信息以及病人病例情况清楚地体现出来。同时，也能创新和改善档案储存模式，减少成本，增强医院整体的竞争力。

1.可以提升医院档案管理效率

在医院实施数字化档案管理有着极高作用，不管是人力还是物力都可以有效节省。档案数字化建设可以提供先进技术，为医务人员统计、储存、提取和检索档案提供良好帮助，减少人工误差，提高档案管理质量，缓解人员工作压力。

2.可以整合、共享医院档案信息

医学和其他类型的学科相比较来看，其提出的要求非常高，必须具备客观性和科学性。在医务人员工作期间，需要提前翻阅各项资料，掌握知识点，以免工作中发生误差。对此，资源整合在医学工作中的作用非常重要。实施医院档案数字化管理可以减少成本输出，整合资源，为医务人员搜索档案和资料信息提供诸多便利，拓展档案的应用领域，与医院各部门的档案信息需求相符合。因此，医院档案资源可以借助数字化技术开展高效管理。

3.与社会发展需求相符合

互聯网的发展加快了档案管理数字化的建设进程，使不同规模的数据库统计管理与各项领域提出的信息化建设要求相符合。对于医院档案管理工作来讲，应当摒弃以往单一的档案管理工作模式，引进新型的数字化档案管理方式，促使医院进一步发展。

4.有利于对医院档案原件全面储存

在医院档案管理工作实施期间，包含了各种各样的设备设施、图片档案以及医学病例，在整理和储存方面有着十分严格的要求。医院可以在加强档案数字化建设的基础上对其进行全面储存和管理，为保存文件提供便利，避免档案原件受损。同时，新型的档案管理系统也能为医务人员设置专门的账号密码，为查阅档案提供便利，避免了医院档案原件的丢失。

五、医院数字档案室建设优化路径

在医院管理工作开展期间，档案管理是非常重要的方面，有着综合性特征，在医院各项活动开展过程中产生了特别高的价值。通过分析医院档案室建设要求，避免各种问题是关键所在，只有分析和判断以及解决各项问题，制定完善的应对措施，才有利于构建规范性的数字化档案系统，达到医疗卫生事业稳定发展的目的。

1.加大档案宣传力度，制定健全的档案工作体系

（1）现阶段，在开展档案宣传教育工作期间，应当完善工作要点，将工作开展效果发挥到最大化，确保宣传内容的可读性，不断优化和创新档案理念，推广新兴技术。（2）进一步建设医院内部档案文化，构建良好的单位档案管理环境，遵循与时俱进的基本要求。（3）按照我国法律法规和相应标准要求，有效健全医院档案工作体系，增强医院档案工作开展的规范性。特别是建设数字档案室期间，必须以各项规范和标准以及工作实际情况为主，构建有关的单位数字档案室，为档案数字化建设工作体系给予相应的保障。

2.有效完善档案管理数字化建设的基础设备设施

现阶段，应当从档案工作实际开展情况入手，多和单位领导有效沟通和交流，使其正确了解做好档案管理工作的必然性，并能够认识到数字化档案建设具有持久性的特征，该项工作并不是一蹴而就的，必须逐一开展，投入充足的资金，利用相关的资金对基础设备设施进一步完善，最终实现数字化档案管理目标。针对办公自动化系统而言，应当大力对办公系统有效开发和研究，引进安全性能高、功能良好的档案管理软件，加深办公系统和档案管理软件的兼容程度，提升数据的利用率，确保数据的完善性。工作人员对档案进行管理过程中，明确智能管理工具的使用规范，保持信息化档案管理系统的智能化水平，加深和用户的情感交流。自动化系统具备自动筛选的功能，可以让系统按照用户输入的内容有效选择资源，为医生提供精准的信息数据，确保医生医疗决策的准确性。

3.对档案资源有效利用，为医院发展提供优质服务

建设数字档案室的主要目标是为医院具体工作开展提供优质且良好的服务，从根本上与各科室和工作人员的基本要求相符合，利用新型的数字档案管理系统开发和利用档案。此外，有充足经费的医院可以全面开展数字档案室建设，而缺少相应资源的，则应有针对性地开展，优先考虑利用率高的档案，在为单位职工借阅提供方便的基础上，提升档案室的工作质量，整合信息资源，确保档案信息资源互相连接。

4.提升档案人员工作水平和技能

（1）以医院工作具体情况为主，引进专业性强并且经验丰富的档案人员，为档案人员提供学习和培训的机会，提升人员的专业技能和水平，加深其对知识点的掌握。（2）创新和改善知识层面，强化档案工作人员的服务理念，使其与新时代发展要求相符合。而对于兼职的档案人员，应当设立奖惩机制，使其积极参与到培训环节中，经过培训合格以后才可以持证上岗。（3）强化从业人员的专业和服务理念，落实奖惩制度，从根本上激发档案管理人员的工作积极性。

5.构建规范性的医院信息系统，确保数字档案的完善性

现阶段，应主要确保数字档案自身的安全以及网络平台的安全。首先，针对数字档案来讲，可以采取多种方式获取完善的数据，如在不同储存设备设施进行备份、定期检查以及维护，确保数据的安全性。其次，选择合适的软硬件设备设施，保持系统稳定运行，配置专业的安全防护软件。最后，创建应急预案，在日常生活中做好预防工作，遵循基本的预防理念，明确工作人员操作权限，从而确保数字档案的安全性。

6.加强医院档案管理人员对数字化建设的认识

要想增强医院档案管理人员的数字化理念，关键在于创新和改进。在档案管理过程中，数字化产生的作用极高，只有优化和改善档案管理人员的理念，才可以使其把数字化作为档案管理的基本方式和技术手段，加快档案管理数字化建设发展脚步，进一步传播档案管理工作中的数字化技术，为应用该项技术奠定一定的基础。同时，还需加深各部门在档案管理数字化建设中的参与程度，使其将数字化档案管理作为一项重要工作，放到与教学和医疗同等的位置上。

六、结语

在医药卫生体系改革工作深入开展的背景下，医院服务模式有了明显的改变，医院档案管理数字化成为医院管理中不可缺少的方面。采取怎样的方式构建高效的数字化档案管理，组建合理的系统结构是建设数字化档案室的一项难点。发展过程中除了满足信息时代的基本要求之外，也必须综合考虑到档案室的信息基础和物质基础，结合医院实际情况开展各项工作，保持档案数字化管理建设工作的可行性。数字档案室建设有着长期性特征，医院需要积极开展档案数字化工作，有效解决档案数字化建设中的各项问题，推动数字档案室建设高效开展。

参考文献：

[1]肖革新.数据整合是实现医保大数据的必然路径[J].中国医疗保险，2022（06）：25.

[2]邓立东.大数据环境下档案数字化成果开放利用的管理难点和要点[J].中国管理信息化，2022（20）：165-166.

[3]秦 雯.大数据对医院档案管理的影响分析[J].中国管理信息化，2022（01）：105-107.

[4]夏循桃，胡鹏飞，刘军等.新医改形势下大数据对医院档案管理的影响[J].中国卫生标准管理，2022（8）：36-38.

[5]邓胜华.大数据时代对医院财务档案管理发展的影响[J].中国管理信息化，2022（20）：169-170.

[6]陈 东，汤 伟.大数据对医院档案管理发展的作用分析[J].中国卫生产业，2022：（16）：154-156.

[7]单婵娟，魏 民，熊林平.大数据背景下医院信息化建设[J].解放军医院管理杂志，2022（23）：106-107.

（作者单位：湛江中心人民医院）