关于推进城建档案智能化建设问题的探析

张焕萍

摘 要：伴随城市的发展，城建档案管理不仅能够有效提升城市的管理效率，还可以实现城市资源的整合、公开和共享。然而，城市建设档案信息化是一项复杂的工程，要求巨大的投入，资源开发和使用也不够完善，必须采取有效措施来改善这一状况。笔者认为，当前的重要任务是建立一套完善的公共服务需求体系，以适应当前发展环境。通过建立协调数据采集机制、加强信息化基础建设、完善管理制度设计、开发利用档案资源、保障网络化平台安全等措施，积极稳妥地推动城建档案智能化建设。

关键词：城建档案；智能化；资源共享；开发利用；安全管理

城市建设工程档案管理的发展趋向于智能化、信息化，青岛市于2019年12月进行试点资源共享，开始城市建设和投资，从地面设施到地下管线，从项目开工到竣工，从电子文件到文本资料等复杂信息查询和应用服务。城建档案是一座城市历史的真实记录，其具有内容丰富、专业性强、来源广泛、保存周期长、数量多和利用率高等特点。城建档案与城市规划建设密切相关，在城市建设和发展过程中具有举足轻重的作用。本文从实际出发，对我国城市建设信息系统建设问题进行了探讨。

一、青岛市城建档案智能化建设的基本情况

青岛市在过去几年中，利用市云计算中心的技术，如4G手机App、二维码和IoT，在“智慧城市”试点中取得了重大进展，建立了“智慧城市建设档案管理平台”，在2019年开始试点。“智能地下综合管道信息系统共享平台”和“智能城市建设档案数据中心”是这个平台的两个组成部分，它们通过互动、智能、动态采集、处理和存储信息，做到共建共享，给建设项目讨论、规划设计、工程建设、挖掘、拆迁、抢险救援、市政管理和人民公共服务等带来了快速、高效的查询、检索和利用信息服务。例如，本网络平台收集了160公里的地下管线数据，“家底”已摸清，成为全市地下管线管理的重要参考，它不仅可以帮助管理者更好地管理地下管线，还可以有效避免由于盲目管理而导致的线路损坏等问题，从而为工程安全奠定基础。

二、推进城建档案智能化建设的重要性

为了更准确地领导决策、项目论证、规划设计、工程建设、挖掘、拆迁、抢险救灾、市政管理和民生服务等，本平台提供了快捷高效的查询、检索和利用功能，尤其是针对地下管线的管理，我们搜集了全市160公里的管线数据，从而有效避免了由于盲目施工而造成的线路损伤，为社会发展提供了有力支撑，为工程安全奠定基础。由于时代的进步，电子化、智能和信息化建设已改变人们工作和生活的模式，它们不仅可以大大提高档案的工作效率，还可以更好地满足社会经济发展的需求。因此，加速城建档案的信息化建设就显得十分必要。

三、档案智能化建设中面临的主要问题

1.普查工作协调难度大

城市建设资料的收集是进行城市規划建设数字化监管的主要环节。城建工作牵扯众多管线企业和部门，全国层面没有比较细致的规范体系，缺乏专业合作机构，给档案数据尤其是地下管道数据的采集带来了困难。长期以来，我国城市管道档案存在着不完全、不衔接的情况，城市管道档案的入库率较低，存在着“重建设，轻档案”的情况。比如，某一区域的水管发生了改变，在完成了改道之后，并没有通知相关部门，也没有向计量部门通报最新的情况，导致统计工作难以获得客观数据。

2.档案信息资源利用程度低

目前，一些单位的档案资料利用程度较低，原因是资料的利用储存模式和查询方法都不完善，以及档案资料的保存持续性较差，使其阅读的便利程度大为下降。另外，由于一些传统的文件资料刚进行数字化转换，档案管理员出于对档案资料的完整性和安全性考虑，限制对档案资料的查询和借阅。同时，各部门的档案资源利用率偏低、查询功能不健全，也是影响档案资源利用效率的重要因素。

3.政策规定及标准体系少

档案信息化建设是对传统档案工作的一次重大改革，是一种崭新的技术，需要有相关的法律法规来保证。在电子文档的归档、档案管理、信息公开与上网安全、网站建设与管理、档案系统应用软件等方面，必须建立健全档案归档与使用机制。尽管有些地方性法规和规范性文件在进行积极的探索，但在实际运作中，却鲜有成功的案例，而且在实际运作中，缺少一套科学、规范的实施标准，导致档案资源开发过程中存在着难以预料的风险。

4.档案资源开发利用程度不高

档案作为城市公共信息数据的“集散地”，政府应全面发掘与运用城建档案数据信息，使之更有效地服务于城市的建设和经济活动。在推进数字化建设的同时，一些基层档案馆也在使用机读、电子检索等信息化手段，但由于缺乏相应的管理观念，其工作重点还停留在接收、立卷、存档和查阅等几个环节上，仅仅重视收集、整理和使用，在满足用户的需要上，没有想办法将“死”的档案转化为“活”的资料。

5.网络安全性不足

城市建设工程的信息化建设，使得档案管理工作进入了一个新的发展阶段，为广大群众提供了更多的方便。然而，很多档案都涉及国家安全利益、经济技术、社会秩序、个人隐私等信息。档案管理部门在加强档案资源的开发与使用时，还应注重档案的保密工作，妥善处理好档案资源与档案保密的矛盾。

6.标准规范难以执行到位

国家档案局、省公司等部门均对档案管理工作进行了规范和标准，但在执行过程中没有得到有效控制，人为因素很多，没有建立起一套完整的档案管理系统，也没有形成有效全程监控档案的管理体系。

7.档案整理工作烦琐低效

传统的档案整理工作，主要是将接收到的资料归类、整理、装订、归档、保管，档案管理方法相对单一、陈旧。而在归档过程中，需要耗费大量的人力、物力进行打印、审核、分类、裁剪等，是一项耗时、耗力、耗材的工作。

8.档案存放保管混乱，查找困难

按照档案管理工作的需要，每年都要编制一份档案和一份目录，利用目录号查找纸质档案更为便利。但在声像档案和实物档案的检索中，由于奖牌、证书等实物档案大小不一、形态各异、条件有限，造成实物档案随意堆放，灰尘层层，难以查找。

四、档案智能化建设的主要内容和解决方法

1.完善档案组织机构

为了贯彻“统一主导、统一监督管理、统一领导体制”的方针，应成立一个完善的档案保管组织，并建设数字化档案系统。构建一个档案管理网络，并配置专职档案人员，以确保档案信息化的组织、人才、制度和措施都得到充分落实。通过这些措施，构建一个有效的管理体制，为档案管理信息化工作提供有力的保障。

2.制定档案数字化推进计划，全过程细节管理

为了实现“存量、增量”的目标，我们制定了《企业数字化档案工程实施规划》，明晰了各方责任，强力推动传统载体文档数字化和电子文书的归档，并且确立了完善的文档数字化工作制度，以保证文档的安全性和有效性。首先，依据“三到位”的要求，将按照统一的标准，有序开展文档数字化加工工作，集中建设，保证安全与高效。其次，对档案资料进行登记、处理与挂接，以保证每月的工作进度。文档主管负责文档的整理和编号，并对其进行标引和记录，以及负责处理影像，并将其挂接起来，对扫描资源进行检查，并对成品资源进行内部验收。此外，还有负责对资料进行外观质检，并装订、收回和转移等工作，均由档案主管全程监督和指导。

3.开展档案管理工作培训

为了更好地完成档案管理工作，我们组织了多期多样的培训班，定期学习《档案法》和档案基本理论，并结合国家档案管理系统开展培训的机遇，为专业技术人员提供业务知识培训。同时，我们还深入探讨了档案信息化的相关流程和方法。

4.加强档案专业人员的专业技能和工作能力，以提高工作效率

为了进一步提高归档员工的水平，我们应该根据检查和考评的结果，动态调整档案工作。专职归档工作人员应该熟悉电脑的录入、保存、搜索和统计分析等功能，而且对归档的基础服务有深入了解。此外，采取实施教学、现场考核和实践演示等方式，有效提升归档从业人员的专业技能和工作能力。

5.抓好源头档案收集、移交

通过建立和实施“归口管理、业务部门立卷、档案室集中管理、全员参与”的多层次归档收集机制，以及建立归档工作职责和交接程序，提前介入，从档案材料来源出发，大力推进新的归档电子化，并将其列入月度重点工作考核内容，使归档整理管理工作更加有序和有效。同时，进行更加严格的管理考核。通过智能化管理，可以实时监测仓库环境，净化空气，并进行信息传输。

6.抓好细节管理，实现数据动态维护

利用先进的档案管理技术，档案工作人员在档案分类、归档和存档中利用档案的信息化等方面提供“一站式”服务。扩大档案资料的使用平台，并在档案资料的录入、修改和借阅等方面进行全面整合。同时，档案管理人员还可以对所获取的资料进行及时更新与修改，从而对所收集到的资料进行全面、动态的维护。

7.抓好全程监督，保证安全可靠

为了确保档案资料的保密性与安全性，必须在档案的数字化处理中采取相应的安全措施，以防止档案资料的泄露。为保证数据的长期存储，建立一个安全、可靠的存储平台。通过控制使用人的存取权限和使用范围，可以有效利用文件。对可提供使用服务的设备设施也进行了改进，包括USB、光驱等数据传输接口的保护和密封，以保证档案数据的安全性。

8.抓好规范应用，促进智能化档案建设

以计算机网络为基础，以软件为中心，以无线技术为载体，整合所有的档案管理设备设施，实现对档案的统一管理。该系统具有仓库恒温恒湿、电脑联网等功能，可以实现智能化管理、仓库环境监测、空气净化和信息传输等。同时，通过档案管理系统的有效应用，使得档案管理更加科学、规范和高效。

五、加强城建档案智能化建设的建议

1.建立档案资源收集联合工作机制

在城市建设信息管理系统中，由于缺乏各部门、各单位的协同配合，信息普查和收集工作难以顺利进行。针对目前各城市建设档案管理机构相对独立和等级较低的情况，提出了建立健全政府建设管理机构，把各楼宇、管道等权属单位整合起来，形成了日常性的联席会机制，共同开展综合设计编制、建设管理、竣工测绘等有关城市建设档案保管的工作，以提高资料信息收集的精度和质量。

2.加强档案信息化基础设施建设

政府应该积极探索网络系统建设和信息化工作流程，特别是加快互联网、云计算和大数据等应用，将已有的工程管理应用系统的应用范围结合起来，使社会使用者能够方便、快捷地获取信息资源，并进行科学管理和系统开发。

3.加快完善档案智能化管理制度

各级政府和建设管理部门要加强工作调研，尽快出台相关规划、法律和规章制度，在档案信息数据库建设、声像档案一体化管理、馆际间异地数据备份和灾难恢复机制等方面，建立完善的工作规范和责任机制，为推进城市建设档案智能化建设提供可靠的立法依据和指导标準，推动城市建设档案智能化建设向制度化、规范化和法治化方向发展。

4.大力发展和利用档案资源，提升其价值和效益

为了更好地服务地方经济和社会发展，城建档案工作应以此为基础，积极抓住信息化建设的机遇，将重点放在文献资料的收藏、提供和转化上，不断丰富档案信息资源，并将其转化为信息技术服务，以适应人们的需要。为了更有效地利用城市建设档案，还应该努力提高档案的利用效率，激发各界对其的使用热情，并充分发挥其社会效益。

5.进一步加强对电子化文档的信息安全保障

为了确保智能平台的安全性，应建立一套完善的登录管理体系，实时监控用户的登录行为，记录访问日志，并严格控制管理员的安全行为。

六、城建档案智能化建设的实践效果

1.档案管理体系更加完备

随着数字化技术的飞速发展，档案管理的组织架构和工作流程也得到了极大的改善，从整理档案到扫描、图像处理、存储、挂接、验收、备份和成果管理等，形成了一个完整的数字化过程，使档案管理更加高效、精准。从细致的作业安排到全面的生产管理，从精确的工艺控制到严格的品质检查，都在不断改进，都能实现全过程的管理，极大提升了城建档案数字化的工作效率和质量。

2.档案存储更加多样安全

在数字档案系统中，所有的文件资料都可以进行数字化存储，打破了以往以文件为主，文字、图像和声音等不同载体的信息很难融合在一起的弊端，做到将图像、文字和声音的一体化，还可以增强档案的数据记录和展示能力，并为今后“异地备份”的存储模式打下坚实的基础。同时，大大提高了文件的安全性。

3.档案利用更加便捷

数字化档案建成后，档案开放、检索和使用更加方便，为今后的档案利用提供了有利的条件。档案资料的快速流通、传送、多向和远程没有时空的限制，能最大限度地满足使用者的需要，档案资料的使用范围更广泛、更有效。

七、结语

城市建设档案管理是城市建设中不可缺少的一项重要内容。在信息化的背景下，城市建设档案管理也要充分运用现代信息技术，使城市建设档案管理朝着信息化、智能化和网络化发展。

参考文献：

[1]尚龙龙.关于推进城建档案智能化建设几个问题的探析[J].工业，2016（8）：18-18.

[2]张 颖.智能化城建档案数据库建设方法初探[J].城建档案，2017（6）：13-16.

[3]李小刚，邓又琦.智能化数字档案馆（室）建设模式探索——以中船重工第七二四研究所为例[J].机电兵船档案，2016（6）：11-13.

[4]尚龙龙.关于推进城建档案智能化建设几个问题的探析[J].工业c，2016（8）：00018-00018.

（作者单位：青岛市黄岛区建筑工程管理服务中心）