企业经济合同管理中存在的问题及对策

2023-04-05卢华四川城乡盛锦投资有限责任公司

环球市场 2023年12期

卢华四川城乡盛锦投资有限责任公司

在如今竞争愈发激烈的市场环境下，企业必须重视经济合同管理工作，加强模式建设，加强人员培养，严格把关经济合同的全生命周期管理，建立健全合同管理制度，不断优化具体方案。同时做一个守法用法的企业，学会用经济法来保护自己，也不能忽视的合同效力问题。只有构建一个妥善的机制，才能保证企业经济合同管理不出问题、少出问题。

一、企业经济合同管理的必要性

企业经济合同管理非常有必要，它代表着企业是否可以对经济合同进行精细化、深入化管理，减少粗放化管理可能产生的合同管理失误，也就减少后续可能引发的合同纠纷或经济损失等一系列问题，为企业提高经济效益。另外，加强合同管理，也代表企业塑造一种精益求精的企业文化，寻找传统合同管理中存在的问题并及时解决，致力于搞好包括合同管理在内的企业内部管理工作，各部门必须严格落实，必须相互配合，实实在在的解决企业内部可能存在的内部效能不足、权责不清等一系列问题，企业运转效率会随之提升，而企业“内能”的增加，势必有助于他们在激烈的市场竞争中越走越好。还有，企业加强经济合同管理，是守法、用法的体现，遵守国家相关法律、政策以及规定，对合同签订负责，不签法律不允许的合同，同时也利用合同法赋予的权利，保护企业的合法权益[1]。

二、合同管理常见问题

（一）经济合同管理体系不足

一些企业未能在企业内部构建完善的合同管理体系，没有重视合同管理工作，这种情况多发生在中小企业上，包括合同管理在内的企业管理事务都存在着盲目化、随意化问题。具体表现在企业对于合同管理的机构、人员、制度没有明确，或明确了但没有严格执行，比如缺少专项于负责合同管理的部门，比如合同管理部门和其他部门之间权责没有明确，比如企业合同管理的制度不完善，合同签订、合同审核等都不正规，没有受到具体指示和约束，就很有可能出现问题。

而分析原因，这一点表面现象是企业经济合同管理体系不完善，实际上反映出了企业管理层对合同管理实务的不够重视。

（二）合同签订把关不严

合同签订把关不严，一方面是对合同内容把关不严，一方面是对合同格式把关不严。首先来看合同内容把关不严，合同签订是合作企业双方博弈的过程，也就可能出现合同签订的问题，一些必要的合同文本不规范，该着重标注或解释的内容过于简单模糊，未能就双方具体内容做充分约定，等出现问题只能硬着头皮吃亏，比如招标合同中对工程细节的说明不清晰，后续中标单位选取质量低、价格便宜的材料。其次来看合同格式把关不严的问题，比如不注重合同主体资格的审查，一旦发生纠纷，甲方企业不承认签字人身份，乙方企业又找不到证据证明其身份，随之产生合同风险[2]。

而分析原因，合同签订把关不严，往往最大的问题在于缺少合同审核机制，没有审核，合同签约起来就随意很多。

（三）企业经济合同签订未能充分遵循合同法

企业经济合同签订未能充分遵循合同法，也可从三个方面来看。一方面是一些企业图省事，或认为是老关系，甚至为了偷税漏税、为了剥夺员工利益等，双方并未签订合同，而仅仅做了一份口头协议或粗略合同，那么合同将不会受到法律保护，没有法律效用，如出现纠纷问题，自然增加了合同风险。另一方面，企业经济合同签订中，企业忽视了合同的法律效应，开出法律不允许的、超纲的条款，这些条款不受法律保护的，存在合同纠纷隐患，这往往是因为企业对《中华人民共和国合同法》不熟悉、不认识。最后一方面，企业对合同法以及相关政策、制度的认识不深，不善于运用合同法赋予的权利。

（四）企业经济合同管理易损毁难查找

企业对合同管理不够细致，未能投入精力，而出现了企业经济合同管理损毁、难以查找等问题，进而给合同的履行带来歧义和不必要的损失。另外，一些企业对合同签订、变更或解除等事宜，较为随意，以为打个电话、发个短信就算是通知了，解决了，其实合同纠纷隐患很大。

（五）企业经济合同内容违规

我国法律规定所有违反法律的合同条例都是无效的。《合同法》第52 条规定，违反法律，行政法规的强制性规定签订的合同属于无效合同，无效合同的签署，法律无法保障合同多方的权益，不受法律保护。目前不少建筑企业所签订的合同，有些是以形式掩盖非法目的，其实质性也同样是无效的。

（六）合同履行阶段中的问题

一般来说在合同履行阶段中的问题主要存在多个方面，本段讲重点分析三个问题。第一应当变更合同的没有变更。为了各方利益和权益，在进行合同内容和合同主体变更时，需要保障合同可以更好地履行和实现目的，但一些企业在进行合同变更过程中不够及时，变更情形不够明确。第二需要进行签证确认的未及时确认。履约过程中的签证是非常常见的行为，但一些企业对签证不够重视，遇到纠纷问题是，会因为没有签证无法举证而败诉。第三行使的权利没有行使，在我国《合同法》中，对当事人赋予一定的抗辩权，如果合作方没及时按照合同支费用，企业具有抗辩权停止工作。但实际上很少有企业实施这项权利，怕单方面停止工作需要承担违约责任，导致问题越来越难解决。

三、强化合同管理的对策分析

（一）提升重视程度，加强顶层设计，完善合同管理体系

在越发激烈的竞争下，市场对企业合同管理提出更高要求，企业必须加强合同管理，让合同管理不出问题、少出问题，才能为企业带来经济效益。而传统企业合同管理中存在的问题也逐渐暴露出来，企业应提升合同管理改革重视程度，加强顶层设计，明确方向，制定目标，组织计划，随之有效实施。首先必须制定详细的目标和计划，建立问题纠错机制，针对当下合同管理中存在的问题及时发掘、及时解决。

加强顶层设计，完善合同管理体系，进而让合同管理有的放矢进行。分析其主要有三大点，第一点是企业合同管理的机构，应组织健全的机构，采取企业合同管理部门统一归口管理和各业务部门、各单位分口管理的模式。尤其是大型集团型企业，应组织由上而下、主次分明的合同管理机构，总公司建立独立的、具有权威的合同管理部门，分公司也应有独立性的合同管理小组，作为企业的一级配置。第二点是企业人员建设，企业负责合同管理的职员资源的重要性不言而喻，他们主要负责并从事企业合同起草、审核、会签、存管等一些工作的直接人员，企业应选聘优秀的合同管理人员，或重视对相关人员的培养和督促，提升相关人员的专业能力。第三点是企业合同管理的制度，所谓“无规矩不成方圆”，只有妥善的制度才能促使企业合同管理更加顺利、更加有效地展开，而具体制度则应根据企业的实际情况而言，比如制度规定签订购货合同以现款为主，不准赊销，比如规定不同数额的合同，原则上必须有对应的授权人、总经理或董事长等签字审批方能通过[3]。

（二）严格把关经济合同内容

结合上文来看，同样从两个方面展开说明，一方面是严格把关经济合同的签订内容，另一方面是严格把关经济合同的签订形式。首先是要严格把关经济合同的签订内容，企业自身应做好监督管理，对合同审核工作应持有严肃合理的态度对待，做好审查，杜绝内部一切弄虚作假、钱权教育的问题发生。签订合同内容应考虑综合因素，比如合作企业资信调查、市场因素、自身偿债能力等，分析最合适的合同方案，预防合同不合理条款和不合理索赔。也要合理编制合同，对相关合同文件一定要详细处理，对合作条款应具有一定深度的陈述，严格避免模糊、混乱的合同条款，重点是对合同的数量、质量标准要求、履行期限、履行地点、履行方式、履行费用等项目。比如对合同的履行期限有明确规定，不得模糊，比如对建材质量严格规定等等。

其次是必须严格把关经济合同的签订形式，签字时最好是页签，即每页签字，或在盖章时加盖骑缝，签字用深色、易于辨认的颜色，合同签字盖章的人应明确其身份，应是当事人，或合作企业的法定代表人、负责人，或经授权的部门机构的负责人、代理人。

而要想实现这些，当然需要惬意在制定经济合同的时候注意经济合同的合法性、可行性和风险性，同时加强对合同的审查，要将合同签订阶段的洽谈权、审查权、会签权、批准权四权分力，落实到企业领导层或代表人员身上，合同签订阶段需要完整走完洽谈、拟定、修改、批准、审查等数个流程，最后审核批准后方能正式签订，在企业内部组织互相评级、互相监督的措施，避免以权谋私现象发生[4]。

（三）积极学习合同法做“重合同、守信用”的企业

企业需要积极学法，遵循《中华人民共和国合同法》以及相关政策、制度的规定，做“重合同、守信用”的契合。结合上文提到的几点问题来看，首先一定要树立签合同的意识，签订合同是为了保证自身的利益，让法律更好地保护自己，有的时候仅仅做了一份口头协议或粗略合同，以为做了“君子协定”，而实际出现合同纠纷的时候，可没有人愿意当君子。其次要学会用法律保护自己，善于运用合同法赋予的权利。最后要加强合同法等相关法律、政策的学习，要重视合同的合法性，如开出法律不允许的、超纲的条款，这也是不受法律保护的。

企业强化法律意识，重视合同签订的合法性，就是在促使企业构建一个合规的运行机制，进一步保证企业的合法权益，促使企业稳健而高效运营，避免违法违规风险，避免企业领导层出现决策失误。同时也是在让国内经商大环境更好，解决垄断问题，构建公平公正的市场，减少贪污受贿等一系列问题，这无疑对中小型企业是一大利好[5]。

（四）加强信息技术应用实现经济合同动态化管理

在信息时代中，充分利用信息技术，可实现对企业经济合同的动态化管理，也可实现对企业经济合同的有效化管理，传统OA、ERP 等内控系统中也独立出来了合同管理系统，开发具体功能。它具有诸多功能，包括：1.模板：合同条款需要注意的细节非常多样，合同签订的过程就是双方博弈的过程，一不留神就可能产生合同隐患，而借助信息化合同管理系统，可提供标准化模板，嵌入法律管理，能够让合同签订标准化、清晰化，减少一定合同纠纷问题。2.联动：将合同上传到计算机上，可以对合同做任意的整理，对存在的合同进行排序、分类和审查的工作，会变得非常方便，极大地提高了工作效率。企业内部进行内部审核、律师审核、领导审批等工作会非常方便，而合作企业之间协同编辑、细节议论等也会有更好的生态。3.签字：同理，也可实现合同签字的在线化和智能化，对拟定的合同进行记录，实行留痕操作，能够获取有效的信息，从而为之后的合同管理理论依据。4.管理：对于纸质合同资料来说，往往需要进行物理防护和修缮，对于一些重要的合同资料则需要进行妥善备份，这些都是比较麻烦、复杂的工作，耗费一定人力成本。而推动信息化合同管理模式，不再需要时刻对合同进行防护和修缮工作，合同的备份也非常简单，只需要一键按下备份按钮，信息系统便可一键备份，并且将合同备份文件存储在更加安全的区域中，以防万一。5.法律：在企业合同起草、审核、签署、履行和管理的全生命周期中，法律的意志都会嵌入其中，比如法律模拟鉴定、电子证据、法律顾问等，有利于促进企业合同管理的实效性[6]。