建筑企业经济合同管理体系构建研究

郑明昱

（福建建工集团有限责任公司，福州 350001）

0 引言

企业是以盈利为目的，而且具有法人资格的社会经济组织，经济合同是企业与外部发生经济业务往来的重要依据。经济合同管理体系即对经济合同订立、履行、变更、解除、转让、终止、审查、监督和控制的系列管理活动［1］。随着建筑企业项目建设的持续开展，经济合同作为建筑工程结算支付和解决纠纷的重要依据，其重要性不言而喻。建筑企业要加强经济合同管控，实现经济合同全过程、全方位管控，以合同订立、履行、变更、解除、转让、终止等环节为主线，深入研究建筑企业经济合同特点，以经济合同组织管理、流程管理、权限管理为抓手，规范建筑企业经济合同管理体系，构建长效的建筑企业合同管理长效机制，为建筑企业健康稳定发展奠定坚实基础。

1 建筑企业经济合同管理特点

建筑企业经济合同是承包合同、劳务合同、采购合同等涉及经济事项的合同的统称。建筑工程项目具有周期长、内容繁杂、工程变更多以及专业性强等特点，且工程中标谈判、条款约定、文本审核、签订生效、合同履行、工程变更修改、结算终止及合同终止等周期漫长，导致建筑企业经济合同管理烦琐、复杂。建筑企业经济合同管理特点如下。

1.1 管理周期长

建筑工程项目周期长，一般长达1 年以上，建筑工程开发后可能涉及维修、维保等内容，且工程建设期间涉及的经济合同内容较为烦琐，如因工程变更引起经济纠纷后的协商处理等。因此，在工程建设期间，建筑企业需以经济合同为依据，持续加强经济合同跟踪和管理。

1.2 管理过程烦琐

建筑工程项目专业性强、多专业交叉，工程合同相互关联且繁杂，合同权利与义务交错［2］。除合同约束外，建筑工程项目还受工程质量、地质、机电等技术规范影响，这就要求建筑企业遵循技术规范要求和合同法相关要求进行经济合同全过程管理。

1.3 动态管理要求高

建筑工程经济合同持续周期长、时间跨度大，容易受到内外部因素干扰，如受国家政策、工程变更、合同纠纷等因素影响，要求建筑工程单位与业主协商调整合同内容。在此情况下，建筑工程单位对经济合同进行动态跟踪、变更管理显得尤为关键。

1.4 合同风险高

建筑企业经济合同是企业经济活动的记录和确认载体，经济合同管理对企业税收筹划具有重要影响，若建筑企业经济合同管理不当、合同中发票种类和形式约定不明确、合同条款金额约定是否含税不明确、经济合同中的条款约定不明确，都可能引发合同争议，导致合同无法顺利执行，甚至造成严重的经济损失。同时，建筑工程建设周期长，在建设期间可能会面临材料价格上涨、市场波动等风险，影响经济合同正常履行并造成合同纠纷，由此引发合同风险。

2 经济合同管理体系构建原则

经济合同管理贯穿建筑工程项目建设全过程，融合建筑企业外部业务和内部管理，为确保经济合同管理体系建设规范化、长效化开展，建筑企业应遵循一定的构建原则，即合法性原则、安全性原则、系统性原则、针对性原则等。①合法性原则，即建筑企业经济合同应遵循《中华人民共和国民法典》及相关政策法规要求，确保经济合同文本规范与技术规范、法律法规要求相衔接［3］，确保经济合同拟定、履行、纠纷处理均符合相关法律法规要求；②安全性原则，经济合同管理关系到建筑企业的合法权益，要填补经济合同漏洞，避免建筑企业因建筑经济合同内容不规范而遭受损失；③系统性原则，经济合同管理体系建设应全方位涉及合同管理，全方位融入建筑企业项目管理，使经济合同管理与企业内控体系建设相协调、规范，防止经济合同管理体系建设与内控体系建设相冲突；④针对性原则，建筑企业在进行经济合同管理体系建设时，应结合自身业务特点，从经济合同管理中的薄弱环节着手，提高经济合同管理体系建设的系统性、全局性。

3 经济合同管理体系构建措施

结合建筑工程特点，建筑企业的经济合同管理应围绕建筑工程项目主营业务，以实现建筑工程项目经营目标、保护资产安全和经济利益为目标，构建全方位、全过程、多层次的经济合同管理体系，保障建筑企业的经济利益。建筑企业要结合经济合同特点和合同管理体系构建原则，从组织管理、流程管理、权限管理、变更管理等方面研究构建经济合同管理体系的措施。

3.1 经济合同组织管理

组织管理是经济合同管理体系的基础，合理设置经济合同组织管理体系，能够保障经济合同管理体系各项措施、机制的长效运行。结合建筑企业特点，经济合同组织管理包括以下内容。①设置两级管理机构。在建筑企业层面设置独立的经济合同管理部门，负责在总体上把控建筑企业主营业务、重大事项决策等工作，部门配备专职、兼职合同管理人员及档案管理人员等，具体负责经济合同拟定、文本审核、合同履行以及合同修订等工作，负责协调相关部门处理经济合同业务。工程项目设置兼职经济合同管理岗位，实现经济合同管理条块化。针对建筑工程项目中出现的经济合同执行、变更等问题，项目部设置兼职经济合同管理岗位，根据经济合同内容为工程施工、工程变更和纠纷处理提供依据。通过设置两级经济合同管理机制，工程项目兼职经济合同管理岗位与建筑企业经济合同管理部门沟通、反馈、协调，确保建筑工程项目和企业各项工作无缝衔接。②明确经济合同归口管理部门和合同承包部门的职责。建筑企业经济合同归口管理部门设置在法务管理部门，由办公室归口负责经济合同管理制度的拟定、规范发布；负责根据合同管理要求，参与、组织合同的起草、谈判、签订以及履行等工作；根据审定后的合同文本进行用印管理、监督、检查和考核，并负责指导、协调、处理经济合同纠纷案件，参与建筑工程合同纠纷争议，切实发挥经济合同保障建筑工程企业合理利益的突出作用。合同承包部门为业务部门，即建筑工程经济合同的发起和经办部门，承包部门负责按规范流程审批经济合同并提供相应的依据，按规范文本拟定经济合同并在法务、财务、技术、质量等部门会签后完成合同签订流程；负责建筑工程履行、跟踪、纠纷处理以及竣工结算等工作。

3.2 经济合同流程管理

随着建筑企业现代化管理制度的建立和完善，规范化的管理制度是保障经济合同管理体系长效化、规范化运行的重要支撑。建筑企业应从3 个方面入手，做好经济合同流程管理。①树立流程思维。根据现代企业管理制度，经济合同流程管理应以经济合同为介质，基于业务流程节点树立流程思维，变职责导向为流程导向，在合同准备、合同拟定、合同审核、合同签订、合同备案、合同履行、合同检查和合同考核等阶段，要以业务流程工作来细化岗位职责，实现各工作环节的有效衔接，转变工作岗位与经济合同流程割裂的局面。②强化流程的执行。工程流程执行主要是对建筑企业内部流程进行规范化管理与控制。比如，在经济合同审批流程中，若子流程未执行完毕，经济合同执行不得进入下一环节。同时，结合建筑工程项目进度控制要求，经济合同各子流程应明确工作期限，并由责任部门控制合同期限，子流程执行限制在5 个工作日内，特殊情况下应根据实际问题协调和考核检查。此外，承包合同应根据合同期限和流程环节明确各环节处理期限；分包合同和劳务分包应限定分包单位和劳务单位的合同审核、修订、反馈时间。③严格审批经济合同变更。存在经济合同变更需求时，由经济合同承办部门与合同当事人签订书面协议，并按合同变更流程审批，经审核通过后作为原经济合同的补充文件。若经协商未达成一致意见，可根据经济合同约定条款协商处理解决，若经协商处理不成功，可通过法律途径解决。

3.3 经济合同权限管理

经济合同权限管理主要指合同授权委托、合同审核、合同审批权限控制。①在授权委托权限管理时，针对建筑工程投标项目多、在建工程项目多、工程项目周期跨度大等特点，建筑企业可根据工程项目建设情况，按年度、项目授权分管领导、业务部门负责人、项目经理等签订经济合同、处理特定事务等，授权文件内容包括授权委托书编号、授权人基本信息、授权人权利义务、授权期限、企业总经理签字和企业印章、签发日期等内容。②在合同审核权限管理时，承办部门负责合同审核前期准备工作，在确保相关信息准确、真实后，发起合同审批流程并做好流程审批跟踪，及时了解、解答审核部门的意见、建议，并根据审核意见修订合同文本；法务部门负责对合同文本进行法律风险审核，重点审核合同条款是否具有法律风险；财务部门负责税费测算，结合经济合同的税种、税负制订纳税方案［4］，规避可能出现的财税风险和经济损失风险；采购部门负责结合建筑材料市场价格波动情况，审核建筑材料价格波动幅度、范围或甲供材料等，规避因建筑材料价格大幅度波动而造成的合同总额变化风险。在合同修订后，承办部门应重新会签合同变更部分，确保经济合同审核完整、准确，切实防控合同风险。③在合同审批时，由于建筑工程项目具有金额大、工程变更多的特点，建筑企业应在经济合同管理体系设置合同审批限额权限，对于5 万元及5 万元以上的经济合同签订、变更等事项，必须经建筑企业承办部门分管领导审批，且经流转审批后才能生效。变更金额在5 万元以下的合同可由企业授权分级审批，并根据合同管理流程进行会签、备案。

3.4 经济合同变更管理

在建筑工程经济合同执行过程中，工期变更现象较为普遍，如设计变更、施工条件变更、新增工程、施工工期变更等。若工程变更发生在施工阶段，可能会导致已完工部分拆除返工，产生新增费用。为防止建筑工程项目造价超预算、合理控制工程建设成本，建筑企业应加强经济合同变更的管理，严格规范工程变更签证手续，强化工程变更审核和费用确认。①加强现场签证管理。若发生工程变更，变更申请单位应详细填写变更原因、图纸变更工程量、变更造价等信息，并会签监理、设计、项目经理等，在变更手续完备后方可实施变更。工程变更申请应纳入经济合同管理范畴，并归档管理。②在确认工程变更费用时，针对工程量清单合同，应由建筑企业财务人员按经济合同中的工程量清单核算变更工程量；针对总价经济合同，应由财务人员对工程变更中的取费、定额等项目进行审核，防止出现高套、错套现象，确保工程变更费用核算准确无误，与经济合同相关要求相同［5］。

4 经济合同管理检查考核机制

为规范建筑工程经济合同管理，督促经济合同管理责任部履行管理责任，建筑企业应建立健全经济合同检查考核机制，确保经济合同管理的有效性。

经济合同管理检查考核即通过对经济合同管理进行核实、调查、评价，实现建筑企业经济合同管理的规范化。①经济合同考核方式采用日常检查和定期检查考核相结合的方式，日常检查由办公室、法务、审计、监察、业务部门联合检查或单独进行经济合同检查。②检查考核标准，经济合同考核评价标准包括经济合同管理审核、审批、备案、授权审批以及合同履行、合同文本规范、合同归档、合同争议处理等情况，结合经济合同检查中出现的问题制定整改措施，并督促责任部门限期整改。结合日常检查和定期检查中发现的问题，建筑企业应制定详细的经济合同考核评价标准，作为经济合同管理检查考核依据。③检查考核结果应用，经济合同作为建筑工程项目竣工结算审核和争议的重要依据，在建筑工程项目管理中发挥着重要作用，加强建筑企业经济合同管理，除规范经济合同管理制度和流程外，还应以检查考核为手段，督促责任部门明确经济合同管理责任，并将考核结果运用到岗位考核中，对因工作过失使企业造成重大损失的部门、个人，依据企业管理制度和法律法规追究其相关责任。

5 结语

新时期背景下，经济合同作为建筑企业进行各项经济活动的重要依据，是建筑企业处理项目经济纠纷、进行竣工结算的基础性文件，其管理好坏直接关系到建筑企业的经济效益。加强经济合同管理体系建设，是建筑企业内控体系建设的重要组成部分。建筑企业应从组织管理、流程管理、权限管理以及合同变更管理等方面入手，建立健全管理体系和检查考核机制，实现经济合同管理细化、责任明确化、检查考核长效化，形成完善的经济合同管理体系。