大数据时代企业物资采购管理与风险控制措施

李大为 开滦（集团）有限责任公司物资分公司

现代化发展环境下，很多行业及领域都提高了对大数据采购模式的重视，在物资采购管理环节运用大数据技术，能够实现对采购风险的识别、评估以及防控，配合做好风险的转移工作，为企业的稳定发展提供基础保障。因此，企业应该增强成本控制及采购决策环节的大数据技术应用意识，构建健全的物资采购管理及风险控制体系。

一、企业物资采购管理中的常见风险

企业开展物资采购管理工作的过程中，涉及的风险较多，在采购计划及采购流程等层面有明显体现。部分企业缺少科学的采购计划，或者采购人员没有严格按照制定的采购计划落实自身工作，导致无法实现采购目标。一些企业的采购申请流程在未顺利通过审批的情况下即投入使用，很难保证采购管理质量，且影响物资配置水平。企业缺少对市场的全方位调研，在不了解市场环境变化的情况下，很难了解供应商的资质，容易受到供应商哄抬物价等情况的干扰，同时，部分采购人员缺乏职业道德提升意识，在物资采购中频繁出现徇私舞弊等违规行为，容易给企业带来巨大经济损失，一定程度上增加了物资采购管理风险的发生概率。除此之外，部分企业缺乏物资采购数量控制意识，导致出现采购不足或者货物积压的情况，一旦出现采购不足的情况，会阻碍实际的生产经营；而面对货物积压问题，容易引发资源浪费，给企业的经营管理及经济建设带来不良影响。以上风险均会给企业带来威胁，需要做好防范工作。

二、大数据时代企业物资采购管理要点

（一）基于大数据奠定企业物资采购管理基础

1.加强物资分析阶段大数据的应用

物资分析阶段是物资采购管理的重要环节，在物资采购管理中发挥着重要作用，是后续物资采购工作的基础保障。将大数据技术应用于物资分析阶段，能够明确企业采购物资的主要类型及数量，传统的物资采购模式为各部门向采购管理人员提交物资需求，采购人员会依据相应的需求编制采购清单，再由上级领导部门进行逐层审核，不仅体现出很强的繁琐性，还需要投入大量的时间和精力，且由于清单传递环节较多，容易受到环境及人为等因素影响，出现错误信息，对后续的采购产生不良影响。而运用大数据技术，能够很好地规避以上问题，还能简化采购清单审批流程，只需在采购管理信息平台上进行审核即可，不仅可以保证采购数据的准确性，还能减少各环节的人力资源投入。

2.加强招标阶段大数据的应用

在企业的物资采购招标阶段运用大数据技术，能够实现对多种物资采购项目的整理与分析，在完成相关工作之后，可以开展采购工作，因为部分供应商的资质无法满足企业采购需求，所以应该重视对供应商的选择，而为了保证供应商的质量与实力，需要配合开展招标工作，通过招标操作可以筛选能够满足企业采购需求的供应商。通过大数据技术与招标工作的有机结合，能够强化对各类供应商相关数据信息的分析和处理，还可以在此基础上提高各招标环节的信息传递效率，明确招标工作中的注意事项，强化各项操作的透明性、规范性，让招标工作变得更加可信、可靠，进而为企业采购质量提供保证。

（二）基于大数据构建企业物资采购管理体系

1.构建全流程的物资采购数据库

对于企业物资采购管理体系的构建来说，全流程的采购数据库是重要构成部分，能够实现对各类数据信息的采集、分析、优化及储存，占据十分关键的地位。为此，企业应该增强大数据应用意识，明确数据为管理服务的理念，加大互联网、物联网应用力度，强化对多元化产品信息的整合及利用，逐步实现采购管理全要素的数据化建设，让管理决策拥有可靠依据。开展数据采集工作时，需要重视操作数据人信息，包含流程执行用时、具体操作人、操作修改时间、等待审核用时等，还应该囊括变更记录、报价记录以及撤销记录等重要信息。同时，给予执行数据更多关注，主要涉及采购物品的供应商、价格、规格、数量等，此外，加强对各类关系数据的分析，统计与梳理操作人相关数据和不同业务环节的数据信息，进而强化对不同数据关系的真实反映，突显采购数据库的完善性。

2.合理控制物资采购计划管理

运用大数据进行企业物资采购管理时，除了需要构建全流程的采购数据库，还应该增强采购计划管理意识，在数据系统中输入不同的生产要素数据，主要包括生产能力及生产线等，物资采购管理系统将以上信息作为基础依据，针对企业的标准产能进行计算，之后在系统中输入产品的生产数量，为系统的后续运行提供历史采购计划及具体执行情况等相关数据信息，在自动分类汇总的功能作用下，能够实现对历史采购数量、计划实行进度以及采购时间等信息的提取，将以上数据信息作为基础依据，配合利用专业的计算方法，选择优质的客户进行合作，有助于强化企业物资采购的针对性、可靠性。此外，相关工作人员需要重视基础数据的收集，保证此类数据信息的准确性，帮助企业实现物资采购管理中的采购计划目标。

3.加大供应商的管理控制力度

对于物资采购来说，供应商管理是不可或缺的重要环节，同时在供应商管理阶段，管理风险的发生概率较高，需要做好相应的防范工作。因为供应商资质直接影响企业的供应链保障及安全运行，所以，应该加强供应商选择环节对大数据分析方法的利用，明确各类影响经营管理的要素，配合采用数据协同分析的方法，可以强化供应客户的匹配性。利用大数据分析法还能实现对供应客户产品报价、产品结构、失信档案、基础资料等多元化信息的识别，为供应商的分类提供合理依据，通过编制不同的供应方案，能够帮助企业达到筛选优质供应商的目的，确保客户能够成为企业的优质资源，还能在此基础上提高合作效率，强化对各方利益的有效保护。

4.构建采购质量管理控制模式

针对企业的生产经营来说，物资采购质量及与生产链条的契合性是重要影响因素，与企业的生产平衡及资源配置存在密切联系，一旦以上环节出现问题，容易造成严重的经济损失。利用大数据针对企业物资供应商开展信用评定工作，同时，综合评价重复采购数量、支付进度等重要信息，可以强化企业对供应商判断的直观性、可靠性，帮助企业及时获取供应商的失信数据及履约数据，通过掌控供应商的信息，能够达到从根源控制采购质量的目的，为采购质量管理奠定良好的基础。

5.选择采购成本管理控制方法

传统的采购模式容易受到利益及采购人员主观性的影响，部分采购人员会为了获得更多个人利益，选择虚报物资采购成本，企业采用传统的采购管理方式，无法实现对采购成本的有效管控。而运用大数据技术，能够实现对供应商报价的直接判断，系统会针对价格波动明显或者成本缺乏可控性的物资发出预警信号，为企业的风险防控提供可靠基础。同时，利用大数据技术能够强化物资采购价格信息整合分析的实效性，帮助采购管理人员明确物资价格的可靠波动范围，进而以此为依据编制科学完善、合理可控的成本控制方案。此外，大数据能够为上游及下游企业提供多元化的供应链电子服务，强化不同物资供应环节的有效衔接，有利于提高物资采购管理效率，在保证物资质量的基础上强化成本控制。

三、大数据时代构建企业物资采购安全体系强化风险控制的路径

（一）增强顶层牵引意识，构建物资采购管理新模式

为了达到可持续生产的目的，同时降低物资采购管理风险的发生概率，需要增强顶层策划意识，将供应链战略布局、元器件储备、换型以及供应商穿透管理等作为主线，有序落实产品器材的管理工作。进行顶层谋划的过程中，应合理设定供应链管理目标、合理判断管理风险，制定切实可行的物资采购管理计划，建立科学完善的考核奖惩机制，设定行政指挥目标，构建高效的资源调配模式，编制更加可靠的技术行政指挥技术方案，拓展产品规划的实现路径。此外，增强信息化建设意识，加大物资选用管理系统的管控力度，针对不同的新型器材进行多维度管理，调整及优化管理流程，逐步实现顶层牵引，强化相关数据信息的可查询、可追溯性，不断提高不同环节的工作效率，进一步突显物资采购管理的可操作性。

（二）加强产品统型管理，缓解企业的生产压力

为了强化企业物资采购管理的实效性，应该增强统型管理意识，强化新型器材选择与行业主流发展要求的契合性。因此，针对新研产品落实器材管理工作的过程中，应该合理设计“先统型、再选型”的管理思路，转变传统的离散型设计方式，变为统一化、集约化管理模式，强化各项技术需求指标的可行性。配合做好行业企业需求与技术的牵引，以器材生命周期分析为依托，规范新研产品的选型。开展统型工作的过程中，应该加强对系统需求统型的分析，立足于源头的角度，加大共性通用模块的系统设计力度。除了需要进行系统需求统型，还应该做好专业需求统型工作，配合落实专业梳理工作，制定切实可行的需求统型模块需求策划，构建高效的统型清单梳理模式，有利于缓解企业的生产压力，通过以点带面实现国产化目标，能够达到降低物资采购管理风险的目的。

（三）加强产品选型管理，降低上下游企业合作风险

对于企业产品的选型来说，需要以统型为依托，具体指在供应商中进行调研和对比，为进一步提升选型工作水平，企业应该针对物资采购管理的流程制度进行明确，设定经济性、必要性、合理性选型指标，强化相关流程设计的标准化以及组织建设的规范性。企业通过开展统型工作，能够突显自身采购规模优势，且可以提高产品的研发竞争力，确保实现传统粗放型供应链管理向精细化管理模式的转变。企业应基于供应商布局策略以及分级思路，针对各专业领域编制相应的供应链布局方案，不仅可以让需求调研拥有坚实基础，还能强化产品选型及其管理的针对性。在供应商考核评价体系中引入供应商合同履约率、产品返修率以及按时交货率等数据信息，配合落实相关的考核工作，可以将考核结果作为供应链布局方案的优化依据，并加强在供应商参与新器材选型调研层面的运用，有助于激发供应商参与考核的积极性，强化供应商对考核结果的正确认识，进而形成双方合作的良性循环体系。

（四）加强供应商穿透管理，降低全链条安全风险

为了保证企业物资采购管理的可靠性，应该提高对不同供应商保障能力的重视，避免供应商成为供应链安全管理的短板。企业应该通过落实供应商穿透管理工作，强化供应链安全风险的可控性，工作内容主要包含产品保障工作及供应商配套产品设计选型的穿透管理。开展穿透管理工作的作用是了解供应商的产品使用情况，针对供应商的采购储备、国产化换型以及国产化方案开发给予适当的指导与牵引，进而强化研发中产品、生产中产品供货的安全性。此外，企业应该组建专业的专项团队进行统筹规划，明确下一级供应商的穿透管理方案，合理选择相关的管理手段，合理划分各部门及岗位的职能权责，有助于保证全链条供应安全，强化对物资采购管理风险的强力防控。

（五）依托于信息化系统，减少物资质量管理风险

为了强化物资采购管理的透明性、高效性，应该加强对信息化系统的有效构建及利用，建立科学完善的管理制度，认真梳理物资采购管理流程模型，始终坚持协同化发展原则，在软件系统中实现对管理流转途径与逻辑的固化，通过信息化建设约束物资采购管理。企业应该严格按照流程制度要求落实管理工作，总结分析以往的管理经验，构建统一的数据管理框架。首先，立足于客户基本需求的角度，明确物资采购管理方法，减少设计师资源的投入；其次，加强与内部及外部合规性要求的融合，合理简化管理流程，针对重要的审核环节进行保留，以免因管理流程不规范引发审计风险；最后，立足于产品全生命周期的角度进行分析，加大外购产品的保障力度，在供应商考核指标中引入质量稳定性指标，逐步形成健全的产品选型体系，有助于实现提质增效的物资采购管理目标。

四、结语

大数据时代发展背景下，企业通过利用大数据技术，能够调整及优化物资采购计划及方案，同时还能实现对优质供应商及客户的甄别，为成本管理控制提供技术支撑，不断提高经营管理效率。因此，企业需要增强大数据技术分析意识，明确物资采购管理中大数据技术的应用要点及注意事项，在此基础上，运用大数据分析方法，强化对物资采购风险的有效防控，减少采购风险给企业带来的经济损失，逐步实现企业利益最大化的发展目标。