新时期自然资源部门档案管理信息化建设分析

林诗艺

［摘 要］自然资源是国家发展的重要基础和战略资源，对于实现可持续发展和保护生态环境具有重要意义。随着信息技术的飞速发展，信息化已成为推动各行各业进步的重要动力。档案作为记录和保存信息的重要载体，在自然资源管理中发挥着不可替代的作用。文章基于新时期背景，对自然资源部门的档案管理信息化建设进行分析，首先指出传统档案管理所面临的问题，其次重点探讨档案管理信息化建设的重要性，最后提出自然资源部门档案管理信息化建设路径，期望能为自然资源部门的决策者和档案管理人员提供参考。

［关键词］自然资源部门；档案管理；信息化建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.22.061

［中图分类号］G270.7；F205［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）22-0188-03

0     引 言

自然资源部门的档案管理体系由各级机构和部门共同构成，负责收集、整理、保存和利用与自然资源管理相关的各类档案资料［1］。这些档案记录了自然资源的分布利用情况、环境状况，以及资源规划和管理的重要信息。然而，传统的档案管理模式已经难以满足日益增长的信息处理需求和高效决策的要求。因此，档案管理信息化建设成为必然的趋势和重要的发展方向。信息化建设将带来档案管理工作的变革，提高档案信息的管理效率、利用率和安全性［2］。然而，在实践中，自然资源部门也会面临一系列技术、人才、安全和合作等方面的挑战。因此，本文深入研究新时期自然资源部门的档案管理信息化建设，旨在为推动自然资源部门档案管理信息化建设提供有益的参考。

1     自然资源部门传统档案管理存在的问题

1.1   利用效率低且安全性风险大

在传统档案管理模式下，自然资源部门人员要找到特定的档案信息需要逐个检查文件夹，耗时耗力。同时，由于档案信息没有经过数字化处理，人们无法进行高效的检索和数据分析，限制了对档案信息的深入挖掘和利用［3］。另外，纸质档案容易受到自然灾害（如火灾、水灾等）或人为破坏的影响，一旦档案损毁，可能造成重要信息的永久丢失。此外，档案管理中可能出现错放、丢失或遗漏等情况，导致档案信息不完整或不准确。这些安全性和可靠性风险对自然资源部门的档案管理工作和决策科学性构成威胁。此外，自然资源管理涉及多个地域和部门之间的协作，传统的档案管理模式下，不同地域之间的档案信息共享面临困难，而且存在信息不一致和数据不统一的问题，影响各地区和部门之间的协作。

1.2   档案信息数据孤立与重复

数据孤立是指在档案信息化管理中，不同部门或系统之间采用独立的信息系统，导致档案信息在各个系统中孤立存在，无法实现跨部门共享与协同［4］。这种情况可能会造成以下问题：①不同部门或系统内的档案信息无法相互共享，导致信息割裂，用户难以获取全面的信息，影响决策和工作的科学性、全面性；②由于信息系统孤立，不同部门可能需要重复录入相同或类似的档案信息，增加了工作量，降低了工作效率；③每个部门都可能独立建设信息系统，导致资源浪费和重复投入，不利于信息化建设的整体效益；④不同系统中的档案信息可能存在差异，如数据格式、内容描述等，导致信息不一致，给信息共享与使用带来困难。

1.3   技术落后

技术落后是传统档案信息化管理存在的一个不足之处。在信息化建设中，如果采用的技术和系统过时或不适应当前的需求，将影响档案管理的效率和质量。落后的技术可能导致系统运行缓慢，数据处理时间过长，用户等待时间增加，从而降低档案管理的效率。过时的系统可能缺乏一些现代化的功能和特性，如智能化检索、数据挖掘等，这限制了用户对档案信息的全面利用。另外，旧的技术很可能不兼容现代化的硬件设备和软件系统，最终导致系统不稳定，甚至崩溃，影响信息的安全性和可靠性。

2     自然资源部门档案信息化建设的重要性

随着信息技术的高速发展，档案信息化建设已成为推动自然资源部门档案管理现代化的迫切需求。信息化建设将利用先进的技术手段，实现档案数字化转型、智能化检索与分析，从而解决传统档案管理所面临的问题［5］。信息化建设的重要性主要体现在以下几个方面：①信息化建设能够实现档案信息的快速检索和共享，提高工作效率，使决策过程更加科學、快捷，为相关部门和公众提供更加便捷、高效的服务；②数字化档案可以采用加密、备份等措施，提高信息存储和传输的安全性，避免因意外事件出现信息丢失的风险，确保档案信息的可靠性和完整性；③信息化建设可以打破部门之间的信息壁垒，基于统一的档案信息平台，实现档案信息的共享与协同，提高资源利用效率，避免信息重复录入，减少资源浪费。

3     自然资源部门档案管理信息化建设路径

3.1   加强档案数字化转型

首先，档案数字化转型的第一步是扫描纸质档案，将纸质文件转化为数字化图像，这可以通过专用扫描设备或高像素数码相机来实现。扫描后的数字化图像以电子文件的形式存储在计算机或服务器上。数字化存储使得档案信息可以实现无损压缩和备份，大大减少物理空间，同时防止纸质档案因时间的推移、自然灾害或人为破坏而受损或丢失。其次，将纸质档案转换为数字化形式后，需要对这些数字化文件进行有效的管理。建立档案数据库是实现这一目标的关键。档案数据库可以对档案文件进行分类、编目和索引，实现档案信息的智能化管理。合理的分类和编目方案能够更加便捷和高效地检索档案信息，用户可以通过关键词、时间范围、相关属性等进行精确检索，快速找到所需信息。最后，数字化转型后的档案信息可以通过数据备份实现信息的长期保存和恢复。自然资源部门要定期备份数据，避免因系统故障、病毒攻击或人为操作失误等导致档案信息丢失。在数据损坏或丢失的情况下，自然资源部门通过备份可以快速恢复数据，保障档案信息的完整性和可靠性。

3.2   应用信息技术进行智能化档案检索

自然资源部门可以利用数据挖掘技术、自然语言处理（Natural Language Processing，NLP）技术，以及先进的检索方法等实现智能化档案检索。首先，数据挖掘是从大量数据中发现潜在关联和规律的过程。在档案管理中，自然资源部门通过数据挖掘技术，可以深入挖掘和分析档案信息，找到隐藏在数据背后的有价值信息。数据挖掘技术包括聚类分析、关联规则挖掘、分类算法等，可以帮助自然资源部门更好地了解资源分布和利用状况，预测资源变化趋势，为决策提供科学依据［6］。其次，人工智能技术在档案检索中发挥着重要作用。NLP技術可以使计算机理解和处理人类语言，帮助用户通过自然语言进行档案检索。用户无须掌握复杂的检索语法，只需提出问题或描述需求，系统就能智能地理解并自动处理相关信息。此外，图像识别技术可以自动识别和提取档案图像中的文字或特定信息，实现档案信息的自动分类和索引。再次，自然资源部门要想智能化档案检索，要采用先进的检索算法，这样不仅可以实现全文检索，还可以实现语义检索和相似性检索。语义检索能够理解用户查询的含义，将查询拓展到相关的领域，提供更全面的搜索结果。相似性检索能够根据用户提供的示例或样本，寻找相似的档案信息，帮助用户找到更多相关信息。最后，自然资源部门还可以引入推荐系统来实现智能化档案检索，根据用户的检索历史、兴趣和偏好，推荐相关的档案信息。这可以提高用户的满意度，让用户更快速地找到所需信息，同时也有助于用户发现和利用更多有用的档案资源。除此之外，自然资源部门可以采用并行计算技术进行智能化档案检索，利用多核处理器或分布式计算集群，加快档案信息的检索速度，提高系统的响应能力和吞吐量。这对于处理大规模档案信息和满足多用户同时访问的需求尤为重要。

3.3   加强信息安全与隐私保护

第一，档案信息安全管理是确保档案信息不遭受未经授权的访问、使用、修改的关键措施。基于此，自然资源部门要建立完善的信息安全策略和制度，明确权限分配和使用规则，对档案信息进行分类和分级管理。通过权限控制，只有获得授权的人员才能访问和使用特定的档案信息，以确保信息的机密性和可靠性。第二，对档案信息进行加密是防止非法访问和信息泄露的有效手段。自然资源部门要通过使用加密算法，将档案数据转化为一系列密文，只有拥有正确密钥的人员才能解密并查看原始数据。采用数据加密技术可以确保即使数据在传输或存储过程中发生泄露，黑客或未经授权人员也难以获取有用的信息。第三，档案信息泄露可能发生在各个环节，如网络传输、存储设备丢失、人为疏忽等。因此，自然资源部门需要采取多重措施防止信息泄露。例如，建立安全的网络通信协议和传输加密机制，限制外部设备的接入权限，对存储设备进行加密保护，加强员工的信息安全意识培训等。第四，自然资源部门要做好档案信息安全管理工作，制定审计和监控措施，以及时发现异常行为和安全漏洞。自然资源部门通过记录和监控档案信息的访问、修改和传输等行为，能够快速发现潜在的安全威胁和漏洞。及时的安全审计和监控可以帮助自然资源部门采取相应措施加强安全防护，防止信息泄露和数据丢失。第五，加强信息安全不仅依赖技术手段，还需要有良好的安全意识和培训机制。自然资源部门要对员工进行信息安全培训，让他们了解信息安全的重要性和注意事项，提高他们的安全风险认识。第六，档案信息化建设需要遵守相关的法律法规和隐私保护规范。自然资源部门需要确保档案信息的采集、存储和处理符合相关法律要求，特别是涉及个人隐私信息的法律保护条款。同时，建立健全档案信息管理机制，明确档案信息的使用规则和范围。

3.4   强化多部门协同与共享

在现代社会，自然资源管理涉及多个部门，这些部门之间需要紧密协作和信息共享，以实现资源管理的高效性和协同性。第一，建立跨部门合作机制。自然资源部门应该与其他相关部门和机构建立联络渠道和合作桥梁，明确责任分工和信息共享的机制。通过定期会议、联席工作组等方式，促进不同部门之间的信息交流和合作，避免信息孤立和重复。第二，多部门之间可能使用不同的数据格式和标准，这会导致信息交流和共享不畅。为了实现信息的无缝对接，自然资源部门应开展数据标准化工作，确保数据的互通性和一致性。同时，建立信息交换协议，规范数据的传输和共享过程，确保信息的安全性和可靠性。第三，自然资源部门可以与其他相关部门共同建立信息共享平台，将各部门的档案信息集成到一个平台上。该平台可包括档案数字化库、数据交换接口和智能化检索系统等，实现数据的集中存储和管理，便于各部门之间的信息共享和协同。第四，在实现信息共享的同时，需要确保信息的安全性，做好隐私保护。自然资源部门和其他相关部门应该制定统一的信息安全策略，明确安全控制措施和权限管理规则。同时，加强员工的信息安全培训，提高其信息安全意识，防止信息泄露和数据丢失。第五，信息共享应该是高效的，以便各部门能够及时获取所需信息，提高工作效率。自然资源部门可以引入智能化档案检索和推荐技术，帮助用户更快速地找到所需信息。同时，通过优化数据交换和传输的流程，减少信息共享过程中的烦琐操作，提高信息交流的效率。第六，多部门协同与共享不应是一时的行动，而应是长期、长效的过程。自然资源部门可以与其他部门签署合作协议，明确双方的合作内容和义务，确保信息共享的持续性和稳定性。同时，要建立信息共享的绩效评估机制，及时反馈共享效果，为后续的合作改进提供依据。

4     结束语

信息化建设将给自然资源部门的档案管理带来巨大的变化，使档案管理更加高效、智能和便捷。数字化转型为档案信息提供了持久保存的条件，智能化检索将极大地提高信息的利用价值，多部门协同与共享能够实现资源的高效整合，而信息安全与隐私保护则是确保信息化建设安全稳健进行的重要保障。通过这些创新性举措，自然资源部门能够提高工作效率、决策科学性，更好地满足社会发展需求，为保护和合理利用自然资源作出更大贡献。我们相信，在信息技术快速发展的大背景下，自然资源部门借助先进技术不断优化档案管理，并与信息技术专业人才合作，可推动自然资源保护和利用工作达到新的高度。

主要参考文献

［1］汤沛淳.基于大数据时代下的自然资源部门档案管理创新［J］.兰台内外，2021（13）：37-39.

［2］赵德章.新时期背景下自然资源档案信息化管理的建设分析［J］.科技创新导报，2022（19）：188-190.

［3］张晔.自然资源档案信息化之库房自动化管理探索：内蒙古自治区自然资源厅三维虚拟库房建设的分析［J］.档案管理，2020（5）：79-80.

［4］朱秀峰.新形势下自然资源档案管理工作存在的问题与对策探讨［J］.新丝路，2021（19）：165.

［5］袁伟.自然资源部门档案管理现状及其改进策略［J］.办公室业务，2021（14）：131-132.

［6］陈海文，邱玉霞，王艺凝.大数据背景下自然资源和规划档案信息化建设几点思考：以日照市自然资源和规划局为例［J］.兰台内外，2023（3）：25-27.