高校网上预约报账的探讨

许安琪

［摘 要］信息技术的发展推动了高校财务报销从线下模式转变为网上预约报账模式，极大地提高了财务审核和报销效率。但在实际工作中，高校网上预约报账存在报销人员缺乏专业性、报销审核信息不对称、签批手续烦琐且要求高、审核队伍素质差异化、财务人员工作强度大等问题，限制了报销速度与效率的提升，以及高校财务管理的高效开展。基于此，文章阐述高校网上预约报账的优势与常规流程，对网上预约报账问题进行分析，并提出网上预约报账工作的优化建议，以期助推高校智慧财务发展。

［关键词］高校；网上预约报账；财务报销

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.22.021

［中图分类号］G647［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）22-0066-03

0     引 言

高校财务处负责高校财务管理与服务、财务资源合理配置等工作。财务报销审核是高校财务管理工作的重要组成部分，它既是高校財务的前端工作，也是会计核算工作的重要一环，直接决定了会计核算的准确性。财务报销审核执行效率直接体现出高校财务管理工作的水平，提高报销审核的速度和效率有利于高校财务管理高效运转，保障各项职能正常履行。随着信息技术和“互联网+”的深入发展，高校财务报销由原来的线下排队报销模式发展为网上预约报销的新模式，极大地方便了财务报销审核。然而，在此过程中，高校网上预约报账仍存在诸多问题，如签批手续复杂、重复退单等。进一步推动高校网上预约报账流程优化，对于持续深化“放管服”改革、减轻报账经办人和财务人员工作压力、激发高校内部活力具有重要意义。

1     高校网上预约报账的优势与常规流程

传统窗口式报销过程中，报销经办人在财务窗口排队等候，随后当面交予财务人员审核，之后再修改并复核，虽然程序直观、简单，但等待时间长、填写单据多、信息录入慢，容易造成“白跑一趟”“报销难”等问题。相比之下，网上预约报销借助互联网平台极大地简化了财务报销流程，具有信息整合规范、材料传递及时、工作效率高等优势［1-2］。目前，高校网上预约报账的流程如下：①报销经办人收集整理报销发票、明细清单、合同等；②使用校内报销人员专用账号密码登录高校财务系统；③在财务系统中，选择“网上预约”功能模块，根据业务类型填写网约单据；④打印网约单据后，将发票等相关票据材料按次序整理装订；⑤项目负责人、经办人及相关部门领导在网约单据、发票等材料上签字、盖章；⑥报销经办人向财务管理人员提交签字、盖章齐全的网约单据、发票等材料；⑦财务人员对相关材料进行审核，核对无误后进行审核制单、复核和出纳付款。如此一来，报销经办人只需根据系统提示按规定格式填写完成报销网约单据，随后完成负责人签字审批程序，这样就可直接实现审核报账。

2     高校网上预约报账工作中存在的问题

2.1   高校财务业务广泛，报销人员缺乏专业性

网上预约报账可以实现教职工自主投递材料、无等候报账，而高校财务日常业务范围相当广泛，所涉报销费用包括办公费、印刷及版面费、材料及资产类费用、交通及差旅费、邮寄费、会议及培训费、物业管理费用、维修（护）费以及公务接待费等。在报销过程中，报销经办人须根据各项业务类型、产生的费用数额、报账项目号等进行分类、分项报账，依此确定各项报销业务所涉及的审批权限、管理部门、职责部门，并依次报送审核签字。然而，高校报销经办人员通常由学生或科研助理担任，绝大多数不具有财会专业背景，而且经办人员还具有不稳定、流动性强等特点［3］，这导致报销人员通常对报销业务缺少系统认识，缺乏一定的专业素养，进而产生一系列问题，如报销材料不完整、报销单签批手续遗漏、报销业务发生在不合适的项目经费号里等，进而影响后续报销进程。这既降低了报销效率，也消磨了报销经办人和财务审核人员的耐心与工作热情。

2.2   未及时跟进财务政策新规，报销审核信息不对称

为强化高校资金资产管理、规范资金使用，财务主管部门往往会有针对性地出台、更新财务管理、财务报销、资金资产管理等方面的规定，并推动相关方案实施。高校自身也会针对法律法规、规定及自身业务变动而调整财务报销制度及资金资产管理制度。然而，高校未及时跟进财务政策新规。一方面，政策新规出台后，高校对其的宣传普及工作并不到位，报销经办人无法及时、准确了解相关报销政策制度的变动，对具体报销业务过程中最新的流程与要求缺少理解，导致经验丰富的报销经办人在新规出台后也需要对涉及新要求、新流程的报销业务屡次试错，才能逐渐适应政策变化；另一方面，财务政策规定的更新、优化与迭代对财务人员提出了更高的要求，即需要他们对各项报销业务所适用的最新管理规定进行精准判断，否则一旦出现误判，或者新旧管理规定衔接不当、审核把关疏漏等，都将给报销工作的顺利完成以及后续审计带来诸多麻烦，但现实情况是，高校财务人员工作压力大，并未及时解读政策新规。另外，报销经办人、财务审核人员、财务管理部门之间的信息不对称，尤其是智能化、信息化时代背景下，制度快速更新，平台频繁优化，导致信息不对称问题加剧，这在很大程度上激化了三者之间的矛盾。

2.3   审批环节僵化，签批手续烦琐

为提高财务报账效率，高校对报账业务形成了一套标准化的流程。然而，由于对资金管理与使用较为审慎，一项报销业务的实际开展中，通常需要层层审批，报销经办人通常需要寻找项目负责人、部门分管负责人、主要负责人逐级签字审批，涉及多部门的通常还需要在多部门同时备案、审批，金额巨大、业务重要的甚至需要校领导进行签批，流程固化现象严重［4］。然而，不同部门之间、系统之间相对独立，备案材料与财务审批材料要求不一致，导致报销经办人办理一次报销业务需要填写多个审批表或准备多份备案材料［5］；学校、学院或部门管理人员也会因为科研或行政事务繁忙，无法及时完成签批，“跑多处”“跑多次”成为报销经办人一次性办理报销业务面临的主要挑战。此外，负责审批的领导可能因工作繁忙等对业务程序、项目开支、经费使用等详情并不了解，在签批后也无法追溯具体过程，进而出现预算控制不足、审批报销“不知情”等问题，不利于经费合理使用，也给后续审计埋下隐患。

2.4   审核要求因人而异，审核队伍素质差异化大

虽然高校财务系统不断趋于完善，但在财务审核过程中，财务人员的主观性对审核工作影响巨大。财务审核人员素质参差不齐、业务能力不高，会加重业务报销环节中的不确定性。例如，对于发现存在问题的报销单，审核人员通常会联系报销经办人退单并告知原因，但对于存在多项问题的报销单，通常无法一次性发现与解决问题；再者，财务审核人员与某一报账业务间并未形成捆绑关系，尤其是在退单后，负责的财务审核人员可能发生变化，不同人员对相同业务的要求可能不同，这些问题均会导致报销经办人在原本工作“推倒重来”的基础上，仍需要“反复折腾”，还易激化报销经办人与财务审核人员之间的矛盾，不利于财务工作和高校其他业务的可持续开展。

究其原因，一方面，部分高校限于编制问题，财务工作人员的工作积极性不高，提升综合素质的积极性也不高。另一方面，信息化时代要求财务人员在智慧财务管理、信息技术素养、互联网创新思维等方面均能不断与时俱进，进而实现财务工作队伍与智能化财务管理的匹配，而当前高校财务人员多数局限于烦琐、机械、重复的财务审核工作，无法及时接触、更新工作理念与工作方式，对财务审核缺少前瞻性思考与路径创新，自身业务素养逐渐与财务管理智能化发展脱节。

2.5   报销业务持续增长，财务人员工作强度大

高校教育经费、科研经费和事业收入大幅度增加，直接造成财务报销业务量急剧上升［1］，这对报销经办人的报账申请、部门主管的报销审批速度、财务管理人员的审核效率等提出了更高要求。然而，财务管理人员作为报销业务的最后一关负责人，面临着巨大压力。一方面，高校财务管理人员数量增长与业务量增加之间不平衡，导致财务管理人员的工作量随之增多；另一方面，业务量急剧上升，导致报销审核环节出现问题的业务数也增多，这也使高校后期审计的压力与风险增大。更重要的是，在工作压力、精神压力的双重重压下，财务人员不得不埋头专注于更多的报销材料审核工作。而在此过程中，服务意识和工作耐心被长期消磨，容易产生厌岗情绪，既难以保持财务审核严谨、规范、客观的工作原则，又不利于财务人员的身心健康与综合发展。

3     高校网上预约报账工作的优化建议

3.1   加强报销前端建设，定期开展报销人员专业培训

报销经办人作为报销业务发起的前端参与者、报销业务全流程的责任人，其专业素养提升可以极大地提高后续材料整理、签字审批、财务审核等工作的效率。高校要定期、有针对性地、分批次地面向不同部门的报销专员开展系统的、专题的业务培训，以此加深报销经办人对不同报销业务的全面理解，并对各类型报销业务中易出现的问题、需要重点注意的事项具有更加深入细致的了解。同时，高校要督促报销经办人对最新的财务报销规定、审批要求等进行及时学习，以减少后续工作中不必要的麻烦，最大限度保障财务报销和审核的工作效率。

3.2   推动部门信息共享，调整优化报销签字审批流程

为解决高校报销环节学校或学院领导“签字难”和部门间“跑腿多”等问题，高校有必要针对网上预约报账的工作系统与流程进行进一步优化［6］，通过建立智能型、标准化流程的电子签字审批系统，减少报销经办人不必要的工作量。一方面，高校应积极推动学校财务平台与实验室管理、行政资产管理、科研管理、后勤管理、安全保卫等部门管理系统的信息互通互享，打破不同部门间行政审批的信息壁垒，以实现统一标准、一体化流程、一站式申报，避免出现多次填表、重复审批、反复备案等情况，减轻多方工作压力，提高工作效率。另一方面，高校需要在电子签字审批系统上完善电子签字审批功能，滿足报销经办人、项目负责人、部门主管在不同时间、不同场景及时、高效、准确地进行签批的需求，进一步提高签批效率，同时实现签批过程的可追溯，推动相关主体进一步明确各自的责任。

3.3   前置财务审批环节，持续优化财务审核管理方式

高校财务部门应及时优化财务审核管理方式，以更加科学的管理模式助推财务工作高效开展。其一，前置财务审批环节。在现有网上预约报账流程中，将财务审核前置到电子签字审批环节，并由系统智能提示需要特别注意的事项，在确认无误后，再打印电子单据送至财务部门复核无误后出纳付款，这样可以有效降低退单率，大幅缩短处理时间，提高财务工作效率。其二，在前置财务审批的基础上，建立报销人员与具体网上预约报账业务的全流程对接机制［7］，这样既可以使相关参与人高效沟通、处理问题单据，也可以在单据修改完善后实现快速审核处理，提高工作效率。

3.4   切实加强财务人员队伍建设

高校财务部门还应积极加强财务人员队伍建设。首先，需要增加财务人员数量，以应对持续增加的财务工作量，实现工作量与人员数的科学配比；其次，探索科学合理的多元化用工形式和工作模式，如实现同工同酬、提升福利待遇、完善绩效考核与用工评价机制，以调动财务人员工作积极性，并通过推行核算分组审核模式、定期轮岗等新型工作机制［8］来提高队伍工作效率；最后，还应注重财务人员的常态化学习和专业化业务培训，重视复合型人才培养，提升财务人员在团队协作、职能分工、信息管理、业财融合等方面的能力，持续减轻财务人员的工作压力，推动财务人员队伍统一化建设和人员多元化发展，为新时期高校智慧财务发展注入新动能。

4     结束语

本文通过对当前高校网上预约报账所遇到的主要问题进行系统分析，加深了对高校网上预约报账工作流程的了解，进而从报销经办人、签批责任人、财务管理部门、财务工作人员等角度提出了工作优化方法，如高校切实加强前端建设、优化审批流程、前置财务审批环节、改善财务审核管理方式、强化队伍建设等，以推动高校满足新时代对其财务工作提出的新要求，推动高校各项业务可持续发展。

主要参考文献

［1］吴雯娇.高校财务智能报销标准化流程的优化分析［J］.大众标准化，2022（16）：22-24.

［2］周莎莎.高校非接触式报销模式探析［J］.行政事业资产与财务，2023（1）：93-95.

［3］范伟娜.高校财务报销问题研究［J］.经济师，2021（4）：92-93，95.

［4］郭柯瑜.面向智能财务的高校经费报销问题及对策研究

［J］.中国农业会计，2022（11）：85-87.

［5］孙瑜，李映青，曾涛.智能时代高校财务报销模式探究

［J］.中国总会计师，2022（4）：141-143.

［6］张欢.对优化财务报销流程的思考［J］.财经界，2021（4）：135-136.

［7］纪开芳.提升高校财务报销满意度的探讨［J］.经济师，2022（8）：61，63.

［8］卢俏媚，何莎.高校财务核算分组审核模式探讨［J］.商业会计，2022（13）：103-105.