智慧财务视角下的高校报账体系研究

林晓

［摘 要］高校办学规模的扩大、资金来源和业务类型的多元化，使财务部门会计核算和财务管理工作量剧增，内控难度增大。而在互联网技术的加持下，智慧财务应运而生，为解决财务管理难题提供了新路径。文章将在智慧财务等理论的基础上，以M学院为例，通过调查问卷分析其报账体系现状，针对财务报账体系中存在的信息化水平低、报账成功率低、缺乏复合型人才等问题，提出建设网络报账体系、加大人才培训力度、促进数据共享融合等对策，以期进一步推动M学院财务信息化建设。

［关键词］智慧财务；高校；报账体系

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.22.019

［中图分类号］G647［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）22-0060-03

1     智慧财务的概念及特征

1.1   智慧财务的概念

智慧财务是指依托互联网信息技术实现互联网和财务管理的深度融合，但绝不是简单地加总，而是充分利用互联网技术，用创新思维去改变旧的流程，打破信息壁垒，从而实现一种新的财务管理模式。智慧财务下，传统的财务报账体系已经无法满足时代需求，需要高校构建出效率高、质量好的新型财务报账体系［1］。

1.2   智慧财务的特征

1.2.1   个性化

智慧财务要求不同高校根据自身的财务管理实际情况，分别定制个性化操作系统。比如，高校要根据不同的业务倾向，设置不同模块的财务管理系统，以满足不同的需求。这也是其在当前时代背景下得以快速普及与发展的秘诀——能更好地站在需求方角度，帮助开发个性化系统，实现财务基本功能的高效履行。

1.2.2   智能化

智慧财务就是在财务管理过程中融入大数据、云计算以及人工智能等新兴技术，将这些技术与传统财务管理模式深度融合，利用技术创新财务管理机制，充分提高财务管理智慧化水平，加快财务管理信息传输速度，确保数据处理的准确性。

1.2.3   高效化

智慧财务推行过程中，能借助人工智能技术提供24小时服务，提高工作效率。例如，线上平台与自助设备的推广应用，可实现经办人自助报账、上传相关凭证数据，进而达到“少跑路，多报账”的效果，节省报账成本、报账时间、人工精力，极大地提高经办人报账效率。

2     M学院财务报账体系的现状

M学院目前推进“一校两区”建设，实行两个校区的协同办公，财务报销存在一定的难度。而M学院积极运用智慧财务的理念推进一系列财务信息化建设，虽取得一定成绩，但仍存在很多问题。因此，笔者以调查问卷的方式对教职工开展调研，从而深入了解M学院报账体系的实际情况，最终为M学院的智慧财务报账体系建设提供建议。本次问卷主要采用网络问卷的方式，受访者是M学院教职工。

调查中，有38%的人会保持平均每周到财务处处理报账业务的频率，这说明M学院报账量还是比较大的。在对财务报账工作满意度的调查中，68%的人表示基本满意，说明M学院财务人员服务态度良好。但也有部分受访者表示当下的传统报账模式已不能满足报账需求，亟待改进报账方式。

在信息化建设程度上，34%的人认为M学院财务报账信息化建设水平一般，甚至有26%的人表示建设水平很低，有27%的人表示对此并不了解，这说明财务处在推进智慧财务这一理念时，科普得还不够全面。这需要财务处利用多种方式披露智慧财务报账信息，如网站发布、宣传手册记录、专场培训宣讲等。另外，52%的人认为报账时，学院数据信息互通性非常一般。29%的人表示信息互通性低，数据很难实现共享，这反映出M学院财务部门与其他职能部门之间缺乏数据信息的有效沟通。

在报账效率这一方面，教职工们表示财務报账确实很烦琐，有时候也会产生一定程度的困惑。其中，对财务制度标准不熟悉、“一校两区”签字难、报账手续流程复杂以55%、47%、45%的比例成为报账难的主要原因。对此，M学院要逐项击破大家实际操作中遇到的难点，这样才能高效提升财务报账效率。

在对推进“智慧财务”的建议上，72%的人选择了加强信息化建设，实行网络报账；59%的人认为需要实现数据共享，加强各部门合作，优化跨部门业务；48%的人认为加大财务业务的宣传与培训力度也十分关键。这些宝贵意见都将为M学院财务处全面优化报账体系提供思路，助其进一步落实智慧财务理念。

3     M学院当前报账体系中存在的问题

3.1   信息化、智慧化程度低

智慧财务视角下的报账体系建设，主要是为了财务人员以及报账经手人摆脱烦琐且重复的工作程序，降低信息沟通成本，从根本上减轻工作压力，提高财务工作效率。当前，M学院财务信息化建设虽然有一定程度的推行，如上线一卡通系统、学费缴费系统、试运行网络报账体系，但并不彻底，缺乏大局上的长远规划，导致整体信息化、智慧化程度低，影响财务报账效率。实践中，大量的财务数据统计还是以人工统计为主，使数据分析效果大打折扣。同时，在财务报账过程中，没有充分发挥信息系统的作用，难以提升服务质量。财务报账还是难脱离传统模式，始终以纸质材料为主，导致业务流转速度慢，工作人员扎堆于复杂且重复的报账流程中，工作量大且效率低。

3.2   存在信息“孤岛”现象

调查发现，在M学院财务报账执行过程中，存在部门之间数据割裂的信息“孤岛”现象。一方面，数据共享效率低，各部门使用的系统不能直接对接，相互之间无法及时收集、分析报账信息，在一定程度上影响了财务报账数据的传递效率。例如，教职工来报销科研课题的经费，一个简单事项就需要多系统操作。科研处负责项目申报等工作，财务处则把控科研经费的出入，资产管理处负责科研课题采购固定资产的管理，但多个部门系统并未直接连接，甚至有时候只能依靠财务人员人工核对汇总科研经费数据，过程中存在一定的误差，降低了报账的时效性。这也会影响M学院业财融合的发展和内部控制，最终难以提高管理水平。另一方面，各部门对信息化建设缺乏协作意识和统筹规划。从经办人的角度出发，办理报账业务也需要登录不同的操作系统，花费大量时间游走于各部门，一定程度上没有落实“放管服”改革的要求［2］。

3.3   报账退单率高，报账难

调查发现，M学院存在一定的“报销难”现象，经常有教职工来报账，会遭遇退单的情况。在报账经费审批中，传统的线下报账模式往往由各院部负责人审批，超权限再由分管校领导签字。这就需要经办人花费时间往返各院部，领导不好找，签字不好签，无形中增加了报账时长。特别是M学院实行多校区办公，地理上的距离往往使经办人很难顺利获得签字，导致报账审批进度缓慢。在报账信息传递上，教职工们表示对财务政策标准不了解是报账难的主要原因。在面对面报账过程中，经办人本身并不是财务专业人员，很难做到规范填写报账表单，难以提供完整的报账材料，尤其是遇到一些复杂的财务业务时，更是很难顺利报账，出现报账材料不全、乱贴票、程序不规范的情况。财务人员不仅要额外花精力在沟通交流上，还增加了审核难度与工作量，最终还可能产生退单率高的情况。长此以往，容易加剧双方矛盾。

3.4   复合型人才不足

当前，高校对财务人员的要求更高，需要他们尽快与更新的会计制度、快速发展的信息化技术相适应。而在M学院的财务工作内容、方式较为单一，财务人员处于繁重的程序化工作中，承担了大量的报账审核工作，分身乏术，难有更多精力去提升有关职业技能与信息化技能。另外，财务处人员流动性强，新员工在接受简单培训后就立即上岗，然而他们自身业务能力还不足以应对复杂的财务报账业务，最终会影响财务服务质量，降低业务办理效率。最后，M学院缺乏针对性的财务信息化培训和专业技能考核，这也是复合型人才不足的一部分原因。M学院很少举办有关财务的专业培训，外出学习培训的机会也很稀缺。

4     智慧财务视角下M学院报账体系优化的建议

4.1   引进技术，建立网络报账体系

结合问卷中教职工对财务处推进“智慧财务”的建议，M学院应依托云平台等信息技术，建立网络报账体系（见图1）。此网络报账体系要以云平台为核心，与税务系统、电子影像化系统、信息查询系统等有序衔接。在报账资料传递的过程中，经办人通过移动网端在平台填报报账信息，上传经影像化的原始凭证，系统平台将自动对接税务系统，查验发票的真实性、完整性。在审批签字上，系统会自动根据人员信息流转到对应负责人审批。负责人通过审阅电子凭证，随时随地完成线上审批。在财务审核环节，增设初审环节。系统根据审定原则筛选同类别的业务传递至财务人员进行批量审批，审批通过的报账单则生成唯一编号，否则予以退回并备注退单原因。获得编号后，经办人可投递纸质凭证，财务人员会根据编号查看资料是否齐全。如果无误，即系统自动生成记账凭证，财务人员只需对其进一步进行人工审查，避免复杂业务出错。在支付系统方面，可根据系统报账信息，连接支付系统进行自动转换，无须出纳重复手工录入。而经办人可以通过平台随时查看报账进度，掌握具体情况。整个过程中，会有系统智慧助手予以流程操作指导与分享财务相关标准文件，及时解答报账人的疑惑［3］。

4.2   加强培训，设立财务助理岗位

智慧财务视角下，信息技术的发展对M学院的财务人员提出了更高的要求。因此，M学院迫切需要通过培训的方式来推进财务人员自主学习，增加其知识储备量，从而进一步提升其综合能力。首先，积极促使财务人员参加地方组织的会计培训活动，了解最新会计政策方向，跟上改革新进度。其次，新时代财务人员也要适应时代发展趋势，既要懂基础的会计理论、处理流程，也要会应用一定的信息技术来处理业务。M学院可以邀请技术人员来校开展网络报账的实操培训，或者安排财务人員去相关兄弟院校调研了解其报账体系的基本构成，这不仅可以形成良好的互助关系，还有利于维护财务队伍的和谐稳定。最后，通过问卷可知，教职工对各院部设置财务助理有强烈需求。因此，M学院可设立财务助理岗位，专职负责报账等财务业务，充当“桥梁”的角色，这样既可以及时向教职工反馈财务变动信息，传递财务相关文件，又可以向财务处反馈教职工们遇到的问题与提出的宝贵建议，解决“报账难”的困境，提高报销成功率［4］。

4.3   深化改革，促进数据融合共享

高校财务工作涉及面广，所需数据量大，如科研处的科研信息、资产管理处的资产数据、人事处管理的工资薪酬等。基于此，M学院需要双管齐下，一方面，财务处要积极与科研处等职能部门实现信息对接，使彼此数据实现融合共享，确保信息的完整性、真实性，同时也破解存在的信息“孤岛”现象。另一方面，在报账流程完成后，也要积极对接档案部门，实现会计档案电子化。这既方便教职工日后进行财务资料查阅，也便于配合审计部门实现数据监控，提高内控质量［5］。

5     结束语

智慧财务视角下，利用大数据等互联网技术提升高校财务报账信息化水平，对建设服务型高校有一定的现实意义。而对高校本身而言，智慧财务的建设十分重要，不仅能创新财务报账机制，而且能提高财务管理质量。鉴于此，高校要在智慧财务视角下探索财务报账体系的优化措施，以提高报账效率。

主要参考文献

［1］徐阳，饶志坚，黄梅，等.高校智慧财务报账系统的构建与应用［J］.云南农业大学学报（社会科学），2023（3）：26-31.

［2］苗亚玲，程荣，马玮.“互联网+”环境下如何做好地方高校财务报销工作［J］.中国内部审计，2020（10）：84-86.

［3］唐新龙.高校财务网上预约报销模式存在的问题及对策分析［J］.审计与理财，2020（10）：46-48.

［4］杨涛，辛清泉.高校智能财务系统建设的实践与思考［J］.财会月刊，2021（8）：42-47.

［5］张慧.信息化建设下的高校财务网络报销模式探索［J］.财会学习，2022（20）：14-16.