知识管理背景下企业档案管理模式研究

[摘 要]信息时代不断发展，我国的知识经济逐渐崛起，企业档案成为宝贵的知识资产，有效的管理对于组织的学习、创新和决策具有重要意义。文章从档案安全与权限控制、知识的提取与整合、档案教育的培训、档案数字化转型等方面出发，探讨了企业档案管理模式在知识管理背景下的重要性和可行性，旨在提供有效的管理策略和方法，使得企业在竞争激烈的市场环境中取得长期的发展和竞争优势。

[关键词]知识管理；档案安全；價值评估；数字化

近年来，知识管理逐渐成为管理界关注的重点。其与企业档案管理密切相关，可以提供更好的档案管理模式：一是实现了档案管理的信息技术革新，为企业发展提供助力；二是为企业管理提供了崭新方向，是提升企业市场竞争力的重要手段。在此背景下的企业档案管理与传统的管理模式有较大不同。传统模式以收集存储档案为主，而以知识管理为基础的管理模式则更加重视汲取档案文件中的有效信息，最大限度上满足企业的知识需求，达到充分挖掘有效价值信息的目的，从不同方面提高企业的经济效益，如产品设计、市场营销、日常经营等，最终实现企业市场竞争力的飞升。因此，企业在以知识管理为引导更新档案管理模式时应注重知识的整合、共享和传递，以便提高组织的学习能力和创新能力。

一、档案数字化转型

档案数字化转型是将传统的纸质档案转变为电子格式，以便更好地管理、存储和利用档案信息的一种手段，其具体内容分为以下几点：

（一）档案评估

评估企业内的档案规模和价值，确定哪些档案需要进行数字化转型，主要分析其数量、种类、重要性等。在此基础上，根据档案的特点和需求，选择合适的数字化设备，如扫描仪、图像处理软件等。同时，还可以在评估中采取数据备份等恢复措施保障数据完整性，使得数字化数据更为安全可靠，为人们提供高效服务。

（二）数字化处理

数字化处理即使用扫描仪对纸质档案进行扫描生成电子文件。在扫描过程中，应进行简单的图像处理操作，如裁剪、调整亮度、对比度等。为了方便档案的检索和管理，应为每个电子文件建立相应的索引，并确保其准确性和一致性。如建立数字档案管理系统，用于存储、管理和检索电子档案，管理系统的用户界面和搜索功能的设计应简洁大方，便于用户查询和浏览档案信息。同时，还要加强档案查阅权限管理，确保电子档案的安全性。

在数字化转型过程中，需要控制数据质量，确保数字档案的可靠性和准确性。对于扫描得到的图像文件，可以使用图像处理软件进行质量检查和错误校正，如去除噪声、改善图像清晰度等。还应加强员工培训，使其了解数字档案管理系统的使用方法和操作流程，并加强宣传和推广，提高员工对数字化转型的认知和理解程度，推动数字档案的积极应用。

例如，某市档案局积极贯彻国家档案局、市委和市政府关于信息化、数字化和现代化发展的战略部署以及工作要求，及时制定规划方案，全面部署工作任务，推动本市档案工作的数字化转型和升级。由市档案局牵头制定了“一网通办”政务服务电子档案“单套制”管理规定及技术标准，并全面推动了全市41家“一网通办”政务服务单位的“单套制”档案管理试点工作。市档案馆纸质档案的数字化副本从1.17亿画幅增长到1.7亿画幅，实现了开放档案的数字化利用。此外，计算机机读档案文件目录每年增加80万条，至今已有1300万条，进一步提升了查找档案的精准性。

该市档案局聚焦档案数字化转型中的热点和难点问题，明确了“存量数字化、增量电子化”的档案信息化发展策略，开展了超过百余项研究任务。其中涉及信息化内容的占比超过2/3，在78个获奖课题中有50个是信息化项目，其中10个获得了国家档案局的奖励，24个获得了国家立项。由此看来，数字化进程正加速发展，并能为企业提供助力。

（三）注意事项

在档案数字化转型时应遵守法律法规和档案管理标准，特别是关于数据隐私和保护的规定。应制定清晰的项目计划和时间表，确保项目顺利进行。要在计划中明确档案数字化转型的成本和投入，包括设备购置、人力资源和维护费用等，并与相关部门和人员及时沟通协作，确保数字化转型工作的顺利推进。应建立备份数据和建立数据恢复机制，防止数据丢失或损坏[1]。

通过档案数字化转型，企业可以提高档案信息的存储效率，方便数据检索和利用，减少纸质档案的存储空间，加快业务处理速度，提高信息管理的效率和质量。

二、档案分类与标准化

（一）档案分类

根据组织的需求和档案的特点，确定合适的分类原则。常见的分类原则包括主题、时间、地点和部门等。例如，可以按照业务功能将档案分类为财务档案、人力资源档案、行政档案等。分类体系应层次结构分明，能清晰地表示不同类别档案之间的关系，一般可以采用数字、字母或符号来区分。

（二）档案标准化

制定统一的档案命名规则，以确保档案名称的一致性和可搜索性。具体规则包括标识符、日期、主题等，便于档案的组织和查找。还应为每个档案文件建立索引，以方便快速检索和访问。索引可以按照分类体系的结构建立，或是根据档案的关键词、日期等信息进行设置。

需为档案管理人员提供培训，使其了解档案分类标准和命名规则，确保其能正确地执行档案分类和标准化工作。定期评估档案分类体系和标准化规则的有效性，并根据实际情况进行调整和优化。在组织发生重大变化或档案管理需求发生变化时，应及时调整分类标准。此外，还可以采用国际档案分类和标准化标准，如国际档案管理标准ISO15489，便于与国内外组织进行档案信息交流和共享。

（三）注意事项

在制定分类和标准化规则时，要充分考虑组织的业务特点和需求，确保分类系统的实用性和适应性，并与相关人员进行沟通和协作，定期对管理内核进行审查和改进，以适应档案管理的新需求和挑战。引入信息技术支持档案分类和标准化工作，如采用电子档案管理系统来辅助档案的分类、命名和检索操作等[2]。

通过合理的标准化档案管理，企业可以更好地利用档案信息，提高检索效率和利用价值，促进知识共享和决策制订。

三、知识提取和整合

（一）知识提取

知识提取是利用自然语言处理和机器学习技术，从大规模文本数据中提取有用的知识的一种手段。一则可以从文档、报告、论文等中提取关键词、概念、关系等，并对结构化和非结构化数据进行统计、建模和分析，识别和提取隐藏在数据中的知识。二则是以与领域专家交流、访谈、调查等形式，提取专家所提供信息中的有效经验，记录、整理和归纳收集到的知识，建立可供他人使用的知识库。还可以监测和分析社交媒体平台上的各类互动行为，发现有关特定领域或话题的知识，融入知识库中。三则是利用外部资源如行业报告、市场研究、学术文献等来获取有关特定领域的知识信息，以文献综述、文献调研、数据采集等方式为主，获取到的外部知识可以与内部知识的有机整合。

在进行知识提取时，需要注意信息的准确性、可靠性和合法性，同时也要考虑知识的实际应用价值和适用性。知识提取的结果可以用于构建知识库、知识图谱、专家系统等，并支持组织的决策过程、问题解决和创新活动[3]。

（二）知识整合

第一，通过将知识转化为图谱的形式，建立起知识之间的关系和语义链接。知识图谱包括实体、属性、关系等元素，并通过可视化呈现提供更直观的认识，支持知识的搜索、推荐和智能问答，这种方式有助于整合不同领域的知识，扩大检索库。建立统一的分类和标签体系，将知识标准化和组织化，帮助用户更快速地定位和访问所需的知识资源，减少信息的冗余和混乱，提高知识的可用性。

第二，建立集中的知识库或知识管理系统，用于存储、管理和分享知识资源，包括结构化的数据库、在线协作平台、企业内部的文档管理系统等。通过这些系统，知识资源得到进一步整合，还可以借助搜索、协作、版本控制等功能，促进知识的共享和协同。除此之外，可以创建共享平台，促进团队成员之间的知识交流和合作。该平台可以包括在线讨论论坛、社交媒体群组、内部博客等内容，鼓励员工分享经验、发表观点和相互学习。通过这种方式，不同来源的知识可以实现有机整合，形成更全面和综合的视角。

第三，通过知识管理培训和文化建设，引导员工将个人的知识与组织知识紧密结合起来，包括知识分享的奖励机制、培训课程等，激励和支持员工主动参与知识整合和共享的过程。在进行整合时，需要考虑知识的质量、适用性和实用性，同时要遵循信息管理和知识产权的法律及道德规范。有效的知识整合可以提高组织的决策效果，锻炼解决问题的能力，推动组织的持续发展，提升竞争优势。

四、档案安全与权限控制

首先，建立合理的访问控制策略，确保只有授权人员才可以访问和处理档案信息。这主要是通过用户身份验证、角色权限管理和访问日志等方式来实现的。对敏感的档案信息进行加密处理，以防止未经授权的访问与窃取。可以采用对称加密或非对称加密等加密算法，确保数据传输和存储的安全性。加强网络安全措施，包括防火墙、入侵检测系统、虚拟专用网络等，以防止网络攻击和未经授权的访问等情况出现。此外，定期进行网络安全审计和漏洞扫描，及时修补存在的安全漏洞。

其次，为档案存储区域和设备提供适当的物理安全措施，例如设置门禁系统、视频监控、安全柜等，确保档案的物理存储环境安全可靠。制定档案信息的定期备份计划，确保备份数据的完整性和可恢复性，在出现意外情况时，可以快速恢复档案信息，避免数据的丢失和损坏。

最后，遵守相关法律法规和行业标准，特别是关于数据隐私和保护的规定。根据业务需求，建立合规的档案管理制度与流程，进行定期内部审计和风险评估。建立安全审计和监控机制，对档案系统和访问活动进行实时监控和风险评估，及时发现异常事件，采取相应的修正和防范措施。通过安全与权限控制措施，可以保护档案信息不被恶意修改和泄露，同时也能确保档案信息的完整性和可靠性，提升档案管理效率[4]。

五、档案价值评估与保护

档案价值评估与保护是档案管理中的重要环节，能及时保护档案免受损失和损坏，有助于确定档案的价值和重要性。

第一，评估可以基于历史、文化、法律要求、业务需求等多个方面进行。根据档案的价值和敏感程度，制定不同级别的分类与保护策略。对于高价值或敏感的档案，可以采取更严密的保护措施，如密封存储、访问限制、备份等，确保档案存储环境符合相关标准和要求，有助于防止档案受到湿气、热、紫外线等环境因素的损害。对于受损或老化的档案，要及时修复，加强定期保养，应使用专业的修复技术与工具处理受损文件、照片等，以保持档案的完整性。

第二，加强对档案价值的保护。要建立有效的防火和灾害预防措施，包括安装火警报警器、灭火设备；定期进行灭火器检查和消防演习；规划灾害应急方案等，以保护档案免受火灾、水灾等自然灾害的侵害。还应建立定期备份计划，确保档案数据的备份和存储完整。备份数据应存储在安全、可靠的地方，如远程数据中心或云存储服务，利用数字化信息技术进行有效储存。

第三，应建立严格的法制保护体系。一方面相关部门要确保档案管理日常化、制度化、法制化，不断提升档案保护水平，实现档案价值。另一方面工作人员应为企业保护档案信息提供服务，定期为管理者提供促进档案实现价值的方法与策略，优化管理规章制度，形成良性的管理循环，使企业内部人员真正认识到档案的价值，促进档案管理的持续发展[5]。

通过档案价值评估与保护，可以确保档案信息的安全性、完整性和可用性。保护档案不仅可以支持业务需求和法律合规要求，还有助于保护组织的历史文化遗产。

六、增强员工的档案意识

企业需为新员工介绍档案管理的基本概念、原则、流程和标准，包括分类与索引、检索与利用、保护与安全等方面。根据不同岗位的职责和需求，开展定制化的课程。例如，针对管理员、部门负责人等特定角色进行培训，明确其档案管理职责和义务。通过档案教育，可以提升员工对档案管理重要性的认识和理解，增强其处理和管理能力，提高管理质量和效益。

除此之外，还应该开展档案安全与保护的知识培训，培养员工形成正确的档案处理和保护意识与行为，包括安全措施、防火防灾措施、数据备份策略等。定期组织成功案例和经验分享会，鼓励员工相互学习和借鉴。以激发员工的兴趣和参与度，并促进档案管理实践的改进。建立持续学习的机制，鼓励员工关注行业动态和新技术，定期更新知识和技能。提供员工交流经验、解决问题的平台，促进知识共享和团队合作。只有员工的档案意识得到提升，才能实现企业档案中价值信息的深入挖掘。因此，管理者要以身作则，通过自身的影响力在企业营造良好的氛围，从根本上提高档案管理水平，助力企业长久发展。

结束语

企業档案管理模式的研究对于企业发展和增强市场竞争力至关重要。在市场经济活跃的现代社会，企业重视知识管理，构建合理的档案管理模式，可以更好地实现知识的流通、共享和应用，提升组织的竞争力和创新能力，抢占发展先机，获得更大的竞争优势。因此，结合知识管理理论和实践深入研究企业档案管理模式措施，对于企业的长远发展具有重要意义，相关人员应提高重视度，不断研发探索新型技术加以运用，促进管理模式的提升。

参考文献

[1]沈晓晴.基于知识管理的企业档案工作创新思考与对策[J].兰台世界，2023（S1）：129-131.

[2]吴丹岫.基于知识管理的企业档案管理模式探索[J].兰台世界，2022（12）：94-96.

[3]刘宇童.知识管理背景下企业档案信息开发与利用模式[J].办公室业务，2022（20）：119-121.

[4]刘少贞.知识管理背景下企业档案管理信息化建设思考[J].办公自动化，2022，27（19）：52-54.

[5]邵佩瑛，崔玉吉.信息化时代企业档案工作管理模式的改进[J].档案管理，2021（6）：100-101.

作者简介：周志勇（1975— ），男，汉族，河北唐山人，航天档案馆，副研究馆员，本科。

研究方向：档案工作。