企业办公室综合事务管理现状及改进

申羽凡 国网陕西省电力有限公司延安供电公司

办公室作为企业管理的灵魂，能够确保企业各个职能部门的正常运行，在具体工作中，不仅需要对内部工作进行管理，同时需要对接其他部门，这是企业健康运行的基础。但是办公室综合事务管理质量受到多方面的影响，为确保企业的整体工作效率，应加强对办公室综合事务管理现状的分析，结合实际问题，对其实施针对性的治理方案，使其能够充分发挥自身的职能与效用，不断提升政治素养以及先进的服务意识，为企业实现可持续发展提供后备保障。

一、企业办公室综合事务管理的实际意义

办公室日常工作以处理综合性事务为主，具有一定的服务功能，能够促进企业发展的良性循环，在管理过程中具有承上启下的作用，是企业上级部门以及下级部门之间沟通的桥梁。由于其工作内容的广泛性以及复杂性，办公室员工需要与各部门之间的员工保持沟通。高质量的综合事务管理工作能够为员工营造良好的工作氛围，有效提升员工工作的幸福指数，强化工作团队的稳定性。在此背景下，不仅可以减少人才流失的问题，同时可以为企业带来一定的生机与活力，为企业发展进行助力[1]。

办公室由于其重要地位，根据工作内容的不同，能够具有不同程度的参谋职能，即在帮助领导展开工作的过程中，可以为其提供相对完整且具有价值的信息。要结合企业的任务目标，对于企业的各项重要事务，从员工以及领导的双重角度出发，提出切实可行的参谋意见。同时，在了解各个部门实际工作情况的基础上，应对其工作内容以及工作进度进行全面掌握，以此协助领导，行之有效地安排工作。

二、企业办公室综合事务管理现状分析

由于办公室在企业经营管理中具有不可替代的作用，人事部门在人才招聘的过程中，应加强人才选拔的科学性。通过制定高标准的要求，切实保证办公室入职人员具有一定综合业务办理能力，能够良好解决各种突发事件。现阶段，部分办公室员工经验不够丰富，对于各项事务处理效率较差，甚至对于基本的表格制作以及办公软件的使用都达不到熟练的标准，实际办公技能有待提高。同时，部分员工自身素质水平较低，在无法完成工作任务的情况下，不仅办公效率低下，还在一定程度上影响了工作进度。且由于办公室工作的枯燥性，逐渐产生思维定式，对于工作缺乏创新，影响企业工作氛围。此外，办公室员工的工作状态能够影响其他关联部门，作为核心管理部门，应确保自身具有强烈的工作热情，积极主动与其他部门进行沟通。而现阶段，办公室中部分员工由于没有真正了解该份工作的重要性，逐渐缺乏主动服务的意识。在工作期间，甚至会做出不符合规章制度的事情。因此，企业应加强对员工的人格测试，并优化办公室人员配置，将具有一定灵活变通能力的职员分配在该部门，使其能够充分发挥自身的工作热情，从根本上强化企业内部的凝聚力以及向心力。近年来，受员工队伍建设的影响，企业内部人才队伍逐渐趋向年轻化，青年员工成为工作开展的主体。由于其缺乏相应的工作经验，在实际工作中，对于办公室事务处理的责任感较低，切实影响办公室职能的良好发挥。

由于办公室综合事务较为烦琐，在处理过程中往往缺乏对规章制度的落实，规范制度作为企业工作开展的基础，应确保工作目标能够责任到人，结合办公室的具体事务，制定针对性的规章制度。部分企业办公室往往将工作制度形式化，对于工作职能权限划分不清晰，导致工作处理水平降低，影响整体工作效率。同时，部分办公室员工的工作压力较大，职能分配的不合理性，会产生身兼数职的现象，对其工作主观能动性具有一定影响，降低工作效果[2]。

三、优化企业办公室综合事务管理水平的措施

（一）提高办公室员工的招聘标准

办公室员工作为处理综合事务工作的主体，自身能力以及专业素质能够影响实际工作水平，为切实提高服务质量，应提高对办公室员工的招聘水平。相关招聘人员应制定人员选拔标准，优化人才管理模式，避免因员工的个人素质影响工作进度。在选拔过程中，应结合岗位需求以及工作内容，合理制定硬性标准，对于员工的学历应加大重视，并在面试阶段，对其进行工作内容的考核。针对新入职的员工而言，应制定试用期标准，对其该阶段的业务能力以及工作技能进行考核，确保其能够满足实际要求，再与其签订正式入职合同。

要综合考量员工的个人能力，善于发现员工身上的闪光点，结合其实际专业技能以及性格特点，对其岗位进行调整，有效提高岗位以及人才的匹配能力。由于办公室工作的特点，需要办公室员工具备一定的服务意识以及全局意识，在试用期内，应加强对员工的培训，使其树立良好的服务意识，确保综合事务管理工作的服务质量。为迎合企业发展需求，要求员工应具备创新意识，不断勇于探索，结合实际情况，深入挖掘员工的工作潜力，为企业经济改革提供内在动力。

（二）加强办公室员工的思政教育

企业日常工作的高质量进行，需要建立在员工的思政教育之上，通过加强员工的思想教育，使其形成健康的心理状态，为工作有效开展奠定基础。现阶段，经济全球化导致市场竞争环境日益激烈，企业需要加强对员工素质的重视，以此增大自身的核心竞争力，通过将员工个人工作业绩与工作态度协同管理，有效应对不断变化的经济市场。就员工而言，应牢记企业发展的战略目标，在处理综合事务的过程中从企业利益出发。针对领导的统一规划部署，应严格落实，树立全局观念的同时，以大局为重，提升工作素养水平[3]。

为切实摆脱传统观念对员工的束缚，企业应加大培训力度，结合具体的需求，制定学习活动，针对工作内容以及企业文化，科学设计培训内容，使员工在不断加强业务学习的基础上，提升综合素质以及职业素养。通过建立健全员工培训制度，促进员工提升创新意识以及专业技能，帮助其在立足本岗位的知识培训以外，把握市场趋势，进一步明确企业的发展动向。通过使员工开放思路完善自身知识体系，深入落实综合性人才培训目标，强化员工工作态度的科学性以及严谨性，进而高度完成任务目标。

（三）制定科学的办公室管理制度

企业应加强对办公室职能地位的重视程度，在不断加强工作职能的基础上，制定严谨、科学以及规范的办公室综合事务管理制度。从企业工作流程的角度出发，使其能够为各项工作的开展提供全方位的服务。通过对企业实际情况具体分析，有效梳理并总结办公室综合事务管理的问题，对于影响企业管理的问题及时控制并解决，以此确保日常工作能够准确无误开展。在高效的管理制度下，可以促进办公室充分发挥自身的纽带作用，加深各部门之间分工协作的紧密关系。真正做到协调有力的同时，增强办公室工作的约束性以及原则性。

针对日常工作而言，为优化工作效率，扩大管理制度的覆盖范围，应制定奖惩机制，对于各项业务的开展应清晰规范，确保任务分配的合理性。在严格落实员工工作职责的背景下，精简工作流程，有效增强企业的管理效率。例如，延安供电公司为切实完善办公室综合事务管理责任体系，落实各部门责任标准，提升员工对其任务目标的执行能力，通过不断优化供电营销环境，制定规范化的管理制度，更加快速地增强企业实力与竞争力。进一步加深制度的约束作用，学习先进的管理理念，保证管理模式的科学性，确保员工能够真正认可管理模式，进而深化办公室综合事务工作能力。

（四）优化企业办公室人员的配置

在市场竞争日益白热化的背景下，为实现企业的战略目标，应优化企业办公室人员的配置，加大人才的引进力度，改善办公室人员结构，以此增强办公室队伍建设水平。从企业角度出发，为更好地完成办公室的工作任务，应不断创新岗位管理体系，根据工作内容，制定工作流程标准，将分工与合作有机结合。加大岗位的监督力度，结合管理模式，制定具体的岗位细则，使员工能够充分发挥自身的优势，切实服从企业的统一调度[4]。

针对人才引进工作而言，应积极统筹办公室人才管理，坚持以人为本的原则，明确人才需求，发挥高质量人才对于企业管理的重要作用。结合企业的发展实际情况，强化对综合性人才的重视。目前，科学技术的深入改革有效改变了企业的工作模式，导致企业对于复合型人才的需求较大。因此，为满足行业变革需求，企业应建立健全人才培养机制，优化人才交流制度，通过运用相关手段，培养综合管理人才，为办公室的工作注入新鲜血液。同时，应严格坚持以岗选人的原则，积极争取作风优良且业绩能力较高的人才。要加大对办公室青年群体的管理，构建人才竞聘机制，结合业务培训活动，开展办公室技能竞赛，深入挖掘企业的综合型人才，使其能够提升企业人才储备的质量。

（五）突出办公室管理的职能定位

在发展全局中，办公室作为不可或缺的部门，需要维持企业内部日常工作秩序，对整体员工的行为标准良好约束，保证各项发展任务的深入落实。为切实增强办公室综合事务管理水平，应着重突出办公室管理的职能地位，通过使其发挥自身的参谋协调权力，为企业工作流程的规范性提供保障。适当强化职能价值，可以确保其能够积极主动参与到决策工作中，有效协调上级部门与企业基层之间的工作关系，在深入了解形势政策的情况下，深化决策参谋的质量与效果。同时，应强化收文管理，落实各项文件处理流程，细化办公室岗位的责任。

要结合新形势以及新要求，深入学习公司的制度政策，熟悉企业的运作机制，厘清各部门职责，真正做到依法合规地开展工作。办公室综合事务管理水平作为企业发展状态的实际反映，能够直接折射企业的综合实力以及发展方向。应对企业核心机密文件以及发展战略内容实施保护，避免资料泄露。针对办公室员工而言，应确保责任与能力的相互促进，通过制定完善的应急预案，有效处理各项突发事件。要具备一定超前的思维意识，为处理突发事件提供保障，切实增进自身的应急处理能力。企业应结合内部情况，组建应急小组，优化处理方式，促进处理流程的标准化、系统化，确保各个问题能够得到及时解决。

（六）完善办公室人员的考核制度

制定科学的办公室考核制度，能够保证企业工作开展的质量。现如今，在新形势下，企业应完善考核制度，通过设立相应的奖惩机制，有效实现对员工的激励效果。要综合考量办公室管理工作的特征，分析员工的心理活动，进而制定详细且有效的绩效考核指标。为实现对办公室人员绩效的全面考核，应量化实际标准。结合制度建设、后勤管理以及行政工作等方面的工作内容，促进岗位设置的科学性。针对工资构成而言，应按照不同岗位的实际工作标准，合理分配，有效保证员工对于企业的付出与收获成正比[5]。

要建立分级考核机制，在明确考核结果的基础上，将其与员工自身的工资实施挂钩，针对不同岗位合理制定岗位职责绩效考核表，针对绩效指标以及员工综合素质指标双方面实施考核，切实扩大考核覆盖范围，增进考核结果的参考性。在落实考核制度的过程中，应确保考核工作的公平性以及公正性，通过对工作情况以及工作效率等方面全面评定，形成健全的绩效考核体系。要积极引导员工调动自身的工作积极性，使其能够明确自身的职责。针对表现欠佳的员工而言，应对其实施惩罚措施，贯彻落实奖惩机制，深化对员工的约束效果，降低工作失误概率，为整个部门的工作效能提供保障。

（七）推动企业办公室工作自动化

现阶段，我国数字化办公的市场规模在不断扩大，在此背景下，推动企业自动化、数字化发展已经成为必然的趋势。为提升工作效能，应增强对数字化技术的应用。通过加大对办公系统的研发与应用，有效保证办公品质。企业应结合实际需求，运用数字化办公系统，充分利用信息资源，实现科学决策。通过增加经济投入，引进质量较高的硬件设备，积极整合多样化的信息技术，促进综合事务办公内容的集成管理，实现办公资源利用最大化的同时，提高工作效率。

为保证办公室综合事务管理工作的实际效能，应逐步探索在线办公的数字化模式，充分采集工作信息，并对其实施高效处理与加工，拓宽信息采集渠道，充分发挥信息的实际价值。在网络办公环境中，可以强化业务办理效率，有效降低人力资源成本，有效缩短信息传播以及接收的时间。同时，应积极开发数字化办公模式的功能，增加对远程视频会议以及在线协同办公等功能的运用，切实促进办公模式的多样化发展，增强工作信息的整合性以及准确性，充分发挥办公室的管理协调职能，为企业的高效运行提供技术支撑。

（八）加强企业的办公室队伍建设

从根本上来说，办公室作为中枢机构，企业应落实对办公室队伍的建设，通过了解员工的迫切需求，解决发展过程中的现实问题。要强化其对于管理层的服务意识，使其加大对档案工作以及信息传达等工作的管理力度，发挥其领导参谋助手的作用。文字能力作为办公室员工开展工作的必要条件，应确保办公室员工具备一定的文字功底，通过严格落实文书工作的实际要求应对各种场合下的工作强度。办公室员工应在日常工作中不断深入学习，不仅需要增进自身文字输出的能力，同时需要不断积累知识，增进独立思考以及分析的能力，以此更好发挥自身的辅助功能。

办公室工作人员应充分认识到自身作为领导智囊团的地位，切实加深智库能力建设水。针对管理工作的有效创新而言，应在不断改进的过程中善于反思，不断实施记录，对各项工作问题从客观的角度展开分析。从企业的经济利益角度出发，善于捕捉领导团队的观点，通过发挥自身对于企业内部信息的掌握能力，切实提出针对性的建议，强化参谋服务的水平。另外，应注重数字化办公能力建设，在新时代背景下，应增强自身对信息的敏感性，高效使用数字化办公系统，实现对各种办公数据的深入整理。

四、结语

综上所述，目前，部分企业在对综合事务处理时，缺乏相应的管理制度，且员工工作热情较低。企业应实施规范化管理，从根源上分析问题，并制定解决方案。通过提高办公室员工的招聘标准、加强办公室员工的思政教育、制定科学化办公室管理制度、优化企业办公室人员的配置、突出办公室管理的职能定位、完善办公室人员考核的制度、推动企业办公室工作自动化、加强企业的办公室队伍建设，结合对国际发展形势的分析，为企业可持续发展奠定基础。