医院档案管理现代化的创新策略分析

王丽英 沈阳市肛肠医院

随着信息技术的不断进步，医院档案管理工作也打开了全新的局面。如何在医院档案管理工作中，突出现代化管理的优势，从而提高档案管理质量，已经成了当前医院档案管理人员普遍关注的重点课题。文章通过对档案管理现代化的意义以及医院档案管理现状进行分析，并提出了几点创新策略，对于推动医院档案管理工作的进一步发展，具有十分重要的作用。

一、档案管理现代化的意义

（一）提升医院档案管理质量

现阶段，随着新医改的不断深入，档案管理工作的重要性也日益突显。在医院建设过程中，提升档案管理工作质量，是医院规范化发展的关键标志。此外，档案管理现代化建设也意味着档案管理模式正在趋于更加科学化、合理化的发展，是医院综合实力的一种体现，因此，在档案管理工作中，应坚持现代化管理观念，构建健全的医院管理机制，有助于提升档案管理质量[1]。

（二）为信息数据的准确性提供可靠保障

医院档案管理工作的主要内容是收集医院内所有信息数据，并对其进行归档、整理与保存。因此，提升医院档案管理质量，其工作要点之一就是要保证信息数据的完整、真实以及准确。但传统的档案管理模式过于落后，主要利用人工书写的方式来对这些信息数据进行整理，而人的精力是有限的、容易被客观因素所影响的，故而很难保证信息数据的准确性。而在现代化档案管理模式中，医院的各类信息数据主要依靠信息技术来处理，信息技术的智能化与精确性相对于人工而言更具优势，能够为档案管理的准确性提供可靠保障[2]。

（三）满足资源共享需求

目前，对于医疗行业整体而言，现代化建设进程还有待加强，对信息化的应用还不够深入，甚至还有很多医生并没有掌握一定的信息技术操作技能，没有建立全面的信息化认识。但在医疗行业迅猛发展的背景下，医疗健康档案能否及时共享、能否实现远程会诊、医师能否实现多区域作业以及医联体的有效建设等，都需要信息技术的支持，这也是医改工作的重点。因此，各规模医院、各等级医院以及各社区、乡镇等医疗卫生服务机构等，亟需实现医疗健康档案的共享，以便使医护人员与病患都能够通过互联网来及时享受更便捷、优质的医疗服务资源，有助于提升医疗行业的整体服务质量，推动我国医疗行业的进一步发展[3]。

（四）为医院的可持续发展提供动力

医院档案信息记录了医院运行中的所有活动轨迹，也是所有医院工作的原始记录。基于此，对医院档案管理现代化建设进行改革与创新，能够使医院档案管理工作更加规范化、更加健全化，以便能够使医院日后的发展能够有据可依、有证可查。特别是在医疗卫生体制改革的重要阶段，医院各项工作都是上级主管部门督导检查的重点，而加强医院档案管理的现代化建设，可以提升档案管理的效率与质量，方便上级部门的检查调阅，有助于医院工作平稳有序的运行。此外，医院档案信息也是医院文化元素的体现，是医院文化的沉淀。对医院档案管理工作进行改善与创新，能够充分挖掘档案信息中的决策价值、凭证价值以及参考价值，进而为医院战略发展方针的制定，提供可靠参考，为医院的可持续发展提供动力。

二、医院档案管理现状

（一）对档案管理现代化有所忽视

医院档案管理工作是医院运行发展的重要组成部分，但在实际工作过程中，档案管理工作却没有得到足够的重视。医院档案管理的现代化建设是医疗行业可持续发展的关键目标，但很多医院对档案管理工作缺乏全面认识，忽略了档案管理工作对于医院制定战略决策的重要性。再加上医院档案管理的传统模式也能产生一定作用，因此，部分医院在档案管理现代化的改革与创新上，通常没有给予太多投入，阻碍了档案管理的现代化建设进程，影响了档案管理的效率与质量。此外，一些医院档案管理人员自身对档案管理工作也缺乏足够重视，没有树立现代化的管理意识，工作缺乏主观能动性，也缺乏一定的创新思维，从而导致档案管理工作还停留在传统化模式，对信息技术应用不足[4]。

（二）对档案管理现代化缺乏投入力度

医院的信息化建设力度对档案管理现代化具有直接影响。在医院业务范围逐渐拓展的过程中，医院档案管理工作的难度也在逐渐增大，因此，传统的档案管理模式往往难以满足医院的发展需求，需要通过更先进的手段来加强作业，从而缓解人工作业的压力，使档案管理工作能够趋于现代化发展。但由于医院在信息化建设方面的投入力度不足，从而导致档案管理部门的硬件设施与软件设施都无法满足现代化档案管理需求，如计算机设备老旧、移动硬盘有待更新、缺少专业的扫描仪器、现代化档案管理机房以及先进的档案管理软件系统等。因此对档案管理现代化发展形成了制约，降低了档案管理工作的有效性[5]。

（三）档案管理现代化缺乏健全的管理机制

健全的管理机制是规范员工行为的重要举措，也是行业可持续发展的先决条件。但事实上，很多医院尚没有构建完善的档案管理体系，工作质量难以达到预期。在医院的业务范围不断拓展的同时，医院内部的组成结构也在随之产生变化，因此，只有建立健全的档案管理机制，才能使各项规章制度完善化，从而对档案管理人员形成有效约束，使其能够提升自身的工作水平，有利于档案管理现代化的建设。此外，领导层也应重视对各级人员加强监管，使其能够认真履行规范要求，才能避免管理机制沦为形式化，以便充分发挥其重要作用[6]。

（四）档案管理信息化利用率不高

医院是病患接受服务的主要场所，病患的医疗健康资料信息都将被记录在档案中，但传统的档案记录模式主要以人工为主，不仅工作流程烦琐、效率较低，且在调阅查询时难度极大，即便已经被分类、整理后才归档，但人工操作终究难以满足使用需求。在医院档案管理模式不断进步的过程中，信息技术已经被广泛应用，因此，档案管理人员必须充分发挥其重要优势，对档案管理工作进行改革与创新，以便建立更高效、高质的新型档案管理方式，从而降低档案管理的工作量，提升档案管理水平。然而事实上，还有很多医院并没有将信息技术切实的贯彻到工作过程中，一些先进的档案管理软件没有被开发利用，工作效率没有得到进一步的提升，信息技术的应用率较低，档案管理现代化整体效果不佳[7]。

三、医院档案管理现代化的创新策略

（一）更新档案管理观念

医院档案作为医院运行的原始记录，具有非常珍贵的价值，在医院的发展过程中，能够起到十分重要的作用。基于此，医院档案管理人员必须对传统档案管理模式进行改革，加强现代化建设，从而有助于档案信息能够更便捷、及时地给予需求方。在信息技术不断深入的新形势下，很多医院现行的档案管理模式已经无法满足当前的工作需求，一些医院虽然已经在向档案管理现代化方向进行努力，并达到了一定成效，但总体而言，档案管理现代化水平并不高。最根本的原因在于没有具备先进的档案管理观念，因此，如若强化医院档案管理现代化建设，先决条件要先更新相关人士的管理观念，有助于提高档案管理质量。与时俱进的更新档案管理现代化观念，对于档案信息资料的开发与利用，以及医院的整体现代化、信息化建设，具有非常重要的意义[8]。

目前，档案管理工作主要面临的困境是如何充分应用信息技术、如何对新型档案载体进行保存等。档案管理人员必须提升自身的专业化水平，改变自身落后的管理思维，用先进的现代化理念去对档案管理工作进行创新与改善，有助于构建公共文化、资源优享等新型的档案管理理念。如着眼于实际，积极加强档案信息的存储工作、对档案资源的共享、传递、以及加工方式进行优化、充分挖掘档案信息的潜在价值等。此外，医院的其他职能科室人员也应加强对档案管理工作的认识，特别是人事科、信息科以及医教科等，应掌握一定的档案管理技能，建立现代化档案管理观念。

（二）强化档案管理现代化的投入力度

加强医院档案管理的现代化建设，首要条件是应加大医院档案管理的现代化基础设施投入，使档案资料能够实现数字化、网络化，因此，医院应对当前现有的硬件设施进行完善与更新，并开发相应的管理软件，以满足档案管理现代化的运行需求。首先，医院应结合国家相关标准，对基础设备进行完善，与此同时，还应设立专门的档案室，配备相应的负责人员，并结合档案管理现代化的需求，对服务器、通信网络以及计算机等硬件进行完善。其次，医院应根据自身运行的实际情况，对通用的档案管理软件进行改进与创新，从而满足本院的档案管理需求，为日后档案资料的挖掘、开发与应用奠定基础。此外，对当前的档案编目、调阅以及检索等流程进行优化，以期能够提高档案管理的有效性。最后，医院应提升档案管理人员的职业素养。档案管理人员的信息化技能对档案管理现代化建设具有直接影响力，医院必须打造专业的档案管理现代化技术队伍，才能确保先进技术在档案管理中的真切落实。第一，医院可以加大人才培养投入，对档案管理人员定期进行业务培训，以使其具备专业的档案管理技能。第二，医院可以邀请社会专业人士来院开展相关讲座，从而使档案管理人员能够具备先进的档案管理观念，并学习先进的档案管理现代化经验。第三，医院应建立完善的奖惩制度，对于档案现代化水平较高的工作人员予以一定的物质奖励与精神鼓励，对于现代化水平较低的工作人员应加大其培训力度，有助于调动工作人员的学习热情，提升整体档案管理水平。

（三）构建现代化档案管理机制

首先，应构建现代化档案管理机制，以促进档案管理工作的健康发展。如对数字化档案资料的收集与归档制定规范化制度、对档案管理工作进行细分化、责任化划分以及明确兼职档案管理人员的岗位职责等。建立健全的档案管理机制能够使档案管理工作中的各个项目更加标准化、规范化，从而满足档案管理现代化的需求。此外，规范档案管理机制还能够使档案资料的内容、编号、分类、案卷目录等，从基础收集到整理归档，再到录入计算机等各个环节更加具有条理化，有助于档案资料的完整、准确，减少了档案遗失的风险。相对于常规档案管理而言，档案现代化管理的手段、模式均有所不同，因此，建立健全的档案管理体系，是保证档案管理工作切实可行的重要途径。

其次，应对档案管理手段进行改善与创新。医院的档案管理工作，并非简单的保存资料，而是一项极为复杂的系统工程。因此，档案管理人员必须充分发挥信息技术的重要作用，对档案查找、档案调阅、档案利用以及档案管理等各项流程进行优化与完善，并加强档案资料的保密工作，如在编制档案、存放档案时必须通过密码才能操作等，有助于提升档案管理水平[9]。

（四）优化医院档案管理现代化服务

医院档案管理人员应将现代技术充分应用到对档案资料的挖掘中，从而使档案管理工作内容进一步丰富，加强对有价值档案的收集与整理，并建立档案资料共享平台，通过互联网来加强对档案资料的开发与利用。档案资料的共享，能够为医院的发展奠定基础，为人民群众提供更多、更便利的服务。此外，档案管理部门还可以开拓档案咨询服务台或者档案事务处理中心等咨询服务，以便为医疗事业提供更多可参考信息，有助于临床决策、发展决策以及科研决策的制定，进而突显档案管理现代化的重要价值[10]。

四、结语

通过文章的分析与研究，对医院档案管理现代化进行创新，有助于档案信息资料的开发与利用，进而提升医院的整体服务水平。基于此，文章提出了几点相应的策略：更新档案管理观念、强化档案管理现代化的投入力度、构建现代化档案管理机制、优化医院档案管理现代化服务等。文中所提的几点策略，对于推动医院档案管理现代化建设的发展与进步，具有积极的促进意义。